医院物资采购招标管理办法

医院物资采购招标管理办法第一章总则第一条为规范医院物资采购招标行为，加强对物资采购全过程的监督管理，提高资金使用效益，保护医院和投标人的合法权益，确保医疗物资的质量与安全，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关卫生行政部门关于医疗卫生机构物资采购管理的相关规定，结合本院实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于医院各类物资的采购招标活动。所称物资，包括但不限于医疗设备、医疗器械、卫生材料、医用耗材、检验试剂、信息设备、办公用品、后勤物资、被服家具以及各类维持医院正常运营所需的商品和服务。第三条医院物资采购招标工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。坚持质量优先、价格合理、服务优良、效率高效的原则，严禁任何形式的暗箱操作、虚假招标和规避招标行为。第四条物资采购招标应当严格按照批准的预算执行。属于政府采购目录以内或限额标准以上的项目，必须严格执行政府采购程序；未达到政府采购限额标准的院内采购项目，严格按照本办法及院内相关细则执行。第五条医院建立健全物资采购招标决策与执行相分离、相互制约的运行机制。采购项目的申请、论证、审批、招标、合同签订、验收、付款等环节的职责应当明确，并落实到具体部门和责任人。第二章组织架构与职责第六条医院成立物资采购招标管理委员会（以下简称“招委会”），作为医院采购招标工作的领导和决策机构。招委会由院长任主任委员，分管副院长任副主任委员，成员包括纪检监察审计部门、财务部门、医务部门、护理部门、设备管理部门、总务部门、信息中心及临床科室专家代表。第七条招委会的主要职责：（一）审定医院物资采购招标管理的各项规章制度；（二）研究决定年度物资采购计划及重大采购项目的调整；（三）对重大、复杂、敏感的采购项目进行决策和审批；（四）负责处理采购招标活动中的重大争议和投诉；（五）监督检查采购招标法律法规及本办法的执行情况。第八条医院设立物资采购招标管理办公室（以下简称“招标办”），作为招委会的日常办事机构，设在指定的职能部门（如设备科或总务科）。招标办负责组织、协调和管理全院的物资采购招标具体工作。第九条招标办的主要职责：（一）受理使用部门的采购申请，组织采购项目的初步审核；（二）组织编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书；（三）负责投标人资格的审查；（四）组建评标委员会，组织开标、评标、定标活动；（五）发布中标通知书，协助采购部门签订合同；（六）整理采购招标档案，负责相关资料的归档保存。第十条纪检监察审计部门是采购招标活动的监督机构，依法对采购招标活动实施全程监督。其主要职责包括：（一）监督招标程序的合规性；（二）监督评标委员会的组建和评标过程；（三）受理对采购招标活动的投诉和举报，查处违纪违规行为；（四）对合同履行及资金支付进行审计监督。第十一条使用部门（临床、医技、行政后勤等）负责提出物资采购需求，提供采购物资的技术参数、配置要求、服务标准等关键技术文件，并参与技术评标和验收工作。第三章采购计划与预算管理第十二条医院物资采购实行计划管理。各使用部门应根据年度工作计划、业务发展需要和资产存量情况，编制年度物资采购预算计划，报财务部门审核，经招委会审批后执行。第十三条对于未列入年度预算计划的临时急需采购项目，使用部门必须提交书面申请，详细说明采购理由、紧急程度及资金来源，经分管院长审核、院长审批后，方可进入采购程序。对于大额临时采购，需提交招委会审议。第十四条采购计划应当明确采购物资的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、交付时间、质量要求等核心内容。技术参数的设定应当具有通用性，不得指定品牌、型号等具有排他性或倾向性的条款，确需指定的必须经过充分的论证和公示。第十五条财务部门负责对采购项目的预算进行控制。无预算或超预算的采购项目，原则上不予启动，确需调整预算的，必须按规定程序报批。第四章招标方式与适用范围第十六条医院物资采购招标方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。第十七条公开招标。是指以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。符合下列条件之一的，应当采用公开招标：（一）单项或批量采购金额达到政府规定的公开招标数额标准以上的；（二）虽然未达到数额标准，但通用性强、规格标准统一、潜在供应商较多的物资；（三）法律法规规定必须公开招标的其他情形。第十八条邀请招标。是指以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标的，应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。第十九条竞争性谈判。是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，就采购事宜进行谈判。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第二十条单一来源采购。是指向唯一供应商进行采购。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购的，必须在采购前进行公示，公示期不得少于5个工作日，且需经专家论证无异议后方可执行。第二十一条询价采购。是指向三家以上供应商发出询价单，对其报价进行比较。采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购。第二十二条任何部门和个人不得将应当以公开招标方式采购的物资化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。第五章招标程序第二十三条采购申请与受理。使用部门填写《物资采购申请表》，附详细的技术参数要求和可行性论证报告，经部门负责人签字后报招标办。招标办对申请资料进行完整性、合规性审核，符合要求的予以受理。第二十四条招标文件编制。招标办根据使用部门提供的技术要求和采购计划，会同法律顾问、财务部门共同编制招标文件。招标文件应当包括以下主要内容：（一）投标邀请；（二）投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；（三）投标人应当提交的资格、资信证明文件；（四）技术参数、规格、数量、质量要求；（五）投标报价要求、投标保证金金额及交纳方式；（六）合同主要条款及合同签订方式；（七）交货和提供服务的时间、方式；（八）评标方法、评标标准及废标条款；（九）投标截止时间、开标时间及地点。第二十五条招标文件审核与备案。招标文件编制完成后，需经使用部门确认技术参数，经纪检监察审计部门审核合规性，经招委会负责人或其授权人批准后方可发出。属于政府采购的项目，还需报财政部门监管机构备案。第二十六条招标文件发布。公开招标应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体或医院官网上发布招标公告。公告期限自招标文件发出之日起计算不得少于5个工作日。邀请招标应当向特定供应商发出投标邀请书。第二十七条招标文件的澄清与修改。招标办对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。第二十八条投标。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，投标人可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标办。第二十九条开标。开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标办主持，邀请所有投标人参加，纪检监察审计人员现场监督。开标时，由工作人员检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。开标过程应当记录，并存档备查。第三十条评标委员会组建。评标委员会由招标办依法组建。评标委员会由医院代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数。其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家应当从相关专家库内随机抽取确定；对于技术复杂、专业性极强的特殊项目，经主管部门同意，可以由招标办直接确定。第三十一条评标原则与方法。评标委员会应当遵循客观、公正、诚实信用的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。常用的评标方法包括最低评标价法和综合评分法。（一）最低评标价法：以价格为主要因素确定中标候选供应商，即在满足招标文件全部实质性要求前提下，提出最低报价的供应商作为中标候选供应商。（二）综合评分法：在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商。第三十二条综合评分法评分标准设置。采用综合评分法的，应当详细列明评分因素、权重和评分标准。评分因素通常包括价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等。权重设置应当科学合理，原则上价格权重不低于30%，技术权重不低于50%。第三十三条评标流程。（一）初审：评标委员会对投标文件进行资格性检查和符合性检查，确定有效投标。（二）详细评审：对有效投标进行技术评分和商务评分。（三）澄清：评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。（四）排名：评标委员会根据评分结果，按得分高低推荐中标候选人名单，并出具书面评标报告。第三十四条废标处理。出现下列情形之一的，应予废标：（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；（四）因重大变故，采购任务取消的。废标后，招标办应当将废标理由通知所有投标人，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标。第三十五条定标。招标办应当在评标结束后5个工作日内将评标报告及推荐的中标候选人名单报招委会审批。招委会一般应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标办可以确定排名第二的中标候选人为中标人，依此类推。第三十六条中标通知书。中标人确定后，招标办应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对医院和中标人具有法律效力。第三十七条投标保证金。招标文件中可以要求投标人提交投标保证金，金额一般不超过采购项目预算的2%。招标办应当在确定中标人后5个工作日内向中标人和未中标人退还投标保证金及同期银行存款利息。中标人无正当理由不签订合同的，投标保证金不予退还。第六章合同签订与履行第三十八条医院应当在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。第三十九条采购合同由法定代表人或其授权委托人签订。合同签订前，须经招标办、财务部门、法律顾问对合同条款进行审核。重大合同需报请招委会审议。第四十条合同应当明确采购物资的名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。对于涉及售后服务、培训、软件升级等内容，应在合同中详细约定。第四十一条在合同履行过程中，如需追加与合同标的相同的物资，在不改变合同其他条款的前提下，经原审批部门批准，可以与中标人签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。第四十二条合同履行过程中，因不可抗力或重大政策调整，确需变更或解除合同的，使用部门应及时提交书面报告，说明理由及变更方案，经招标办审核、招委会批准后，与供应商协商签订变更或解除协议。第四十三条建立合同履约跟踪机制。使用部门负责跟踪合同执行情况，定期向招标办反馈物资到货、安装调试及使用情况。对于供应商拖延交货、产品质量不合格等违约行为，应及时记录并按合同约定追究其责任。第七章验收与付款第四十四条采购物资的验收工作由使用部门牵头，组织设备科、总务科、财务科、纪检监察审计科及相关技术专家共同组成验收小组进行验收。第四十五条验收依据包括招标文件、投标文件、采购合同及国家相关质量标准。验收内容包括：（一）核对实物与合同约定的数量、规格型号是否一致；（二）检查产品外观是否完好，配件是否齐全；（三）检测产品性能指标是否达到合同约定的技术参数；（四）检查合格证、保修卡、说明书及其他技术资料是否完备；（五）对于需要安装调试的设备，需进行安装调试及运行测试。第四十六条验收结果分为合格和不合格。验收合格的，验收小组全体成员应在《物资采购验收单》上签字确认。验收不合格的，验收小组应出具书面整改意见，限期供应商整改，整改后重新组织验收；如无法整改或整改后仍不合格，应予以退货，并按合同约定追究供应商责任。第四十七条验收合格后，采购物资方可交付使用部门使用。使用部门应及时办理资产登记入库手续，建立固定资产卡片或物资台账。第四十八条资金支付。财务部门依据采购合同、中标通知书、合规的发票、《物资采购验收单》及相关审批文件办理付款手续。付款方式应严格按照合同约定执行。原则上，采购资金应通过银行转账方式支付，不得使用现金支付。对于大型设备采购，应预留一定比例的质量保证金（一般为5%-10%），在质保期满无质量问题后予以退还。第八章质疑与投诉处理第四十九条投标人认为采购过程、中标结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应当知道权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向招标办提出质疑。第五十条招标办应当在收到供应商的书面质疑后7个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。第五十一条质疑供应商对招标办的答复不满意或者招标办未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向同级政府采购监督管理部门或医院纪检监察审计部门投诉。第五十二条纪检监察审计部门应当在收到投诉后30个工作日内，对投诉事项进行调查处理，并将处理结果书面告知投诉人。第九章档案管理第五十三条招标办应当建立健全采购招标档案管理制度，实行“一标一档”。采购档案包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复及其他有关文件、资料。第五十四条采购档案应当真实、完整、准确，能够全面反映采购活动的全过程。档案资料可以采用纸质载体或电子档案形式保存，电子档案应当做好备份。第五十五条采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。对于重大医疗设备采购档案，应当永久保存。第五十六条档案查阅应当严格履行登记手续。查阅档案仅限于因工作需要并经相关部门负责人批准的内部人员，严禁查阅人涂改、抽取、撤换、损毁档案资料。第十章监督检查与法律责任第五十七条医院纪检监察审计部门应当加强对物资采购招标活动的监督检查，重点检查下列内容：（一）采购方式的选择和执行情况；（二）招标程序的合规性；（三）评标委员会组成及评标活动的公正性；（四）