关于进一步规范印章管理的通知

关于进一步规范印章管理的通知各部门、各单位：印章作为单位对外行使权力、对内进行管理的重要凭证和工具，其规范使用与妥善保管直接关系到单位的合法权益、声誉及正常运营秩序。近年来，随着我单位业务的持续拓展和管理精细化要求的不断提高，现有印章管理环节中暴露出一些不容忽视的问题，如审批流程不够严密、保管责任未能完全落实、用印登记不够详尽等。为堵塞管理漏洞，防范潜在风险，确保印章管理工作制度化、规范化、精细化，现就进一步加强和规范我单位印章管理有关事项通知如下：一、严把印章刻制与启用关印章的刻制必须严格遵循国家相关法律法规及本单位内部审批程序。任何部门或个人未经单位法定代表人或其授权的分管领导批准，不得擅自刻制任何形式的单位印章（包括各类公章、专用章、合同章、财务章等）。确因工作需要新增印章的，应由需求部门提出书面申请，详细说明印章的名称、用途、保管责任人等，经单位办公室（或指定的印章管理部门，下同）审核后，报请单位领导审批。获批后，由办公室统一到公安机关指定的正规刻制单位办理刻制备案手续。新印章刻制完成后，办公室应组织验收，登记印章样式、材质、尺寸等信息，并在单位内部发布启用通知，明确启用日期、使用范围及相关管理要求。严禁任何未经登记备案和正式启用的印章在公务活动中使用。二、强化印章保管责任各部门、各单位应高度重视印章保管工作，实行“专人保管、专人负责”制度。印章保管人原则上应为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的正式员工，并签订《印章保管责任书》，明确保管责任与义务。印章保管应确保安全可靠，做到“人离章锁、随用随锁”。日常存放应置于带锁的保险柜或专用文件柜内，严禁随意放置在办公桌面或交由非保管人员代管。保管人员出差、休假或因其他原因暂时无法履行保管职责时，必须提前向部门负责人报告，并办理严格的印章交接手续，明确临时保管人及保管要求，做好交接记录，确保印章管理的连续性和安全性。三、规范印章使用审批流程用印单位或个人在使用印章前，必须严格履行审批程序。根据用印事项的性质、重要程度及金额大小（如适用），明确不同层级的审批权限。一般事务性用印，由部门负责人审批；涉及重大合同、协议、对外承诺、资金往来等重要事项的用印，必须报请单位分管领导或法定代表人审批。用印申请应提交书面材料，清晰列明用印事由、文件名称、份数、拟用印位置及审批人意见。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容填写不全、字迹不清的文件上加盖印章。印章保管人应对用印文件的内容与审批手续的完备性进行复核，对不符合规定的用印申请，有权拒绝用印并及时向办公室或单位领导报告。四、完善用印登记与用印监督建立健全用印登记制度。每次用印均需在《印章使用登记簿》中详细记录，内容包括：用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称及编号、用印份数、审批人、监印人等信息。登记应做到及时、准确、完整，字迹清晰可辨，以备查验。提倡对重要用印过程进行影像记录或由专人监印，特别是针对批量用印或内容敏感的文件。印章保管人应定期对用印登记情况进行自查，办公室将不定期对各部门印章使用及登记情况进行抽查，确保用印行为的合规性。五、严格印章停用、缴销与销毁管理因单位名称变更、机构撤销、合并、印章损坏或式样变更等原因不再使用的印章，原使用部门应及时将印章缴回办公室。办公室对缴回的印章要逐一登记、封存，并按照规定程序报请单位领导批准后，统一组织销毁或作其他合规处理。销毁过程应有两人以上在场监销，并做好销毁记录，存档备查。严禁任何部门或个人私自留存、处置停用或作废印章。六、严肃用印纪律与责任追究各部门负责人是本部门印章管理的第一责任人，对本部门印章的规范使用和安全保管负总责。全体员工应充分认识印章管理的严肃性，严格遵守本通知及单位其他相关印章管理制度。对违反本通知规定，未经批准擅自刻制、使用、出借、复制、涂改、伪造、变造印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗，以及在印章使用中玩忽职守、滥用职权，造成单位经济损失或不良影响的，一经查实，将依据单位相关规定严肃追究相关责任人的责任；情节严重，触犯法律法规的，将移交司法机关处理。请各部门、各单位立即组织相关人员认真学习本