医院招标采购管理制度

医院招标采购管理制度医院所有使用财政性资金、自有资金、科教项目资金、捐赠资金及其他筹措资金开展的货物、工程、服务类采购活动，均需纳入统一招标采购管理范畴，严格遵循公开透明、公平竞争、公正诚信、廉洁高效的基本原则，实现采购流程标准化、决策透明化、监管全程化、成本最优化的管理目标，任何科室和个人不得将依法必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标采购管理。建立分层级的招标采购管理权责体系，设立医院招标采购管理委员会作为采购工作的最高决策机构，由院长担任主任委员，分管财务、后勤、纪检、医疗业务的副院长担任副主任委员，成员涵盖财务科、审计科、纪检监察室、医务科、护理部、后勤保障科、医学工程科（设备科）、信息中心、法务室、工会的主要负责人，以及2名经职工代表大会选举产生的一线职工代表、3名外聘采购评审专家库成员代表。招标采购管理委员会的核心职责包括：审定医院招标采购管理的规章制度、流程规范；审议年度采购预算、年度集中采购计划及计划调整方案；审定单项预算10万元以上采购项目的采购方式、招标方案、评审规则；审议重大采购项目的中标结果、合同核心条款；协调解决采购活动中出现的重大争议、供应商投诉事项；定期听取采购工作汇报、审计情况汇报，研究部署采购领域廉政风险防控工作；对采购活动中出现的违规违纪问题提出处理意见。招标采购管理委员会每季度召开一次例行工作会议，遇有重大紧急采购事项可临时召集会议，会议决议需经三分之二以上参会成员表决通过方可生效，会议全过程要形成书面记录，存档备查。招标采购管理委员会下设常设执行机构即招标采购办公室（以下简称采招办），配备专职采购工作人员，独立承担采购活动的组织实施职责，不得由其他业务部门兼职承担采招办职能。采招办的具体职责包括：牵头组织各业务归口部门编制年度采购计划，汇总后提交招标采购管理委员会审议；根据审定的采购计划，针对具体项目牵头编制采购文件，按程序完成文件审核、公告发布、供应商征集、评审组织、结果公示等全流程工作；负责医院评审专家库的日常建设、动态维护、专家抽取工作；负责整理、归档采购项目全流程的纸质和电子档案；牵头协调采购合同签订、履约衔接工作，配合开展履约验收、资金支付审核；对接财政部门、公共资源交易中心、卫生健康主管部门，落实采购政策要求，报送采购统计报表；定期组织采购相关工作人员开展政策培训、廉政教育。按照“归口管理、权责对等”的原则明确各职能部门的采购管理职责：医学工程科负责医疗设备、医用耗材、检验试剂、消毒供应物资等医疗相关货物类采购的需求收集、技术参数初审、临床使用必要性论证、配合开展履约验收的技术核验；后勤保障科负责基建工程、装修修缮、物业服务、保安服务、餐饮服务、通用办公物资、后勤动力设备、绿化养护等后勤类采购项目的需求论证、技术标准审核、施工和服务过程监督、日常履约考核；信息中心负责信息系统软硬件、网络安全设备、数据存储设备、信息化运维服务、智慧医疗相关项目的需求论证、技术参数审核、系统兼容性校验、项目实施过程中的技术监督；医务科、护理部负责医疗服务合作、学科建设培训、护理配套服务、医疗质量管控相关服务类项目的需求审核、服务质量考核；财务科负责所有采购项目的预算审核、资金筹措、采购价格的成本效益测算、款项支付审核、固定资产入账管理，每年度开展采购资金使用效益分析；审计科负责对采购全流程开展合规性审计、价格审计，对单项预算50万元以上的重大项目开展全过程跟踪审计，核查采购流程是否符合制度要求、采购价格是否符合市场公允水平、合同条款是否存在风险隐患；纪检监察室负责受理采购活动相关的信访举报，排查采购各环节的廉政风险点，对采购活动开展全程嵌入式监督，依规依纪查处采购领域的违纪违规问题；工会负责组织职工代表参与采购项目的监督、验收，收集职工对采购工作的意见建议；采购需求提出科室负责结合自身业务实际，提交真实、准确、合理的采购需求，安排专人参与参数论证、现场验收，配合开展采购项目的绩效评价。明确全口径采购的覆盖范围，所有涉及医院资金支付的对外采购行为，无论金额大小均纳入采购监管范畴，按金额和项目属性分为三个管理层级：第一类是必须进入公共资源交易中心开展公开招标的项目，即按照省、市财政部门和公共资源交易管理部门公布的公开招标数额标准，单项或批量采购预算达到货物、服务类200万元、工程类400万元以上的项目，必须委托具备政府采购代理资质的第三方机构，严格按照法定程序进入公共资源交易平台开展公开招标，采购过程接受财政部门的全程监管，严禁以拆分项目、调整预算等方式规避公开招标。第二类是院内集中招标采购项目，即单项或批量采购预算在货物、服务类5万元至200万元区间，工程类10万元至400万元区间的项目，由采招办牵头按照规范流程组织院内采购，根据项目特点可选择公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等合规采购方式：其中技术复杂、市场竞争充分、采购需求明确的项目优先采用公开招标方式；技术复杂、不能确定详细规格、需要供应商提交创新解决方案的项目采用竞争性磋商方式；采购需求明确、竞争充分、以价格为主要评审因素的货物类项目采用询价方式；招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的，以及技术复杂、性质特殊不能确定详细规格的项目，经招标采购管理委员会审批后可采用竞争性谈判方式。第三类是零星采购项目，即单项或批量采购预算在货物、服务类5万元以下、工程类10万元以下的项目，由业务归口管理部门成立3人及以上的采购小组，按照“三人比价、集体决策、质优价廉”的原则开展采购，通过市场调研、询价对比确定成交供应商，完整留存三家及以上供应商的报价凭证、资质材料、选型对比记录，采购完成后3个工作日内将采购资料报采招办备案；其中1万元以下的应急零星采购，可由使用科室报分管领导审批后直接采购，采购完成后及时将采购凭证、用途说明报采招办核销。针对符合单一来源采购适用情形的项目，包括只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求需要继续从原供应商处添购且添购金额不超过原合同金额10%的，必须由采招办组织3名及以上相关领域的外聘专家开展单一来源论证，论证通过后在医院官网公示5个工作日无异议的，报招标采购管理委员会审批后实施采购，其中达到公开招标数额的单一来源项目还需按要求报同级财政部门审批备案。严格落实“无预算不采购、无计划不采购”的源头管控要求，每年第四季度启动下一年度采购计划编制工作，各临床、医技、行政科室根据学科发展规划、年度业务目标、现有设备物资使用损耗情况，向对应的业务归口管理部门提交下一年度采购需求申请，明确采购项目的用途、预期效益、技术要求、预算测算依据，其中申请采购大型医疗设备的，需同步提交场地配套情况、操作人员配置情况、预期使用率、收费标准匹配度、投资回报周期等测算材料。各业务归口管理部门收到科室提交的需求后，要组织至少3名相关领域的专家开展需求论证，对采购必要性、技术合理性、预算准确性进行初审，其中单价50万元以上的大型医疗设备、100万元以上的基建和信息化项目，必须开展事前绩效评估，评估结果作为申请预算的必备要件，严禁申报超出实际业务需求、配套条件不具备、性价比偏低的采购项目。采招办汇总各归口部门初审通过的采购需求，结合医院年度总预算安排，编制年度招标采购计划，明确每个项目的预算金额、采购方式、实施时间节点、责任部门，经招标采购管理委员会审议通过后，报院党委会审定印发执行。年度采购计划一经审定原则上不得随意调整，确因突发公共卫生事件应急保障、临床紧急救治需求、政策调整要求需要新增或调整采购项目的，需由申请科室提交书面调整申请，详细说明调整理由、测算依据，经归口部门审核、分管院领导签字确认后，报招标采购管理委员会主任审批，单项调整金额超过100万元的需报院党委会审定，严禁无计划、超预算采购，坚决杜绝采购中的随意性。采购需求编制必须符合公平竞争要求，所有技术参数、商务资质要求必须符合国家强制标准、行业规范，不得设置指向特定供应商、特定品牌的排他性条款，不得将供应商的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员规模、特定区域业绩、非强制类奖项作为资格要求或评审加分因素，不得对不同所有制、不同规模的供应商设置差别化、歧视性待遇，采购文件中确需列明参考品牌的，必须列出3个及以上同档次主流品牌作为参照，且技术参数设置不得与某一品牌的独有专利、独有功能完全匹配，避免出现“量身定制”参数的问题。采购需求编制完成后，要在医院内部OA系统公示3个工作日，广泛征集全院职工的意见建议，对职工提出的参数倾向性、排他性质疑，采招办要及时组织专家复核调整，确保需求公平公正。采购活动启动前，采招办要根据采购项目的特点和需求编制正式采购文件，文件内容需包含采购公告、供应商资格条件、技术和商务要求、评审标准及细则、合同草案条款、响应文件编制要求、投标截止时间、开标及评审地点等核心内容，其中评审标准要全部细化量化，分值设置与采购需求的核心要素一一对应，不得设置“优秀”“良好”等缺乏评判标准、自由裁量权过大的评审条款。采购文件编制完成后，要依次经业务归口部门审核技术内容、法务室审核合法性条款、审计科审核价格相关条款、纪检监察室审核廉政风险点，所有审核环节签字确认无误后方可对外发布。采购公告要同步在政府采购官方平台、医院官方网站发布，公开招标项目的公告期限不得少于5个工作日，竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目的公告期限不得少于3个工作日，公告内容要完整清晰，不得通过模糊资格要求、缩短公告期限等方式限制潜在供应商参与。公告期满后，采招办要组织业务归口部门、纪检监察室工作人员共同开展供应商资格预审，严格核查供应商的营业执照、行业资质证书、安全生产许可、无重大违法记录声明、信用中国及政府采购平台的信用查询记录，对存在围标串标前科、被列入失信被执行人名单、重大税收违法失信主体、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，一律取消参与资格，资格预审通过的供应商名单要在院内公示，严禁在资格预审环节以不合理条件排斥、限制潜在供应商。评审环节是采购活动的核心风险点，必须严格落实“随机抽取、独立评审、全程留痕”的管理要求。评审委员会组成必须符合法定比例，达到公开招标数额标准的项目，评审专家中具备相关领域高级职称的外聘技术、经济类专家占比不得少于三分之二，院内相关领域专家占比不得超过三分之一；院内集中采购项目的评审委员会，外聘专家占比不得少于二分之一。评审专家必须在评审活动开始前1小时内，从政府采购专家库、医院自建评审专家库中随机抽取产生，专家名单在评审结果公示前严格保密，严禁提前泄露专家信息、提前联系专家干预评审结果。与参与投标的供应商存在亲属关系、股权关联、经济往来或其他可能影响评审公正情形的工作人员、专家，必须主动申请回避，不得参与该项目的任何采购环节。评审过程实行全封闭管理，全程录音录像，纪检监察室工作人员现场监督，所有参与评审的人员不得携带通讯设备进入评审现场，不得擅自离开评审区域，不得与供应商私下接触。评审委员会成员要严格按照采购文件明确的评审标准，对供应商的响应文件进行独立审核、独立打分，不得擅自更改评审标准，不得相互商议打分倾向，不得接受供应商主动提出的与响应文件不一致的澄清说明。评审结束后，评审委员会要出具书面评审报告，按得分高低排序推荐3名以内的中标候选供应商，所有评审专家要在评审报告上签字确认，对评审结果承担相应责任。评审工作完成后，采招办要将中标候选供应商名单在采购公告发布的同一渠道进行公示，公示期不得少于3个工作日，公示内容包括中标候选人名称、投标报价、核心技术参数响应情况、评审得分、评审专家名单（除需回避的信息外），同时公布监督举报电话和邮箱，接受供应商和社会公众监督。公示期内收到有效异议或举报的，采招办要牵头组织纪检、审计、法务人员成立核查组，在7个工作日内完成核查并出具书面答复，经查实存在供应商围标串标、评审过程违规等问题的，要宣布评审结果无效，重新组织采购；异议缺乏事实依据的，要向异议人做好解释说明。公示期满无异议的，由采招办向中标供应商发出正式中标通知书，同时将中标结果书面告知所有参与该项目的未中标供应商。合同签订与履约验收环节是确保采购标的质量的关键，中标通知书发出后30日内，采招办要牵头组织业务归口部门、法务室、财务科与中标供应商签订书面采购合同，合同条款必须严格对应采购文件、中标供应商响应文件的核心内容，不得另行签订背离实质性内容的私下协议，合同中要明确采购标的的数量、质量标准、规格型号、交货或完工期限、安装调试要求、付款进度、履约保证金比例、质量保证金比例、售后服务要求、违约责任、争议解决方式等内容，其中质量保证金预留比例不得低于合同总金额的3%，待质保期满且无质量问题后再无息支付，合同签订前需经法务室开展合法性审核，防范合同法律风险。合同履行过程中，业务归口部门要安排专人负责日常履约监督，对货物类项目跟进生产、运输、到货进度，对工程类项目定期核查施工质量、材料合规性、施工安全，对服务类项目定期考核服务达标情况、人员到位情况，严禁中标供应商将项目转包、违法分包。履约验收阶段要成立专门验收小组，成员包括采招办工作人员、业务归口部门技术人员、使用科室代表、审计科工作人员，大型医疗设备、基建工程、信息化项目验收还要邀请外聘行业专家、第三方专业检测机构参与，验收小组要严格对照合同条款开展现场核验，逐一核对货物的规格型号、参数配置、配件清单、质量合格证明、原厂保修承诺，核查工程的施工质量、材料检测报告、竣工资料，核查服务项目的人员配置、服务流程落实情况，对验收中发现的参数不匹配、质量不达标、数量短缺的问题，要当场出具整改通知书，明确整改期限，整改完成后重新组织验收；验收不合格的项目一律不予办理固定资产入库、不予支付资金，同时按照合同约定追究供应商的违约责任。验收过程要形成书面验收报告，所有参与验收的人员要在报告上签字确认，对验收结果负责，严禁未经验收直接将采购标的投入使用，严禁在验收过程中降低标准、弄虚作假。资金支付与档案管理环节要严格落实内控要求，财务科办理采购资金支付时，必须审核项目是否纳入年度采购计划、是否具备完整的采购流程资料、是否有中标通知书、正式合同、验收合格报告、正规税务发票，符合支付条件的严格按照合同约定的付款进度支付款项，不得提前支付、超比例支付，对未按规定流程开展采购、资料不全、验收不合格的项目，一律拒付资金。采购项目完成后，采招办要安排专人按照“一项一档”的要求整理采购全流程档案，档案内容包括年度采购计划及批复文件、科室采购申请及需求论证材料、采购文件及各环节审核记录、采购公告发布截图、供应商报名材料及资格预审记录、专家抽取记录、评审过程录音录像资料、评审打分表、评审报告、中标公示截图、中标通知书、采购合同、履约监督记录、验收报告、付款凭证复印件、异议处理记录等，档案保存期限严格按照政府采购相关规定执行，不得少于15年，档案借阅需履行严格的审批手续，严禁私自涂改、销毁、转借采购档案。针对评审专家和供应商的管理要建立动态评价机制，持续完善医院评审专家库，吸纳院内临床、医技、工程、信息、财务、法务等领域具备中级以上职称、5年以上相关工作经验、无违纪违规记录的专业人员入库，同时对接省、市政府采购专家库，建立稳定的外聘专家资源名录，专家入库前要组织开展采购政策、评审纪律、廉政要求培训，对在评审过程中存在徇私舞弊、不按评审标准打分、泄露评审信息、应当回避而不回避的专家，要及时清理出专家库，情节严重的报相关监管部门按规定处理。建立供应商全生命周期信用档案，如实记录供应商参与医院采购活动的投标行为、合同履约情况、产品质量、售后服务水平、廉洁承诺履行情况，对存在围标串标、提供虚假材料谋取中标、中标后无正当理由拒不签订合同、履约过程中以次充好、拒不履行售后服务义务、向采购相关工作人员行贿的供应商，将其列入医院采购黑名单，3至5年内禁止参与医院所有采购项目，同时将违法违规线索移交市场监管、财政等部门依法处理。监督问责与风险防控体系要贯穿采购活动全过程，构建内部审计监督、纪检监察监督、职工民主监督三位一体的监督格局，审计科每季度对当期完成的采购项目按不低于30%的比例开展抽查审计，重点核查流程合规性、价格合理性、合同履约情况，每年开展一次采购管理专项审计，形成审计报告提交招标采购管理委员会，针对审计发现的问题督促相关部门及时整改；纪检监察室要在采购需求编制、评审、验收等关键节点嵌入监督流程，采购活动启动前对所有参与采购的工作人员开展廉政谈话，签订廉政承诺书，对信访举报和审计移交的问题线索及时核查处置；医院要在官方网站、门诊住院楼公示栏长期公开采购举报渠道，定期公开采购项目的中标结果、合同履行情况，接受职工和患者的监督。严格执行采购回避制度，所有参与采购活动的工