药企药品购进管理规程

药企药品购进管理规程药企药品购进管理规程1.目的:确保公司采购的药品合法,质量合格和人民群众用药的安全有效。2.适用范围本规程适用于公司采购药品的管理3.职责3.1公司总经理室负责组织公司重大采购活动的管理与审批。3.2采购部经理具体负责组织本公司采购活动的管理与审批。3.3质量管理部负责药品采购的质量验证。4.主要内容4.1严格执行公司制订的《药品购进操作规程》,坚持药品采购应遵循"了解市场,适应市场需求,择优采购,保证用药安全的"原则。4.2药品采购应择优选择合格供货方,对供货方的质量信誉、质量保证体系等进行审核评价、建立合格供货方档案。4.3供货方必须提供药品生产或经营许可证、营业执照、GMP或GSP证书复印件、法人委托书和销售人员身份证复印件等相关资料。4.4首营企业、首营品种按公司制订的《首营企业、首营品种质量审核制度》规定办理申报、审批手续,签订购货合同和购进药品必须在审批后进行。4.2采购需求的确认和采购计划4.2.1根据最低和最高库存量,以不积压,不脱销,保证供应,提出采购需求。4.2.2采购人员经授权,按药品质量情况,根据各销售部门的进销存业务动态、缺货记录,编制药品要货计划。4.2.3编制药品采购计划必须考虑购入途径、到货周期、用药的季节性及发运方式等具体情况,并考虑怕热、怕冻药品运输受不同季节气温影响等因素。4.2.4药品采购计划的主要内容:采购人员、药品名称、规格、剂型、生产企业、供货单位、计划数量、进货期限等。4.2.5药品采购计划审批(管理)：应用CMS系统控制的库存下限、缺货提示以及库存周转天数等实施管理;同时,辅以考核制度的奖惩。4.3采购实施4.3.1采购合同(含《购进协议》）:采购部在进货前应就有关贸易条款与供应厂商签定《采购合同》(附有质量保证内容）:1)明确所购药品质量应符合国家的标准和有关要求,包括交货期、售后服务,是近三个月内生产的药品(销售部门急需的品种除外)等;2）明确所购药品(国产）供货时每件包装应附产品合格证;3)明确所购药品包装、标签和说明书应符合国家有关规定和运输要求;4)明确冷藏药品等有温度要求的品种运送设施设备的温度控制与药品要求相匹配;5)药品供货数量20件以内一般只能发一个批号;50件以内不能超过三个批号;6)注明价格及交货方式,如遇价格调整,则需重新签定;7）国产药品须每批提供合格的药检报告及加盖企业印章的送货凭证；进口药品除上述外,还应附有供货单位或其质量管理机构原印章的《进口药品注册证》、《进口药品检验报告书》复印件,进口预防性生物制品、血液制品应有加盖供货单位或其质量管理机构原印章的《生物制品进口批件》,进口精神药品、蛋白同化制剂、肽类激素应有《进口准许证》；进口药材应有《进口药材批件》4.3.2签订采购合同:应由经授权的采购员签订采购合同；总经销、总代理的采购合同由采购部分管副总经理批准。4.3.3签订的采购合同应盖有供货单位原印章、批准人或经办人签字,将采购合同和订单反馈给供应商,要求供应商加盖章签字后,在一个月内寄回采购中心。并将合同编号归档保存。4.3.4采购人员应按采购计划和采购合同的要求,可通过电话、传真、E-mail等形式向供应商发出采购订单(合同),其有效期为一个月,过后如还须订购必须重新发订单(合同)。4.3.5采购人员根据采购合同将采购信息输入到CMS系统中,并生成《采购预报验收单》、电子版本的《购进记录》。4.3.6采购员应根据采购订单(合同),以不同的方式与供应厂商联系,主动询问有关发货情况,数量及到货时期,如需更改订单,则及时更改,确保采购订单(合同)的履行。4.3.7采购员应对供应商履约能力监控,对未按约定执行采购订单(合同)的,应与供应商联络进行催货,并作为供应商年度业绩评审依据。4.3.8购进药品,必须向供货方索取《增值税专用发票》（以下简称“税票"）:1）税票上应列明购进药品的名称、规格、单位、数量、金额等,如果不能全部列明所购进药品上述详细内容,应附《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖供货企业财务专用章或发票专用章和注明税票号码;2)所购进药品还应附供货单位销售出库单,包括通用名称、剂型、规格、批号、有效期、生产厂商、购货单位、出库数量、销售日期、出库日期和销售金额等内容,税票(包括清单,下同)与销售出库单的相关内容应对应,金额应相符;3）税票的购、销方名称及金额应与付款流向及金额相一致,并与各自相关财务账目内容相对应;4)企业对药品购销中发生的购销税票及票据,应按有关规定保存。4.4到货情况确认4.4.1情况处理1)符合订单:采购员根据采购到货验收信息进行确认。待供应商销售发票送达后与验收入库单匹配后交财务部准备付款。2）不符合订单：对收货中发现药品数量少于《采购预报验收单》上所预报的数量时,则按实际到货数量收货验收；如多于《采购预报验收单》或规格不符合时,则应补《采购预报验收单》后,按实际货品收货或者通知供应商提回多余或不符合规格的药品。3)对于药品质量异常情况的则按《不合格药品管理规程》执行。4.4.2实际购进记录:进货经采购人员进仓确认后自动在CMS系统中生成《购进记录》。4.4.3采购部应及时