采购档案归档管理工作指南

采购档案归档管理工作指南一、采购档案归档管理的适用范围与核心定义（一）适用范围本指南适用于各级党政机关、事业单位、国有企业、规模以上民营企业等各类组织的货物类、工程类、服务类采购项目档案归档管理，涵盖公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、框架协议采购等所有法定采购方式，也适用于组织内部零星采购、应急采购等特殊采购场景的档案管理。（二）核心定义1.采购档案：指采购项目从需求发起、计划审批、方式确认、公告发布、供应商响应、评审定标、合同签订、履约验收、资金支付到质疑投诉处理全流程形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录，是采购活动真实性、合规性的核心凭证，也是审计监督、责任追溯、争议处理的核心依据。2.归档管理：指对采购文件进行收集、整理、鉴定、编号、装订、存储、保管、利用、销毁的全生命周期规范化管理活动，核心目标是保证采购档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性。二、采购档案归档范围与分类标准（一）必归档文件范围按照《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《政府采购档案管理办法》等规定，采购项目全流程以下文件必须完整归档：流程阶段必归档文件明细需求与审批阶段1.采购需求审批表（含需求部门签字、归口管理部门审核意见）；2.采购预算审批文件（含财务部门预算确认单、预算调整审批表）；3.采购方式审批表（含非公开招标采购方式的法定审批材料）；4.进口产品采购审批文件（如需）；5.面向中小企业预留份额审批表（政府采购项目必存）；6.采购计划备案表（法定要求备案项目必存）公告与发售阶段1.采购公告（含招标公告、谈判公告、磋商公告等）；2.资格预审公告（如需）；3.采购文件（含招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等，含澄清、修改补充文件）；4.采购文件发售登记表（含供应商领取签字、发售时间记录）；5.资格预审文件（如需）；6.资格预审结果通知书（如需）响应与评审阶段1.供应商响应文件（含投标文件、谈判响应文件、磋商响应文件、报价文件等，正本或副本二选一归档，原件优先）；2.资格审查材料（含供应商资格证明文件、信用查询记录截图：中国政府采购网、信用中国的查询结果，查询时间需在采购活动开始前3日内）；3.截标/开标记录（含所有参会人员签字、开标现场音视频记录）；4.评审专家抽取记录（含专家随机抽取截图、专家身份确认材料、回避申请及处理决定）；5.评审委员会组成文件（含采购人代表授权书）；6.评审工作底稿（含每个评委的打分表、评审汇总表、排名结果）；7.评审报告（含评审委员会全体成员签字，对结论有异议的专家需附上不同意见的书面说明）；8.澄清说明记录（含评审过程中对供应商响应文件的澄清文件、往来沟通记录）定标签约阶段1.中标（成交）结果公告；2.中标（成交）通知书；3.未中标（未成交）通知书；4.采购合同（含补充协议、变更协议，需原件归档）；5.定标审批记录（含采购人定标会议纪要、定标结果确认书）履约与结算阶段1.履约过程记录（含分期供货单、安装调试记录、监理报告）；2.履约检查记录（含采购人日常检查台账）；3.项目验收文件（含验收方案、验收小组成员名单、验收报告、验收签字记录、不合格整改通知书及整改结果）；4.资金支付申请单、发票复印件、财务支付凭证复印件；5.质量保证书、售后服务承诺函（原件）争议与监督阶段1.质疑函及质疑答复文件；2.投诉书及投诉处理决定书（如需）；3.行政监督部门检查通知书、整改要求及整改报告；4.审计报告及问题整改材料；5.采购活动总结报告（大额项目必存）1.供应商未中标也未提出质疑的未中选响应文件，采购组织单位可在中标结果公布满15天后自行销毁，无需归档；2.采购过程中重复打印的冗余文件、非正式草稿、无修改痕迹的讨论稿；3.与本采购项目无关的往来文件、外部抄送的非相关材料；4.已经在其他项目归档的通用性文件，可仅存复印件并标注原件存放位置。（三）档案分类标准采购档案可按照“年度-项目-类别”三级分类法，分类逻辑清晰便于检索，具体规则：1.一级分类：按采购项目形成年度划分，如“2024年采购档案”；2.二级分类：按单个采购项目划分，每个独立采购项目单独作为一个档案单元，不得多个项目混装；同一项目不同标段可以按标段拆分档案，也可合并标注；3.三级分类：按前述流程阶段划分，每个项目下分为“审批类、公告文件类、评审类、合同类、履约验收类、争议处理类”6个小类。三、采购档案归档期限要求根据档案法及采购监管要求，结合档案保存价值，将采购档案保管期限划分为永久、30年、10年、5年四个档次，具体划分标准：1.永久保管：金额在1000万元以上的重大工程类采购项目、500万元以上的重要货物及服务类采购项目；涉及国家安全、公共利益、应急救灾的特殊采购项目；产生法律效力并涉及长期权利义务关系的采购项目；审计纪检部门核查发现存在重大问题的采购项目。2.保管30年：金额在100万元-1000万元的工程类采购项目、50万元-500万元的货物及服务类采购项目；未达到永久保管标准但涉及单位重大职能履行的采购项目。3.保管10年：金额在10万元-100万元的工程类、10万元-50万元的货物及服务类采购项目；一般性零星采购项目。4.保管5年：金额在10万元以下的零星采购项目；框架协议采购下的零星订单补充记录。以上期限自采购项目验收完成、结清款项后的次年1月1日起算；法律法规对保管期限有明确要求的，从其规定，如政府采购项目中，财政部门要求采购档案保管期限不少于15年，实际管理中需不低于法定最低要求。四、采购档案归档流程与整理规范（一）归档时限要求1.单个采购项目完成验收、结清全部款项后，由项目采购经办人负责在30个工作日内完成档案收集整理，移交单位档案管理部门；2.跨年度实施的采购项目，可在项目全部完成后一次性归档，跨年超过12个月的项目，可先将已完成阶段的文件预归档，项目完成后再统一整理归档；3.电子采购档案需与纸质档案同步归档，不得延后。（二）整理规范1.纸质档案整理要求（1）文件排序：每个档案单元按照前述流程顺序排列，审批文件在前，争议处理文件在后，保持文件形成的先后时间顺序与工作流程一致；（2）纸张要求：归档文件统一使用A4幅面纸张，小于A4的文件（如原始发票小票、名片等）需粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸需折叠为A4幅面，折叠后需保证标题栏外露，便于查阅；（3）去除装订物：归档前需要去除文件上的金属装订物（回形针、大头针、订书钉等），避免长期存放锈蚀纸张损坏档案；（4）装订要求：每个独立档案单元采用线装或胶装装订，不得使用易锈蚀的装订材料，装订时需保留文件左侧1.5-2厘米的装订边，不得遮挡文件内容；档案厚度超过2厘米的，可分册装订并标注“第X册共X册”；（5）页码编制：每个档案册从“1”开始编制连续页码，页码标注在文件正面右下角、背面左下角，空白页面不编制页码；（6）档案目录：每个独立采购项目档案必须编制卷内目录，目录内容包括：序号、文件类别、文件题名、形成日期、页码、备注，具体格式如下：序号文件类别文件题名形成日期起止页码备注1审批类XX办公设备更新采购需求审批表2024-01-151-22审批类XX办公设备采购预算审批表2024-01-203-32.电子档案整理要求（1）电子档案类型：包括扫描形成的纸质档案电子件、采购系统导出的原生电子文件（如电子招标文件、电子响应文件、专家电子打分表、电子开标音视频等）；（2）命名规则：电子文件按照“年度-项目编号-文件类别-文件题名”统一命名，例如：“2024-CG2024001-审批类-采购需求审批表.pdf”，不得使用无意义的编号或乱码命名；（3）格式要求：文本类文件统一存储为PDF/A格式（长期保存格式），图像类文件存储为JPG或PNG格式，音视频文件存储为MP4、MP3通用格式，不得存储为需要特殊软件才能打开的私有格式；（4）一致性要求：电子档案内容必须与纸质档案完全一致，纸质档案归档后修改的，电子档案必须同步修改并标注修改记录；（5）存储结构：每个采购项目建立一个独立文件夹，三级分类对应子文件夹，结构与纸质档案分类完全一致，便于对应检索。（三）归档交接要求1.采购经办人完成档案整理后，填写《采购档案归档交接单》，交接单内容包括：归档单位、项目名称、项目编号、年度、保管期限、纸质档案册数、电子档案存储介质、经办人签字、交接日期；2.档案管理部门接收档案时，需要现场核对档案内容：检查是否符合归档范围、是否存在缺页漏项、整理格式是否符合规范、电子文件是否可以正常打开，核对无误后，交接双方在交接单上签字确认，交接单一式两份，采购部门和档案管理部门各留存一份；3.对不符合归档要求的档案，档案管理部门应当场退回，要求经办人在5个工作日内补正后重新移交。五、采购档案保管与存储规范（一）纸质档案保管要求1.采购纸质档案应当存放于符合档案保管标准的专用档案库房，库房需要满足防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防有害生物的“八防”要求，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；2.档案应当按照分类编号顺序上架存放，档案柜标注清晰的档案分类指引，便于快速调阅；3.定期开展档案巡查，每年至少进行一次全面清点，核对档案数量与台账，检查档案是否出现霉变、虫蛀、破损等情况，发现问题及时采取修复措施；4.未经批准，任何人不得擅自将采购档案带出档案库房，不得私自摘抄、复制档案内容。（二）电子档案保管要求1.电子档案应当采用“在线存储+离线备份”双重存储模式，在线存储存储在单位内部专用档案服务器，离线备份采用不可改写的蓝光光盘或者移动硬盘，一式两份分别存放于不同地点，防止因硬件损坏导致数据丢失；2.电子档案存储系统应当设置操作权限和访问日志，记录所有访问、下载、修改行为，日志保存期限不少于5年；3.每3年对电子档案的可读性进行一次检测，发现存储介质损坏、文件格式无法读取的，及时进行迁移转换，保证电子档案可以正常访问；4.涉及国家秘密、商业秘密的采购电子档案，应当按照保密管理规定存储，不得连接互联网，采用物理隔离的专用存储设备。（三）涉密采购档案特殊要求涉及国家秘密的采购项目档案，应当按照保密法规定，确定密级，单独存放，保管和利用严格执行保密审批流程，不得违规复制、传输涉密档案内容，销毁涉密档案必须由保密部门指定单位进行，不得擅自自行销毁。六、采购档案鉴定与销毁规范（一）鉴定流程1.档案保管期限届满后，档案管理部门应当在6个月内启动鉴定工作，成立鉴定工作组，工作组由档案管理部门、采购部门、财务部门、法务部门、纪检监督部门人员共同组成；2.鉴定工作对保管期限届满的采购档案，逐一审查其保存价值：对仍有继续保存价值的档案（如涉及未结诉讼、债务纠纷、基建工程产权的采购档案），应当重新划定保管期限，继续保管；对确无保存价值的档案，造具清册，列明档案名称、数量、形成年度、原保管期限，报单位分管负责人审批；3.鉴定工作应当形成鉴定报告，鉴定工作组成员签字后归档留存。（二）销毁流程1.经审批同意销毁的采购档案，应当由两名以上工作人员负责监销，监销人员应当核对销毁清册与待销毁档案，确认无误后在销毁清册上签字；2.纸质档案销毁应当采用粉碎或者送指定单位焚烧的方式，不得将待销毁档案作为废纸出售给废品回收单位；电子档案销毁应当彻底删除存储数据，对存储介质进行物理销毁，防止数据被恢复泄露；3.销毁清册永久保存，作为档案销毁的永久凭证。七、采购档案利用与借阅规范（一）利用权限划分1.单位内部：采购部门、财务部门、审计纪检部门因工作需要，可以申请借阅本单位采购档案；其他部门借阅档案需要经采购归口管理部门负责人批准；2.外部单位：行政监督部门、司法机关因公务、办案需要查阅采购档案的，凭单位介绍信、工作证件，经单位分管负责人批准后，可以查阅，涉密档案需要按保密规定另行审批；3.供应商因质疑、诉讼需要查阅本单位参与项目的相关档案，凭有效身份证明、相关质疑或诉讼受理文件，经单位采购部门和法务部门共同批准后，可查阅与自身相关内容，不得查阅其他供应商的商业秘密内容。（二）借阅流程1.借阅人填写《采购档案借阅审批单》，写明借阅事由、档案名称、借阅期限，按权限履行审批手续；2.档案管理人员凭审批通过的借阅单提供档案，登记借阅台账，记录借阅人信息、借阅时间、档案信息、归还时间；3.借阅档案一般不得带出档案库房，确需带出的，经分管负责人批准后，方可带出，带出时间不得超过3个工作日，到期需要及时归还；4.归还档案时，档案管理人员应当检查档案完整性，确认无损坏、涂改、缺页后，登记归还记录，放回原存放位置。（三）利用禁止性规定1.借阅人不得涂改、圈划、抽取、拆换、损坏档案内容，不得擅自复制档案内容，确需复制的，需要经批准后由档案管理人员统一复制，并加盖档案证明章；2.利用采购档案不得侵犯相关供应商的商业秘密，不得擅自泄露档案中的涉密信息、敏感信息；3.任何单位和个人不得擅自销毁、隐匿、伪造、变造采购档案。八、采购档案管理责任与监督考核（一）责任划分1.采购经办人：对所负责项目归档文件的完整性、准确性、真实性负责，未按要求及时归档、归档材料不全的，由经办人承担主要责任；2.采购部门负责人：对本部门采购档案归档工作负管理责任，负责审核归档材料的合规性；3.档案管理人员：对归档后档案的保管安全性、检索准确性负责，未按要求保管档案导致档案损坏、丢失的，由档案管理人员承担相应责任；4.单位分管负责人：对本单位采购档案管理工作负领导责任。（二）监督考核1.单位审计部门应当每年至少开展一次采购档案管理专项检查，检查内容包括：归档是否及时、