档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条为规范单位档案管理工作，有效保护和利用档案资源，推进档案管理工作科学化、制度化、标准化，更好地服务单位各项业务开展和事业发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及行业主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位各部门、所属分支机构及全体在职、退休人员，涵盖各类档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、销毁、移交等全流程管理活动。第三条本制度所指档案，是指单位在党群工作、行政管理、业务经营、生产建设、科研开发、项目实施等各项活动中直接形成的，对国家、社会、单位具有保存价值的各种形式、各种载体的历史记录，主要包括：纸质文书档案、电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案、人事档案、会计档案等。第四条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会和单位内部利用，确保档案应归尽归、应收尽收，任何部门和个人不得私自留存应当归档的档案材料。第二章档案管理机构与职责第五条单位设立档案管理中心，作为集中统一管理本单位各类档案的专职机构，接受上级档案行政管理部门和行业主管部门的业务指导、监督与检查，履行以下职责：（一）贯彻执行国家档案管理法律法规和方针政策，制定完善本单位档案管理各项规章制度并组织实施；（二）负责统筹规划单位档案工作，监督指导各部门、分支机构的档案收集、整理、归档工作；（三）集中统一保管单位所有门类和载体的档案，做好档案安全防护、日常养护和数字化处理工作；（四）开展档案的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查询服务，开展档案编研工作；（五）负责档案管理设备、设施的配置维护和档案管理经费的计划使用；（六）按规定向同级国家档案馆移交应当进馆的档案；（七）组织开展档案工作人员业务培训，推广应用先进档案管理技术方法。第六条各部门、分支机构应当设立专职或兼职档案员，履行以下职责：（一）负责本部门各类文件材料的日常收集、整理，按照规定时间向档案管理中心移交归档；（二）配合档案管理中心做好本部门档案的鉴定、利用和销毁工作；（三）接受档案管理中心的业务指导和监督检查，定期参加档案业务培训。第七条单位主要负责人对本单位档案工作负总责，分管档案工作的负责人负责统筹协调档案工作开展，将档案工作纳入单位年度工作计划和绩效考核体系，保障档案工作所需人员、经费、场地、设备等要素落实到位。档案工作经费不低于单位年度办公经费的3%，专项用于档案库房建设改造、设备购置更新、数字化加工、人员培训等工作。第三章归档范围与时间要求第八条本单位各类文件材料归档范围具体如下：（一）党群工作类：单位党组织、工会、共青团、妇联等群团组织在会议、活动、组织建设、纪检监察等工作中形成的文件材料，包括党代会会议文件、党委会议纪要、党组文件、纪检监察案件审理材料、群团工作计划总结、党员干部政审材料等；（二）行政管理类：单位董事会、监事会、总经理办公会、全体职工大会等重要会议文件材料，单位制定的规章制度、机构设置、人员编制、人事任免、印章管理、资质证书、对外接待、安全管理、后勤保障等方面的文件材料；（三）业务经营类：单位开展主营业务形成的各类合同协议、项目批复、招投标文件、业务报表、客户资料、服务记录、成果报告等文件材料，其中单项合同金额10万元以上的合同原件必须全数归档，10万元以下合同留存原件或加盖公章的复印件；（四）科研开发类：科研项目立项批复、研究方案、实验记录、阶段性报告、结题报告、专利申请文件、成果鉴定材料、奖项申报材料等，所有涉密科研文件材料单独划定归档范围，按涉密档案管理要求保管；（五）项目建设类：新建、改建、扩建工程项目的立项审批文件、勘察设计文件、施工记录、监理报告、竣工验收材料、决算审计材料、图纸变更记录等，其中竣工图纸必须完整反映项目实际建设情况，加盖竣工图章后方可归档；（六）会计类：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，按照《会计档案管理办法》规定范围归档；（七）人事类：职工入职登记表、履历材料、自传材料、考核考察材料、学历职称材料、入党入团材料、任免聘用材料、工资社保材料、退休材料、劳动合同、离职材料等，按照《干部人事档案工作条例》规定管理；（八）声像类：单位重要会议、重大活动、重点项目、领导视察工作中形成的照片、录像、录音、视频等材料，每张照片分辨率不低于300dpi，视频文件分辨率不低于1920*1080，同时附文字说明，注明时间、地点、人物、事由；（九）实物类：单位获得的荣誉奖牌、奖杯、证书、锦旗，单位公章、财务章、法人章，对外交往中收到的具有保存价值的纪念品，撤销机构的印章等；（十）电子类：各类存储在磁盘、光盘、U盘、服务器等载体中的电子文件，包括文本文件、图像文件、音频视频文件、数据库文件、程序软件等，与对应的纸质文件同步归档。第九条归档时间要求：（一）党群工作、行政管理类文书档案，由各部门兼职档案员在次年6月30日前完成收集整理，向档案管理中心移交归档；（二）业务经营、科研开发类档案，在项目或业务完成后3个月内完成归档，跨年度项目在每年年底前整理本年度形成的文件材料，项目全部完成后统一归档；（三）会计档案，由财务部门在会计年度终了后，可临时保管1年，1年期满后次年6月30日前移交档案管理中心归档，特殊情况需要继续保管的，经档案管理中心批准后可最多延长保管2年；（四）人事档案，由人力资源部门在员工相关材料形成后1个月内归入个人档案，员工离职后15日内完成档案整理并按规定移交或转递；（五）声像、实物档案，在活动结束或事项完成后1个月内移交归档；（六）电子档案，与对应的纸质文件同步归档，原生电子文件应当在形成后10个工作日内完成归档。第十条所有归档材料必须符合质量要求：文件材料应当为原件，确无原件的，需在备考表中注明原件存放位置，复制件需加盖提供部门公章；文件材料齐全完整，不缺页漏项，破损文件应当提前修复，字迹模糊、易褪色文件应当进行复制备份；归档材料应当符合国家规范标准，纸张幅面一般为A4，超大纸张应当折叠符合要求，签字盖章手续齐全完备。第四章档案整理与分类编号第十一条档案整理遵循“文件材料自然形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，不同门类档案按照对应规范进行整理：（一）文书档案：采用“年度-机构-保管期限”三级分类法，同一机构同一年度同一保管期限的文件装订为卷或单件，以件为单位整理的，每件文件装订后加盖档号章，档号包括年度、机构代码、保管期限代码、件号；（二）科技档案（含科研、项目建设）：采用“项目-类型-保管期限”分类法，一个项目为一个单元，按照立项、设计、施工、竣工验收等阶段整理，每个阶段文件按形成顺序排列编号；（三）会计档案：采用“年度-类型-保管期限”分类法，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计材料四类，按顺序编号装订；（四）人事档案：按照《干部人事档案整理工作细则》要求分类整理，分为十大类，每人一档，装订成册，编制目录；（五）声像档案：按照“年度-载体类型”分类，照片按组整理，每组照片编号，文字说明对应，音频视频按内容分类编号，存储载体标注档号；（六）实物档案：按照“年度-类别”分类，分为荣誉类、印章类、纪念类分别编号，每一件实物对应一个档号，登记造册；（七）电子档案：与纸质档案分类方案保持一致，存储载体按照载体类型分别保管，每个存储载体标注档号、文件名、形成时间。第十二条保管期限分为永久、30年、10年三类，具体划分标准：（一）永久保管：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对单位工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，包括本单位制定的规范性文件、重要会议文件、机构沿革材料、领导干部任免材料、重大项目档案、科研成果档案、永久保管的会计档案、荣誉凭证等；（二）保管30年：反映本单位一般工作活动，在较长时间内对单位工作有利用价值的档案，包括本单位年度工作计划总结、一般性业务文件、普通项目档案、会计凭证、会计账簿等；（三）保管10年：在较短时间内对单位工作有利用价值的档案，包括一般性事务通知、季度月度报表、临时性文件等。第十三条档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、简单性原则，由档案分类号、保管期限代码、顺序号组成，格式统一为：[分类号]-[保管期限代码]-[顺序号]，例如文书档案党群类永久保管第一份档号为WS-DQ-YJ-0001，各类代码由档案管理中心统一编制印发。第五章档案保管与安全防护第十四条档案库房应当符合国家档案馆建筑设计规范，满足防火、防水、防盗、防光、防高温、防潮湿、防鼠、防虫害要求，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，配备符合标准的防盗报警系统、消防系统、监控系统、温湿度自动调控系统，档案装具采用符合国家标准的密集架或档案柜，禁止使用易燃材料制作装具。第十五条档案管理人员应当定期对档案进行检查，每年4月、10月各进行一次全面库房检查，做好温湿度记录，每日记录一次温湿度，对破损、变质档案及时进行修复，对磁性载体档案每10年进行一次复制转存，电子档案每5年进行一次迁移，确保档案信息可读。第十六条涉密档案应当按照国家保密规定管理，单独存放于涉密档案库房，配备专门的涉密存储设备，非经批准不得接触、复制、传播涉密档案，涉密档案的销毁应当按照国家规定统一送保密部门销毁，不得自行处理。第十七条电子档案保管要求：（一）归档电子文件应当保存至少三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份，异地备份地点距离单位主库房不低于50公里，不在同一建筑物内；（二）采用不可改写的光盘存储重要电子档案，定期检测硬盘、U盘等存储载体的完好性，发现损坏及时修复迁移；（三）电子档案应当进行病毒查杀，确认无病毒后方可归档存储，涉密电子档案不得接入互联网，实行物理隔离。第十八条档案库房禁止存放易燃易爆物品、有毒有害物品及与档案无关的物品，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房，档案管理人员离开库房应当及时锁好门窗，关闭水电设备。第十九条单位撤销或变更、建筑物拆迁、职能调整时，档案管理中心应当提前做好档案移交或转移工作，做好交接记录，不得擅自销毁或转移档案。第六章档案利用与开发第二十条单位内部工作人员因工作需要利用档案，应当遵守以下规定：（一）利用非涉密档案，需填写《档案利用申请表》，经利用部门负责人签字批准后，到档案管理中心办理查阅手续；（二）利用涉密档案或永久保管的档案，需填写《档案利用申请表》，经单位分管档案工作的负责人签字批准后方可查阅；（三）外单位利用本单位档案，需持单位介绍信，注明利用人身份、利用用途，经单位办公室负责人和分管负责人签字批准后方可查阅，未经批准不得摘抄、复制档案内容；（四）档案一般不得带出档案库房，确因工作需要带出的，需经档案管理中心负责人批准，办理借出手续，借出期限不得超过7个工作日，到期归还，逾期未还的，档案管理人员应当及时催还；（五）查阅档案时不得涂改、圈划、抽取、撕毁、污损档案，不得私自翻拍扫描档案内容，违者按照本制度第八章规定追究责任。第二十一条档案管理中心应当编制完善的检索工具，包括案卷目录、卷内目录、分类目录、全宗介绍、专题索引，建立电子检索数据库，实现档案检索计算机化，提高检索效率。第二十二条开展档案开发编研工作，档案管理中心应当定期编辑《单位大事记》《组织机构沿革》《年度档案汇编》《重要文件汇编》《专题档案资料汇编》，为单位决策、业务开展提供参考。第二十三条对已经开放的档案，按照国家规定向社会提供利用，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，不得对外开放，经批准解密的档案方可对外开放。第七章档案鉴定、统计与销毁第二十四条单位成立档案鉴定委员会，由分管档案工作的负责人担任主任，成员包括档案管理中心、法务部门、业务部门、纪检监察部门、财务部门、人力资源部门相关人员，负责对保管期限已满的档案进行鉴定，鉴定工作每5年开展一次。第二十五条档案鉴定按照以下程序进行：（一）档案管理中心列出保管期限已满的档案清单，逐件写出鉴定意见；（二）鉴定委员会对档案进行逐一审核，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，列出销毁档案的档号、名称、数量、形成时间、保管期限；（三）《档案销毁清册》报单位主要负责人批准，同时报上级档案行政管理部门备案；（四）经批准销毁的档案，应当由两名以上档案监销人员监销，监销人员核对销毁档案内容无误后，在销毁清册上签字注明销毁时间，采用碎纸机粉碎或送专业销毁机构销毁，禁止将待销毁档案作为废品出售；（五）《档案销毁清册》永久保管。第二十六条档案管理中心应当建立完善的档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，填写《档案收进移出登记簿》《档案利用情况统计表》《档案库存统计表》，每年12月31日前完成年度档案统计工作，编制年度档案统计报告，报送上级档案行政管理部门。第二十七条档案统计数据应当准确无误，做到账物相符，电子统计数据做好备份，纸质统计材料归档永久保管。第八章档案移交与接收第二十八条档案管理中心应当按照《中华人民共和国档案法》规定，自档案形成之日起满20年，向同级国家档案馆移交应当进馆的档案，移交前做好整理编目，编制档案移交清册，双方签字交接，移交清册双方各保存一份。第二十九条单位内部人员岗位变动，涉及管理档案的，应当在离职前完成档案交接工作，编制移交清册，交接双方和监交人签字，确保档案完整移交，不得私自带走单位档案。第三十条单位机构撤销、合并的，原机构的档案应当由档案管理中心统一接收管理，不得分散流失，原机构撤销后，停止办公前应当完成档案整理移交工作。第三十一条接收档案时，档案管理人员应当对移交的档案逐一核对，检查档案数量、质量是否符合要求，符合要求的方可接收，签字确认，不符合要求的退回移交部门重新整理合格后再接收。第九章档案信息化建设第三十二条档案管理中心应当推进档案信息化建设，将档案数字化加工纳入单位数字化转型整体规划，2025年底前完成单位2000年以前所有存量纸质档案的数字化加工，2030年底前实现全部存量纸质档案数字化，增量档案实现电子化归档。第三十三条档案数字化加工应当符合《纸质档案数字化技术规范》要求，数字化副本分辨率不低于300dpi，存储格式采用PDF/A格式，确保长期可读，数字化加工完成后，建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案在线检索查阅。第三十四