档案学实习报告

档案学实习报告

本次实习从2024年3月11日正式启动，至2024年4月19日结束，共历时六周，实习岗位为某市政务服务和大数据管理局档案科的实习助理，作为档案学专业大三在读学生，我此前已经系统学习过文书档案管理、档案数字化技术、档案法规学、档案保护技术等核心专业课程，但始终没有机会接触机关单位真实的全流程档案管理场景，本次实习的核心目标就是将在校积累的理论知识落地到实际业务中，补齐自己对行业一线实操细节的认知短板，同时深入了解当前数字政务背景下机关档案工作的转型方向。刚进入岗位的第一周，科室的指导老师并没有直接安排复杂的任务，而是先带我逐一学习最新修订的《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》以及单位内部的档案管理细则，明确所有操作的合规底线之后，我最先接触到的业务是2018至2020年度市直各部门移交文书档案的基础梳理工作，这部分工作看似重复琐碎，实际对细致度的要求极高，我需要先对每一份入馆档案的金属装订物进行拆除，清理页面上的残留胶渍、订书钉锈迹，对边缘破损的纸张用无酸胶带进行托裱修复，之后按照卷内目录的顺序重新编排页码，全程要保证页码数字不压到页面边缘的有效字迹，遇到附件较多、跨页排布的材料还要逐一核对文件的连续性，之前就遇到过一份园区征地批复的归档件，移交单位误将12页补偿人员名单的页码全部标错，要是没有及时发现就会导致后续调档的时候出现缺页的问题，全部校验完成后，我还要配合指导老师补全部分缺失的卷内备考表，标注清楚这份档案的整理人、检查人、特殊情况说明，确认所有材料符合入库标准之后再装订成册。第二到第四周我的核心工作围绕档案数字化加工业务展开，这也是当前单位档案科的核心工作任务之一，我需要使用配备的专业扫描设备，对完成纸质整理的档案逐页进行高清扫描，针对不同材质的档案调整扫描参数，普通A4纸质档案统一设置为300dpi的彩色扫描模式，针对早年留存的蓝底蓝图类工程图纸则调整为灰度扫描模式避免底色干扰，扫描完成后我还要对生成的电子图像逐一做纠偏、去黑边、去污处理，部分年代久远纸张薄透、背面字迹透印的老档案，还要通过配套的图像处理功能进行背光消透处理，保证所有电子副本的内容清晰可辨。图像校验完成后，我要在全市统一的政务档案管理系统中完成元数据著录工作，逐一对应录入每份文件的文号、责任者、形成日期、保管期限、文件题名等信息，著录完成后还要配合技术岗的同事完成档案数字化成果的“四性检测”，也就是真实性、完整性、可用性、安全性专项校验，确认没有错扫、漏扫、信息著录错误的问题后，合格的数字化副本会同步上传到全市政务档案共享平台，同时刻录多份备份光盘分别存放在单位档案库房和异地档案备份中心，保障数字档案资源的绝对安全。实习后期我还参与了档案利用服务和特殊载体档案整理的辅助工作，在档案服务窗口协助完成查档人员的身份核验、查档事由登记、审批流程引导等工作，这段时间接触了大量不同类型的查档需求，既有市场主体来查询早年的项目审批文件用于营商环境资质办理，也有不少群众来调取多年前的工龄认定材料、房产登记存根办理社保和不动产业务，我严格按照档案利用的保密管理要求开展服务，遇到不符合查档规定的情况也会耐心向办事群众解释规则，之前有一位忘记携带实体身份证的群众要查询自己的个人社保档案，我引导他通过全市政务服务平台出示电子身份证完成身份核验，既守住了档案利用的合规底线，也尽可能为办事群众提供便利。除此之外我还协助科室整理了建市以来留存的政务活动声像档案、政务工作获得的实物奖牌奖杯等特殊载体档案，按照声像档案的著录规范逐一标注每一段音视频、每一张照片的拍摄时间、地点、核心事件、参与人员，完成条目录入之后全部存入专门的特殊载体档案数据库，方便后续的检索利用。六周的实习走下来，我最大的感受是此前在课本上学到的很多看似基础的规定，都是行业一线无数从业者从实际经验甚至是教训里总结出来的，没有实际经手过数百份档案的整理工作，根本不会意识到页码压字、透印这些小问题会给后续数十年的档案利用带来多大的麻烦。之前我总觉得档案工作是偏幕后的辅助性工作，实际接触了大量查档场景之后才意识到，档案是关乎群众切身利益、关乎社会历史脉络完整留存的核心凭证，很多跨十几年的产权纠纷、历史遗留问题的解决，唯一的核心依据就是库房里留存的原始档案。这次实习也让我看到了当前档案行业正在快速转型，传统的人工管理模式正在逐步向智慧档案模式升级，如何在保障档案绝对安全的前提下，把沉睡的档案资源转化成可以跨部门共享、精准服务民生的数字资源，是所有档案从业者正在探索的方向。当然实习过程中我也发现了不少实际工作里存在的待解问题，比如部分早期移交的历史档案整理标准不统一，后续补录整改的工作量极大，部分年龄偏大的基层档案工作人员对数字化加工的操作熟练度不足，还需要更有针对性的技能培训。本次实习完全打通了我此前的理论知识和行业实际场景的壁垒，回到学校之后我会更有针对性地补足自