烘焙食品企业组织架构设计细则

烘焙食品企业组织架构设计细则烘焙食品行业这几年发展变化很快，从街角的小夫妻店，到跨区域的连锁品牌，再到做全国供货的大型中央工厂，不管规模大小，很多企业都遇到过同一个问题：架构没理顺，要么一人身兼五六职，出了问题找不到责任人；要么盲目搭架子，部门岗位置满了，人浮于事成本高，最后拖垮了生意。我做烘焙行业相关的咨询也有快十年了，见过太多产品做得好但因为架构混乱做不下去的牌子，也见过小品牌靠着清晰的架构一步步稳扎稳打做成区域头部。所以一套适配自身情况的组织架构，绝对是烘焙企业活下去、长得大的基础，接下来我就从实操角度把设计细则说清楚。1烘焙食品企业组织架构设计的前置依据与基本原则做架构设计不是上来就画格子分部门，得先把自己的家底摸清楚，定好设计的大方向，不然都是空中楼阁。1.1前置设计依据1.1.1企业规模与发展阶段这个是最核心的依据，刚开的单店和开了几十家店的连锁，不可能用一套架构。十来个人的初创团队非要设五个总监，纯粹是浪费钱；百人规模的中央工厂还靠创始人一个人盯所有事，不出问题才怪。所以第一步必须先明确自己处于哪个发展阶段，再对应做设计。1.1.2业务模式差异烘焙企业的业务模式差得很多，有的只做线下门店ToC零售，有的主打给酒店、咖啡店、企业做ToB供货，还有的做线上电商、直播代发，不同业务对岗位的需求完全不一样。做线上外卖的必须有专门的运营和客服，做ToB的必须有专门的大客户销售，不能一概而论。1.1.3食品安全合规要求烘焙属于食品行业，食品安全是红线，架构设计必须把合规要求放在前面，不管企业多小，品控这个环节不能省，不能为了省钱让做生产的人同时管品控，既当运动员又当裁判员，很容易出问题。1.2设计的基本原则1.2.1权责清晰不交叉同一个事只能交给一个部门或者一个人负责，不能你也管我也管，比如原材料进货，不能生产部进一批、门店又进一批，最后库存乱了，成本算不清，出了质量问题互相推锅。我之前接触过一个开两家店的老板，就是让两个店长各自进货，结果同一个面粉，两个店进的价格差了一块多钱，还进了两批不同品牌的，做出来面包味道不一样，老顾客都跑了，这个就是权责交叉的教训。1.2.2精简高效不冗余能一个人干成的事不要设两个人，能不新增部门就不要新增，初创阶段能兼职就兼职，省下的人力成本投到产品里比什么都强。很多老板刚有点起色就想着搭班子撑门面，招一堆行政、人事、总监，结果产品赚的钱还不够发工资，很快就撑不下去了。1.2.3合规优先兼顾人性化烘焙行业大部分从业者都是年轻人，很多人是因为喜欢烘焙才入的行，架构设计不能只讲效率不讲人情，要给员工留成长的空间，也要考虑行业淡旺季的特性，不能不管忙闲都硬套固定架构，既要让企业转得动，也要让员工待得舒服。说完了设计的前提，接下来我们按发展阶段从低到高，说不同阶段的核心层级架构怎么设计。2不同发展阶段烘焙企业核心层级架构设计2.1初创期（10人以下，单店或小型手工作坊）架构设计这个阶段企业核心目标是活下来，验证产品和模式，所以架构越简单越好，不要搞复杂的层级，一共就两级足够。2.1.1核心决策层一般就是1-2个创始人，也就是我们常说的店老板或者主理人，主要管三件事：一是定产品方向和定价，找稳定的原材料供应商；二是管核心的现金和账目；三是盯核心产品出品，这个阶段创始人自己就是最好的招牌，核心产品最好自己盯。2.1.2一线执行层只需要分两个大类就可以，一类是产品岗，就是主烘焙师、裱花师、学徒，负责做产品、备料、生产区域清洁；另一类是门店服务岗，负责收银、接待顾客、打包、门店卫生，品控可以由创始人或者主烘焙师兼任，不用专门招人，财务可以找外面的代账公司，只要做好每日现金记账就行，这样算下来，一个单店三四个人就能转得起来，成本压得很低。我一直建议初创单店不要急着招专职店长，刚开的店流量没那么大，创始人自己盯门店完全没问题，省下的五六千块工资，换成更好的原材料，产品口感提升一大截，比雇个店长撑门面有用多了。2.2成长期（10-50人，2-5家门店或小型中央工厂）架构设计这个阶段企业已经验证了模式，开始扩张，就必须把分工明确出来，做成三层架构：决策层-部门管理层-一线执行层，不然创始人根本盯不过来。2.2.1决策层就是核心创始人团队，如果有合伙人的话，明确好各自的分工，比如一个管产品生产，一个管运营销售，不要模糊权责，所有大的方向、新开门店、大额投资都由决策层拍板。2.2.2部门管理层必须分出来四个独立的核心部门，每个部门一个负责人：第一个是生产部，如果有中央工厂就管工厂生产，如果是门店现烤就管所有门店的烘焙技术标准；第二个是品控部，这个阶段必须独立出来，不能再兼职了，店多了创始人盯不过来，品控负责人专门管原材料验收、生产过程卫生检查、成品抽检，直接对创始人负责；第三个是门店运营部，管所有门店的店长、日常运营、销售目标；第四个是财务部，专门管成本核算、现金流、工资发放，这个阶段业务多了，代账已经满足不了需求，必须有自己的专职财务。2.2.3一线执行层就是每个部门下面的基层员工，生产部的烘焙师、裱花师、学徒，品控部的巡检员，运营部的店长、店员，财务部的出纳、会计，每个员工只需要对自己部门的负责人负责，不要跨部门乱指挥，这个阶段把分工理清楚，创始人就能从日常琐事里脱出来，专心想扩张的事。2.3成熟期（50人以上，多门店连锁或规模化中央工厂，多渠道业务）架构设计这个阶段企业已经有稳定的营收和规模，需要规范管理，做成四层架构：战略决策层-中心管理层-部门执行层-一线员工层，保证大团队运转有序。2.3.1战略决策层就是创始核心团队或者董事会，主要管品牌长期发展方向、新市场拓展、大额投资、核心高管任免，不用管具体的日常事务。2.3.2中心管理层按模块分成六个核心中心：生产研发中心、品控安全中心、运营销售中心、供应链中心、财务行政中心、品牌营销中心，每个中心设一个负责人，对决策层负责，统筹中心内所有业务。2.3.3部门执行层每个中心下面拆分具体的部门，比如生产研发中心下面拆成中央生产部、新品研发部、设备维护部；运营销售中心下面拆成线下门店管理部、ToB销售部、线上运营部，每个部门有部门主管，负责落实中心的要求，带团队完成目标。2.3.4一线员工层就是各个岗位的基层员工，按部门归属做好本职工作。这个阶段分工明确，但也要注意不要太僵化，要给跨部门沟通留空间，不能研发自己做了新品直接扔给生产，生产直接卖，卖不动了全怪研发，那肯定不行。讲完了不同阶段的层级架构，接下来我们把每个核心部门的具体设计细则和权责说清楚，这是架构落地的关键。3核心部门架构设计细则与权责划分3.1生产研发模块生产研发是烘焙企业的核心，所有业务都是围绕产品转的。3.1.1生产模块小型单店里，生产模块就是主理人带1-2个学徒，明确主理人负责核心产品制作、配方管控，学徒负责备料、清洁、辅助加工，绝对不允许学徒随便改动配方，保证每一款产品出品稳定。大型中央工厂里，生产模块按流程拆成不同班组：备料班组、面团加工班组、烘烤班组、裱花班组、包装班组，每个班组设一个组长，每天登记产能、出品合格率，哪一个环节出了问题直接找组长，责任到人，避免出现批量不合格产品没人负责的情况。3.1.2研发模块成长期以上的企业必须有专门的研发岗位，研发不能只待在实验室里闭门造车，核心权责有三个：第一是定期市场调研，逛同行的店，看当下的流行趋势，比如这几年流行减糖、低卡，研发就要及时调整现有产品的配方，还要开发符合趋势的新品；第二是和一线销售、门店沟通，定期收集顾客的反馈，比如很多顾客说我们家芋泥款太甜，研发就要对着改，不能自己觉得好就完事；第三是给一线生产员工做培训，新品出来之后，要把标准化的配方、操作步骤教给所有烘焙师，保证不管哪个店、哪个师傅做出来，味道都是一样的，这个对连锁品牌来说太重要了。3.2品控安全模块品控是烘焙企业的生命线，一次食品安全事故就能把做了很多年的牌子砸没，所以架构设计上必须把品控放在独立的位置，直接对最高决策层负责，不能归生产部管。3.2.1原材料入口品控不管企业多大，都必须有专门的人负责原材料验收，送过来的面粉、黄油、鸡蛋、水果，每一批都要查合格证、生产日期，闻味道看状态，不合格的直接退回，绝对不能因为便宜就收下，我之前听过一个小作坊，贪图便宜收了一批临期过期的黄油，做出来的面包有哈喇味，被顾客举报到监管部门，直接就关门了，这个就是省了品控的钱，亏了整个生意。3.2.2生产过程品控主要盯两个点，一个是人员和工具的卫生，员工操作有没有按要求戴手套、戴口罩，工具有没有按时消毒，生熟食材有没有分开放；另一个是储存条件，冷冻面团有没有按要求放零下十八度的冷库，冷藏奶油有没有按要求控温，这些细节出问题，不仅产品坏了，还可能吃出安全问题。连锁品牌的品控员要固定每周巡店，每家店都要查，查出问题记下来，给整改期限，到期没整改的直接处罚，不能讲情面。3.2.3成品出口品控成品做好之后，要检查外观有没有问题，有没有混进异物，保质期标签有没有贴对，信息对不对，不合格的直接销毁，绝对不能流向市场，别想着省这点成本，卖出去出问题，赔的钱比这点成本多十倍都不止。3.3运营销售模块这个模块直接对接市场，负责把产品卖出去，赚回营收。3.3.1线下门店运营单店就是店长管日常排班、盘货、处理顾客投诉、传达总部的要求；多门店连锁就是设区域经理，一个区域经理管3-5家店的店长，每个月定销售目标，跟进完成情况，帮店长解决遇到的问题，比如顾客投诉、人员短缺这些，不用总部直接管到每个店员，效率高很多。3.3.2ToB业务运营做企业客户供货的，必须设专门的大客户销售岗，负责开发新客户、维护老客情、对接订单需求，还要设专门的售后岗，客户说产品有问题，24小时之内必须上门处理，换退货及时，ToB生意靠的就是长期合作，服务跟不上很容易丢客户。3.3.3线上业务运营做外卖、电商、直播的，必须把线上运营做成独立的岗，不能让门店店员兼职，因为线上平台要求五分钟之内回复顾客消息，活动报名、流量维护都需要专门花时间盯，店员忙着收银做产品根本顾不过来，晚回一会儿消息，平台就给你降流量，订单直接掉一半，所以必须有专人负责。3.4供应链与后勤模块这个模块是企业运转的保障，很多企业不重视，最后出问题都出在这。3.4.1供应链模块小门店创始人可以兼采购，但是大一点的企业必须有专门的采购岗，负责找靠谱的供应商，定期对比不同供应商的质量和价格，保证原材料稳定供应，价格合理，仓储岗要负责原材料和成品的储存，按要求分类存放，定期盘点，避免原材料放过期了都不知道，造成不必要的浪费。3.4.2财务行政模块财务主要管成本核算，每个产品的原料成本、人力成本算清楚，哪个产品赚钱哪个不赚钱，一目了然，不要糊里糊涂卖了一年，最后不知道赚不赚钱。行政主要管人事招聘、员工社保、日常办公物资，还有员工的培训和福利，烘焙行业员工流动性本来就大，多给员工一点关怀，比如定期组织新品试吃会，忙完旺季组织团建，给想学技术的员工提供内部培训机会，能留住人比什么都重要，我见过很多企业，员工干了两三年，对品牌熟得很，走了之后重新招人培训，成本高得很，所以人性化的后勤管理真的很重要。架构设计不是一劳永逸的，企业在发展，架构也要跟着调，最后我们说说怎么动态调整优化。4组织架构的动态调整与人性化优化4.1定期复盘调整我建议企业每半年做一次架构复盘，看看现在的架构能不能适配当前的业务，比如原来线下占90%的营收，做了一年线上之后，线上占了一半了，那就得把线上运营从运营部分出来，做成独立的部门，加人手；如果开拓了新的城市，那就得加区域管理岗，不能还靠总部直接管。如果某个部门天天没事干，人多活少，那就及时合并精简，不要养闲人。4.2灵活适配行业特性烘焙行业淡旺季很明显，节假日比如情人节、中秋节、圣诞节，订单能比平时多好几倍，平时又比较闲，所以架构设计的时候不要招太多固定全职员工，忙的时候可以和当地的烘焙学校合作，找学徒兼职，或者让闲置的行政后勤人员帮忙搭把手，这样既不会闲的时候浪费人力成本，也不会忙的时候没人手，灵活得很。另外还可以开放内部轮岗，比如做店员的员工想去学烘焙，做销售的想去学研发，只要符合条件，就给机会轮岗，这样既满足了员工成长的需求，也给企业培养了后备人才，我认识一个连锁品牌的老板，就一直坚持内部轮岗，现在大部分店长和部门主管，都是从基层店员一步步升上来的，对企业的忠诚度特别高，比外面挖来的高管好用太多了。4.3建立跨部门协作机制架构分了部门，不是让大家各干各的，要建立固定的跨部门沟通机制，比如每个月开一次碰头会，研发说这个月要出什么新品，品控说有什么合规要求，销售说顾客有什么需求，一起碰，不要各干各的，