采购财务结算管理流程

采购财务结算管理流程

1、目的

为规范采购资金请付，加强供应商对账管理，规范财务流程，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于公司采购部所购买的各种物资，包含固定资产采购。

3、职责

采购部:负责采购支付结算及与供应商账务核对工作准确；

财务部:负责按制度执行支付结算规定；

4、程序内容

4.1合同管理

?对长期合作的供应商，大额物料采购，固定资产采购（非小额电子产品），工

程劳务等，应签订采购合同;对其他能签订采购合同的尽量签订采购合同；确实无法

签订采购合同的，应控制风险；

?采购合同签订必须符合合同法的规定，至少应包含物料名称、单价（区分含

税与不含税）、数量、交货时间及地点、检验检测标准、付款约定及发票约定、合

同双方名称、签订时间、质量不合格的处罚、交期延迟处罚等事项。

?预付款规定：合同对预付款应设定上限，根据合同不同设定标准不同；材料采

购尽量取消预付款。若有预付款，上限不能超过3（限工程服务类合同预付款不能

超过10%;合同只能约定一次预付款;后续请款必须附上发票，全额支

付（除质保金外）的款项申请必须有仝额发票及相关单证；

?采购应建立供应商合同台账，并跟踪合同执行状况，包含支付进度、发票、

质保时间等。

?采购合同应约定成交金额为含税价;若为不含税价，也特别说明，说明谁负

责开具发票及费用承担

?大额或重要的合同，包含分期付款项目的，需复印一份交财务存档。

4.2发票管理

?采购对收到的发票应及时办理付款或核销流程，不能人为积压或扣压发票，

一经发现，严格处罚，给予警告、严重警告等处罚，情节严重的，给予开除处分。

?发票丢失，丢失人员需立即告知财务部，财务人员对丢失人员进行业务指

导，可采取措施补要发票，或挂失发票、登报作废，发生的相关手续费，由丢失责

任人员全额承担;对不能要回发票的，对相关责任人按对应的税率计算的税额进行

相应处罚。

?采购人员应按照合同或项目进行发票归集或核销.

?发票的抬头名称必须是合同供应商的全称，不能是供应商的简称、或其他与

此条件不一致的各类型情况。

?发票移交需办理登记手续，双方签字确认；

4.3付款管理

4.3.1预付款管理

?采购申请预付款，应附采购合同、支付证明单;没有合同的不准请付预付

款，除非有十分紧急特殊情况。

?财务应审查付款单证、流程、金额、公司名称等是否均符合规定，符合标准

给予支付，不符合应拒绝支付。

・3.2进度款管理4

?采购申请进度款，财务应审查是否有送货单（工程有计价单）、入库单、发

票、采购合同、支付证明单;

?支付证明单（合同付款）应注明合同号、已付款金额、本次请款金额及未付款

金额；

?全部到货后申请所有款项或除质保金外的款项，采购应附上剩余的所有发

票，财务进行审核；

4.3.3尾款管理

?尾款指合同最后一笔款项支付或最后一笔质保金的支付；

?最后一笔随货到厂的尾款支付，需按照进度款支付的方式进行；同时注意这

个合同的清理。

?支付质保金，只需附支付证明单，证明单上写清楚支付的详细情况，含合同

号、质保金额、支付对象名称；

4.3.4付款审批流程

?审批流程1：采购员采购负责人应付会计贬务经理；

此流程适用小额交易或正常物料采购审批流程；

?审批流程2:采购负责人正（副）总经理应付会计财务总监；

此流程适用大额材料采购、固定资产采购、大额的施工工程合同；大额指金额

30000元及以上；以及采购后的事后审批付款。

事前审批:大额材料采购，需事前提交申请，审批同意后方可进行采购；

流程如下:采购负责人正（副）总经理；

事前审批需提交合同、或预算明细、或协议明细等。

?所有审批人对自己审批的资金出现问题，由审批人负责;根据损失产生后责

任人是否能追回，限期内能追回，不予追究责任;不能按期追回，或依据损失程度

决定处罚金额，或全额赔偿，有一定比例协商赔偿，采取一事一议的方式确认;造

成公司重大损失的，同时取消审批权限3个月；

?采购付款时间需提前准备好各类型单据，财务对采购对接的时间一般限定于

每周一、周三、周五，采购需根据自己的安排计划提前将单据交财务审核;对确实

特别紧急重大的事情，原则上不能违背此项规定，但可灵活处理。

4.4对账管理

?采购部应每笔成交与供应商进行核对确认；

?采购部应每单合同执行完毕后与供应商进行核对确认；

?采购部应每月与供应商进行欠款、发票等项目进行核对确认无误；

?财务部每季度结完账后，打印供应商对账单，要求采购与供应商确认清楚，

将核对后的单证交财务检查，并将错误金额进行调整；

?年度审计时，采购部应提前通知供应商进行年度全面对账，并按照会计师事

务所回函要求进行回函。

?