采购作业管理办法

1.0目的

对供应课采购人员的工作实施有效的控制，保证外购物料按照需求计划和质量标准适时、适地、

适量、适质提供给需求部门，确保公司生产经营活动正常运行。

2.()范围

适用于本公司所需的原(辅)材料、固定资产/列管资产、零星物品的采购管理。

3.0定义

［无)

4.0职责

4.1供应课

4.1.1负责新供货商和新物料的开发、采集和评审，通过询价、比价工作开发和确定合格供

货商，并主导对其进行半年或年度资格评审；

4.1.2负责进行物料采购作业并在采购合同变更时与供货商的沟通协商工作，保障外购物料按

照需求计划和质量标准适时、适地、适量、适质、适价提供给需求部门；

4.1.3负责收集、索取所有外购之电气部件供货商提供之相关国别的法津法规要求的认证证

书，如3C、UL、VDE、ENEC等证书，且出口欧渊国家的产品的电气部件以及其它物

料外购时供货商提供之符合欧盟RoHS指令的环保测试报告并提交品管检验与核对，

同时需对过期之证书及报告进行跟进，确保证书的有效性；

4.1.4负责对验证不合格的采购产品进行协调处理与跟进。

4.2品管部

4.2.1负责新款物料质量标准的提供以及采购物料的检验有效性。

4.2.2负责检验核对和保留所有外购之电气部件供货商提供之相关国别的法津法规要求的认

证证书，如3C、UL、VDE、ENEC等证书，且出口欧渊国家的产品的电气部件以及

其它物料外购时供货商提供之符合欧盟RoHS指令的环保测试报告，并对证书及报告

的有效性进行监督与跟进。

4.3工程开发部：负责新款物料的请购、技术数据的提供以及样品的确认。

5.()工作内容：

5.1新款物料采购标准的提供：

5.1.1工程开发部提供新款物料的图单及产品采购要求，必要时提供新款物料之样板；

5.1.2品管部提供新款物料之质量检验标准；

5.2新款物料采购：

供应课依据COP7.4-002《采购作业控制程序》执行新款物料的采购作业；

5.3批量采购;

供应课下单组收到《物料申购单》、《生产物料请购单》后，对所有申购物料进行分类汇总后

分发给相应的下单员；

5.3.1供应课对所有分类汇总的申购物料按照物料的质量要求/加工要求选择供货商：

A对提供旧物料的II」供货商没有价格变动时必须在24小时内通过ERP系统生成《采

购单》经供应课课长审核商务总监批准后即可传真给供货商，下单组下单员通过电

话确认交期并要求供货商回签作实；

B对于旧物料新供货商，供应课开发组向供货商提供经工程开发部确认的物料样板

或图单数据，要求供货商提供样品，按COP7.4-002《采购作业控制程序》之相关

规定进行样品确认，对于确认合格的供货商，供应课开发组组织相关部门对供货商

进行评审后建立供货商基本数据进行整理存储；

5.3.2由多家供货商根据物料要求向供应课提供《报价单》（一般原则上要求货比三家），对

于供货商以非《报价单》形式提供报价的，供应课必须补开《报价单》呈商务总监批

核后方可生效；供应课开发组开发采购员对所有供货商提供的《报价单》进行比较后

（必要时供货商还必须向需求部门送样进行货品质量确认）填制《比价单》交供应课课

长根据价格、质量状况、交货能力等要求和服务实力来审批确定物料的合适供货商（一

般原则上要求货比三家），呈交商务总监或者总经理根据外购物料种类和管理权责要

求做最终的选挎批核；供应课根据经批核的《比价单》进行ERP系统《核价单》的

录入并打印后呈商务总监批核，批核后的《核价单》由成本审计课完成系统《核价单》

的审核动作，尤于取得公司确认的新的合格供货商、新物料、旧物料新价格，供应课

和成本审计课还需要填写《供货商数据单》同时建立并更新相应新的系统供货商基本

数据；

533供应课下单组对经过批核确定的合格供货商下《采购单》并注明质量要求和到货口

期，由供应课课长审核后呈交商务总监或总经理批准；所有审批后的单据必须及时

传真给供货商并通过电话进行交期确认和要求供货商确认回签；

5.4交期的跟进：

采购订单发出后，供应课应对所有采购之物料按照需求部门申购到位日期进行跟催和进行欠

料管制，系统提供之各类采购报表做到延续性跟进，即分时段了解供货商生产进度状况，合

理安排物料到厂（跟催记录填写外挂之“采购物料追踪”程序），保证外购物料按照需求计划

和质量标准适时、适地、适量、适质提供给需求部门，对于不能按期到位的物料必须在计划

交期三天前（最晚不能超过计划交货期）通过邮件知会反馈申购部门做出相应调整，其中对

于生产物料由MC课计划员和PC课计划员协调更改生产计划，并知会相关部门，如影响到

客户落货期，则由CS组客户联络员与客户联系协商；若客户不接受调整交期，则由CS组呈

总经理裁决。

5.5收货控制：供应课在供货商送货后，需跟进外购物料的送货数量与质量检验状况：

5.5.1供货商超送生产性原材料如果在订单数量的10%以内的，仓务部直接收货，供应课相应

采购人员于易飞ERP系统中录入《采购变更单》对原《采购单》进行变更作业；

5.5.2供货商超送生产性原材料如果在订单数量的1()%以上的，相应采购员根据采购物料的材

质及加工要求等因素对超送物料是否收货进行初步判定，若判定可以收货，则邮件通知

PMC部，PMC部依据《PMC部运作管理办法》进行最终的判定：判定为可接收时，PMC

部物料计划员于ERP系统制作超送之《生产物料请购单》并将生产物料请购单号告知采

购员，采购员立即查询对应的请购单并进行采购单的生成、审核动作并格采购单号转告

仓务部以利于收货作业；对于供应课初判为拒收或PMC部拒收的，立即通知仓务部拒

收并退回供货商。

5.6所有固定资产的采购：供应课收到由管理中心转交的《投资申请报告(固定资产类)》后由具资

历的采购员下《—资产采购单》进行采购。

5.7监视与测量设备的采购：供应课收到《物料申购单》后，根据品管部之设备技术参数进行采

购作业，必要时要求品管部协助采购。

5.8采购产品的质量验证及不合格品的处理与跟进

5.8.1本公司供货商提供主要原材料的验证，按COP8.2.4-001《产品的检验和试验管理程序》

进行，当本公司需要在供货商处验证材料时，应在采购文件中说明。

5.8.2当主要原材料经验证不合格时，按COP8.3-001《不合格品管理程序》及COP8.5.2/8.5.3-001

《纠正/预防措施管理程序》执行。

5.8.3顾客对供货商提供产品验证：

当合同有规定顾客或其代表需在本公司或在供货商处验证所采购原材料时，由供应课负

责安排；顾客所做验证不能作为本公司对供货商产品控制的证据，也不能排除以后顾客

的拒收。

5.8.4设备的验证：生产设备由工程部与生产部检查核对或试运转验证，监视与测量设备的验

证由品管部实施，计算机通讯设备的质量验证由计算机部实施。

5.8.5经质量检验不合格的物料，供应课对应的采购员需对供货商的再次交货时间进行确定，

以保证生产经营活动的正常运行。

6.0流程图:

7.0相关文件:

COP7.4-002《采购作业控制程序》

COP8.2.4-001《产品的检验和试验管理程序》

COP8.3-001《不合格品管理程序》

COP8.5.2/8.5.3-001《纠正/预防措施管理程序》

8.（）质量记录：

物料申购单

《_资产采购单》

《样品检验确认报告》

《纠正/预防措施报告》

《生产物料请购单》

《工程开发部物料申购单》

《供货商评价表》

《供应课（供货商报价）比价单》

《核价单》