深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025年版)

深圳市建设工程文件归档与档案验收移交指南(2025年版)一、基本规定与职责分工（一）适用范围本指南适用于深圳市行政区域范围内新建、改建、扩建的房屋建筑工程、市政基础设施工程、线性交通工程、地下管线工程、公共建筑装饰装修工程的建设工程文件收集、整理、归档、档案验收与移交工作，居民个人自建住宅、小型家庭装饰装修工程不适用本指南。（二）职责分工1.建设单位建设单位是建设工程文件归档与档案验收移交工作的第一责任主体，履行以下职责：（1）自工程项目立项阶段启动归档工作，明确工程项目档案管理负责人，统筹协调各参建单位的档案收集、整理工作，制定项目档案归档计划，明确归档要求、完成时限；（2）组织勘察、设计、施工、监理单位开展竣工图编制工作，对各参建单位提交的归档文件进行审核、汇总；（3）按规定申请建设工程档案预验收、正式验收，在工程竣工验收合格后6个月内完成档案移交工作；（4）负责收集整理工程建设全过程中各环节形成的各类文件，自行保管本单位形成的工程文件，按规定向城建档案管理机构移交全套符合要求的档案。2.勘察、设计单位负责收集、整理本单位在勘察、设计阶段形成的勘察报告、设计文件、设计变更、技术洽商等各类文件，按本指南要求组卷自检，移交建设单位汇总，配合建设单位完成竣工图编制审核工作。3.施工单位是施工文件和竣工图编制的责任主体，负责收集整理施工全过程形成的施工技术文件、质量验收文件、施工记录、试验检测报告、功能性试验记录等各类文件，按要求编制竣工图，完成组卷自检后提交监理单位审核，审核合格后移交建设单位。4.监理单位负责收集整理本单位形成的各类监理文件，对施工单位提交的归档文件和竣工图进行审核，出具审核意见，完成组卷自检后移交建设单位汇总。5.城建档案管理机构深圳市城市建设档案馆（以下简称市城建档案馆）负责全市建设工程档案管理的业务指导，负责市级管辖项目建设工程档案的接收、保管、利用；各区城建档案管理机构负责辖区内区级管辖项目建设工程档案的验收、接收、保管，按规定向市城建档案馆移交档案副本，履行属地管理职责。二、建设工程文件归档范围与质量要求（一）归档范围1.工程准备阶段文件（1）立项审批类：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、项目核准/备案文件、固定资产投资计划文件；（2）用地与规划类：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、不动产权属证明文件、规划红线图、规划意见书、规划条件；（3）勘察设计类：勘察、设计招投标文件、中标通知书、勘察合同、设计合同、初步设计文件及批复、施工图设计文件及审查合格书、消防设计审查意见书、人防工程设计审批文件、绿色建筑设计审查文件；（4）开工审批类：工程报建登记表、施工、监理招投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、工程质量监督登记表、工程安全监督登记表、建筑工程施工许可证。2.监理文件（1）监理管理类：监理单位资质证书、项目监理机构人员名单及资格证书、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理工作总结；（2）质量进度造价控制类：监理工程师通知单、工程暂停令、复工令、工程款支付证书、工程变更费用审核意见、索赔文件审核；（3）审核验收类：分包单位资格审核记录、原材料/构配件/设备进场验收记录、检验批、分项、分部工程质量验收记录、单位工程质量预验收记录、质量事故调查及处理文件、工程质量评估报告。3.施工文件（1）施工管理类：施工单位资质证书、项目部人员名单及资格证书、施工组织设计、专项施工方案及专家论证意见、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、开工报告、竣工报告；（2）施工测量记录：工程定位测量记录、基线复核记录、楼层放线记录、沉降观测记录、垂直度观测记录、竣工测量成果；（3）施工记录：地基验槽记录、隐蔽工程验收记录、桩基施工记录、混凝土浇筑记录、预应力张拉记录、钢结构安装记录、防水工程施工记录、设备安装调试记录；（4）试验检测类：原材料、构配件进场检验记录、复试报告，混凝土配合比通知单、混凝土试块强度试验报告、砂浆试块强度试验报告、钢筋连接试验报告、桩基检测报告、地基承载力检测报告、钢结构无损检测报告、幕墙三性/四性试验报告、防水材料试验报告、消防设施检测报告、室内环境空气质量检测报告；（5）功能性试验记录：给水管道压力试验记录、排水管道闭水试验/通球试验记录、供热管道压力试验记录、电气绝缘电阻测试记录、电气接地电阻测试记录、通风空调系统风量测试记录、电梯安全装置检测报告、电梯运行试验记录、消防系统联动试验记录。4.竣工图建筑、结构、给排水、采暖通风、电气、智能化、市政、地下管线等各专业竣工图；竣工图编制说明、变更汇总表。5.竣工验收文件（1）单位工程质量竣工验收记录表、分部工程验收汇总表；（2）勘察单位工程质量检查报告、设计单位工程质量检查报告、施工单位工程竣工报告、监理单位工程质量评估报告；（3）规划验收合格文件、消防验收合格文件/竣工验收备案凭证、人防工程验收合格文件、环境保护验收文件、竣工验收报告；（4）建设工程档案预验收意见书、建设工程档案验收意见书；（5）工程竣工验收备案表、工程竣工结算文件、工程竣工决算文件、工程竣工总结。（二）质量要求1.纸质文件质量要求（1）归档文件必须真实、准确，与工程实际一致，不得伪造、篡改；（2）归档文件必须为原件，确因特殊情况无法提供原件的，复印件应当加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，由经办人签字并注明日期，方可归档；（3）文件签字盖章手续必须齐全，所有签字应当为本人手写签字，不得打印签字、代签，所有需要盖章的文件必须加盖单位公章或相应业务专用章，不得漏章；（4）纸张幅面统一采用A4幅面（图纸除外），幅面小于A4的文件应当粘贴在A4空白衬纸上，幅面大于A4的图纸应当按《技术制图复制图的折叠方法》要求折叠为A4幅面，折叠后应当保证图签、变更标注外露，便于查阅；（5）文件应当采用不褪色、耐久性强的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色喷墨打印等易褪色材料书写打印，破损文件应当修补，字迹模糊的应当补正后归档。2.电子文件质量要求（1）电子文件应当与纸质文件内容完全一致，真实完整，无病毒，格式符合规范要求；（2）扫描类电子文件分辨率不低于300dpi，彩色扫描，图像清晰，无变形、缺页、漏扫；（3）文字类电子文件采用PDF/A格式存储，CAD竣工图采用DWG格式和PDF格式双格式归档，BIM模型采用IFC通用格式和原设计软件格式双格式归档；（4）电子文件应当设置统一的命名规则，命名规则为：“项目编号-专业代码-案卷号-文件名称”，便于检索调用；（5）电子档案应当做好至少两份异地数据备份，存储载体应当采用符合档案保管要求的固态U盘、蓝光光盘，不得采用普通机械硬盘、软盘等易损坏存储介质。三、组卷要求（一）组卷原则1.按工程项目组卷，一个建设项目划分为若干个单位工程的，每个单位工程单独组卷；2.保持文件之间的有机联系，按工程建设阶段、专业、分部工程划分案卷，便于保管和利用；3.案卷厚度合理，文字材料案卷厚度一般不超过20mm，图纸案卷厚度不超过30mm，不得将不同专业、不同分部的文件混组为一个案卷。（二）组卷方法1.工程准备阶段文件：按事项、时间顺序组卷，同一事项的文件组为一个或若干个案卷；2.监理文件：按单位工程、专业组卷，同一专业的监理文件按时间顺序排列组卷；3.施工文件：按单位工程、分部工程、专业组卷，每个分部工程的施工文件、质量验收文件单独组卷，大型项目可按分项工程组卷；4.竣工图：按专业组卷，同一专业按图号顺序排列，专业顺序按照建筑、结构、给排水、采暖通风、电气、智能化、市政、地下管线排列；5.竣工验收文件：按项目整体组卷，综合性文件放在最前面，专项验收文件按类别排列。（三）卷内整理与装订1.卷内文件排列：批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后，文字材料在前、图纸在后；2.卷内目录：每个案卷卷首应当编制卷内目录，卷内目录应当包含序号、文件编号、文件名称、责任者、起止页码、备注等内容，填写准确清晰；3.备考表：每个案卷卷尾应当放置备考表，注明本案卷文件数量、有无缺损、修改情况，由整理人、审核人签字，注明日期；4.案卷封面：案卷封面应当注明项目名称、单位工程名称、案卷题名、专业、案卷号、保管期限、整理单位、整理日期，内容填写准确清晰；5.装订：文字材料去除所有金属物，采用左侧三孔一线装订，装订牢固，不掉页，图纸可采用散装或折叠装订，折叠后整齐统一。总案卷数超过100卷的项目，应当编制项目总目录，放在全部案卷的最前面。四、档案预验收与验收（一）验收前提工程竣工验收前，建设单位应当组织勘察、设计、施工、监理单位对项目归档文件进行全面自检，检查归档范围完整性、文件质量、组卷规范性，自检合格后形成自检报告，方可申请档案预验收。（二）预验收申请建设单位应当向项目管辖的城建档案管理机构提交以下申请材料：1.《深圳市建设工程档案预验收申请表》；2.建设单位项目档案自检报告，各参建单位档案自查记录；3.全套整理完成的纸质档案和对应的电子档案。（三）预验收内容与流程1.城建档案管理机构收到申请后，5个工作日内安排专业人员开展预验收，预验收主要核查以下内容：（1）归档范围是否符合本指南要求，有无缺漏主要核心文件；（2）文件内容是否真实准确，签字盖章手续是否齐全，质量是否符合要求；（3）竣工图编制是否规范，是否准确反映工程实际竣工情况，变更标注是否清晰完整；（4）组卷是否符合规范要求，分类排列是否合理；（5）电子档案是否齐全完整，格式是否符合要求，与纸质档案是否一致。2.预验收不合格的，城建档案管理机构出具一次性整改通知书，明确整改内容和整改时限，建设单位组织各参建单位完成整改后，重新申请预验收；预验收合格的，出具《深圳市建设工程档案预验收意见书》，《预验收意见书》是办理工程竣工验收备案的法定必备材料，无预验收合格意见的，住建部门不予办理竣工验收备案。（四）正式验收深圳市市级重点建设工程、总投资5亿元以上的市政基础设施工程、轨道交通工程、大型地下综合体工程，预验收整改完成后，由市城建档案馆组织正式档案验收，正式验收合格后出具《深圳市建设工程档案验收意见书》；其他项目预验收合格并完成整改后，可直接办理档案移交手续，不再单独组织正式验收。（五）验收合格标准1.归档文件范围完整，符合深圳市城建档案归档要求，无缺漏核心文件；2.文件内容真实准确，与工程实际一致，签字盖章手续齐全完备；3.竣工图编制符合规范要求，变更标注清晰，凡结构、工艺、平面布置、主要管线变更超过图面1/3的已重新绘制，准确反映竣工实际；4.组卷合理规范，装订符合要求，便于保管利用；5.电子档案与纸质档案内容一致，格式符合标准，存储安全。五、档案移交要求与流程（一）移交时限建设单位应当在工程竣工验收合格之日起6个月内，完成全套建设工程档案移交工作；因特殊情况无法按时移交的，建设单位应当在移交期限届满前15个工作日，向城建档案管理机构提出延期申请，经批准后可延期移交，最长延期不得超过3个月。（二）移交套数与要求1.向城建档案管理机构移交一套完整的原件档案，建设单位自行留存不少于一套完整档案，各参建单位应当按规定留存本单位形成的档案；2.区级管辖项目移交属地城建档案管理机构，属地城建档案管理机构按规定向市城建档案馆移交档案副本；3.停建、缓建工程的档案，暂由建设单位负责保管，建设单位撤销或者注销的，由建设单位的上级主管部门保管，或者移交城建档案管理机构暂存；改建、扩建工程或者大型公共建筑装饰装修工程，建设单位应当补充完善原有工程档案，将新形成的档案和整理后的原有档案一并移交；线性工程分段建设、分段投用的，可分段申请验收、分段移交档案。（三）移交流程目前深圳市建设工程档案移交实行“线上审核、线下移交”一体化流程，具体如下：1.线上申报：建设单位登录深圳市政务服务网，进入“市住房和建设局-建设工程档案移交”办事事项，填写项目基本信息，上传全套电子档案，提交申报；2.线上审核：城建档案管理机构在5个工作日内完成电子档案的内容审核、格式审核，审核不合格的，一次性告知整改内容，建设单位修改后重新提交；审核合格的，出具线下移交预约通知单，明确移交时间、地点；3.线下核对移交：建设单位按预约时间，将全套纸质档案送到指定移交地点，城建档案管理工作人员现场核对纸质档案与电子档案的一致性，核对案卷数量、文件质量；4.办理移交手续：核对无误后，建设单位与城建档案管理机构双方在《建设工程档案移交目录》上签字盖章，各执一份，城建档案管理机构出具《深圳市建设工程档案接收证明》，《接收证明》是办理不动产产权登记的法定必备材料。六、特殊类型工程归档补充要求（一）地下管线工程1.除满足一般工程归档要求外，还应当增加地下管线竣工测量成果，包括管线点坐标、高程、埋深、材质、规格、权属单位、连接关系等数据，电子成果格式符合《深圳市地下管线信息管理系统数据标准》要求；2.地下管线竣工图应当准确标注管线的坐标、高程、走向，变更部分清晰标注，地下管线竣工测量成果单独组卷归档。（二）轨道交通工程1.除满足一般工程归档要求外，还应当增加线路总平面布置图、纵断面图、区间地质剖面图、轨道结构施工记录、铺轨测量成果、机电设备安装调试记录、信号系统测试记录、接触网检测记录、人防工程专项验收文件、保护区边界测量成果、保护区专项管理资料，按线路、标段分别组卷；2.轨道交通工程全线竣工后，编制全线综合竣工图，单独组卷移交。（三）大型公共建筑装饰装修工程1.除满足一般工程归档要求外，还应当增加装饰装修材料的环保性能检测报告、防火性能检测报告、龙骨基层隐蔽工程验收记录、干挂石材拉拔试验报告、玻璃幕墙安全性能检测报告，所有材料进场检验记录齐全；2.改建项目的装饰装修工程，应当补充原有建筑结构变动部分的设