采购管理制度及流程2

采购管控管理相关流程

一和目的

为了提高公司采购效率和明确岗位职责和有效降'氐采购成本，满足工

公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购相关流程，加强与各机

构部门间的配合，特制订本制度规章。

二和范围

适用于本公司所有采购的物料及耗材品

三和定义

3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料

3.2采购有关人员：采购部执行采购业务有关人员

3.3需求有关人员：各机构部门开具请购申请之有关人员

四和采购作业相关流程

4.1.请购的定义：请购是指某人或者某机构部门根据生产任务需求确定

一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申清给机构部门经理审

核后提交采购部。

4.2采购作业是从接受物料需求到选择适当的厂商，并确定物料之名

称和规格和质理和交货期等相关要求，和订单发出，确认及物料接收

并按时请款之过程。

4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达

成,就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进

行选择及评估相关流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的

生产产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购生产产品

时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关生产产品，如采

购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商毙供给客户批准，并

经客户批准被列与客户指定的供应商后,采购方可从该供应商处采购

物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做

修改和更改时，采购有关人员必须及时对此客户批准的供应商名单进

行更新。

4.4对直接购买的物料，由采购有关人员收到请购单时对请购的物料进

行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，

采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后公

司传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评

估及样品评估相关流程,进行记录。然后才能执行采购相关流程公司

传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的

到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无

法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措

施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购机构部

门主管及经理的同意.

4.5间接物料采购，由需求有关人员填写采购申请单，经机构部门经理

批准并写

申请单号后交采购有关人员进行采购作业。采购有关人员对申请单进

行审核以及交期确认。如采购的生产产品之质量对提交给客户的生产

产品质量基本上无任何影响的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）

由需求机构部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直

接进行采购作业。

4.6采购生产产品的质量相关要求应在采购单上说明，如所采购的生产

产品质量无法

描述清楚时，则需求机构部门或品质部应附上相关的采购生产产品的

质量

标准，相关要求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。

五，供应商选择及评估相关流程

5.1新供应商的选择

客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估,须注明针对某客

户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商

5.2供应商的评估和考核

根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责任组

织SQA机构部门和采购有关人员组成评估小组到预选供应商处进行供

应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，

评估小组根据质量体系和特定的质量保证相关要求和供应商调查表中

的本次项目及有关内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的

生产现场和生产能力等进行评估和考核

5.3合格供应商核准

采购部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司相关领

导核准，经公司相关领导批准后的供应商被列为合格供应商，由采购

部将其登记合格供应商清册，并将其资料整理建档。如供应商符合或

具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，即可。无须对其进

行其他评估和考核，此资料经公司相关领导特准后，可将其列为合格

供应商。

5.4采购过程中生产产品质量监控

依公司对采购生产产品之质量相关要求，检验员应对供应商所提供的

采购生产产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商

绩效监控统计表中,对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商，

由采购部按《纠正和预防措施程序》填写''纠正预防措施表〃通知供应

商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效

果确认

5.5供应商定期评估和考核

供应商定期评分为季度评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月

应对供应商的质量和交期和配合度或服务进行评估(统计时段为上月

结日一本月月结日)于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准

后提交公司。

3.请购单及其提报规定

(1)请购单应按照相关要求填写完整和清晰，由公司相关领导审核批

准后报采购机构部门；

(2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填

写提报；

(3)其他材料设备及工程本次项目申购按照附表二(物资采购申请

表.)的格式填写提报；

(4)日常零星采购按照公司印制的按照(物品请购单)的格式填写提

报；

(5)请购机构部门在提报请购单是应相关要求采购部签字或盖章接收

人请购机构部门备份；

(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效

率该清单的电子文档也需一并提交；

(7)请购单的更改和补充应以书面形式由公司相关领导签字或盖章后

报采购部。

4.公司物资请购单的提报机构部门

(1)公司经营生产的物资和劳务和固定资产和工程及其他本次项目由

生产机构部门提报；

(2)公司生活及办公的物资和固定资产和服务或其他生活及办公本次

项目由办公室提报；

(3)公司各机构部门专用的物资由各机构部门自行提报。

二和采购部接收请购单作业相关流程

1和请购的接收耍点

(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写

整和清晰，检查请购单是否经过公司相关领导审批；

(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采

购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原

则；

(3)通知仓库管控管理有关人员核查请购物资是否有库存；

(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购机构部门。

2和请购单的分发规定

(1)对于请购单采购部应按照有关人员分工和同位职责进行分工处理；

(2)对于紧急请购本次项目应优先处理；

(3)无法于请购机构部门需求日期办妥的应通知请购机构部门；

(4)重要的本次项目采购前应征求公司相关相关领导的建议。

3和采购周期的规定

(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购本次项目或预算在1

万元以下采购的物资及生产产品的采购周期不应超过5天；

(2)单次采购金额预算在5万元以下的本次项目比价采购，采购周期

不应超过15天；

(3)单次采购金额预算在20万元以上的本次项目采购部自行招标采

购，采购周期不应超过40天；

(4)请购机构部门应按照以上(1)・(3)条中规定的时间提前提写

请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司相关领导说明原因;

(5)遇到紧急采购应汇报公司相关领导采取快速优先采购的策略；

三和询价及其规定

1.询价请应认真审阅请购单的品名和规格和数量和名称，了解图纸及

其技术相关要求，遇到问题应及时的与请购机构部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的生产产品应整理和归类集中打包采购；

3.对于紧急请购本次项目应优先处理；

4.所有采购本次项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不

通过其代理或各种中介机构询价就最好的；

5.对于请购机构部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推

荐采购替代品；

6.遇到重要的物资和本次项目或预估单次采购金额大于10万的采购

情况，询价前应先向公司相关相关领导汇报拟邀清报价或投标单位的

基本情况，按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司相关领

导批准方可询价或发放订单；

7.询价时对于相同规格和技术相关要求应对不同品牌进行询价；

8.除固定资产外单次来购金额在5千以下本次项目可以自行采购；单

次采购金额预算金额在5千元以上的所有本次项目都应相关要求至少

三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标本次项目应至少邀

请三家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的本次项

目应由采购部组织招标，公司相关相关领导参与监督；单次采购金额

预算价格在5万元以上的本次项目由公司相关领导决定是否委托第三

方机构代理招标；

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有

提供或完成我公司所需物资和本次项目的能力；

10.比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表）的格式或

拟定完整的招标文件格式进行询价；11.在询价时遇到特殊情况应书

面报请公司相关领导批示。

三和比价和议价

1.对厂商的供应能力,交货时间及生产产品或服务质量进行确认；

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最

低，所报价格的综合条件更加突出；

3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司相关领导汇报情况,

设定议价目标或理想中标价格；

4.重要本次项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验

证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5.参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条

件的进一步谈判。

四和比价和议价结果汇总

1.比价和议价汇总前应汇报公司相关相关领导，征得同意后方可汇总；

2.比价和议价结果汇总应按照附表（比价/招标汇总表）的格式完整

列出报价和工期和货款支付方法方式及其他价格条件和列出以选用单

位及选用理由，按照一定JII页序逐一审核；

3.如比价和议价结果未通过公司相关领导审核应进行修改或重新处理。

五和协议合同的签订及其规定。

1.协议合同

协议合同是当事人或当事双方之间设立和变更和终止民事关系的协议。

依法成立的协议合同，受法律保护。广义协议合同指所有法律机构部

门中确定权利和义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及五金

生产产品买卖协议合同。

（1）协议合同正文应包含的要素

1）协议合同名搞口编号和签订时间和签订地点；

2）采购物品体次项目的名称/和规格和数量/清郸口技术文件与确认图

纸是协议合同不可分割的部分；

3）包装相关要求；

4）协议合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；

5）货款支付方法方式；

6）质量保证期；

7）质量相关要求及规范；

8）违约责任和解决纠纷的办法；

9）双方的公司信息；

10）其他约定。

（2）协议合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）以定协议合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止协议合同订西增加或增加无依据，打包采购时相关要求供货

方提供分项报价清单；

4）遇相关货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商

派代表来场协助清点；

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量相关要求厂商延长生产

产品质保期；

6）详细约定发票的提供时间及相关要求；

7）针对不同的协议合同约定不同的货款支付方法方式，如设备类的协

议合同一般应分按照预货款支付和质量验收款，调试服务款和质量保

证金的顺序明确货款支付额度和货款支付时间和货款支付条件等

8）与初次合作的单位合作时,应少付预货款支付或不付预货款支付；

9）违约责任一定要详细和具体；

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行协议合同的签订工作；

11）协议合同签定签应按照附表七（协议合同审查批准单）的格式对

协议合同初稿进行巡签审查；

12）协议合同巡签审查通过后应由公司相关领导签字或盖章，加盖公

司协议合同章方可合约生效；

13）签订的所有协议合同应及时报送财务机构部门。

六和货款支付及协议合同执行

1.货款支付规定

（1）所有已签订协议合同货款支付时应参照公司《修造船公司材料采

购货款支付及报销相关流程VI,修改版》及《修造船公司资金支出审批

及报销签字或盖章权限及管控管理制》中的相关规定执行；

（2）按照进度货款支付的采购本次项目必须确俣质检合格方可货款支

付；

（3）按照贵司规定和协议合同约定达到货款支付条件的协议合同在货

款支付时应填写附表八（资金支出审批单）或附表九（货款支付审批

单），该审ftb单巡签完毕后提交财务部货款支付；

（4）财务机构部门在接到货款支付审批年后应在3天内货款支付,以

免影响协议合同的

执行和供货周期，遇特殊情况限延期货款支付的应及时的通知采购部

并汇报公司相关领导。

2.协议合同执行

(1)已签订协议合同由采购部本次项目负责任人负责任跟进，由采购部

负责任人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施,

并及时通知请购机构部门及公司相关领导；

(2)已签订的协议合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于协议合

同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

(3)协议合同在履行期间应按照上方约定严格执行协议合同，遇未尽

事宜应及时协商并签订补充协议合同；

七和报验与入库

1.报验

(1)供应单位已经履行完毕的协议合同，采购部应及时的通知质检机

构部门进行质量验收；

(2)对于不同类型的协议合同的标的物的质量验收标准参照公司质检

机构部门的相关规定执行；

(3)达到质检和报验条件的协议合同标的物应在第一时间报请质检机

构部门进行质检f口质量睑收；

(4)质检机构部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验

结果证明书，对于质检不及时延误生产机构部门使用或不能入库的情

况质检机构部门应负主要责任；

(5)用于公司生活^办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库

(1)公司所有的生产材料和设备及外协加工件入库前均应通过质检机

构部门的检验或质量验收；

(2)协议合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购机构部门，

由请购机构部门及时安排卸货与搬运；

(3)质检机构部门未及时质量验收的协议合同标的物，仓库在收到送

货清单后应将其作为暂存物资接受；

(4)质检机构部门已经质量验收的生产产品仓库应及时的入库，并及

时出具入库清单；

(5)外协加工件应按照原材料入库；

(6)质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。

附表一

固定资产购置申请表

申请机构部门申请时间

固定资产名称规格型号单位mt预计单价预计总价

申机构部门财务经理

经理审批审批意

请

意见：见：

人

年月日年月日年月日

总经

理/副

总经

理审

批意

见：

附表二

物资采购申请表

申请机构部负责任

门人

填表日期申请购进日期

物资

用途

庠号物咨名称规格（型号）数