学院院领导接待日制度

学院院领导接待日制度院领导接待日是学院畅通师生员工诉求表达渠道、密切院领导与师生血肉联系、推进学院治理体系和治理能力现代化的重要常态化工作机制，适用于学院全体在职院领导、全体师生员工、校友及与学院有合作关系的校外主体的诉求接待与办理工作。一、工作基本原则1.坚持以师生为中心的原则。始终把师生的急难愁盼问题作为接待工作的出发点和落脚点，坚持开门接访、主动问需，对师生反映的合理诉求做到马上就办、真抓实干，能当场解决的当场答复解决，不能当场解决的明确办理时限和责任主体，坚决杜绝形式主义、官僚主义，切实增强师生的获得感、幸福感、安全感。2.坚持依法依规办事原则。严格遵循国家法律法规、上级主管部门政策规定及学院章程、内部管理制度，所有诉求的受理、办理、答复均须符合政策要求，不得突破制度红线随意承诺，对不符合政策规定的诉求，要耐心做好政策解释和思想疏导工作，引导师生依法理性表达诉求。3.坚持问题导向与闭环管理原则。聚焦师生反映的突出问题和学院发展的薄弱环节，以解决实际问题为核心，建立诉求登记、转办、督办、反馈、评价、归档全流程闭环管理机制，做到事事有回音、件件有着落，确保每一项诉求都得到妥善处理，每一个问题都得到切实解决。4.坚持公开透明与保密相结合原则。除涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私及法律法规规定不宜公开的内容外，接待安排、诉求办理进度、办理结果均向全院公开，主动接受师生监督；同时严格落实保密要求，对诉求人的个人信息、诉求内容中涉及的私密事项严格保密，不得泄露给无关人员，切实保护诉求人的合法权益。二、接待主体与接待对象（一）接待主体接待主体为学院领导班子全体成员，包括党委书记、院长、党委副书记、纪委书记、副院长等在职院领导。根据接待诉求的具体内容，可由党政办公室统筹安排相关职能部门、教学系部负责人陪同接待，涉及法律问题的可邀请学院法律顾问到场参与接待，涉及学生诉求的可邀请学生代表列席旁听（经诉求人同意）。院领导接待实行轮值制，由党政办公室每学期初制定学期轮值表，明确每位院领导的固定接待时间，因公务、病假等特殊情况不能参加接待的，须提前1个工作日向党委书记或院长请假，由党政办公室协调其他院领导代班，确保固定接待日不空档、不断档。（二）接待对象接待对象包括以下几类：一是学院全体在编教职工、合同制教职工、劳务派遣人员等所有在职工作人员；二是学院全体在读学生，包括全日制本科生、硕士研究生、博士研究生、继续教育学生、国际学生等；三是已离校校友，反映在校期间相关历史遗留问题或涉及校友合作、校友服务的诉求；四是与学院有教学、科研、社会服务等合作关系的校外单位及人员，反映合作相关的问题或提出合作建议；五是其他经学院党政办公室审核符合接待条件的人员。诉求人可个人单独来访，也可多人共同反映同一诉求，多人共同来访的须推选不超过5名代表参与接待，其余人员应在接待室外等候，避免群体性聚集影响正常办公秩序。三、接待时间、地点与形式1.固定接待。固定接待日为每周三下午14:30至17:30，接待地点设在学院行政楼302专属接待室，接待室配备必要的办公设备、饮水设施、应急药品等，为诉求人提供舒适的接待环境。固定接待日遇法定节假日、学院重大活动或其他特殊情况的，由党政办公室提前1个工作日通过学院官网、官方微信公众号、企业微信平台发布顺延通知，接待时间顺延至下一个工作日同时段。2.预约接待。诉求人希望就特定诉求向对应分管院领导反映的，可提前通过线上线下渠道提交预约申请。线上预约渠道包括学院官网院领导接待日专栏、企业微信“诉求直通车”端口、官方公众号留言板块，线下预约渠道为学院党政办公室行政楼205室及各系部行政办公室。预约申请须如实填写诉求人姓名、身份信息、联系电话、所在单位、诉求类别、具体内容、相关佐证材料等信息，党政办公室安排专人每日梳理预约申请，对符合接待条件的，根据诉求内容匹配分管院领导，在1个工作日内告知诉求人具体接待时间、地点及接待领导；对不符合接待条件的，在1个工作日内向诉求人说明理由，引导通过其他渠道解决。3.临时接待。发生重大突发事件、群体性诉求或涉及师生生命财产安全的紧急事项时，诉求人可直接向党政办公室申请临时接待，党政办公室接到申请后第一时间核实情况，确有必要的立即联系分管院领导，原则上当天安排接待，情况特别紧急的随时安排接待。临时接待可根据事项性质，邀请相关职能部门负责人、专业人员到场共同处置，确保问题得到快速有效解决。4.下沉接待。建立院领导下沉一线接待机制，每双周安排1名院领导深入教学一线、学生社区、食堂、实验室、图书馆等师生集中场所，开展现场接访活动，面对面听取一线师生的意见建议，现场协调解决师生遇到的实际问题。下沉接待的时间、地点由党政办公室提前2个工作日公示，师生可现场反映问题，无需提前预约。每年每名院领导下沉接待次数不少于6次，覆盖所有教学系部和重点后勤服务场所。5.线上接待。依托学院智慧校园平台搭建线上接待专区，每周固定接待日同步开展线上接访，轮值院领导通过视频连线、文字回复等方式接待线上诉求人，对于能够当场答复的当场回复，不能当场答复的按照线下办理流程转相关部门办理。线上接待全程录音录像，留存相关记录，办理结果通过原渠道反馈给诉求人，实现线上线下接待同标准、同流程、同时效。四、接待事项受理范围（一）受理范围1.教学科研类。主要包括课程设置、教学计划调整、课堂教学质量、考试考核安排、教材选用、实验室建设与管理、科研项目申报与立项、科研经费管理、学术交流活动、科研成果转化、师德师风建设、学术不端问题举报等方面的意见建议和投诉举报。2.学生事务类。主要包括奖助学金评定、评优评先、困难学生帮扶、就业创业指导、心理健康服务、学籍管理、转专业申请、宿舍调整、宿舍设施维修、食堂餐饮质量与价格、校园安全保卫、文体活动开展、校园文化建设、学生社团管理等方面的问题和建议。3.人事师资类。主要包括人才引进、职称评审、岗位聘用、薪酬福利发放、社保公积金缴纳、培训进修机会、考核奖惩、劳动争议、离退休人员待遇、辅导员队伍建设等方面的诉求和意见。4.行政管理类。主要包括学院制度建设、后勤保障服务、校园基础设施建设、信息化建设、财务报销流程、招标采购工作、公务用车管理、档案服务、对外合作交流等方面的意见和建议。5.党建思政类。主要包括基层党组织建设、党员发展与教育管理、意识形态工作、党风廉政建设、思政课程建设、课程思政推进、统一战线工作、工会女职工工作、共青团工作等方面的问题和建议。6.其他类。主要包括不属于上述类别但涉及学院发展、师生切身利益的合理诉求，以及对学院发展规划、重大改革举措的意见建议等。（二）不予受理范围1.已经进入司法诉讼程序、行政复议程序、劳动人事争议仲裁程序的事项，学院不再重复受理，引导诉求人按照法定程序主张权利。2.已经由纪检监察机关立案审查调查或作出处理决定的信访举报事项，接待日不予重复受理，诉求人对处理结果不服的可按照相关规定提出申诉。3.属于职能部门或教学系部职权范围内，且诉求人尚未向相关职能部门、系部提出诉求的事项，引导诉求人先向直接责任部门反映，责任部门无法解决或对处理结果不满意的，再通过院领导接待日渠道反映。4.诉求内容模糊不清、缺乏具体事实和相关佐证材料，无法核实办理的事项，告知诉求人补充完善相关材料后再提交。5.匿名诉求且未留下有效联系方式，无法联系诉求人核实情况、反馈结果的事项，不予受理。6.违反国家法律法规、公序良俗或学院规章制度的诉求，以及带有明确恶意、损害他人合法权益的诉求，不予受理并视情况追究相关人员责任。7.涉及地方政府职能、其他单位职责，不属于学院职权范围内的事项，不予受理并告知诉求人向相关责任单位反映。8.已经过院领导接待日受理并作出明确处理结论，诉求人无新的事实和证据反复来访的事项，不再重复受理，做好解释疏导工作。对不予受理的事项，工作人员要当场或在3个工作日内以书面或口头形式向诉求人说明理由，做好思想工作，不得简单粗暴拒绝。五、接待工作全流程规范（一）事前准备环节1.诉求征集与预告。每周一上午，党政办公室通过学院官网、官微、企业微信发布本周轮值院领导的姓名、职务、分管工作、接待时间、接待地点等信息，同时开放当周诉求征集通道，征集截止时间为每周二下午17:00。除了主动征集外，党政办公室还会定期梳理书记信箱、院长信箱、学生舆情、教职工代表大会提案等渠道的诉求，将涉及面广、反映集中的问题纳入接待日重点接待清单，提前安排相关院领导接待。2.预约登记。党政办公室安排1名专职工作人员负责诉求登记工作，对所有渠道收集到的诉求逐一登记造册，建立《院领导接待日诉求登记台账》，详细记录诉求人信息、诉求内容、提交时间、诉求类别等信息，做到底数清、情况明。对涉及个人隐私的诉求，登记时要进行脱敏处理，仅限相关工作人员和接待领导知悉。3.分类处置。党政办公室对登记后的诉求进行分类梳理，按照“谁主管、谁负责”的原则进行分流：属于一般业务咨询或职能部门职权范围内的简单诉求，直接转相关职能部门办理，要求职能部门在3个工作日内直接答复诉求人，并将答复结果反馈党政办公室备案；诉求人明确要求院领导接待的，或涉及多个部门、职能部门协调不了的复杂诉求，或反映集中的共性问题，纳入当周接待日安排，由对应分管院领导接待；涉及学院重大决策、长远发展的重要意见建议，提交院党委常委会或院长办公会研究讨论。4.接待准备。每周二下午，党政办公室将当周接待的诉求清单、相关政策文件、前期办理情况等材料整理成册，报送轮值院领导审阅，让院领导提前熟悉诉求情况，做好答复准备。同时通知相关陪同接待的部门负责人提前到场，调试好接待室的录音录像设备、线上接待设备，准备好相关政策文件和备用材料，确保接待工作顺利开展。（二）事中接待环节1.签到核实。诉求人到达接待室后，首先由工作人员进行身份核实，核对预约信息，引导诉求人在《接待签到表》上签字，集体来访的核对代表身份，确认代表人数符合规定。接待过程中，工作人员负责全程记录，同时维持接待秩序，无关人员不得进入接待室，确保接待的私密性和严肃性。2.诉求听取。接待领导要耐心倾听诉求人的陈述，认真做好记录，不得随意打断诉求人发言，对表述不清的地方可以适时询问，了解具体情况。对情绪激动的诉求人，接待领导和工作人员要做好情绪安抚和思想疏导，待诉求人情绪稳定后再继续沟通，避免矛盾激化。3.当场答复。对于事实清楚、政策明确、能够当场解决的诉求，接待领导要当场作出明确答复，提出具体的解决措施和时间节点，让诉求人清楚明白。对于当场能够协调解决的问题，接待领导可以当场打电话给相关部门负责人，安排立即办理，体现接诉即办的效率。4.转办交办。对于不能当场解决的诉求，接待领导要当场明确牵头承办部门、协办部门、办理时限和具体工作要求，让诉求人清楚办理的责任主体和时间安排。涉及多个部门的复杂诉求，接待领导要明确牵头领导和牵头部门，必要时当场召开协调会，研究解决方案。对于重大疑难问题，接待领导要明确提交院党委常委会或院长办公会研究的时间，及时向诉求人反馈研究结果。5.记录确认。工作人员要如实填写《院领导接待日记录表》，详细记录诉求人的基本信息、诉求具体内容、接待领导的答复意见、转办要求、办理时限等内容，记录要客观准确、字迹清晰，不得遗漏重要信息。接待结束后，记录表要由接待领导和诉求人共同签字确认，诉求人拒绝签字的，由工作人员在记录表上注明情况，并由在场的陪同人员签字佐证。（三）事后办理环节1.转办交办。接待结束后1个工作日内，党政办公室根据《院领导接待日记录表》，向各承办部门发出《诉求办理交办单》，明确办理要求、责任人和时限要求。一般诉求的办理时限为7个工作日，复杂诉求为15个工作日，特殊情况需要延长办理时限的，承办部门要提前向党政办公室申请，经分管院领导同意后可以延长，延长期限最长不超过30个工作日，同时要向诉求人说明延长理由，取得诉求人的理解。2.办理落实。承办部门接到交办单后，部门主要负责人作为第一责任人，要立即安排专人负责办理，深入调查核实情况，制定具体的办理方案，主动与诉求人沟通对接，听取诉求人的意见建议，确保办理结果符合实际、切实可行。涉及多个部门的诉求，牵头部门要主动承担协调责任，定期召开协调会推进工作，协办部门要积极配合，按照职责分工完成相关任务，不得推诿扯皮、拖延不办。3.督办检查。党政办公室建立诉求办理督办台账，对所有交办的诉求实行销号管理，每周梳理一次办理进度，对临近办理时限的诉求，提前2个工作日向承办部门发出提醒通知；对逾期未办结的，发出《督办函》，要求承办部门说明逾期原因，提出整改措施，并报分管院领导审批。党政办公室每月向院党委常委会、院长办公会汇报一次接待日诉求办理总体情况，包括诉求数量、办理进度、存在的问题、下一步工作建议等，为学院领导掌握情况、作出决策提供依据。4.结果反馈。承办部门完成诉求办理后，要在1个工作日内将办理结果反馈给诉求人，反馈方式可以是当面反馈、电话反馈、书面反馈或线上反馈，反馈时要认真听取诉求人的意见，做好解释说明工作。同时，承办部门要将办理结果报送党政办公室备案，包括办理过程、结果材料、诉求人满意度评价等内容。党政办公室要对办理结果进行审核，确保办理质量符合要求，对办理不到位的，退回承办部门重新办理。5.满意度评价。诉求办理结果反馈后，诉求人可以对办理情况进行满意度评价，评价分为“非常满意”“满意”“基本满意”“不满意”四个等级。诉求人评价为“不满意”的，党政办公室要在3个工作日内组织相关部门进行复核，查明不满意的原因，确属办理不到位的，责令承办部门重新办理，重新办理时限不超过7个工作日；确属政策不允许或诉求不合理的，要再次做好解释疏导工作，争取诉求人的理解。6.归档管理。党政办公室负责院领导接待日所有档案材料的整理归档工作，包括诉求登记台账、预约申请材料、接待签到表、接待记录表、交办单、办理结果材料、反馈记录、满意度评价表、督办记录等，档案整理要规范有序，按照档案管理规定存放，保存期限不少于5年，涉及重大问题、历史遗留问题的档案要永久保存。查阅档案须经党政办公室主任批准，严格履行登记手续，不得私自复印、泄露档案内容。7.定期公示。党政办公室每月汇总当月院领导接待日的工作情况，形成《月度院领导接待日工作通报》，隐去诉求人个人隐私信息后，通过学院官网、官微、企业微信向全院公示，公示内容包括当月受理诉求数量、诉求分类情况、办理完成率、满意度情况、典型诉求办理案例、存在的问题等，主动接受全院师生的监督。每季度形成《季度诉求分析报告》，分析师生诉求的特点和规律，梳理热点难点问题，提出改进工作的意见建议。六、工作纪律与要求（一）对院领导的要求一是严格落实接待责任。院领导要高度重视接待日工作，将其作为联系师生、改进作风的重要抓手，按时参加轮值接待，无特殊情况不得缺席，确需请假的要履行请假手续，配合做好代班安排。每名院领导每年接待师生诉求不少于40件，牵头解决重点难点问题不少于10项，下沉一线调研接访不少于8次。二是坚持实事求是。接待过程中要客观公正、依法依规，不得随意突破政策规定作出承诺，对不符合政策的诉求，要耐心做好解释工作，不得敷衍塞责、简单粗暴。三是落实首接负责制。按照“谁接待、谁负责、谁跟踪”的原则，接待领导对自己接待的诉求要全程跟踪督办，直到问题解决、诉求人满意为止，涉及多个分管领域的，由首接领导牵头协调，不得推诿扯皮。四是严格遵守廉洁纪律。不得利用接待日谋取私利，不得接受诉求人的礼品、礼金、有价证券，不得接受诉求人的宴请或其他消费安排，不得为亲友或特定关系人谋取不正当利益。五是严守保密纪律。不得泄露接待过程中涉及的国家秘密、工作秘密，不得泄露未公开的学院决策事项，不得泄露诉求人的个人隐私。（二）对承办部门的要求一是提高政治站位。各部门要充分认识院领导接待日工作的重要性，把诉求办理工作摆上重要议事日程，部门主要负责人要亲自抓、负总责，确保各项办理任务落到实处。二是提升办理质效。严格按照时限要求办理诉求，不得拖延、敷衍，办理过程中要深入调研、充分论证，主动与诉求人沟通，确保办理结果经得起检验。三是强化协同配合。涉及多个部门的诉求，牵头部门要主动担当，协办部门要积极配合，形成工作合力，共同推动问题解决，坚决杜绝部门保护主义、推诿扯皮现象。四是注重源头治理。定期梳理本部门承办的诉求，分析共性问题和深层次原因，从制度建设、流程优化、服务提升等方面入手，完善工作机制，从源头上减少同类诉求的发生。五是及时报送材料。按照要求及时报送办理结果和相关材料，不得虚报、瞒报、迟报，对办理过程中遇到的重大问题要及时向分管院领导和党政办公室汇报。（三）对工作人员的要求一是认真履行岗位职责。做好接待的各项准备工作，提前梳理诉求材料，调试设备，布置场地，确保接待工作顺利进行，接待过程中认真做好记录，及时整理相关材料。二是强化服务意识。热情接待每一位诉求人，耐心解答疑问，做好政策解释和思想疏导工作，树立良好的服务形象，不得态度生硬、冷漠推诿。三是严格遵守保密纪律。妥善保管诉求人信息和接待材料，不得泄露诉求人个人隐私，不得泄露接待过程中的涉密内容和未公开事项，不得私自留存、复制涉密材料。四是严守工作纪律。接待过程中不得随意插话、发表个人意见，不得泄露领导的未公开表态，不得擅离职守，不得利用工作便利谋取私利。（四）对诉求人的要求一是如实反映诉求。客观真实地反映问题，不得捏造事实、诬告陷害他人，不得提供虚假证明材料，对故意捏造事实、诬告陷害的，将依法依规追究责任。二是遵守接待秩序。服从工作人员的安排，按顺序进行接待，不得大声喧哗、扰乱办公秩序，不得在接待区域长时间滞留。三是理性表达诉求。尊重接待领导和工作人员，不得进行人身攻击、侮辱诽谤，不得采取极端方式要挟工作人员。四是集体来访要遵守规定。多人共同反映同一诉求的，要推选不超过5名代表，不得组织、煽动群体性聚集，不得干扰学院正常的教学、科研、办公秩序。对违反上述规定的诉求人，工作人员有权进行劝阻和批评教育，情节严重的，移交保卫部门或公安机关处理，属于学院教职工或学生的，按照学院规章制度给予相应的纪律处分。七、考核与问责机制（一）考核评价1.纳入年度考核。院领导接待日工作纳入学院领导班子和领导干部年度考核、述职述廉的重要内容，作为评价领导干部工作作风、履职能力的重要依据。承办部门的诉求办理工作纳入部门年度绩效考核，权重占部门绩效考核总分的5%，考核结果与部门绩效奖金、评优评先挂钩。2.开展年度评估。每年年底由党政办公室牵头，会同纪委办公室、人事处、工会等部门，对全年院领导接待日工作开展情况进行全面评估，评估内容包括诉求受理数量、办理完成率、诉求人满意度、热点问题解决情况、制度完善情况等，评估结果向全院通报。3.强化激励导向。对在接待日工作中表现突出、成效显著的部门和个人，学院给予表彰奖励，包括通报表扬、绩效奖励、评优评先优先推荐等，激励各部门和工作人员担当作为、服务师生。（二）责任追究1.对院领导的问责。院领导有下列情形之一的，由院党委进行谈话提醒、批评教育，情节严重的按照干部管理权限给予相应的党纪政务处分：（1）无正当理由连续2次不参加接待日活动的；（2）接待过程中敷衍塞责、推诿扯皮，导致矛盾激化，造成不良影响的；（3）对分管领域的诉求办理不督促、不检查，导致问题久拖不决，引发群体性事件的；（4）违反廉洁纪律、保密纪律，造成严重后果的；（5）其他违反接待日工作规定的行为。2.对承办部门的问责。承办部门有下列情形之一的，给予部门通报批评，扣减年度绩效考核分数，情节严重的对部门主要负责人和直接责任人给予相应的处理：（1）无正当理由逾期未办结诉求，造成不良影响的；（2）办理过程中敷衍了事、弄虚作假，导致诉求人重复来访的；（3）推诿扯皮、不配合牵头部门工作，导致问题无法及时解决的；（4）泄露诉求人个人隐私或涉密内容，造成严重后果的；（5）对共性问题不重视、不整改，导致同类诉求反复发生3次以上的；（6）虚报、瞒报办理结果，情节严重的。3.对工作人员的问责。工作人员有下列情形之一的，给予批评教育、通报批评，情节严重的给予相应的党纪政务处分：（1）接待准备工作不到位，导致接待无法正常进行的；（2）记录不真实、不准确，造成不良后果的；（3）泄露保密内容或诉求人个人信息的；（4）态度生硬、服务恶劣，引发诉求人不满的；（5）擅离职守、玩忽职守，造成严重后果的。八、配套工作机制1.诉求分析研判机制。党政办公室每季度对接待日受理的诉求进行全面梳理、分类统计、深入分析，总结师生诉求的特