生成式AI工具与项目实践 课件 项目6 智能办公与效率提升

项目6智能办公与效率提升CONTENTS目录任务1

AI办公助手应用全景任务2

智能文档处理与报告生成任务3

PPT设计与数据可视化自动化任务4

个性化办公效率方案设计AI办公应用场景AI办公助手已全面融入文档、数据、演示、会议、团队协同等办公全流程，实现人机协同。AI办公核心价值可替代传统重复低效的机械工作，通过理解需求、生成内容、提炼数据规律提升办公效率。AI办公学习内容系统学习国产AI办公工具的基础认知、智能文档写作、数据可视化PPT制作等多项技能。AI办公学习目标帮助学习者掌握智能化办公技能，适配校园与职场场景，提升学习与工作效率。【项目导读】【学习目标】

AI工具认知学习认知AI办公新范式，熟悉国产主流AI办公工具核心功能及各类办公适用场景。

AI办公理论掌握掌握AI提示词撰写、智能文档、数据可视化、智能PPT的基础理论知识。

AI实操能力提升熟练掌握WPSAI实操技能与办公方案设计四步法，具备自主优化办公流程能力。【技能目标】智能文档处理技能熟练运用WPSAI完成文稿创作、润色、校对及标准化排版，实现智能文档高效处理。AI数据处理能力掌握AI表格数据计算、统计分析、可视化图表生成技能，具备基础数据处理能力。智能办公全场景应用熟练使用AI生成并美化PPT，掌握智能会议转写、云端协同及办公方案设计实操。【素质目标】04【素质目标】1.树立人机协同的智能化办公思维，养成高效精简的数字化工作与学习习惯。2.秉持严谨务实的工作态度，坚持AI内容人工复核，严守学术诚信与职业规范。3.提升统筹规划、流程优化与团队协作能力，具备持续复盘迭代的职业素养。AI办公助手应用全景任务1办公智能化趋势

传统办公痛点传统办公中机械重复工作多，占用大量时间与精力。

AI办公融入场景AI办公助手全面融入文档、数据、沟通等办公全流程。AI办公助手价值

核心功能特性替代重复操作，还可理解需求、生成内容、提炼信息。综合效能提升帮助使用者聚焦思考创新决策，大幅提升办公综合效能。本任务学习目标

认知思维培养建立AI办公全景认知，树立人机协同工作思维。

职场技能筑牢熟练运用国产AI工具，为学习职场工作筑牢基础。理解意图通过自然语言交互，识别复杂任务目标。执行与创造自动完成文本生成、数据计算、版面设计等工作，支持原创内容创作。归纳与洞察可梳理会议内容、挖掘数据规律提炼信息，当前国产AI办公生态成熟，分集成、垂直两类应用。6.1.1

全景认知——理解AI办公新范式AI办公助手并非简单的功能叠加，而是基于大语言模型的“智能副驾驶”。它的核心价值体现在三方面6.1.2五大场景实战演练：场景1：智能文档处理——五分钟生成“校园读书节”活动通知

智能文档处理场景聚焦“校园读书节”活动通知生成，传统方式需耗费大量时间构思结构、斟酌措辞。

AI实操待明确提及该场景下AI有对应的实操步骤，但当前内容未具体呈现相关操作流程。

（1）新建word文档打开WPSOffice，首页点“新建”，选“文字”进入Word界面，点“AI帮我写”打开带输入框的文档。

（2）输入提示词在文本输入框中输入提示词，如图6-4所示。

（3）生成初稿单击“发送”按钮，生成一篇读书节的通知，同时，有一个提示框，如图6-5所示。

（4）迭代优化在图6-5提示框输入修改奖励措施、添加文学引语的指令，发送后AI优化，完成后点击采纳，结果见图6-6。“新建”对话框

word界面

输入提示词生成初稿

优化结果6.1.2五大场景实战演练：场景2：智能数据处理——快速完成班级成绩分析报告传统传统不足：编写函数易出错，制作图表流程繁琐，数据规律难以快速提炼。AI实操步骤（1）打开文件。在首页单击“打开”按钮，在WPSExcel中打开“班级成绩表.xlsx”，如图所示。（2）输入提示词。按两次Ctrl键唤醒WPS的AI表格助手，如图所示。（3）计算结果。单击“发送”按钮，AI进行计算，结果如图所示。（4）插入表格。单击图所示的“插入至新工作表”按钮，将生成的表格插入Excel文档中，如图示。6.1.2五大场景实战演练：场景2：智能数据处理——快速完成班级成绩分析报告：生成结果（5）继续输入提示词。在图6-9所示的输入框中输入以下提示词“统计各科目的平均分、最高分、最低分，并生成一个对比各科平均分的柱状图。最后，用一段话简要分析本次考试的整体情况。”（6）生成结果。单击“发送”按钮，AI进行计算，结果如图所示。6.1.2五大场景实战演练：场景3：智能演示制作——一键生成“防溺水安全教育”课件传统传统不足：查找模板、排版配图耗时，内容逻辑难以梳理。AI实操步骤：（1）新建演示文稿。（2）输入提示词。（3）生成大纲。（4）生成PPT。

输入提示词生成的PPT大纲

生成的PP

PPT界面6.1.2五大场景实战演练：场景4：智能会议办公——从杂乱录音到清晰纪要传统传统不足：人工记录易遗漏要点，会后整理纪要效率低下。AI实操步骤：（1）访问平台。（2）上传音频。（3）语音转换。（4）保存。通义听悟首页界面上传文件

语音转换结果

“导出”对话框导出的文档6.1.2五大场景实战演练：场景5：智能协同与事务处理——在线协同编辑班级活动预算表传统传统不足：团队信息同步不及时，任务管理混乱，沟通成本较高。（1）新建Excel文件。（2）输入提示词。（3）生成表格。（4）上传文档。（5）开启协作模式。（6）分享文档。

输入提示词生成的表格“文档尚未上传到云盘”对话框

选择上传方式开启协作模式智能文档处理与报告生成任务2文档创作痛点常见难题空白文档无从落笔，行文逻辑、措辞排版等环节耗力多。角色转变使用者从录入者转为文档架构设计者与内容审核者。AI的价值体现智能文档生成流程核心环节涵盖从零创作、深度优化、规范排版全流程。实训案例赋能能力提升结合校园实训案例，形成标准化流程，提升文稿效率。AI文档处理基础开展AI报告实操训练前，需系统掌握智能文档处理基础理论，为实操筑牢根基。核心理论要点梳理从AI文档处理核心能力、提示词编写规则、报告生成逻辑三个维度梳理理论要点。功能理论依据说明AI依托大语言模型实现文稿全流程智能化处理，核心功能是提示词编写与人机协同的依据。6.2.1基础知识6.2.1基础知识：1.AI智能文档处理能力

AI文档处理核心优势基于大语言模型的AI文档处理，具备系统化创作与优化能力，以四大核心功能覆盖全场景文书处理需求

智能创作润色能力智能创作：按需生成多类正式文稿，解决开篇难、结构乱问题；智能润色：优化文稿，切换风格适配多场景

格式与内容优化能力格式标准化：一键统一文稿排版格式；内容迭代优化：按指令精细化打磨文稿内容6.2.1基础知识

2.高质量AI提示词撰写原则撰写高质量AI提示词需遵循四项准则：场景明确、要求具体、逻辑清晰、贴合规范。

3.智能报告生成逻辑AI生成专业报告需遵循五步流程，最终形成含项目背景等板块的标准化报告6.2.2三步法打造专业规范报告

实训核心方法依托AI文档处理理论与提示词规范，采用智能启动—深度加工—规范收尾标准化三步工作法。

实训内容安排先对比传统文稿编写问题与AI优化路径，再结合大学生月度总结案例分步演练。

实训目标达成将理论转化为落地文档实操技能，掌握人机协同完成完整报告的全流程。1.报告创作传统工作弊端与WPSAI解决方案WPSAI针对传统报告编写各类难题提供针对性方案，可降创作门槛、提文稿质量。6.2.2三步法打造专业规范报告6.2.2三步法打造专业规范报告：2.实战三步法：从零散记录到规范报告

报告撰写背景要求需撰写1500字左右大学生月度学习工作总结，用于班级复盘与个人学业汇报，要求贴合实际、结构完整、逻辑通顺、格式规范。三步工作法学习目标掌握“智能启动—深度加工—规范收尾”三步工作法，熟练使用WPSAI完成报告生成、迭代优化、格式排版与内容审核全流程。6.2.2三步法打造专业规范报告：2.实战三步法：从零散记录到规范报告

第一步：智能启动——WPSAI生成报告初稿与框架通过WPSAI生成报告初稿与框架：新建Word文档，唤醒AI，输入提示词，发送生成初稿。第二步：深度加工——初稿迭代优化与逻辑、内容细化实训目的：将AI通用文稿优化为贴合个人的专属文稿。实操步骤：输入优化指令，发送后采纳优化内容。生成初稿WPS灵犀

生成优化稿6.2.2三步法打造专业规范报告：2.实战三步法：从零散记录到规范报告第三步：规范收尾——一键排版与人工终审把关

报告实训核心目标统一文档排版格式，修正文字错误，人工核查内容真实性，完成最终定稿。

智能排版实操步骤在WPS灵犀输入框输入排版指令并单击“发送”按钮，完成文稿智能排版。

AI文本校对流程单击“审阅”选项卡“校对”面板的“AI校对”按钮，完成校对后点“一键修正”改错误。

人工复核关键要求通读全文，核对学习经历、统计数据等内容真实性，排查AI事实偏差，补充个人思考。

人机协同诚信准则AI仅承担文稿辅助编写工作，撰写人为第一责任人，严禁直接上交未修改的AI文稿。智能排版结果AI校对PPT设计与数据可视化自动化任务3传统PPT弊端

内容逻辑梳理难面对零散素材，不知如何组织架构，内容逻辑梳理困难。

排版设计耗时久调整对齐、配色、字体，占用大量制作时间，效率低下。

数据呈现不直观复杂数据难以用恰当图表清晰表达，呈现效果不佳。AI智能PPT时代

AI工具成熟应用WPSAI、稿定设计AI等智能工具成熟，开启PPT智能化新时代。

AI自动生成能力输入主题或上传数据，AI自动完成大纲、设计、图表等工作。本任务核心目标

01技能掌握方向聚焦PPT智能生成与数据可视化，掌握完整制作技能。

02效率提升效果高效完成标准化演示文稿，大幅缩短文稿设计周期。AI文稿流程掌握需系统掌握AI生成演示文稿的工作流程，明确核心操作步骤，为实操打基础。提示词与可视化规范要熟悉提示词编写规则与数据可视化选型规范，依托理论指导提示词设计与图表选用。6.3.1基础知识6.3.1基础知识

1.AI生成PPT流程AI生成PPT并非凭空生成，需遵循标准化作业流程，各环节分工明确、人机协同配合。6.3.1基础知识：2.PPT提示词精准撰写原则

内容逻辑把控要点单击此处添加项正文

内容维度撰写原则需明确PPT内容的逻辑框架，涵盖核心主题、层级关系及关键信息的呈现要求。

视觉维度撰写原则要清晰指定视觉呈现风格，包括配色、版式、元素运用等适配内容的视觉规范。

（1）主题明确一句话说清楚PPT的核心主题（如“防溺水安全教育主题班会”）

（2）受众定位明确汇报对象（老师/领导/同学/家长），AI据此调整语气和深度6.3.1基础知识：2.PPT提示词精准撰写原则

（3）页数范围给出大致页数要求（如“10页左右”“15-20页”）

（4）风格偏好描述理想的视觉风格（简约商务/活泼卡通/严肃正式/科技感）

（5）内容要点提供需要涵盖的关键信息点（可选，也可让AI自动生成）

（6）数据类型有数据展示需求需明确所需图表类型，现通过低效与规范指令对照说明提示词优劣及编写细节。3.数据可视化图表选择指南数据可视化图表选型为基础，不同图表适配场景有别，遵循一图一事、标签清晰、配色协调原则。6.3.1基础知识6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化

PPT标准化制作流程依托前文PPT基础理论与提示词规范，采用智能生成初稿、数据配图深加工、版式终审优化三步流程。

校园实景实操落地结合职业生涯规划、班级成绩分析两个校园实景分步实操，完成理论知识的落地转化。6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化1.PPT制作传统工作弊端与WPSAI解决方案开展分步实训前，对比传统PPT制作弊端与WPSAI解决方案，明晰智能工具价值，为实操打基础6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化：2.实战三步法：从零散素材到可视化PPT成品

初稿智能生成对应实操场景1，基于零散素材，通过智能方式快速生成PPT初始稿件。

深度加工可视化对应实操场景2，对初稿进行深度加工，同步完成数据可视化处理。

终审优化出成品对应实操场景3，提炼核心内容，完成终审优化，输出可视化PPT成品。6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化：2.实战三步法：从零散素材到可视化PPT成品

第一步：智能生成——一键生成“职业生涯规划”主题PPTAI生成PPT大纲打开WPS演示并唤醒AI，输入提示词生成初始大纲，审核后补充“实施保障/落地管控”板块更新大纲。生成与美化PPT确认大纲无误后生成完整PPT，可更换模板、字体，添加统一背景与切页动画完成个性化优化。预览导出成品从头播放预览整体效果，确认无误后保存为PPTX文件，同时导出PDF版本用于备份提交。PPT制作痛点解决针对职业规划类PPT逻辑混乱、排版欠佳、内容空洞的问题，通过WPSAI实现高效自动化制作。生成大纲规划落地保障措施

生成的PPT选择模板

更换模板和字体

选择背景

更换背景

添加动画6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化：2.实战三步法：从零散素材到可视化PPT成品

第二步：深度加工——个人学业数据自动可视化（同主题连贯实训）可视化需求与痛点为职业生涯规划PPT制作数据可视化图表支撑相关板块，传统手动方式存在步骤繁琐、难迭代等弊端。实训目标与素材依托统一大学生学业成长数据，掌握AI表格可视化生成方法，完成PPT美化与内容补强。AI图表生成操作新建规范Excel数据表，调用WPSAI生成学业分柱状图、证书占比环形图并优化样式。PPT嵌入与优化在PPT新建两栏内容幻灯片，插入生成的可视化图表，设置文字格式与卡片样式完成优化。个人学业成长数据

学年成绩柱状图

优化图表样式证书占比环形可视化图

选择图表样式调整后的图表

新建幻灯片图表迁移至PPT编辑幻灯片结果6.3.2三步法实现PPT设计与数据可视化自动化：2.实战三步法：从零散素材到可视化PPT成品

第三步：规范收尾——AI辅助数据洞察+全稿终审定稿（同主题闭环收尾）PPT优化核心需求已完成职业生涯规划PPT初稿与学业图表嵌入，需依托数据提炼专业分析、复盘与对策，补AI文稿空洞问题，完成纠错优化与终审。实训能力培养目标掌握AI数据洞察与文案提炼方法，结合真实数据生成专业分析内容，完成PPT校对、优化与原创增补，实现文稿深度升级。AI辅助文案生成步骤在PPT编辑界面选中对应页面，唤醒WPSAI的“AI帮我写”功能，输入专业化数据分析指令生成文案。文稿优化导出流程结合个人学情微调AI生成文案，修正通用套话，将图表与文案规整排版后，导出保存为PPT成品。AI数据洞察文案生成界面

插入文案个性化办公效率方案设计任务4技能掌握现状说明已掌握各类智能工具与单项办公技能，但实际学习办公场景具综合性、个性化，需整合技能工具定制方案。任务核心目标定位帮助学习者从单一工具使用者转变为流程统筹设计者，依托真实业务场景开展全流程实操训练。任务4：个性化办公效率方案设计6.4.1基础概念与设计框架1.个性化办公效率方案概述个性化办公效率方案是结合短板的一体化体系，整合技能成链路，提效释人力。需求导向选型准则立足实际运行短板，杜绝盲目选用软件，遵循先明确问题、后匹配工具的设计顺序。精简流程聚焦价值合并删减冗余作业步骤，用最简操作达成业务目标，让工作人员聚焦创意与决策工作。分步落地循序完善从简易基础方案启动试运行，依托实操反馈逐步补充优化，不苛求一次性完善。适配用户选配工具结合使用者操作水平与使用习惯选配工具，以用户实际情况为落脚点，避免增加负担。6.4.1基础概念与设计框架：2.四项设计准则与工具选配清单方案编制前需明确两项基础内容，作为方案设计的理论依据与软件选用参考。（1）四项设计准则6.4.1基础概念与设计框架

3.智能工具选配清单设计方案无需盲目找工具，可从已学验证过的工具生态选配，下表归纳任务1-3核心工具成方案设计工具箱。

4.设计四步法方案设计通用四步法闭环模型：定义不足与目标、设计工具与流程、实施与自动化、评估与迭代。四步闭环流程6.4.2综合实战

实战场景说明以覆盖报告撰写、PPT制作的经典校园小组研究作业场景，作为效率方案演示载体。

效率方案演示将完整演示运用“四步法”设计并实施个性化高效协作方案的全流程。6.4.2综合实战：案例背景小组作业