公司采购流程管理制度 (一)

公司选购流程管理制度

为了提高公司选购效率、明确选购内容及岗位职责、有效

降低选购成本，满意公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购

流程，加强与各部门间的协作，特制订本制度。

一、目的

保证公司所需的产品，提高选购工作的品质管理，特制定本

管理规程。

二、范围

北京时代感恩励志教化文化传播中心（简称“时代感恩”）网

络商城配套的影音教材及益智玩具等和各部门工作所需的其他产品。

三、职责

1.酷爱本职工作，勤于创新，学习新技术，了解新产品，留意市

场信息的积累。

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不作奸犯科，勤俭节约，讲究职业道

德。

3.负责时代感恩商城所需的产品材料的选购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5,坚决执行各项选购工作制度及公司各项规章制度。

6.大额项目必需做招标工作，其他产品（非唯一性）询价必需三

家以上的供应商或合作伙伴参加。

7.主动了解产品的短缺、发货、验收等实际状况，早知道，早处

理。

8.刚好帮助财务部比照欠款数额或者合同要求支配对供应商或合

作伙伴进行付款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

四、人员配置及岗位分工

1.人员配置：选购经理或选购总监1名，选购主管1

名，选购若干

2.分工

选购经理或选购总监：

1.主持选购部的全面工作

2.主要负责本部门的规章制度及操作制度的文件制定，确保选购

部全部人员能够严格顺当进行工作，并遵守各项制度

3.同时负责整个公司战略物资的支配、支配、统筹，并做好与其他

各部门的协调工作

4.负责对选购部全部人员进行管理培训及工作支配，按部门的工

作职能做好工作

5.提升选购部门的整体凝合力与业务实力，并对员工的选购

过程进行监管，对下属存在的问题进行刚好订正和引导

6.监控项目物流的状况，限制不合理的物资选购和消费

7.进行选购收据的规范指导和审批工作，帮助财会进行工程的

审核及成本的限制

选购主管：

1.执行选购部经理支配的各项任务，做好上报下达

2.协作选购部经理对部门文件进行编制，并报由选购经理

审批

3.做好选购人员的管理，确保选购人员的凝合力与业务实力

4.在对于重要的产品选购事，选购主管实时跟进，并随时上报

下达

5.新产品，新材料供应商的找寻，资料收集及开发工作，对新供应

商品质体系状况的评估及认证，以保证供应商的优良性

选购：

1.主要产品的估价和询价及细微环节落实

2.供应商产品的品质初步确认

3.材料样板的初期制作与更改

4.替代产品和供方的搜寻及落实

5.选购部门有关技术、品质文件的拟制

6.与技术、需求部门有关技术、品质问题的沟通与协调

7.与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调

五、程序

选购部在公司经营中担负着不行推卸的重要责任，选购

工作的好坏，干脆影响公司产品的品质、交期、成本、风险等。

建立高效、好用、完善的选购工作流程是提高选购效率，降低成

本和风险最有效的方法。在整个选购过程中，选购部须要运营、

营销、技术、限制、财务、验收(通常称为验收)等各个部门的大力

支持才能顺当的完成选购工作，每个部门之间的联系须要一个标准

来规划，来提升工作效率，削减工作失误，为公司的整体发展做出各

自的贡献。

(-)请购及其规定

1.《请购单》要填写完整，具体应包括以下要素：

(1)请购的部门；

(2)请购产品所属项目;

（3）请购的用途；

（4）请购的产品名；

（5）请购的产品数量；

（6）请购的产品细微环节参数或规格；

（7）请购产品的样品、图片或具体参数资料（技术标准及运用要求）

等；

（8）请购的产品的需求时间（运用时间）；

请购如有特别须要请备注说明

2.提报规定

（1）选购单应依据要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准

后报选购部；

（2）固定资产申购依据（固定资产购置申请表）的格式进行填写

提报；

（3）请购部门在提报选购单时，应要求选购部签字接收人，

请购部门备份；

（4）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提

高效率该清单的电子文档也需一并提交；

（5）遇公司急需的产品时，公司领导不在的状况，可以电话或其

他形式请示，征得同意后提报选购部门，并在选购单上写上说

明。

（6）假如是单一来源选购或指定选购公司及品牌的产品，请

购部门必需作出说明。

（7）选购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选

购部。

（8）其中涉及到明确的文化属性产品，如音像、读物资料必需填

写清晰音像的基础要求，出版方、出品方、文化属性、时间长度、内

容清晰度或辨别率以及各式要求确保产品的唯一性。

（-）《请购单》的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）选购部在接收选购单时应检查选购单的填写是否依据

规定填写完整、清晰，检查选购单是否经过公司领导审批；

（2）接收选购单时应遵循无支配不选购，名称规格等不完整清

晰不选购，图片或具体参数资料不全不选购，库存已超储积压的

物资不选购的原则；

（3）对于不符合规定和撤销的请购物资应刚好通知请购部门。

2、选购单的分发规定

（1）对于选购单选购部应依据人员分工和岗位职责进行分工

处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。

3、选购周期的规定

（1）常规商品选购周期在7天时间；

（2）遇到紧急选购，应汇报公司领导实行快速优先选购的策略，

紧急选购商品周期在3天时间内；

（三）询价及其规定

1.询价应仔细批阅选购单的品名、产品属性、规格、参数，

了解产品及其技术要求的各项信息，遇到问题应刚好的与请购部门领

导（需求部门）沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购

3.对于紧急请购项目应优先处理；

4.全部选购项目必需向供方源或服务商干脆询价，原则不能通

过中间商询价；

5.对于请购部门需求的产品如有成本较低的替代品可以举荐选购

替代品；

6.遇到重要的产品或预估单次选购金额大于5万的选购状

况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本状况；

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价：

8.单次选购总金额在5000元以下且单项不高于500元的项

目可以由选购部自行选购；单次选购总金额预算在5000元

以上的全部项目都应要求至少三家上的供应商参加比价（单项单价低

于500元除外）；单次选购总金额预算价格在20万元以上的项

目应由选购部组织招标，公司相关领导参加监督；单次选购总

金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导确定是否托付第三

方机构代理招标；

9.比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质

和实力，具有供应或完成我公司所需产品和项目的实力；

10.在询价时遇到特别状况应刚好报请公司领导批示。

（四）比价、议价

1.对供应商的供应实力和产品质量，交货时间及服务品质进行确

认；

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他公司的价

格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3.重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进行验

证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

4.参考目标或志向价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判;

5.在比价或跟供方谈判之前，了解选购的产品市场行情和预选

购方的优点和缺点，以便在谈判议价的过程中驾驭主动权

（五）合同的签订及其规定

1.合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协

议。依法成立的合同，受法律爱护。

（1）合同正文应包含的要素：合同品名、编号、签订时间、签

订地点；选购产品、参数规格、数量、单价、总价及合同总额，

清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的部分；音像资料必需填

写清晰音像的基础要求，文化属性，时间长度，内容清晰度或辨别率

包装要求；合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明；

付款方式；交货日期；品质保证期；品质要求及规范；违约责任

和解决纠纷的方法；双方的公司信息；其他约定。

（2）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任；

2）拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同数量追加或追加无依据，选购时要求供货方供应

报价清单；

4）质保期或合作期限及运用时间肯定要明确从什么时候起先到什

么时间结束，产品类并应尽量要求厂商延长产品质保期；

5）具体约定发票的供应时间及要求：

6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如产品类的合同一般应

分依据预付款、验收款、品质保证金的依次明确付款额度、付款时间

和付款条件等；

7）与初次合作的单位合作口寸，应少付预付款或不付预付款；

8）违约责任肯定要具体、具体；

9）合同签定应依据统一的格式进行《合同审批单》流程；

11）《合同审批单》流程通过后应由公司负责人签字，加盖公司合

同章方可生效；

12）如本合同的商品系乙方依据甲方的设计等智力成果加工制作而

成，则乙方保证不向任何第三人透露，否则造成甲方损失的由乙方赔

偿。

13）合同双方未经对方同意，均不得将合同内容及相关各自商业隐

私向任何第三人透露，否则赔偿给对方造成的一切损失。

14）签订的全部合同应刚好报送财务部门并归档；

（六）付款及合同执行

1.付款规定

（1）全部已签订合同付款时应依据合同规定的付款；

（2）依据进度付款的选购产品必需确保验收合格方可付款；

（3）依据公司规定和合同约定达到付款条件时，该《付款审批单》

巡签完毕后提交财务部付款；

（4）财务部门在接到付款审批单后依据签署的合同和《付款审批

单》付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状况限延期付款

的应刚好的通知选购部。

2.合同执行

（1）已签订合同由选购部负责选购人员负责跟进，由选购部

负责人进行监督，如出现问题，选购部应刚好提出建议或补救措

施，并刚好通知请购部门领导及公司领导：

（2）已签订的合同在执行期间，应刚好驾驭产品状况，跟踪并督

促其保质保量，按时履约；

（3）合同在履行期间应依据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜

应刚好协商并签订补充合同；

（七）验收与入库

1.报验

（1）供应商已经履行完毕的合同，产品进公司时选购部应刚好

的通知接收人员（商品类一般为保管员或库管，信息资料类则有所需

部门或技术部门）进行确认验收；

（2）对材料验收标准参照合同或公司技术部门的相关要求执行；

（3）达到验收和报验条件的产品应在第一时间报请验收部门进行

验收；

（4）验收部门（需求部门）在接到报验通知后应