红头文件归档分类管理规范

红头文件归档分类管理规范第一章总则第一条为规范本单位红头文件的归档与管理工作，确保红头文件的真实性、完整性、有效性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本管理规范。第二条本规范所称红头文件，是指本单位在行使职权、实施管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的，以红色抬头为标识的正式公文。包括但不限于决定、命令、决议、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。第三条红头文件归档分类管理应遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。所有红头文件在办理完毕后，必须按照本规范要求及时归档，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第四条本规范适用于本单位各部门、各分支机构及全体工作人员在红头文件处理、归档、管理及利用过程中的各项活动。第二章术语与定义第五条归档：指文件办理完毕后，文书处理部门或承办部门将其整理成案卷，并向档案管理部门移交的过程。第六条分类：指根据文件的内容、来源、时间、形式等特征，将文件划分为不同类别，以便于管理和利用。第七条件：指归档文件的最小整理单位。一般以每份红头文件为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。第八条全宗号：指档案馆给立档单位编制的代号。第九条保管期限：指对档案划定的保存年限，分为永久、定期（30年、10年）三种。第三章管理职责第十条档案管理部门职责（一）负责制定和修订红头文件归档分类管理规范及相关配套制度；（二）负责对各部门红头文件的形成、积累、整理和归档工作进行业务指导、监督和检查；（三）负责接收各部门移交的红头文件，并进行质量验收；（四）负责对接收的红头文件进行分类、编目、保管、鉴定、统计和提供利用；（五）负责红头文件数字化加工及电子档案管理系统的维护；（六）负责组织对到期红头文件的鉴定和销毁工作。第十一条各业务部门职责（一）负责本部门承办红头文件的日常积累和预整理工作；（二）负责按照本规范要求，对本部门办理完毕的红头文件进行分类、排列、编号、编目等整理工作；（三）负责在规定时间内向档案管理部门移交红头文件，并办理交接手续；（四）指定专人（兼职档案员）负责本部门的档案工作，确保文件材料齐全完整。第十二条信息安全部门职责（一）负责电子红头文件归档过程中的信息安全保障工作；（二）协助档案管理部门建立电子档案备份和容灾机制；（三）监督电子红头文件在传输、存储、利用过程中的保密合规性。第四章红头文件分类标准第十三条红头文件分类采用“年度-机构(问题)-保管期限”分类法。即先将归档文件按年度分开，同一年度内按机构（或问题）分类，同一机构（或问题）内按保管期限分类。第十四条年度分类（一）一般以文件签发日期的所属年度进行归类。跨年度的请示与批复，归入批复签发年度；无批复的，归入请示签发年度。（二）跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。（三）跨年度的规划、计划，归入针对年度的开始年度；针对多年的规划、计划，归入针对年度的第一年。（四）法规性文件，归入公布或生效年度。第十五条机构（问题）分类（一）采用机构分类法时，应根据文件形成或承办部门对应设置类别。对于涉及多个部门的综合性文件，通常归入主办部门。（二）采用问题分类法时，应根据文件内容所反映的问题设置类别，如：综合类、人事类、财务类、业务类、基建类、外事类等。第十六条保管期限分类根据红头文件的重要程度，划定不同的保管期限。具体划分标准详见本规范第五章《红头文件保管期限表》。第十七条红头文件归档分类代码体系为了便于信息化管理和检索，建立如下分类代码体系：一级分类（大类）二级分类（中类）三级分类（小类）类别代码说明党务管理综合党务制度建设DZ-01党内制度、规定等组织建设DZ-02机构设置、换届、党员发展宣传工作DZ-03思想教育、宣传报道纪检监察DZ-04违纪处理、廉政建设行政管理综合行政公文流转XZ-01内部通知、通报、函会议管理XZ-02董事会、总经理办公会纪要法律事务XZ-03合同审核、法律纠纷后勤保障XZ-04资产管理、车辆管理、安保人力资源人员管理招聘录用RS-01招聘计划、录用通知薪酬福利RS-02薪资调整、福利发放考核培训RS-03绩效考核、培训计划离职退休RS-04辞退、退休审批财务审计财务管理预算决算CW-01年度预决算报告资金管理CW-02融资、投资、大额资金使用审计监督CW-03内部审计报告、整改通知业务经营市场营销市场规划YW-01年度市场计划、营销方案渠道管理YW-02代理商政策、渠道建设客户服务客户管理YW-03客户投诉处理、服务标准项目管理项目立项YW-04项目批复、可行性研究第五章红头文件归档范围与保管期限第十八条归档范围凡是反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值的红头文件，均属归档范围。具体包括：（一）本单位制发的上行文、下行文、平行文；（二）上级机关主送本单位的批复、通知等；（三）同级机关或不相隶属机关商洽工作的函件；（四）本单位联合其他单位制发的文件。第十九条保管期限表各业务部门应严格按照以下标准划定红头文件保管期限：序号文件类型文件内容描述保管期限1本单位章程、规章制度本单位制定的根本性制度、章程永久2重要会议文件股东大会、董事会、监事会会议纪要、决议永久3人事任免本单位中层以上管理人员的任免通知永久4奖惩材料涉及职工晋升、降级、撤职、开除等决定永久5房产、土地证单位房屋所有权证、土地使用权证永久6上级重要文件上级机关颁发的针对本单位主管业务的重要批复永久7财务决算年度财务决算报告、审计报告永久8合同协议重大固定资产购置合同、长期借款合同永久9一般性规章制度本单位内部管理的一般性办法、规定30年10会议文件总经理办公会、专题会议纪要30年11人事管理一般人员调动、工资调整通知30年12请示与批复本单位向上级的请示及批复（无批复的请示）30年13计划总结本单位年度工作计划、总结30年14财务预算年度财务预算报告30年15合同协议一般性业务合同、采购合同30年16事务性通知节假日放假通知、一般性活动通知10年17转发文件转发上级机关的普发性文件10年18简报信息本单位编发的简报、情况反映10年19参考材料仅供工作参考的汇编资料10年第六章纸质红头文件整理规范第二十条件内文件排列（一）正本在前，定稿在后；（二）正文在前，附件在后；（三）原件在前，复制件在后；（四）转发文在前，被转发文在后；（五）复文在前，来文在后；（六）中文本在前，外文本在后；（七）不同文字的文本，除特殊规定外，汉文在前，少数民族文字文本在后。第二十一条页码编写（一）归档文件材料应以件为单位编制页码，页码位置在文件正面右上角或背面左上角。（二）有效页（有文字、图表的页面）均需编号，空白页不编号。（三）页码使用阿拉伯数字，从“1”开始连续编制。第二十二条装订要求（一）归档文件材料应去除金属钉（如订书钉、回形针），采用不锈钢订书钉、线装或档案胶粘装订方式。（二）装订应牢固，不掉页，不压字，不妨碍阅读。（三）文件过厚或幅面过大，应按照A4纸张标准进行折叠，折叠后要求幅面平整，文字图表清晰。（四）破损的文件材料应进行修整，如托裱、修补等。第二十三条盖章归档章（一）归档文件材料装订完成后，应在首页上端空白处加盖归档章。（二）归档章内容包括：全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、页数。（三）归档章式样及填写示例：全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限页数0012023015办公室30年12第七章电子红头文件归档技术要求第二十四条数据格式标准（一）版式文件：电子红头文件应转换为PDF/A或OFD格式作为长久保存格式。OFD作为国家标准版式文档，应优先采用。（二）元数据文件：元数据应采用XML格式封装，确保数据的结构化描述和长期可读。（三）其他文件：对于文本类电子文件，可同时保留CEB、RTF或DOCX等格式作为参考，但归档保存格式必须为PDF/A或OFD。第二十五条元数据采集电子红头文件归档时，必须完整采集以下元数据信息：（一）题名：文件标题；（二）发文字号：文件编号；（三）责任者：发文机关或部门；（四）日期：发文日期；（五）密级：文件保密等级；（六）保管期限：依据保管期限表划定；（七）页数：文件总页数；（八）载体类型：电子文件；（九）电子属性：电子签名、数字摘要信息；（十）关联信息：纸质文件的档号（如有）。第二十六条电子签名与验证（一）归档的电子红头文件必须包含有效的电子签名或电子印章信息。（二）档案管理系统在接收电子文件时，应自动验证电子签名的有效性，确保文件真实性、完整性和不可抵赖性。（三）对于验证失败的电子文件，系统应予以拒绝接收，并退回原承办部门处理。第二十七条命名规则电子红头文件的命名应遵循“全宗号-年度-保管期限-机构代码-件号.扩展名”的规则。例如：001-2023-30-XZ-001.ofd第二十八条存储介质要求（一）电子红头文件应存储在专用的档案服务器或存储设备中，不得存储在个人电脑或移动存储介质上。（二）电子档案实行在线存储和离线备份相结合的方式。（三）离线备份介质应选用一次写入型光盘、磁带或专用硬盘，并定期进行读取测试和介质转换。第八章归档交接流程第二十九条归档时间（一）红头文件应在办理完毕后的次月底前完成整理归档。（二）对于跨年度办理完毕的文件，应在次年第一季度内完成归档。（三）对于重大项目或专项活动形成的红头文件，应在项目结束或活动结束后三个月内完成归档。第三十条归档验收（一）承办部门在移交前，需填写《红头文件归档移交清单》。（二）档案管理部门对接收的红头文件进行逐件验收。验收内容包括：1.文件材料是否齐全完整；2.分类是否准确；3.保管期限划定是否正确；4.装订是否整齐；5.电子文件是否与纸质文件一致，能否正常打开；6.元数据是否完整。第三十一条移交手续（一）验收合格后，交接双方需在《红头文件归档移交清单》上签字确认。（二）移交清单一式两份，交接双方各执一份存档。（三）档案管理部门在接收后，应及时完成档案管理系统的数据录入和挂接工作。第三十二条归档移交清单格式序号档号文件编号题名日期页数保管期限载体类型备注12023-XZ-001国办发〔2023〕1号关于...的通知20230115530年纸质+电子22023-XZ-002..................第九章档案保管与维护第三十三条库房管理（一）档案库房应实行“三分开”管理，即档案库房、阅览室、办公室分开。（二）库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠、防有害气体等“九防”设施设备。（三）库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。（四）每天定时记录库房温湿度，发现异常立即采取措施。第三十四条档案排架（一）红头文件档案按“年度-保管期限-机构（问题）”顺序进行排列上架。（二）档案柜应标识清晰，注明存放档案的年度、机构和起止件号。（三）档案存放应实行从左到右、从上到下的顺序排列。第三十五条安全检查（一）档案管理部门应定期对库房及档案进行安全检查。（二）每半年进行一次全面检查，重点检查档案实体是否有霉变、虫蛀、破损、褪色等情况。（三）检查中发现问题应及时登记并采取补救措施，如修补、复制、数字化扫描等。第三十六条电子档案维护（一）建立电子档案备份制度，实施“3-2-1”备份策略（3份副本，2种不同介质，1份异地保存）。（二）定期对电子档案存储介质进行检测，一般每三年检测一次，发现问题及时迁移。（三）关注软件和硬件环境的变化，适时进行电子档案格式转换，确保长期可读。第十章查阅与利用第三十七条查阅权限（一）本单位工作人员因工作需要查阅红头文件，需经所在部门负责人同意。（二）查阅“永久”保存的涉密或核心红头文件，需经本单位分管领导批准。（三）外单位查阅红头文件，需持单位介绍信，经本单位主要领导批准。第三十八条查阅流程（一）查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、文件内容范围。（二）档案管理人员审核申请权限，确认无误后提供档案。（三）查阅档案应在档案阅览室内进行，不得带出室外，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料。第三十九条复制与摘抄（一）如需复制、摘抄档案内容，需经档案管理部门负责人批准。（二）复制的红头文件应加盖档案复制章，注明复制单位、日期及复制人。（三）复制件仅供内部工作参考使用，不具有正式公文的法定效力。第四十条利用登记档案管理部门应建立《档案利用登记簿》，详细记录查阅人、查阅时间、查阅内容、利用目的、审批人及归还时间，确保档案利用过程可追溯。第十一章鉴定与销毁第四十一条鉴定组织（一）本单位应成立档案鉴定小组，由分管领导、档案部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。（二）鉴定小组负责对保管期限已满的红头文件进行审查，提出存毁意见。第四十二条鉴定标准（一）对保管期限已满的档案，重新审核其是否有继续保存的价值。（二）对于仍有查考利用价值的档案，应重新划定保管期限，继续保存。