关于规范销售业务与发货回执的工作计划

关于规范销售业务与发货回执的工作计划

（草案请提出修正意见）

为了满足上市工作的需要，规范公司销售业务和发货、采购合

同等工作，让内部工作流程顺畅、有效、高效、合理、合规，防止政

出多头，让业务部门无从适从，以至于有些易执行的业务多人重复操

作造成人力资源浪费，而有些难执行的业务无人操作出现流程缺失。

特制定本计划，并通过充分修正并试行一段时间，证明合用后再形成

相关制度，强制执行：

一、关于销售合同

1、所有销售业务必须要有合规的合同原件，即双方的合同专用

章为红色印章，客户有法人或代理人手签字。合同的内容合法、合规。

2、为了适应实际业务，提升效率，减少合同传递成本，一般业

务可采用长效的框架合同或年度合同加单次发货订单相结合的方式，

即由业务人员携带本公司认可的框架合同或年度合同与客户现场签

订合同，原件返厂。这种长效合同的主要签订责任人为业务员，业务

员在每次出差时,应携带一定份数的空白框架合同与客户签订后返厂,

若框架合同约定有应收货款额度的，回厂后应有合同审批流程，应收

额度在100万元以上的，由董事长审批，50-100万元之间的由总经理

审批，50万以下的由主管销售副总审批。无应收额度的可视为低风

险合同直接由财务盖章生效。特别注意：货款月结也是一种应收额度，

可以理解为50万以下额度应由主管销售副总审批生效。

3、以后在合同期限内每次发货时，由我公司客服人员或业务人

员向客户传递销售订单，由客户将销售订单打印后签字或盖章后传送

给我公司，我公司视同为框架合同的要约附件，发货后作为相关档案

入档，销售订单可以为复印件。

4、销售订单的产生可以有两个方式，一个是由公司财务部门发

布新格式的销售订单由业务员填写，代替原来的发货需求单，客户确

认后，由客服人员录入销售订单并下推发货通知单等一系列单据。第

二种方式为客服人员录入销售订单后由公司设置成一种打印格式，打

印出来以后，传给客户签字确认。

5、一旦与客户签订了长效的框架合同或年度合同后，以后发货

不再签订所谓的发货合同，防止出现发货合同非原件，或发货合同与

框架合同文字语言矛盾反而造成法律效果失效或减弱。

6、对框架合同的签订，业务人员要有充分的主动性和前瞻性,

对以前合作的客户或有合作意愿的客户可以先期主动签订框架合同,

从销售方来说，框架合同的签订无损本公司利益，框架合同若不配合

实际的销售订单也客户利益也无损。（对客户实力或信誉存疑的客户

可以签订无应收额度的框架合同）

二、关于销售发货回执

1、销售发货回执为销售业务的必要单据，所有销售业务均要有

合规的销售回执。

2、销售发货回执要有明晰的客户经办人员签字和货物签收日

期。

3、回执传递回厂后应清晰，打印成文件后所有字迹应该能明确

辨认，具备档案价值。

4、回执的回收期为30天，发货后的30天内销售回执必须要传

递至财务相关部门。

5、发货回执的回传负责单位为物管部，当出现销售回执缺失或

不合规时，应由物管部负全部责任。

6、财务入账时应以销售回执的客户签收时间作为销售收入的

确认日期，正确入账，尤其是年度期限必须准确无误。

7、销售回执应进行适应性改革，销售出库单或对码单的打印不

再采用有色纸张，用激光打印机配合白色A4纸张打印多次，内容字

体加粗显示，方便客户手机照相回传清晰。

8、物管部应设置专门人员收集回执，运费无论是我方支付还是

对方支付，均应无条件取得销售回执，销售回执取得后应定期向财务

传递。

9、客户有多人对货物签收的，应按年度给我方出具书面的有印

章的收货签收人约定书，按实际签收人的手签字迹模板制作。模板样

式附后。

三、关于运费结算与台账管理

1、所有销售出库单据均应下推运费结算单据，运费结算单据一

定要准确确定运输承运单位和付费对象。属我方付费的一律入统一的

运费台账，运费台账与实际运费结算应有关联，能方便与运费付款、

结算单据进行双向查找（即从台账能查到运费结算在那个凭证，从运

费入账单据或账表中能方便查到这笔运费对应台账的那一行那一笔）。

2、运费的运价管理和承担单位管理以及运费结算单的下推负

责单位为物管部，物管部应设置专'业人员操作。

四、相关档案管理

1、财务中心设置专门的岗位统一管理相关档案，这个岗位管理

合同及合同台账；销售回执的收集、整理并传递给销售记账岗位；运

费的审核及运费台账的设置与管理。即管理合同、回执、运费三大台

账。

2、合同管理方面：主要负责所有合同（含合同附件订单）的收

集、合规性审核、建立台账、整理档案，让所有合同的档案实物、台

账与账本上的业务内容能三向互查，即从账本上能找到合同文本在何

处，从合同文本能查到本合同在台账的那一行，从台账上能找到本行

数据对应的业务在账本上的何凭证，合同文本在何处。

3、合同管理要分类：分销售合同、采购合同、设备合同、维修

或基建合同、筹资金融类合同、大额其他合同、租赁合同等类别设置

相应的台账并将合同文本扫描归档，合同原件整理装订归档。人事或

劳动合同由人力资源部管理。

4、所有合同应设置统一的、科学的内部唯一编码，按编码入账

存档备查。

5、该岗位负责管理催收销售回执，并将已签收的合用的销售回

执与系统中的销售出库单据进行勾对，确保所有销售回执能返回公司

入账，销售回执原件与发货单据装订进财务凭证档案中，扫描件由该

岗位扫描后取名为销售出库单号按月存档，未来方便双向查找。

6、所有上述档案均要有清晰的、分类准确的PDF电子档长期备

查。

附件:

・客户货物签收人约定模板

货物签收人确认书

致湖北金龙新材料股份有限公司：

根据我公司与贵公司签订的框架合同约定，现对本公司对贵公

司所发货物的签收人员确认如下:

1、签收人姓名:手签字迹模样:

2、签收人姓名:手签字迹模样:

3、签收人姓名:手签字迹模样:

4、签收人姓名:手签字迹模样:

5、签收入姓名:手签字迹模样:

上述人员的签收期限为：自年月日起至年月

日或至双方框架合同的有效期内，但当我公司没有新的签收人确认书

发往贵公司时，上述人员的签收期限持续有效。

以上人员为本公司的合法货物签收入，贵公司发货回执中有上

述人员签收即视同本公司已收到贵公司发出的货物，我公司将承担相

应法律及经济责任。

本确认书对签收责任有效期直至双方的债权债务结清为止。

确认人：公司（盖章）

法人代表签字：

年月日

附件2：订单样式

湖北金龙销售订单

［下单日期，订单编号।

，户名称，实际收货方名称，

板际收（送）货地址,

j客户联系人：联系电话，

|本订单付款方式：口款已付□合同月结口听通知放货□其他：

出

序

规格型号（含克重、网型、色号、量含税单合计金额

单

号

产品名称幅宽卷长位数量备注

E纹等）价（元）

大写合计，（力同，

交货日期，运费承担方口箱售方□购买方

送货方式，口送货上门口客户所在地自提口客户上门自提