采购合同管理规定 (一)

上海华银科技股份有限公司

选购合同（订单）管理方法

第一章总则

第一条为加强上海华维科技股份有限公司（以下简称“公司”）选购管理工

作，满意生产经营须要，规范选购行为，防范选购风险，维护公司利益，现依

据国家相关法律法规，结合公司实际状况，特制定本方法。

其次条本方法适用于公司生产所需物料以及公司经营所需各种物资的对外选

购合同的签订、履行和管理工作。

第三条本方法明确了公司选购部门及相关部门的职责，规定了从选购申

请、选购合同订立、履行和合同资料保存的详细内容和限制要求。

其次章职责

第三条职责分工

（一）公司选购部门选购员负责选购合同签订前的合同询价、议价、调

研，以及详细的选购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，以及选购合同履

行过程中的跟踪，依据合同规定的期限内把选购物资供应应选购授权部门；

（二）公司法务人员友选购合同内容的合法性和可能产生的风险进行把关；

（三）公司选购部门总经理和公司分管副总经理及以上对选购合同进行

审批；

（四）公司选购部门合同管理员负责选购合同盖章和合同保管工作；

（五）公司财务部负责选购合同货款的筹措和支付工作；

（六）公司技术质量部负责合格供应商评定工作；

（七）公司选购申清部门负责选购物资的质量检验工作；

（八）公司其他职能部门在各自部门职责范围内对选购合同的管理供应支

持。

第三章选购合同的订立

第四条选购申请

公司选购部门选购员依据ERP系统已安排的物料选购单在入库管理“选购

合同”模块中录入、提交选购合同。

各级授权领导对应选购金额授权范围在“选购合同”模块中干脆进行审批。

第五条选购合同的形式

选购合同的订立必需实行书面形式，经签约双方协商的有关修改选购合同的

文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

第六条选购合同的内容

选购合同（或订单）包括但不限于以下基本内容：

一一企业名称、地址、当事人姓名和联系方式；

——标的全称、价款或酬劳；

——数量和规格型号；

——质量和技术要求；

——履约方式和期限、地点；

---验收标准和方式；

一一付款方式和期限；

一一售后服务及其他实惠条款；

—违约责任和解决争议的方法。

这些内容应编写齐全，各项内容的条款应当明确、详细，文字表达要严谨，书

写要工整。

第七条选购招标

（一）依据国家与公司相关规定，对于大宗物资（总价在30万以上以上的物资）

的选购，须实行招标；

（二）重要设备、材料等物资的选购和服务选购，单项合同估算价在30万

元人民币以上的；

（三）单项合同估算价低于第（一）、（二）项规定的标准，但项目总投资额或

年度选购安排在100万元人民币以上的；

（四）公司选购部门招标业务部负责详细的招标事宜，公司招标工作小组负

责评标报告的审定及中标人的确认，并报公司总经理批准。

第八条选购合同的法务审核

对于在公司格式选购合同中增加相关条款的，或运用供应商供应的选购合

同文本的则必需填写“合同法律评审申请单”提交公司法务人员审核，法务人员应

从合规性及规避公司经营风险的角度提出审核看法，选购员应依据审核看法对选

购合同文本进行修改后方能与供应商签订选购合同。

第九条选购合同签约权限

依据选购合同标的金额各级经授权的代理人应依据公司相关部门发布的授

权范围及代理权限规定，在选购合同授权代理人处签章，选购员作为经办人亦

必需在选购合同签字。

第十条公司选购部'［合同管理员在供应商完成签章及公司授权代理人签章

后，在选购合同上加盖选购合同专用章。

第四章选购合同履行

第十一条在选购合同履行过程中，选购员要对供应商供货状况进行跟踪，

以确保在合同规定的期限内把选购物资供应应选购申请部门。

第十二条在合同履行过程中出现下列状况之一时，选购员应刚好向部门领导

和选购申请部门通报并报告相关公司领导，并依据国家相关法律法规和公司有关

规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

（一）由于不行抗力因素导致合同不能接着履行的；

（二）由于供应商在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的；

（三）由于状况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我

方重大损失的；

（四）其他合同约定或法律规定的情形出现。

第十三条当选购合同发生纠纷时，选购申请部门和选购员应协作公司法

务人员与供应商协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，由法务人员负责办理相

关事宜。

第十四条供应商供应的选购物资送到选购申请部门后，选购员应刚好

在ERP系统做好选购入库申请后送检，检验合格后，依据发票做入库结算申请。

对于检验不合格的物资，依据公司选购物资退/换货管理规定执行。

第五章合同管理纪律要求

第十五条参加合同签订和合同管理的人员不得出现下列状况，否则公司将视其

性质和情节轻重赐予责任人相应行政处分。

（一）泄露或私自更改合同内容；

（二）在合同制订、签订的过程中出现严峻的不负责行为;

（三）违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的；

（四）管理不善丢失合同。

第十六条触犯刑法的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。

第六章合同资料管理

第十七条公司选购部门负责选购合同资料的收集、汇总、保存和归档工作。

第十八条公司财务部负责选购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的保存和

备份工作。

第十九