人事档案收集、查阅、转递内部管理制度 2025

人事档案收集、查阅、转递内部管理制度2025第一章总则第一条为进一步规范公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理现代化水平，使之制度化、规范化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《干部人事档案工作条例》以及《个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司2025年度战略发展规划及实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称人事档案，是指公司在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况等历史面貌的，以个人为单位集中保存起来，具有查考利用价值的各种文字、图表、照片、声像等不同形式的历史记录。第三条人事档案管理遵循“集中统一、分级负责、安全保密、规范完整、方便利用”的原则。确保档案材料真实可信、手续完备、内容准确，严禁在档案管理过程中出现篡改、伪造、遗失、泄露等行为。第四条本制度适用于公司总部、各分公司、子公司及各事业部的全体正式员工、劳务派遣人员及退休人员的人事档案管理。实习生及短期兼职人员的档案管理可参照本制度执行或另行规定。第五条人事档案管理的内容主要包括：档案材料的收集归档、鉴别整理、保管保护、查阅借阅、转递传递、数字化建设以及信息的审核与保密等环节。第二章管理架构与职责第六条人力资源部是公司人事档案工作的归口管理部门，负责对公司所有人事档案进行统一管理、指导和监督。人力资源总监对档案管理工作负领导责任。第七条档案管理专职人员职责：（一）负责接收、鉴别、整理、保管、转递人事档案材料；（二）负责档案的安全保密工作，做好库房“六防”（防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光）工作；（三）负责档案的数字化录入与维护，确保电子档案与纸质档案同步更新；（四）负责办理档案的查阅、借阅和转递手续；（五）负责定期对档案进行清理、核对和统计，编制档案工作年报；（六）负责对死亡、失踪或离职满规定年限人员的档案进行妥善处理。第八条各业务部门及用人单元职责：（一）负责及时向人力资源部提供新进员工、岗位变动、奖惩、考核等关键人事信息及原始证明材料；（二）配合人力资源部做好本部门员工档案材料的催交与补充工作；（三）协助做好员工离职时的档案交接与转递准备工作。第九条员工个人职责：（一）入职时必须如实提供个人履历、学历学位、职业资格、离职证明等关键材料，并对材料的真实性负责；（二）工作期间如有学历提升、职称变更、社会奖励等情况，应及时向所在部门申报并提交证明材料复印件归档；（三）离职时应配合办理档案转递或封存手续，不得私自留存或扣留个人档案材料。第三章档案内容与分类第十条人事档案材料按照国家规定的十类进行分类整理，确保档案材料的连续性和完整性。具体分类及归档范围如下表所示：档案类别主要内容范围材料形成/收集时机第一类：履历材料个人简历表、履历材料、简历变更表等。入职时、岗位调整时第二类：自传材料个人自传、关于个人经历、思想演变过程的重要报告等。入职时、特定考察期第三类：考核、考察材料历年年度考核登记表、试用期考核表、专项考察材料、民主评议材料等。年度/季度/试用期结束时第四类：学历学位、专业技术职务报考登记表、成绩单、毕业生登记表、学位证书复印件、专业技术职务呈报表、职业资格证书复印件等。入职时、职称评审后、学历提升后第五类：政治、历史审查材料入党志愿书、政审报告、函调材料、家庭社会关系调查表等。入职审查时、入党时第六类：党团组织材料入党申请书、转正申请书、团员登记表、民主评议党员登记表等。入党入团相关流程节点第七类：奖励材料先进个人登记表、劳动模范审批表、立功受奖证明、重大贡献嘉奖令等。获得奖励后一个月内第八类：处分材料处分决定、查证核实报告、上级批复、甄别复查报告、解除处分决定等。处罚生效时、解除处分时第九类：工资、任免、出国（境）材料工资变动审批表、任免审批表、出国（境）审批表、备案表等。薪酬调整、职务任免、因公出国时第十类：其他可供组织参考材料人事档案接收报告表、体检表、工伤认定表、劳动合同、个人诚信报告等。入职体检、合同签订、工伤认定时第十一条凡是反映员工本人基本情况、德才表现、工作实绩等方面具有查考利用价值的材料，均属于归档范围。归档材料必须办理完毕，具备正式生效手续。第十二条不属于归档范围的材料：（一）重份材料（即已有完全相同内容的材料）；（二）无查考利用价值的事务性、临时性材料；（三）经过鉴别属于假学历、假证件的伪造材料（需单独留存作为违纪证据或按销毁程序处理）；（四）涉及私人通信、日记等与个人职业生涯无直接关联的隐私材料。第四章档案收集与归档第十三条档案收集是档案管理的基础性工作，必须做到经常性、及时性、全面性。人力资源部应建立档案材料收集网络，确保信息渠道畅通。第十四条新员工入职收集：（一）员工在办理入职手续时，须提交《人事信息登记表》、身份证复印件、学历学位证书复印件、离职证明、体检报告等核心材料。（二）档案管理人员应在员工入职后15个工作日内，对提交材料进行严格审核。通过学信网、学位网等官方渠道核实学历学位真伪；通过电话回访或背调核实前雇主工作经历。（三）对于材料不全的，应向员工发出《档案材料补交通知单》，限期（通常为30天内）补齐。逾期未补齐且无正当理由的，将视为不符合录用条件，依据公司相关规定处理。第十五条日常动态收集：（一）年度考核材料：每年年度绩效考核结束后20个工作日内，由绩效主管将考核结果表移交档案室归档。（二）培训进修材料：员工参加公司外派培训、学历提升、职称考试获得证书后，应在获得证书后15日内将证书复印件及鉴定表交档案室。（三）奖惩材料：员工获得公司级以上奖励或受到公司记过以上处分，相关决定文件生效后3个工作日内归档。（四）工资任免材料：薪酬调整、职务任免文件下发后5个工作日内归档。第十六条材料鉴别与归档要求：（一）归档材料必须是原件，特殊情况只能留存复印件的，须注明“复印件与原件核对无异”并加盖经办部门印章及经办人签字。（二）归档材料必须手续完备，凡需组织盖章、本人签字的，必须齐全。（三）档案材料必须使用规范的办公用纸（一般为A4纸），字迹要求是碳素墨水、蓝黑墨水或纯黑打印件，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水或复写纸书写，以防褪色。（四）档案管理人员在接收材料时，必须逐份认真核对，并在《档案材料接收登记簿》上登记签字。第十七条档案整理与装订：（一）档案管理人员应按照档案材料分类标准，对收集的材料进行分类、排序、编目。（二）拆除档案材料上的金属物（订书钉、大头针等），对破损、褶皱的材料进行托裱和修补。（三）按照规定格式打页码、制作目录、装订成卷。每卷档案厚度一般不超过2.5厘米，过厚时应分卷装订。第五章档案保管与保护第十八条人事档案库房应具备良好的保管条件，并按照国家相关规定设置。库房选址应避免阳光直射，保持适宜的温湿度（温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%）。第十九条库房安全管理：（一）档案库房实行“三铁”管理，即铁门、铁窗、铁柜。钥匙由档案管理人员专人保管，不得随意转借或复制。（二）库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品及私人物品。（三）配备必要的消防器材（如干粉灭火器）、温湿度计、空调机、去湿机、防盗报警器和视频监控系统。（四）定期进行安全检查，每天下班前检查门窗锁闭情况，每周检查一次温湿度及设备运行情况，每月进行一次全面防火防盗检查，并做好检查记录。第二十条档案保密管理：（一）档案管理人员必须严格遵守保密纪律，严守档案秘密。不得在私人交往和通讯中泄露档案内容。（二）不得向无关人员谈论、传播档案中的敏感信息。（三）档案库房、档案微机室非档案管理人员未经许可严禁进入。（四）对违反保密规定造成档案泄密的，将视情节轻重给予纪律处分或追究法律责任。第二十一条档案数字化与备份：（一）2025年全面推行人事档案电子化管理。所有新入职员工档案必须在建立纸质档案的同时，完成高清晰度扫描及系统录入。（二）历史存量档案应分批次进行数字化处理，确保在规定时间内实现电子档案全覆盖。（三）电子档案数据应实行异地容灾备份，备份数据应定期进行恢复测试，确保数据安全。电子档案系统应设置严格的访问权限控制，实行实名制登录，操作全程留痕，可追溯。第六章档案查阅与借阅第二十二条查阅人事档案必须严格遵守保密规定和查阅审批程序。因工作需要查阅人事档案的单位或个人，须填写《人事档案查阅/借阅审批表》，经批准后方可查阅。第二十三条查阅权限划分：（一）公司领导班子成员：因工作需要，可查阅公司所有员工的人事档案。（二）人力资源部负责人及档案管理人员：因管理需要，可查阅所有员工档案。（三）员工所在部门负责人：因选拔任用、考核奖惩等需要，可查阅本部门员工的档案，但不得查阅非本部门员工及公司高管的档案。（四）员工本人：原则上不得查阅本人档案（含直系亲属档案）。如确有特殊理由（如核对个人信息、补充材料等），须由本人提出书面申请，经人力资源部负责人批准后，在档案管理人员陪同下查阅，且不得查阅涉密材料（如考察材料、党委讨论记录等）。第二十四条查阅规定：（一）查阅档案必须在档案室或指定的阅档场所进行，不得将档案带出阅档场所。（二）查阅档案时，档案管理人员应在场监督。（三）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。（四）如需摘录档案内容，须经档案管理人员审核并确认无误后，由档案管理人员负责摘录或复印，并加盖档案证明章。（五）查阅者应对档案内容的保密性负责，泄露档案内容者将追究责任。第二十五条借阅规定：（一）原则上人事档案不得借出档案室。确因特殊需要（如公证、政审、职称评审等）必须借出使用的，须严格履行审批手续：1.借阅本部门员工档案，须经人力资源部负责人批准；2.借阅公司中层及以上管理人员档案，须经主管人力资源的副总经理批准；3.借阅档案时间一般不得超过3个工作日，如需续借，须办理续借手续。（二）档案借出期间，借阅部门对档案的安全、保密负全部责任。严禁转借、复印、抽取、涂改档案材料。（三）借阅归还时，档案管理人员必须当面清点页数，检查材料是否齐全、有无涂改、撕毁等痕迹，确认无误后在《档案借阅登记簿》上注销。第二十六条查阅/借阅流程如下表所示：步骤操作内容责任人备注1填写《人事档案查阅/借阅审批表》，注明查阅理由、范围、用途查阅申请人需详细具体2审核申请内容的合理性及必要性部门负责人签字确认3根据权限进行审批人力资源总监/分管领导签字批准4核对审批手续，调取档案，安排查阅场所档案管理员登记查阅时间5在监督下查阅或办理借出手续查阅人/档案管理员双方签字交接6归还时清点、检查、注销档案管理员确保完好无损第七章档案转递与交接第二十七条档案转递是指因员工调动、辞职、解除劳动合同、退休等原因，将其人事档案转送到新的单位或人才服务机构的行为。第二十八条转递程序：（一）转出：人力资源部在收到员工调动通知、解除劳动合同证明或退休审批文件后，应在规定时间内（一般为15日内）整理好档案，填写《人事档案转递通知单》，并包封严密。通过机要通道、专人送达或邮政特快专递（EMS）方式进行转递，严禁个人自带档案。（二）转入：收到转入档案后，档案管理人员应立即拆封核对。核对无误后，在回执上签字盖章，并在一个月内将回执寄回转出单位。如发现材料短缺或疑点，应立即向转出单位查询并要求补发。第二十九条离职员工档案处理：（一）员工离职（辞职、被辞退、解除合同等），如已落实新工作单位且该单位具有档案保管权，档案将转递至新单位。（二）如离职员工未落实新单位，或新单位不具备档案保管权，档案一般转递至该员工户籍所在地或常住地的人力资源公共服务机构（人才市场）进行托管。（三）对于离职后长期（超过6个月）未办理档案转接手续的，公司有权将档案封存或转至公共托管机构，并保留追索档案管理费用的权利。第三十条档案管理人员工作变动时，必须认真办理交接手续。在监交人（通常为人力资源部负责人）在场的情况下，逐卷清点核对档案，做到帐物相符，并在交接文据上签字。交接不清者，不得离职。第八章档案审核与清理第三十一条档案审核是确保档案信息真实准确的重要手段。人力资源部应每三年对全员人事档案进行一次集中审核。第三十二条审核重点内容：（一）档案材料是否齐全完整，特别是学历学位、履历、奖惩等关键材料是否缺失。（二）档案材料是否真实有效，有无涂改、造假情况。（三）档案材料手续是否完备，签字盖章是否齐全。（四）档案分类是否准确，整理是否规范。第三十三条对审核中发现的问题，按以下原则处理：（一）材料缺失的，向员工或相关部门发出《档案材料补充通知书》，限期补办。（二）发现档案造假行为的，立即启动调查程序。经核实确属造假的，视情节轻重给予当事人记过、降职、解除劳动合同等处分，并将造假记录存入档案。（三）分类整理不规范的，立即进行重新整理和装订。第三十四条档案清理：（一）对已故员工档案，按规定保存一定年限（通常为10年）后，向公司档案部门移交或按规定销毁。（二）对查无下落、长期脱管（超过2年无任何联系且档案未转出）的档案，进行单独封存管理，并建立专门台账。（三）对确无保存价值的零散材料，经鉴定并报批后，可按规定进行销毁。销毁档案须由两人以上监销，并在销毁清册上签字。第九章纪律与责任追究第三十五条严禁任何个人私自保管他人人事档案或利用档案材料营私舞弊。第三十六条违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予责任人通报批评、记过、降职、解除劳动合同等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、销毁档案材料的；（二）擅自对外公布、泄露档案内容，造成不良后果