内部办公流程简化优化方案

内部办公流程简化优化方案（第一人称版本，笔者为公司行政部流程管理负责人）我在公司负责内部流程管理工作快五年了，眼看着公司规模从不到一百人扩张到四百多人，业务板块越铺越开，来找我吐槽流程繁琐的同事也越来越多。不管是跑项目的业务人员，还是做日常管理的职能岗同事，几乎每个人都有过被冗长流程折腾得头疼的经历。就说几个月前，业务部一位项目经理来找我，说他走一笔不到八千块的项目差旅费报销，前前后后等了七天还没走完审批，耽误了信用卡还款，语气里满是无奈。那段时间我平均每天都要接到三四个催办流程的请求，看着大家明明有更重要的工作要做，却把大把时间耗在等签字、填重复表格上，我就下定决心，一定要沉下心把所有流程梳理一遍，拿出一套能真正解决问题的简化优化方案。经过一个多月的全员访谈、流程梳理和试点测试，最终形成了这套完整方案。1方案出台背景与总体目标1.1方案出台背景最近几年公司业务扩张快，内部流程都是随着业务增长一点点加上去的，很多时候出了问题就加一个审批环节，久而久之就变成了“层层加码”，现在全公司大大小小的内部办公流程有一百二十多个，其中超过六成的流程审批环节在四个以上，还有近两成的流程审批环节超过七个。我粗略统计过，全公司每个月光花在流程填报、审批跟进、催签上的人工时间，加起来超过了一千个工时，相当于五个全职员工一个月啥都不用干，就处理流程。很多同事跟我说，现在不是流程服务工作，是工作围着流程转，有时候为了等一个签字，项目推进都要耽误，所以这次简化优化，不是我们没事找事做调整，是真的顺应大家的需求，解决实际的痛点。1.2优化总体目标我们这次优化不搞形式主义，核心目标就三个：第一是给一线员工减负，把大家从无效的流程工作里解放出来，把时间花在核心业务上；第二是提升整体办公效率，把平均流程办理时间压缩一半以上；第三是做到放权不放责，简化不代表放松管理，在提升效率的同时守住风险管控的底线，不让流程简化变成管理混乱。2现有内部办公流程的核心问题梳理在做方案之前，我们给全公司发了调研问卷，一共收回了三百多份有效反馈，再结合我们日常受理的流程问题，梳理出了四个最突出的核心问题。2.1审批层级冗余，权责不对等最典型的就是小金额日常事项也要层层审批，就拿最常见的部门办公用品采购来说，原来的流程是申请人填单→部门主管签字→部门总监审批→行政审核库存→行政经理审批→财务部审核预算→财务经理审批→分管副总审批，整整八个环节。其实百分之八十的办公用品采购都在部门月度预算范围内，金额大多不到一万块，就算出问题也都是小问题，完全没必要让副总级别再签字。我自己都记不清多少次，帮同事拿着审批单去各个领导办公室堵门签字，领导出差就要等好几天，好好的事硬生生拖出延期，这种情况真的太常见了。2.2信息不互通，重复填报耗时耗力原来我们的OA系统、财务系统、人事系统都是分开上线的，互相不同步，同一个信息要填好几遍。我之前帮新来的实习生办入职，她前前后后填了八张表格，人事要三张、财务要两张、IT要两张、行政要一张，内容全都是姓名、部门、岗位、联系方式这些基础信息，她填完跟我说“姐我手都酸了，怎么每个部门都要填一遍一样的内容”，我当时听了特别尴尬，确实这么多年我们都默认了这个规则，没人想着改，其实完全没必要。还有报销的时候，OA填一遍基础信息，财务系统还要再填一遍，附件也要上传两次，有时候网络不好，传好几次都失败，半天时间就耗进去了。2.3跨部门协同机制缺失，办事人“多头跑”但凡涉及两个以上部门的事项，原来都是申请人自己跑每个部门签字对接，比如申请办公场地调整，原来要申请人先找行政报需求，再找物业登记工位，再找IT预约搬网络电话，再找财务登记场地费用分摊，四个部门跑下来，少则一个星期多则半个月，要是哪个部门负责人不在，还要继续等。之前业务部一个新项目团队要进场，前前后后搬场地花了半个月，错过了客户约定的项目启动时间，当时整个团队都怨声载道，这个问题真的不得不改。2.4无效流程堆积，占用大量核心人力这么多年积累下来，很多流程早就没用了，但是还一直保留着，比如原来要求每个部门每个月报三次人员在岗情况，现在我们人事系统已经能自动统计考勤了，这个月报完全就是多余的；还有的流程要求同一个事项走两遍审批，先报方案再报执行，其实内容基本没变，就是多走一遍流程。我们行政部三个负责流程管理的人，每个月有一半的工作时间都用来跟进催办这些无用流程，本来我们要做员工福利、企业文化建设这些核心工作，根本抽不出时间，真的是捡了芝麻丢了西瓜。3具体简化优化实施措施针对梳理出来的问题，我们结合大家的反馈，制定了五个方面的具体优化措施，已经在三个部门做了一个月的试点，效果非常好，现在可以全公司推广。3.1梳理权责边界，推行分级授权审批，砍掉冗余层级我们把所有流程按照事项类型和金额大小做了分级，明确每个层级的审批权限，砍掉不必要的中间环节。具体来说，凡是在部门年度预算范围内，金额在一万块以下的日常采购、差旅报销，只要部门负责人审批签字就可以直接进入执行环节，财务不需要事前审批，只需要月底统一核销对账；金额在一万到十万之间的，需要部门负责人、财务负责人两级审批，不需要再找分管副总；十万以上的重大事项，再走原来的高层审批流程。这样调整之后，百分之八十的日常事项都砍掉了至少三个审批环节，原来平均要走三天的流程，现在大半天就能走完，试点部门的同事都说，现在再也不用天天盯着审批进度等消息了。3.2打通系统数据壁垒，实现信息一次填报多部门共享我们已经协调信息部把OA系统、财务系统、人事系统做了数据对接，现在申请人只要在一个系统填一次基础信息，所有需要用到这个信息的部门系统都会自动同步，不需要重复填写。原来要求重复上传的附件，现在统一存在OA云盘的个人空间里，所有审批环节都可以直接调阅，不需要每个环节重新上传一次。就拿报销来说，原来要填五张表，上传三次附件，现在只需要填一张报销单，写清楚金额和事由，其他的部门、申请人、项目编号这些信息都会自动从系统里带出来，十分钟就能填完，我算了一下，大家填单的时间平均减少了百分之七十，真的是实打实的减负。3.3重构跨部门协同流程，变“申请人跑”为“内部转”现在所有跨部门事项，我们都设定了一个主办部门，申请人只要把需求提交给主办部门，剩下的所有内部对接、审批环节都由主办部门负责跟进，申请人只需要等最终结果通知就行。还是拿办公场地调整举例，现在申请人只要在OA上提交调整需求，行政部作为主办部门，会自动把需求转发给物业、IT、财务，各个部门做完审批和准备工作之后，行政部直接通知申请人进场搬场地，申请人根本不需要跑各个部门对接。我们试点的时候，最快三天就完成了一个十个人团队的场地调整，原来要半个月，效率提升不是一点半点。3.4全面清理存量流程，合并砍掉无效重复事项我们对现有的一百二十多个流程做了全面清理，一共砍掉了十七个完全没用的无效流程，比如已经被系统替代的手动人员统计报表、早就取消的项目事前备案要求等等；同时把十二个内容重复的流程合并成了四个，比如原来每个月要分开报的考勤、部门工作小结、人员变动情况，现在合并成一张月度部门动态表，每个月只需要报一次；原来新员工入职要跑七个部门签字，现在改成一站式办理，人事提前把所有手续办好，员工来了只需要签一次字就能领工牌入职，不用再跑各个部门。这次清理之后，全公司的流程总量减少了近四分之一，大家的工作量真的少了好多。3.5设置弹性绿色通道，兼顾流程规范与办事效率针对业务部门经常遇到的突发紧急事项，我们专门设置了绿色通道，要是遇到客户临时要求付款、紧急采购项目物资这种来不及走完全部流程的情况，只要部门负责人签字确认，就可以先走执行，三个工作日之内补全所有审批材料就行，不用因为等流程耽误项目进度。之前试点的时候，业务部有一笔紧急的供应商款项要付，原来要等一周审批，走绿色通道当天就完成了付款，没影响和供应商的合作，当时业务总监专门跟我说，这个调整真的太懂业务了，解决了我们的大麻烦。4优化方案落地保障措施简化流程不是放松管理，我们也做了四项保障措施，确保方案能平稳落地，不会出管理漏洞。4.1做好系统升级与全员培训信息部已经完成了系统对接改造，我们也做了详细的操作手册和十分钟的操作小视频，发到了公司的内部交流群里，接下来我们会每个部门安排一次半小时的培训，行政部也安排了专门的对接人，大家有任何操作问题都可以随时找对接人帮忙，不会让大家摸不着头脑。4.2建立常态化反馈调整机制流程优化不是一劳永逸的，我们会每个季度发一次匿名调研问卷，收集大家对新流程的意见，哪个环节还是麻烦，哪个地方有问题，我们都会记下来，每半年做一次调整优化，跟着大家的需求改，永远不会改完就不管了。4.3落实分级风险管控，避免简化后出现管理漏洞很多人跟我说，简化审批会不会出问题？其实我们早就考虑到了，分级授权之后，每个层级的责任非常明确，部门负责人审批的事项，出了问题直接找部门负责人，财务每个月会对一万以下的事项做不低于百分之二十的抽样检查，一旦发现违规审批，直接收回部门的授权，而且所有流程都在系统留痕，每一步谁审批的、什么时间批的都清清楚楚，根本不会出现乱办事的情况，我们是砍掉不必要的环节，不是砍掉监管。4.4做好宣贯引导，获得全员认同很多同事做习惯了老流程，刚开始改肯定会不习惯，我们已经开了两次全员宣讲会，把优化之后的好处跟大家说清楚，也收集了大家的疑问一一解答，接下来也会随时回应大家的问题，慢慢让大家适应新流程，真真切切感受到简化带来的好处。5方案预期效果与总结总的来说，我们做这次内部办公流程简化优化，核心不是为了做方案而做方案，就是想给大家减负，让大家把更多时间花在能给公司创造价值的核心工作上，而不是把时间耗在无用的流程里。这段时间试点下来，试点部门的平均流程办理时间从原来的4.2天降到了0.8天，大家对流程的满意度从原来的32%升到了86%，