医院门诊收费票据管理工作制度

医院门诊收费票据管理工作制度第一章总则第一条为进一步加强医院门诊收费票据的规范化管理，确保医疗收费行为的合法合规，保障患者权益及医院资金安全，根据《中华人民共和国会计法》、《财政票据管理办法》、《医疗收费票据使用管理办法》及国家卫生健康委员会、财政部等相关部委的规定，结合本院财务管理的实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称门诊收费票据，是指医院在开展门诊医疗服务活动过程中，向患者收取医疗费用时开具的收款凭证。门诊收费票据是医院财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证，也是患者进行医保报销、商业保险理赔及医疗纠纷处理的重要依据。第三条本制度适用于医院财务科、门诊收费处、挂号室及所有涉及门诊收费票据领用、保管、使用、核销、归档的相关部门和人员。全院相关工作人员必须严格遵守本制度规定，实行统一领导、分级负责、责任到人的管理原则。第四条门诊收费票据管理遵循“统一领购、分级管理、专人保管、限量发放、核旧领新、票款相符”的基本原则。医院财务科是票据管理的职能部门，负责全院票据的统一采购、发放、核销、检查及监督指导工作。第五条医院应当积极推进电子票据管理改革，逐步实现门诊收费票据的电子化、无纸化管理，提升票据管理效率，降低行政成本，但在此过渡期间，纸质票据的管理仍需严格执行本制度。第二章管理机构与岗位职责第六条财务科在票据管理中的主要职责：（一）负责制定和完善医院门诊收费票据管理相关的规章制度和操作流程；（二）负责向同级财政部门或上级主管部门申领、购买门诊收费票据，并办理相关的注册、变更、注销手续；（三）设立专职票据管理员（以下简称“票据管理员”），负责票据库房的安全管理、票据的入库、保管、发放、核销及存根的归档工作；（四）定期对全院票据使用情况进行监督检查，包括库存盘点、使用规范抽查、票款核对等，确保票据使用安全合规；（五）负责组织票据管理业务的培训，指导收费人员规范使用票据，解答票据使用中的疑难问题；（六）负责票据管理档案的建立与维护，包括票据台账、领用记录、核销记录等资料的保管。第七条门诊收费处负责人职责：（一）负责本部门票据领用的申请、分配和日常管理工作；（二）监督收费人员正确使用票据，确保每日结账时票款相符、票据使用记录准确；（三）定期组织本部门人员进行票据自查，及时发现并纠正违规使用票据的行为；（四）负责保管本部门备用票据，确保存放环境安全，防止票据丢失、损毁。第八条收费员岗位职责：（一）严格遵守票据管理规定，凭本人工号及权限申领、使用票据；（二）负责本人领用票据的安全保管，做到人离票锁，严禁将票据携带出工作场所或转借他人使用；（三）按照规定的项目和标准准确打印票据，确保票据内容真实、完整、准确，字迹清晰；（四）负责作废票据、退费票据的处理，并严格按照流程操作；（五）每日工作结束后，负责核对当日使用票据的起止号码、金额与系统数据是否一致，确保无误后办理缴款及票据核销手续。第三章票据的申购、入库与保管第九条医院门诊收费票据包括医疗门诊收费票据（电子）和医疗门诊收费票据（纸质）。纸质票据分为手工票和机打票，目前医院统一使用机打票。如遇特殊情况需使用手工票，须经财务科长审批，并严格控制使用范围。第十条票据申购。票据管理员应根据医院门诊业务量、票据库存量及消耗速度，制定合理的票据申购计划。申购计划需经财务科负责人审核、分管院领导审批后，向同级财政部门指定的票据印刷企业或上级主管部门提出书面申请，办理申购手续。第十一条票据验收与入库。票据申购回院后，票据管理员应会同审计科或指定人员共同进行验收。验收内容包括：（一）票据种类、规格、数量是否与申购单一致；（二）票据编号是否连续，有无断号、重号、错号；（三）票据印制质量是否合格，有无缺页、漏页、重印、模糊等质量问题。验收合格后，票据管理员需在“财政票据管理系统”或医院财务系统中进行入库登记，详细记录票据名称、起止号码、数量、入库日期等信息，并建立纸质台账进行备查。验收不合格的票据，应及时办理退换手续。第十二条票据保管。票据必须存放于专用的票据库房或保险柜内，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施。票据管理员应严格按照票据种类和号码顺序存放，做到整齐有序，便于查找和盘点。（一）空白票据和已使用票据存根应分开存放；（二）未经批准，任何无关人员不得进入票据库房；（三）票据管理员应定期（每月至少一次）对库存票据进行盘点，确保台账与实物相符，并做好盘点记录。第四章票据的领用与发放第十三条票据领用实行“限量发放、核旧领新”制度。门诊收费处需指定专人（通常为收费组长）向财务科统一领用票据，然后再分配给各收费员。第十四条领用票据流程：（一）申请人需填写《票据领用申请单》，注明票据种类、申请数量、用途及领用人姓名；（二）票据管理员审核申请单，确认申请人具备领用资格，且其前次领用的票据已全部核销无误；（三）发放票据时，票据管理员应详细记录票据名称、起止号码、领用日期、领用人签名等信息；（四）领用人需当场核对票据的起止号码和数量，确认无误后在《票据领用登记簿》上签字确认。第十五条票据管理员应根据每位收费员的日均业务量，合理核定其每次领用票据的数量。一般以不超过一周的使用量为宜，对于业务量较大的窗口，可适当增加，但原则上不得超过一个月的使用量，以降低票据遗失风险。第十六条收费员在票据使用过程中，如因休假、轮岗等原因暂时停止使用票据，应将未用完的票据交回收费处负责人统一保管，并办理交接手续，不得私自留存。返回岗位时，重新办理领用手续。第十七条严禁跨级别、跨种类领用票据。例如，普通收费员不得领用专用结算票据，非财务人员不得领用收费票据。第五章票据的使用规范第十八条收费员在开具票据时，必须严格遵守以下规定：（一）按号顺次使用，不得跳号、拆本使用，不得随意撕毁票据；（二）必须使用医院指定的收费管理系统打印票据，严禁手工填制（特殊情况除外）；（三）票据打印内容必须真实、完整、准确，包括患者姓名、就诊号、收费项目、金额、收款日期、收款单位等；（四）打印机设置应正确，确保打印字迹清晰，位置准确，避免压线或出格；（五）票据各联次必须一次性复写或打印完成，保证各联次内容一致，字迹清晰。第十九条票据作废处理。发生打印错误、重打等情况需要作废票据时，必须严格遵守以下操作流程：（一）必须在原收费系统内执行“作废”操作，系统校验通过后方可进行实物作废；（二）作废的票据必须保证所有联次完整齐全，不得缺失；（三）在票据的所有联次上明显位置加盖“作废”戳记或打印“作废”字样，并由操作人员签字确认；（四）作废票据应按顺序号保存在存根中，不得撕下丢弃，随同正常使用的票据存根一同上交核销；（五）对于已打印但未收费的票据（如打印机卡纸后重打），也需按作废流程处理，确保系统记录与实物票据状态一致。第二十条票据退费处理。患者因故需要退费，必须凭原收费票据到指定窗口办理。退费流程如下：（一）退费申请需经相关医生或执行科室签字确认，确认为未发生医疗服务或未使用药品；（二）收费员核对原票据信息，确认票据真实、未涂改、未报销（如已报销需提供保险公司或医保中心出具的退费证明）；（三）在系统中录入退费信息，打印红字票据或退费凭证，并在原票据上加盖“已退费”戳记；（四）退费票据必须与原收费票据一一对应，原票据作为退费凭证的附件一同归档；（五）退费涉及现金退回的，必须由患者本人或其授权代理人凭有效身份证件领取，并签字确认。第二十一条票据遗失处理。收费员在使用过程中发现票据遗失，应立即采取以下措施：（一）立即向收费处负责人和财务科报告；（二）详细说明遗失票据的号码、数量及遗失原因，并写出书面检查；（三）财务科核实情况后，协助遗失人在指定媒体（如市级以上报纸）或财政票据平台上刊登遗失声明，声明作废；（四）遗失票据产生的登报费用及相关经济损失，由责任人承担；（五）对于故意隐匿、谎报票据遗失，利用票据进行贪污、挪用等违法行为的，一经查实，将移交司法机关处理。第二十二条票据使用过程中，如遇打印机故障、系统故障等特殊情况，应立即停止收费，向患者解释清楚，并在修复后重新打印。严禁私自使用手工票或白条收据代替正式票据。第六章电子票据管理特别规定第二十三条医院应建立完善的电子票据管理系统，与HIS系统、医保结算系统对接，实现电子票据的自动生成、传输、存储和查验。第二十四条电子票据的开具。收费员在系统完成收费结算后，系统应自动生成电子票据，并通过短信、微信、APP等方式推送给患者。患者可自行下载打印。第二十五条电子票据的效力。电子票据与纸质票据具有同等法律效力，可作为会计核算原始凭证和报销依据。医院应积极引导患者使用电子票据，减少纸质票据打印。第二十六条电子票据的冲红与退费。电子票据的退费和冲红操作必须在系统内留痕，系统应自动记录冲红时间、操作人、原因等信息，并生成红字电子票据。冲红后的电子票据应标记为“已作废”状态。第二十七条电子票据的归档。医院应按照国家档案管理要求，对电子票据及其元数据进行电子归档。归档的电子票据应具有不可篡改性，确保存储安全。归档期限原则上不超过收费后一个月。第二十八条对于确需纸质票据的患者（如老年人、异地报销需纸质凭证等），医院应提供自助打印机或人工窗口打印服务。打印的纸质票据应注明“电子票据打印件”字样，并具有唯一的查验二维码。第七章票据的核销与归档第二十九条票据核销是票据管理的重要环节，包括日常核销和定期核销。第三十条日常核销。收费员每日下班前，需进行以下操作：（一）清点当日使用完毕的票据本（包括正常票和作废票）；（二）登录财务系统，录入已使用票据的起止号码、作废号码及金额；（三）系统自动核对票面金额与系统收费日报表金额，确保“票、款、账”三相符；（四）核对无误后，将票据存根上交收费处负责人；核对有误的，必须查明原因，处理完毕后方可上交。第三十一条定期核销。财务科票据管理员应定期（一般为每周或每月）对收费处上交的票据存根进行核销。（一）检查存根是否完整，连号是否连续，作废票据是否按规定处理；（二）将存根数据与财务系统中的领用记录、使用记录进行比对；（三）核销无误后，在系统中确认核销，并将存根打包整理，准备归档；（四）对于核销中发现的问题（如短票、缺页、违规作废等），应立案调查，追究相关人员责任。第三十二条票据存根的归档保管。（一）已核销的票据存根，由财务科档案管理人员负责整理、装订、归档；（二）票据存根应按照票据种类、年度、月份分类装订，并填写封面、目录，注明起止号码、册数、保管期限等；（三）票据存根的保管期限按照国家会计档案管理办法执行，一般保存期为15年或30年，保存期满需要销毁的，应严格按照档案销毁程序报批，并在监销下进行销毁，严禁私自销毁；（四）归档后的票据存根应存放于专门的档案室，做好防火、防盗、防潮工作。第八章监督检查与奖惩第三十三条医院财务科、审计科应建立票据管理监督检查机制，定期或不定期对全院票据管理情况进行抽查。检查内容包括：（一）票据管理制度是否健全，执行是否到位；（二）票据库房安全管理是否达标；（三）票据领用、发放、使用、核销记录是否完整、准确；（四）票款是否相符，有无长款、短款现象；（五）作废、退费票据手续是否完备，理由是否正当；（六）电子票据数据备份与归档是否及时、完整。第三十四条为鼓励先进，鞭策后进，医院设立票据管理专项奖惩机制。第三十五条奖励措施。对于在票据管理工作中表现突出，具备以下条件的部门或个人，医院给予表彰或物质奖励：（一）严格执行票据管理制度，连续三年无差错、无事故的；（二）在票据管理技术创新、流程优化方面提出合理化建议并被采纳，成效显著的；（三）及时发现票据管理重大隐患，并采取措施避免重大经济损失的。第三十六条惩罚措施。对于违反本制度规定，造成不良后果或损失的人员，视情节轻重给予以下处理：（一）未按规定领用、保管票据，造成票据丢失、被盗的，责令责任人赔偿损失，并给予通报批评；（二）跳号、拆本使用票据，或者随意撕毁、丢弃票据的，给予警告处分，并处以罚款；（三）虚构收费项目、大头小尾、涂改票据等弄虚作假行为的，一经发现，立即调离收费岗位，追缴非法所得，并给予记过以上处分；情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理；（四）利用票据截留、挪用公款的，一律解除劳动合同，追缴款项，并追究法律责任；（五）未经批准，私自将票据带出工作场所或转借他人使用的，给予记过处分，造成后果的承担全部责任。第九章附则第三十七条本制度未尽事宜，参照国家有关财经法律法规及上级主管部门的规定执行。第三十八条本制度由医院财务科负责解释和修订。在执行过程中如遇国家政策调整，财务科应及时对本制度进行修订，报院办公会批准后实施。第三十九条本制度自发布之日起施行。原《医院门诊收费票据管理办法》及相关规定同时废止。医院此前发布的文件与本制度不一致的，以本制度为准。第四十条本制度适用于全院所有医疗收费票据的管理，包括但不限于门诊、急诊、体检等所有非住院业务场景。住院收费票据管理可参照本制度执行，或另行制定专项规定。第四十一条本制度涉及的各类表单、台账（如《票据领用申请单》、《票据领用登记簿》、《票据核销清单》、《票据遗失声明》等）由财务科统一制定格式和编号标准。第四十二条为确保本制度的有效落地，财务科应每年至少组织一次全院范围的票据管理专项培训，并将票据管理知识纳入新入职财务人员和收费人员的岗前培训必修课程。第四十三条医院应当加强对票据管理信息系统的安全维护，定期进行数据备份和病毒查杀，防止因系统故障导致票据数据丢失或泄露。对于电子票据数据，应实行异地容灾备份，确保数据绝对安全。第四十四条本制度旨在构建一个闭环的票据管理体系，通过严格的流程控制和明确的责任划分，实现票据