招投标档案管理办法

招投标档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范招投标活动中档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作，确保招投标档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家有关法律法规及行业管理要求，结合实际工作情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于各类招投标活动（包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等）过程中形成的具有保存价值的各类文件材料的管理。凡参与或组织招投标活动的单位及相关人员，均应遵守本办法。第三条定义本办法所称招投标档案，是指在招投标活动的各个环节（包括招标、投标、开标、评标、定标、合同签订及后续相关管理工作）中直接形成的，以文字、图表、声像、电子数据等不同形式记录下来的具有查考、利用和保存价值的历史记录。第四条管理原则招投标档案管理遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：明确档案管理责任主体，建立健全档案管理体系。（二）全过程管理：对招投标档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节进行全过程控制。（三）完整准确、规范有序：确保档案材料的齐全完整、内容真实准确、整理规范有序。（四）安全保密、依法利用：严格执行保密规定，保障档案安全，在符合法律法规的前提下，促进档案资源的合理利用。第二章管理机构与职责第五条管理机构各单位应根据自身实际情况，明确招投标档案管理的牵头部门（通常为档案管理部门或招投标管理部门），并配备必要的档案管理人员。档案管理人员应具备相应的专业知识和业务能力。第六条主要职责（一）档案管理部门/牵头部门职责：1.贯彻执行国家及上级有关档案管理的法律法规和方针政策；2.制定和完善本单位招投标档案管理的规章制度和工作细则；3.指导、监督和检查本单位各部门及相关人员的招投标档案形成、收集、整理和归档工作；4.负责招投标档案的集中统一保管、统计、鉴定、销毁（或移交）工作；5.组织开展招投标档案的利用服务，以及档案管理人员的业务培训。（二）招投标业务部门职责：1.负责本部门在招投标活动中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和定期向档案管理部门移交；2.确保移交档案材料的真实性、完整性和规范性；3.配合档案管理部门开展招投标档案的鉴定、利用等相关工作。（三）档案管理人员职责：1.具体负责招投标档案的接收、分类、编目、保管、保护、利用和统计等日常工作；2.维护档案管理系统（如使用）的正常运行，确保电子档案的安全与可读；3.严格执行档案保密制度，防止档案失泄密事件发生。第三章档案的形成与收集第七条档案形成招投标活动的各参与方（包括招标人、投标人、招标代理机构、评标委员会等）在各自职责范围内，应规范形成和积累招投标文件材料。文件材料的形成应符合相关法律法规和行业标准的要求，做到字迹清晰、内容完整、手续齐全。第八条收集范围招投标档案的收集范围主要包括但不限于：（一）招标环节：项目立项批复、招标方式核准文件、招标公告（或投标邀请书）、招标文件（含澄清、修改文件）及其备案材料、资格预审文件（如采用）及结果等；（二）投标环节：投标文件（含正本、副本及电子版本）、投标保证金缴纳凭证、投标人资质证明材料等；（三）开标评标环节：开标记录、评标委员会组成名单、评标报告、废标情况说明及相关依据、中标候选人公示材料等；（四）定标及合同签订环节：中标通知书、未中标通知书、中标人投标文件（中标版本）、合同文本（含补充协议）及其备案材料等；（五）其他相关材料：招投标过程中的质疑、投诉处理材料，以及与招投标活动直接相关的其他有保存价值的文件材料。第九条收集要求（一）及时性：招投标活动中形成的文件材料应随时产生随时收集，避免遗漏。（二）完整性：确保收集到的档案材料齐全，能够反映招投标活动的全过程。（三）真实性：档案材料必须是原始件或具有法定效力的复制件，内容真实可靠。（四）规范性：文件材料的格式、签署、用印等应符合规范要求。第四章档案的整理与归档第十条整理原则招投标档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的系统性和逻辑性，便于保管和利用。第十一条分类与编号（一）分类：可按项目进行一级分类，每个项目下可根据招投标阶段（如招标、投标、开标评标、定标合同等）或文件材料性质进行二级及以下分类。（二）编号：应编制科学合理的档号，档号应具有唯一性和可追溯性。档号编制规则应在本单位内部统一，并保持相对稳定。第十二条排序与编目（一）排序：同一类别或阶段的文件材料，应按照形成时间顺序或逻辑关系进行排列。（二）编目：对整理好的档案材料应逐件或逐卷编制档案目录。目录内容通常包括：序号、文件编号、文件名称、形成日期、页数、备注等。第十三条装订与装盒（一）装订：归档的纸质文件材料应去除易锈蚀的金属物，采用规范的装订方式进行装订，做到整齐牢固，便于翻阅。（二）装盒：装订好的档案应装入符合标准的档案盒，并在盒内放置备考表，在盒脊上填写档号、项目名称、起止日期等信息。第十四条归档时限招投标项目结束后，相关业务部门应在规定期限内（一般为项目合同签订后若干个月内，或按照单位规定执行）完成档案的整理工作，并向档案管理部门办理归档移交手续。第十五条电子档案管理（一）电子招投标文件材料应一并收集归档。电子档案的形成、收集、整理应符合国家关于电子文件归档与电子档案管理的相关标准。（二）确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。应采用适当的存储介质和技术手段，对电子档案进行备份和长期保存，并定期进行检测和迁移。（三）电子档案与纸质档案具有同等效力。若同时存在纸质和电子版本，两者内容应保持一致。第五章档案的保管与保护第十六条保管条件档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十七条库房管理（一）严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）档案库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。（三）定期对库房温湿度进行监测和调控，保持适宜的保管环境。（四）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十八条档案保护（一）对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（二）对于重要的招投标档案，可采取异地备份或异质备份等方式加强保护。（三）加强对电子档案存储介质的管理，定期检查其存储状况，防止数据丢失或损坏。第六章档案的利用与保密第十九条利用范围与方式（一）招投标档案主要供本单位内部工作查考、审计、监督、科研等活动利用。（二）外部单位或个人因特殊原因需要查阅招投标档案的，须持有效证明文件并经本单位档案管理部门负责人及相关领导批准。（三）档案利用方式包括查阅、复制、摘录等。复制档案须经档案管理人员同意，并由档案管理部门加盖证明章。第二十条利用手续（一）内部人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。（二）外部人员查阅档案，除填写《档案查阅申请表》外，还须提供单位介绍信及本人有效身份证件，经档案管理部门负责人审核并报请单位相关领导批准。（三）档案借阅一般限在档案阅览室内进行。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改或抽取、增删档案材料。第二十一条保密管理（一）招投标档案中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的内容，应严格按照保密法律法规进行管理。（二）档案管理人员和档案利用者均应遵守国家保密规定，不得泄露档案中的保密信息。（三）涉密档案的管理应符合国家关于涉密档案管理的专门规定，其制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁等环节均须严格保密。（四）严禁将档案内容用于与工作无关的活动。第七章档案的鉴定与销毁第二十二条档案鉴定（一）档案管理部门应定期会同招投标业务部门及相关专业人员组成档案鉴定小组，对已到保管期限的招投标档案进行价值鉴定。（二）鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定和本单位实际情况，确定档案的存毁。第二十三条销毁程序（一）对经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列明拟销毁档案的档号、项目名称、文件名称、形成日期、页数、鉴定意见等。（二）《档案销毁清册》须经档案管理部门负责人审核，报单位分管领导批准后，方可组织销毁。（三）档案销毁应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁记录应永久保存。（四）严禁个人私自销毁档案材料。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。第八章附则第二十四条责任追究对在招投标