药品记录与数据管理新规及实施指南

药品记录与数据管理新规及实施指南一、新规核心框架与适用范围我国现行药品记录与数据管理核心监管规则为2022年12月1日正式施行的《药品记录与数据管理规范（试行）》（以下简称《规范》），由国家药品监督管理局发布，是药品全生命周期监管体系下，针对记录与数据管理的基础性专门规范，取代了此前分散在不同监管文件中的碎片化要求，构建了统一的管理标准。（一）适用范围《规范》覆盖药品研制、生产、经营、使用全过程所有参与主体，包括：药品上市许可持有人（MAH）、药品生产企业、药品经营企业、药品使用单位（医疗机构）、药物临床试验机构、委托研究机构（CRO）、委托生产/经营企业等为药品活动提供技术服务的机构，所有开展药品相关活动的主体，均需要按照要求建立健全记录与数据管理制度。适用对象既包括纸质记录，也涵盖电子记录、电子数据、电子签名等全类型记录数据，明确将电子台账、电子申报数据、临床试验电子源数据、生产过程自动化采集数据等新兴数据形式纳入监管，填补了此前数字转型背景下的监管空白。（二）核心监管原则《规范》明确了四项强制性管理原则，所有活动必须符合要求：1.真实、准确、完整、可追溯：禁止虚假记录、篡改数据、遗漏关键信息，所有记录数据必须能够反映药品活动的实际过程，实现从源头到终端的全链条追溯；2.合规匹配：记录与数据管理方式应当与药品的风险程度、企业管理规模、活动复杂程度相匹配，不搞“一刀切”，鼓励企业采用信息化、智能化手段提升管理效率；3.安全保密：对涉及公共利益、个人隐私、商业秘密、监管保密要求的记录数据，必须采取足够的安全防护措施，防止泄露、丢失；4.开放共享：在符合保密要求的前提下，鼓励符合条件的电子记录数据跨主体、跨环节共享，减少重复报送，降低行业运行成本。二、药品记录管理基本要求药品记录指药品活动过程中形成的反映活动过程、条件、结果的书面或电子形式的信息载体，包括批生产记录、批检验记录、临床试验记录、采购验收记录、销售记录等所有类型文件，新规针对不同载体形式分别明确了管理标准。（一）纸质记录管理要求1.格式与内容规范：所有纸质记录应当统一设置格式，明确记录项目、填写要求、责任人权限，内容必须包含活动时间、活动主体、操作人、复核人、关键参数、结果判定等核心信息，不得缺项漏项；2.填写规范要求：记录应当即时填写，禁止提前预填、事后补记（经批准的追溯补记除外），填写应当使用蓝黑墨水或碳素笔，字迹清晰、易读，不得使用易褪色的书写材料；需要更正记录内容时，应当采用划改方式，即在错误内容上划一道横线，保持原内容清晰可辨，在划改位置注明更正后的内容、更正日期、更正人签名，禁止采用涂改、刮擦、挖补、覆盖等方式销毁原记录；3.保存与归档要求：纸质记录应当按照分类归档原则整理，存放于符合防火、防潮、防鼠、防虫、防盗要求的专用场所，保存期限严格按照法规要求执行：药品研制原始记录保存至药品上市后不少于5年，未获批的保存至临床试验终止后不少于5年；生产记录保存至药品有效期后1年，无有效期的保存不少于5年；经营采购、验收、销售记录保存至有效期后1年，无有效期的保存不少于5年，且不得少于药品有效期后1年；使用单位的处方保存期限按照《处方管理办法》执行，最低不少于1年，特殊管理药品处方保存期限更长。（二）电子记录管理要求电子记录指以电子形式生成、存储、传递的记录，新规针对电子记录的特性明确了特殊要求，核心要求是保证电子记录不被篡改、可追溯：1.系统权限管理：所有承载电子记录的信息系统必须设置分级权限，操作、复核、批准、管理员权限分别授予不同岗位人员，操作人只能使用本人账号登录操作，禁止共用账号、共用权限，系统应当自动记录所有登录、操作、修改账号信息，每一次操作都留下不可删除的审计踪迹；2.数据存储要求：电子记录应当采用不可篡改的存储方式，定期进行备份，备份应当采用离线异地存储方式，防止因系统故障、自然灾害导致数据丢失，备份数据应当可以随时调阅、恢复，每年至少开展一次备份恢复验证，确保备份数据完整可用；3.修改规范要求：电子记录需要修改时，系统应当自动保留修改前的内容，记录修改人、修改时间、修改原因，不得删除原始记录内容，审计追踪记录应当与电子记录同步保存，保存期限与主记录一致；4.迁移与转换要求：电子记录需要从旧系统迁移到新系统，或者从电子格式转换为纸质格式的，应当进行完整性验证，由两个以上岗位人员确认迁移转换后的内容与原始内容一致，签署验证记录后才可替换原记录，转换后的纸质记录应当标注来源和转换时间。三、药品数据管理核心要求药品数据指药品活动过程中产生的数字化信息，包括自动化采集的生产工艺参数、检验检测原始数据、临床试验电子源数据、申报电子数据等，新规针对数据的全生命周期管理明确了要求，核心是保证数据“可溯源、不篡改”。（一）数据分类管理要求新规将药品数据分为基础数据、过程数据、结果数据三类，分别明确管理要求：1.基础数据：包括药品注册标准、工艺规程、质量标准、岗位SOP编号、人员资质信息等静态数据，基础数据应当定期审核更新，更新应当履行批准程序，更新记录应当留存，禁止未经批准擅自修改基础数据；2.过程数据：包括生产过程温度、压力、转速参数，检验过程仪器运行参数，临床试验受试者访视数据等动态采集数据，过程数据应当实时自动采集，禁止人工事后批量录入，所有采集节点的时间戳应当准确，误差不得超过1分钟，保证数据时序的真实性；3.结果数据：包括检验报告结论、生产批次合格率、临床试验统计结果、药品销售流向数据等最终输出数据，结果数据应当与过程数据关联，可以通过结果数据溯源到原始过程数据，禁止脱离原始过程数据直接生成结果数据。（二）数据生命周期管控要求从数据生成到数据销毁的全流程，每一个环节都必须符合管控要求：1.数据生成：所有数据应当在活动发生的同时生成，原始数据应当直接存储在系统中，禁止先存储在私人设备再导入正式系统，直接采集的原始数据不得人工编辑修改，确需修改的应当记录修改原因和修改人；2.数据传输：数据在不同系统、不同主体之间传输时，应当采用加密传输方式，保证传输过程不被窃取、篡改，传输完成后应当对数据的完整性、一致性进行校验，校验记录留存；3.数据存储：数据存储应当保证存储环境符合安全要求，电子数据存储介质应当定期检查，防止介质老化损坏，敏感数据应当进行加密存储，访问需要身份验证；4.数据保留与销毁：数据保存期限与对应记录一致，保存期限到期后需要销毁数据的，应当编制销毁清单，由质量管理部门批准后实施销毁，纸质数据粉碎销毁，电子数据应当彻底清除所有存储介质中的数据，销毁过程应当有两人以上监销，监销人应当在销毁清单上签名，销毁清单永久留存。（三）电子签名与数据溯源要求新规明确认可符合要求的电子签名与手写签名具有同等法律效力，电子签名管理要求：1.电子签名应当采用可靠的电子签名技术，符合《中华人民共和国电子签名法》的要求，能够识别签名人身份、防止签名被篡改；2.每一个电子签名只能由签名人本人使用，禁止委托他人代签，系统应当记录签名时间、签名人身份信息，与对应记录数据绑定存储；3.需要跨机构使用电子签名的，应当提前确认对方电子签名的合规性，符合要求的电子签名可直接认可，不需要再补充手写签名。四、药品研制环节记录与数据管理特殊要求药品研制环节包括药物非临床研究和临床试验，记录数据是药品注册审评的核心依据，新规针对研制环节明确了更严格的要求：（一）非临床研究记录与数据管理1.非临床研究所有原始数据，包括实验动物信息、给药剂量、观测记录、检测原始数据、病理切片结果等，必须全部归档保存，不得选择性留存数据，禁止隐瞒不符合预期的阴性结果；2.采用计算机化系统采集实验数据的，系统必须经过验证，保证数据采集的准确性，审计追踪功能必须开启，所有对数据的修改都应当留下记录；3.委托非临床研究的，MAH或者委托方应当对受托方的记录数据管理情况进行审核，对所有原始记录数据拥有所有权，受托方应当完整移交所有记录数据，不得截留。（二）临床试验记录与数据管理1.源数据管理：临床试验源数据包括研究者记录的纸质病历、电子病历、实验室检验原始记录、仪器采集的生命体征数据、受试者日记卡等，源数据应当符合“ALCOA+”原则，即可归属、清晰、同步、原始、准确，同时完整、一致、持久、可获得，新规明确将ALCOA+原则作为源数据的强制标准，所有临床试验源数据必须符合要求；2.电子源数据要求：采用电子数据采集系统（EDC）的，系统应当设置权限控制，监查员、稽查员、审评人员可以按照权限调阅原始数据，系统应当保留所有修改痕迹，包括原始内容、修改人、修改时间、修改原因；3.**临床试验数据核查要求》，所有记录数据应当配合药品监管部门的核查，原始数据应当随时可以调阅，不得拒绝或者拖延提供，隐匿、篡改、伪造临床试验数据的，按照《药品注册管理办法》依法处理，三年内不受理该申请人提出的该药物临床试验申请；4.临床试验结束后，所有原始记录数据应当由临床试验机构和申请人分别保存，保存期限符合新规要求，不得提前销毁。五、药品生产环节记录与数据管理特殊要求药品生产环节的记录数据是保证药品质量一致性的核心，新规针对生产过程的自动化、信息化转型，明确了针对性要求：（一）生产过程记录管理1.每一批次药品都应当有独立的批生产记录、批包装记录、批检验记录，记录应当与生产批次一一对应，能够完整反映该批次从原料投入到成品出库的所有生产活动，批记录应当在该批次生产完成后10日内整理归档，不得拖延；2.采用自动化生产线、连续生产工艺的，生产过程参数应当由系统实时自动采集，不得人工修改，确因设备异常需要调整参数的，调整应当经过生产管理负责人和质量管理负责人批准，记录调整原因、调整时间、调整人，所有调整痕迹留存；3.物料平衡计算记录必须完整，每一个生产工序都应当计算物料平衡，偏差超过规定范围的，必须按照偏差处理程序进行调查，调查记录归入批记录，不得隐瞒偏差，未经调查不得放行产品。（二）质量控制记录与数据管理1.原辅料、中间产品、成品检验的原始数据必须全部留存，包括仪器打印的原始图谱、积分数据、仪器运行日志，不得只保留检验报告，删除原始数据；2.HPLC、GC等分析仪器产生的电子数据，必须存储在仪器指定的存储位置，不得修改原始数据文件，重新积分需要经过批准，重新积分记录应当留存，保留原始积分结果；3.不合格品处理记录应当完整，包括不合格情况描述、调查结果、处理方式，所有参与处理的人员都应当签名，不合格品销毁记录永久留存。（三）计算机化系统验证要求生产环节使用的所有计算机化系统，包括ERP系统、SCADA系统、LIMS系统、自动化控制系统等，都应当按照新规要求进行验证，验证内容包括系统功能、数据完整性、权限控制、审计追踪功能，验证报告归入企业质量管理档案，系统发生重大变更、升级后需要重新验证，未经验证的系统不得投入使用。六、药品经营与使用环节记录与数据管理特殊要求药品经营与使用环节的记录数据是保障药品流向可追溯、防范假劣药品流入市场的核心，新规针对该环节的特点明确要求：（一）药品经营企业记录管理1.药品采购记录应当包含供货单位资质、药品批准文号、药品批号、数量、日期，验收记录应当包含验收人员、验收结果、不合格药品处理情况，销售记录应当包含购货单位信息、药品批号、数量、日期，所有记录能够实现从供货单位到购货单位的全链条追溯，满足药品追溯法规的要求；2.冷藏冷冻药品的储存、运输记录，应当实时采集温度数据，温度记录保存期限符合要求，温度异常的，应当进行评估处理，处理记录留存；3.药品退货、召回记录应当完整，包含退回原因、退回批号、处理结果，召回记录应当及时报送药品监管部门，归档留存。（二）药品使用单位记录管理1.医疗机构采购验收记录应当符合要求，处方、调剂记录、病历记录应当保存符合规定期限，特殊管理药品的记录保存期限符合专门要求；2.医疗机构配置制剂的，批生产记录、批检验记录按照生产环节要求管理，保存期限符合规定；3.疫苗储存运输温度记录应当保存至疫苗有效期满后不少于五年，符合《疫苗管理法》的要求。七、委托活动记录与数据管理责任划分新规明确了委托活动中委托方和受托方的责任划分，厘清了监管边界，避免责任推诿：1.委托方对记录数据的真实性、准确性、完整性负最终责任，受托方对其承担活动产生的记录数据的真实性负责；2.委托方应当在委托协议中明确双方的记录数据管理责任，要求受托方按照新规要求建立管理制度，委托方应当定期对受托方的记录数据管理情况进行审计，审计记录留存；3.受托方应当按照要求生成、保存记录数据，接受委托方和药品监管部门的检查，及时完整移交所有相关记录数据，不得隐瞒、篡改。八、实施落地操作指南针对新规的实施，各市场主体应当按照以下步骤推进合规改造，保证符合监管要求：（一）现状梳理与差距分析第一步，开展全流程全范围的记录数据管理现状梳理：梳理本企业所有药品活动环节产生的记录数据类型，统计纸质记录和电子数据的数量、存储方式、保存期限，对照新规要求逐一排查差距，重点排查以下常见问题：电子系统未开启审计追踪功能，修改记录无痕迹；原始数据未留存，只保留结果报告；权限管理混乱，共用账号，一人多权；备份未做异地离线存储，未定期验证备份；数据保存期限不符合法规要求；临床试验源数据不符合ALCOA+原则。差距梳理完成后，形成差距分析报告，明确整改项目、整改责任人、整改期限。（二）管理制度修订完善根据新规要求和差距分析结果，修订完善企业内部记录与数据管理制度，制度应当至少包含以下内容：记录数据管理的责任部门、岗位职责，明确质量管理部门负责监督检查；不同类型记录数据的填写、生成、传输、存储、归档、保存、销毁操作流程；电子系统、计算机化系统的权限管理、验证、审计追踪管理要求；电子签名的使用、管理要求；委托活动记录数据的管理要求；记录数据的检查、内审要求。制度应当经过质量管理负责人和企业负责人批准后发布实施，对所有相关岗位人员进行培训，培训记录留存。（三）信息化系统改造升级针对现有信息化系统不符合要求的，按优先级推进改造：1.优先完成涉及生产、检验的核心系统改造，开启审计追踪功能，完善权限分级，开启操作日志记录，保证所有操作可追溯；2.建立异地备份存储机制，配置离线备份设备，制定备份计划，定期开展备份恢复验证，每季度至少验证一次，验证记录留存；3.推进记录数据电子化管理，采用电子记录替代纸质记录，符合条件的采用可靠电子签名，减少人工操作误差，提升管理效率，电子记录的元数据应当与记录同步保存；4.完成系统改造后，开展系统验证，形成验证报告，确认系统符合新规要求后，正式投入使用。（四）归档整理与合规性确认对现有存量记录数据进行整理，按照新规要求调整归档方式：1.存量纸质记录整理分类，检查保存期限，转移到符合要求的存储场所，建立检索目录，方便调阅；2.存量电子数据整理，检查数据完整性，迁移到合规的存储系统，完成数据备份，检查审计追踪记录完整；3.对整理完成的存量数据进行合规性抽查，抽查比例不低于10%，确认所有存量数据符合要求，抽查记录留存。（五）常态化合规管理机制建立新规实施后，记录与数据管理应当纳入企业常态化质量管理体系：1.将记录与数据管理合规性纳入内部审计，每年至少开展一次专项内审，检查制度执行情况，发现问题及时整改；2.每年度对相关岗位人员开展新规培训，新员工上岗前必须接受记录与数据管理培训，考核合格后方可上岗；3.配合药品监管部门的监督检查，随时能够提供符合要求的记录数据，对检查发现的问题及时完成整改，提交整改报告。九、常见违规情形与监管风险提示从近两年的监管实践来看，常见的违规情形主要包括以下类型，企业应当