人民调解卷宗归档管理制度

人民调解卷宗归档管理制度一、总则卷宗归档是人民调解工作法定闭环的最后一环，直接决定调解协议的法律效力追溯与司法确认支撑能力。1.1制定依据为规范人民调解卷宗归档管理，保障调解档案的真实性、完整性、安全性，根据《中华人民共和国人民调解法》《中华人民共和国档案法》《人民调解工作若干规定》等法律法规，结合本地实际制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本市行政区域内所有村（居）民委员会人民调解委员会、乡镇（街道）人民调解委员会、行业性专业性人民调解委员会（以下统称“调委会”）的卷宗归档、保管、借阅、销毁等全流程管理。1.3责任主体•调委会主任是卷宗归档管理第一责任人，负责审核卷宗质量、落实保管条件，每月至少抽查1次档案管理情况。•案件承办调解员是卷宗归档直接责任人，负责收集、整理、装订所承办案件的全部材料。•调委会设专职或兼职档案管理员1名，负责档案入库、借阅登记、定期检查、到期鉴定等日常管理工作。•属地司法所负责对辖区内调委会的卷宗归档工作进行指导、监督、考核，每季度至少开展1次专项检查。二、归档范围与保管期限并非所有调解过程材料都需纳入正式卷宗，精准划定归档边界既能降低管理成本，也能避免无关材料干扰卷宗的证据效力。2.1正卷归档范围（对外可查阅）正卷为案件的法定证据材料，支撑调解协议的法律效力，必须全部留存原件（确无原件的需注明“与原件核对一致”并由核对人签字），具体包括：1.调解申请书（当事人口头申请的，需填写《口头申请调解登记表》并由当事人签字确认）2.当事人身份证明材料（自然人身份证复印件、单位营业执照副本复印件、法定代表人身份证明）3.授权委托书（委托代理人参加调解的，需附代理人身份证明）4.证据材料（含证据清单、书证、物证照片、视听资料文字转录件、证人证言、现场勘验记录等）5.《人民调解受理登记表》6.《调解通知书》及送达回证7.调解笔录（需所有参会人员逐页签字确认）8.人民调解协议（含口头协议登记表、调解协议履行承诺书）9.调解协议送达回证10.回访记录（调解结束后30日内开展回访的记录）11.司法确认申请书、法院司法确认裁定书等司法衔接材料12.其他应当纳入正卷的材料2.2副卷归档范围（内部涉密，不对外公开）副卷为调解工作内部决策材料，严禁对外泄露，具体包括：1.调解申请不予受理通知书及告知记录2.调解员回避决定及审批材料3.调委会内部案件讨论记录、分歧意见4.疑难案件专家咨询意见、司法所指导意见5.涉及当事人隐私、商业秘密的涉密材料6.案件信访风险评估记录7.其他不宜对外公开的内部材料2.3不予归档的材料以下材料不得纳入正式卷宗，由调解员自行留存备查，案件办结后保存1年即可销毁：•当事人重复提交的相同证据材料复印件•与纠纷无关的个人陈述材料•调解过程中的草稿、临时记录•未被采纳的调解方案草稿2.4保管期限划分保管期限从调解结案当年的12月31日起计算，分为永久、30年、10年三档，判定标准如下：保管期限适用情形判定依据永久1.涉案金额5万元以上的财产纠纷；2.涉及人身伤害达到轻伤及以上的纠纷；3.经司法确认的调解协议；4.群体性纠纷（涉及10人以上）；5.有重大社会影响的纠纷此类案件可能涉及后续司法执行、信访追溯、政策调整参考，需长期留存30年1.涉案金额1万~5万元的财产纠纷；2.涉及轻微伤的人身损害纠纷；3.邻里、婚姻家庭、物业等常见纠纷且调解协议履行期限超过1年的此类纠纷权利义务关系相对复杂，留存30年可覆盖一般民事权利诉讼时效及最长追溯周期10年1.涉案金额1万元以下的小额财产纠纷；2.当场履行的即时结清纠纷；3.口头调解且当场履行的简单纠纷此类纠纷权利义务清晰、履行完毕快，10年留存期可满足常规追溯需求三、卷宗整理规范整理规范的核心目标是让任何一名未参与本案调解的工作人员，都能在5分钟内通过卷宗还原完整调解过程与权利义务关系，无需向承办调解员额外核实。3.1装订顺序•正卷装订顺序：卷宗封面→卷内目录→调解申请书→当事人身份材料→授权委托材料→证据清单及证据材料→受理登记表→调解通知书及送达回证→调解笔录→调解协议→送达回证→回访记录→司法衔接材料→备考表→封底•副卷装订顺序：副卷封面→卷内目录→不予受理通知书→回避审批材料→内部讨论记录→专家咨询意见→风险评估记录→涉密材料→备考表→封底•同一案件的正卷、副卷应当分别装订，副卷封面标注“副卷·涉密”红色字样，卷宗编号与正卷一致。3.2装订要求1.必须采用三孔一线左侧装订法，孔距为8cm（上孔距顶边2cm，下孔距底边2cm，中孔居中），装订线采用棉线，线尾在卷底打结，不得外露。◦作用机理：棉线无锈蚀风险，三孔布局可保证卷宗长期翻阅不散落，左侧装订不遮挡文字内容。◦严禁使用金属订书钉、回形针、燕尾夹等易锈蚀物品装订卷宗——金属锈蚀产物（氧化铁）会渗透纸张纤维，导致纸张脆化碎裂，造成内容不可逆损坏。2.卷宗厚度超过2cm的，应当分册装订，每册厚度控制在1.5~2cm之间，分册编号为“第X册共Y册”。3.纸张大小统一为A4幅面，小于A4的材料（如身份证复印件、票据）应当用A4纸托裱后装订；大于A4的材料应当折叠为A4幅面，折叠时避开装订线，保证翻阅时可完全展开。3.3页码与目录1.页码编写：正面页码标在右上角，反面页码标在左上角，用阿拉伯数字连续编写；空白页、封面、封底、备考表不编页码。2.卷内目录：逐份文件填写序号、文件名称、文号、页次、备注，文件名称必须写全称，不得简化为“证据材料”“笔录”等模糊表述；多份证据的应当逐份列明，不得合并为一项。3.4封面与备考表填写1.卷宗封面必须填写以下内容：调委会全称、卷宗编号、当事人姓名/单位名称、纠纷类型、调解结案日期、调解员姓名、保管期限、归档号。◦卷宗编号规则：调委会简称-年份-纠纷类型代码-顺序号，例如“XX街道调委-2024-02-015”（纠纷类型代码：01婚姻家庭、02邻里、03物业、04人身损害、05财产损害、06劳动争议、07消费纠纷、08合同纠纷、09其他）。2.备考表由承办调解员填写，注明本案材料缺失情况、需要说明的特殊事项、立卷人姓名、立卷日期；档案管理员验收后在备考表签字确认。3.5电子卷宗规范1.优先采用平板扫描仪生成电子卷宗，不具备扫描条件的可使用带水印功能的手机扫描APP生成，分辨率必须达到300dpi，格式为PDF。2.电子卷宗命名规则与卷宗编号一致，正卷、副卷分别命名（后缀加“正卷”“副卷”），例如“XX街道调委-2024-02-015-正卷.pdf”。3.电子卷宗应当与纸质卷宗内容完全一致，每季度末同步备份至属地司法所专用存储硬盘，实行“本地+司法所”双备份机制，防止数据丢失。四、归档流程与时限归档时限的刚性约束是防止调解材料散佚的核心手段，调解结束后每延迟1天，材料丢失的概率上升约15%，逾期归档必须说明理由并纳入考核。4.1常规归档流程（适用调解成功或终止调解的案件）1.材料收集阶段（结案后3个工作日内）：承办调解员全面收集本案所有材料，核对材料签字、盖章是否完整；发现材料缺失的，应当在2个工作日内通知当事人补充，当事人拒绝补充的，在备考表中注明情况并签字确认。◦调解不成终止调解的案件，同样需要归档，归档材料增加《终止调解通知书》及权利救济途径告知记录。2.整理装订阶段（材料收集完成后5个工作日内）：承办调解员按照本制度第三章要求完成卷宗整理、装订、编号，填写卷内目录、封面、备考表。3.审核阶段（调解员提交后2个工作日内）：调委会主任对卷宗进行审核，审核要点包括：材料是否齐全、签字盖章是否完整、装订是否规范、保管期限判定是否准确。审核不通过的，出具书面整改意见，调解员在3个工作日内完成整改并重新提交。4.入库归档阶段（审核通过后5个工作日内）：调解员将纸质卷宗、电子卷宗一并移交档案管理员，双方在《归档移交登记表》上签字确认；档案管理员按照归档号将卷宗存入档案柜，同步更新电子档案台账。4.2特殊情形归档1.口头调解案件：当场调解、当场履行的简单纠纷，承办调解员应当填写《口头调解登记表》，由当事人、调解员签字确认；每月5日前，将上月所有口头调解案件按纠纷类型集中装订成册，统一归档。2.群体性、敏感性案件：此类案件结案后1个工作日内，调解员应当完成材料收集，2个工作日内完成装订审核，3个工作日内完成入库归档，并第一时间向属地司法所报备。4.3归档台账管理档案管理员应当建立《人民调解卷宗归档台账》，逐案登记卷宗编号、当事人、纠纷类型、结案日期、归档日期、保管期限、存放位置，做到“一案一号、账实相符”；每月末核对一次台账与实际库存，发现缺失立即追查并上报调委会主任。五、档案保管与借阅档案保管的底线是“不丢、不坏、不泄密”，借阅审批的核心是区分当事人、司法机关、社会公众三类主体的不同权限，不得随意扩大查阅范围。5.1档案保管要求1.硬件条件：调委会必须配备带锁的专用档案柜，存放于通风干燥的房间；档案柜内应当放置防虫樟脑丸（每立方米放置2~3粒，每半年更换一次），房间配备干粉灭火器、除湿机。◦环境参数要求：温度控制在14~24℃，相对湿度控制在45%~60%；每月抽检10%的卷宗，检查纸张是否有霉变、虫蛀、破损，发现问题立即采取隔离、修复措施。2.电子档案保管：电子卷宗存储于专用硬盘，不得与工作电脑系统盘存放于同一分区；每月15日前完成一次全量备份，备份硬盘异地存放（可存放于属地司法所）；严禁将电子卷宗上传至公共云盘、个人微信等非保密渠道。3.档案管理员变动时，必须办理档案交接手续，由调委会主任监交，交接双方、监交人在交接清册上签字，交接未完成的不得离岗。5.2借阅权限划分借阅主体所需材料可查阅范围审批权限本案当事人本人本人有效身份证件仅可查阅正卷，不得查阅副卷调委会主任审批当事人委托的律师/基层法律服务工作者律师执业证/法律服务工作者证、律所函、当事人授权委托书仅可查阅正卷，不得查阅副卷调委会主任审批人民法院、人民检察院、公安机关等司法机关单位介绍信、执法人员工作证可查阅正卷、副卷（涉密副卷需额外审批）调委会主任审核，司法所所长审批其他单位/个人-不予查阅-5.3借阅流程与要求1.借阅人提交借阅申请及相关材料，档案管理员核对身份后报有权审批人审批，审批通过后办理借阅登记，填写《档案借阅登记表》。2.纸质卷宗借阅期限最长为7个工作日，到期应当归还；确需延长的，应当提前1个工作日办理续借手续，续借期限最长为7个工作日。3.借阅人应当妥善保管卷宗，严禁涂改、勾画、拆卷、抽页、转借他人；复印卷宗材料的，必须经调委会主任批准，复印的材料由档案管理员核对后加盖“与原件一致”印章，并注明用途。4.查阅涉密副卷的，必须在调委会办公室内查阅，不得带出、不得复印、不得拍照；档案管理员应当全程在场监督。5.4保密要求副卷中的内部讨论意见、专家分歧意见、当事人隐私信息一旦泄露，会导致当事人对调解公正性产生质疑，引发信访、投诉，甚至导致调解协议被撤销。•严禁任何人员擅自对外泄露副卷内容、当事人隐私、商业秘密等涉密信息。•严禁在公共场合、私人通讯中讨论卷宗涉密内容。•违反保密规定的，按照本制度第七章相关条款追究责任。六、档案鉴定、销毁与移交档案销毁是法定程序，严禁任何个人或调委会擅自销毁到期档案，销毁全过程必须双人监销、全程留痕，销毁清册永久保存。6.1到期鉴定1.每年12月10日前，由属地司法所牵头，调委会主任、档案管理员组成档案鉴定小组，对本年度到期的档案进行逐卷鉴定。2.鉴定标准：◦已履行完毕、无信访风险、无后续追溯需求的到期档案，判定为可销毁。◦涉及未履行完毕的调解协议、有信访隐患、属于历史遗留问题的到期档案，判定为需继续留存，延长保管期限（延长时间根据实际情况确定，最少延长5年）。3.鉴定结束后，鉴定小组出具《档案鉴定意见书》，列明可销毁档案清单、继续留存档案清单，所有鉴定小组成员签字确认。6.2档案销毁1.审批：鉴定为可销毁的档案，由调委会填写《档案销毁清册》，报属地司法所所长审核，再报县级司法局人民参与和促进法治股备案后，方可销毁。2.销毁：必须由2名以上监销人员（1名司法所工作人员、1名调委会档案管理员）共同监销，销毁地点为具备保密资质的销毁机构；销毁前监销人员应当对照销毁清册逐一核对，确认无误后监督销毁。3.留存：销毁完成后，监销人员在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期、方式、地点；《档案销毁清册》《档案鉴定意见书》永久保存。4.电子档案销毁：到期电子档案应当从存储设备中彻底删除，不得仅放入回收站；删除后应当进行数据覆盖操作，确保无法恢复，删除操作记录留存10年。6.3档案移交1.村（居）人民调解委员会的档案，在本调委会保管满5年后，应当移交至乡镇（街道）档案室统一保管。2.行业性专业性人民调解委员会的档案，在调委会保管满10年后，应当移交至属地县级档案馆保管。3.移交档案时，应当填写《档案移交清册》，列明移交档案的数量、编号、保管期限，移交双方、监交人签字盖章，清册一式两份，双方各留存一份。七、考核与责任追究归档质量直接反映人民调解工作的规范化水平，考核结果与调解员个案补贴、调委会评优评先直接挂钩，不搞“软约束”。7.1考核方式与标准1.考核主体：属地司法所负责每季度对辖区内调委会的卷宗归档工作进行专项检查考核，每年年底进行年度综合考核。2.考核指标（总分100分）：◦材料齐全（40分）：每缺1份核心材料（调解申请书、调解笔录、调解协议、送达回证）扣5分，每缺1份一般材料扣2分，扣完为止。◦归档及时（20分）：每有1件案件逾期归档扣3分，扣完为止。◦装订规范（20分）：装订不整齐、页码编写错误、目录填写不规范的，每处扣1分，扣完为止。◦保管规范（20分）：台账不完整扣5分，保管条件不达标扣5分，借阅登记不规范扣5分，电子档案未备份扣5分，扣完为止。3.考核等次：90分及以上为优秀，70~89分为合格，70分以下为不合格。7.2奖励措施•年度考核优秀的调委会，优先推荐参评市级以上“优秀人民调解委员会”，给予一次性工作奖励。•年度归档工作排名前10%的调解员，优先推荐参评市级以上“优秀人民调解员”，个案补贴上浮10%。7.3责任追究根据违规情节轻重，分为以下三级处理：1.一般违规（对应一般工作失误）：◦适用情形：单次逾期归档不超过10天、卷宗装订不规范、台账登记遗漏等未造成后果的。◦处理方式：给予口头警告，责令3个工作日内整改，扣发当月个案补贴的10%。2.较重违规（对应造成不良影响）：◦适用情形：累计3次以上逾期归档、卷宗材料丢失导致当事人投诉、擅自允许他人查阅卷宗等造成不良影响的。◦处理方式：给予通报批评，扣发当月个案补贴的50%，取消当年评优评先资格。3.严重违规（对应造成严重后果）：◦适用情形：故意隐匿、销毁卷宗材料、泄露当事人隐私或副卷秘密导致调解协议被撤销、引发群体性事件等严重后果的。◦处理方式：取消调解员资格，依法承担民事赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。八、附件（可直接打印使用）8.1人民调解卷宗封面样式┌─────────────────────────────────┐

│XX人民调解委员会│

│人民调解卷宗│

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