监理例会组织与纪要管理办法

监理例会组织与纪要管理办法一、第一章总则第一条为规范建设工程监理例会的组织、召开、纪要编制与决议落实，确保例会真正成为解决现场问题、协调各方责任的决策机制而非形式化过场，依据《中华人民共和国建筑法》《建设工程监理规范》GB/T50319及《建设工程质量管理条例》，结合本单位项目管理实际，制定本办法。第二条本办法适用于本单位承担监理业务的房建、市政类工程项目；专业性强的专项工程（如深基坑、幕墙、机电安装）可参照本办法另行组织专题会议，专题会议的纪要管理按本办法执行。第三条监理例会的核心目标有三项：一是对上期会议决议及施工计划执行情况进行逐条核销；二是协调解决施工单位、建设单位、设计单位之间的接口冲突与资源矛盾；三是对下期施工内容进行风险预判与事前交底。凡不能落实上述任一目标的议题，不得占用例会时间。第四条总监理工程师（以下简称总监）对例会的组织质量与纪要真实性负总责；专业监理工程师负责提供本专业数据并落实与本专业相关的决议；资料员负责纪要的编号、发放与归档。二、第二章会议组织第五条例会频次与分级管理：会议类别频次主持人参会范围时长控制周例会每周一次，固定时间（建议每周一上午9:00）总监建设单位代表、项目经理、技术负责人、安全负责人、各专业监理工程师不超过90分钟月度例会每月末最后一周的例会合并召开总监周例会全部人员+建设单位分管领导、施工分包单位负责人不超过120分钟专题会议按需启动，触发条件见第八条总监或指定专业监理工程师与议题直接相关人员不超过60分钟第六条会议通知。资料员应于会前24小时以书面形式（工作群通知+邮件/签收单）发出会议通知，通知须载明时间、地点、议题清单及各单位需会前准备的数据（如劳动力统计表、材料进场计划、上周进度对比表）。未收到通知的单位可拒绝对临时增加议题表态，但不得缺席会议。第七条缺席与替代。施工单位项目经理因故缺席的，必须委派持法人授权委托书或项目授权的项目副经理参会，且该替代人员须有对进度、商务问题的表态权限；仅有记录权而无决策权的替代，视为缺席。连续2次无故缺席或替代不合格的，总监应在当期纪要中如实记录，并书面报建设单位。第八条专题会议启动条件。出现下列任一情形，总监应在24小时内组织专题会议，不得拖至下次周例会：1.关键线路工序延误累计达3天及以上；2.发生质量缺陷、安全隐患或险情；3.设计变更涉及造价变动预估超过10万元或影响工期；4.参建各方对某事项经两次周例会协调仍无结论。三、第三章议题管理与会议流程第九条议题实行清单制。各参会单位应于会前1个工作日17:00前将议题报监理部（格式见附件一），议题必须写明「问题描述+期望结论+建议责任方」三项内容；仅有问题描述、无期望结论的议题，总监有权退回补充后列入下期。第十条周例会标准议程（按顺序执行，不得颠倒）：1.决议核销（15分钟）：资料员逐条宣读上期纪要中的待办事项，责任方逐条回答「已完成/进行中（说明节点）/未启动（说明原因）」。总监对逾期未完成项当场明确追责方式或调整方案，绝不留到「下次再说」。2.进度核对（15分钟）：施工方汇报上周形象进度与计划对比，监理方用实际核实的数据（如混凝土浇筑方量、隐蔽验收份数）进行校核，偏差超过周计划10%的必须说明原因及赶工措施。3.质量与安全（20分钟）：各专业监理工程师通报上周巡检、旁站、验收中发现的问题，按「问题—部位—整改要求—整改期限—复查方式」五要素表述。4.协调事项（30分钟）：按议题清单逐条讨论，每条议题讨论结束前必须由总监明确结论，结论类型限定为四种：形成决议（明确责任方与完成时限）、转入专题会议、需建设单位/设计单位答复（明确答复期限）、信息知会。5.下期风险预判（10分钟）：总监结合下周施工内容（如高大模板支设、夜间浇筑）提出2~3项重点风险管控要求，落实到具体责任人与检查节点。第十一条议事纪律。会议期间一人发言、不打断；涉及商务争议（索赔、签证价格）的事项只记录各方立场，不当场裁决，转入专题会议或按合同争议条款处理；手机静音，接打电话离场。四、第四章纪要编制与发放第十二条纪要编制时限。资料员应于会后24小时内完成纪要初稿，总监于会后36小时内审核签发，第48小时前完成对全部分发单位的送达。超过48小时未发出的，视为监理部履约缺陷，在月度考核中扣分。第十三条纪要编号与结构。编号规则为「监纪〔年份〕项目代号-流水号」，如「监纪〔2025〕XX-023」。纪要必须包含：会议基本信息、上期决议核销表（逐条标注状态）、本期新决议清单、需外部答复事项及期限、附件清单。决议条目必须写成「责任方+具体动作+完成时限+验收标准」四要素齐全的可核销句式。第十四条决议写法正反示例：•不合格写法：「施工单位应加强模板管理，确保混凝土质量。」•合格写法：「施工单位（责任人：王某某）于2025年X月X日前完成三层墙柱模板拼缝处理，采用双面胶带封缝，监理部于次日浇筑前复查，拼缝漏浆率复查不合格不得浇筑。」第十五条异议处理。参会单位收到纪要后2个工作日内可书面提出异议；逾期未提异议视为认可纪要内容，此后以「未收到/不认可纪要」为由拒绝执行决议的，总监书面报建设单位并记入监理月报。异议成立的，总监在下一期纪要中更正并注明更正依据；异议不成立的，书面回复理由并留存双方往来记录。第十六条发放范围：建设单位代表、施工单位项目经理部、设计单位驻场代表（如有）、监理部存档至少3份。发放方式优先使用邮件/平台电子送达并要求回复确认；无电子条件的，纸质签收（签收单样表见附件二）。电子送达以系统显示送达时间为准。五、第五章决议落实与闭环检查第十七条决议落实实行「一决议一台账」。资料员在《会议决议跟踪台账》（附件三）中登记每条决议的编号、责任方、完成时限、验收标准、当前状态（进行中/已完成/已逾期/已关闭）、关闭依据（如复查记录编号）。台账每周更新，在例会决议核销环节逐条过账。第十八条逾期决议升级规则：1.逾期1~3天：总监在工作群书面催办，责任方24小时内回复补救方案；2.逾期4~7天或同一责任方当月累计3条逾期：总监签发《监理通知单》，抄送建设单位，责任方在通知单指定期限（一般不超过5个工作日）内书面回复整改结果；3.逾期超过7天且影响关键线路、或涉及质量安全强制性要求：总监向建设单位签发专题报告，建议按合同条款追究违约责任；涉及安全的，监理部可按《建设工程安全生产管理条例》规定的程序签发《工程暂停令》。第十九条决议关闭判据。决议只有同时满足「责任方提交完成证据+监理复查确认达标+台账登记关闭依据」三个条件方可关闭。任何一方口头声明完成、无复查记录的，一律保持「进行中」状态并在下次例会继续核销。第二十条月度分析。总监在月度例会前统计：当月决议总数、按期完成率、逾期分布（按责任方）、反复出现的问题（连续2个月以上同类问题）。同一问题连续出现3次以上的，说明该问题已超出例会协调能力，总监应组织专题会议从制度、资源、技术方案层面根治，并写入监理月报向建设单位提出系统性建议。六、第六章责任与考核第二十一条监理部内部考核按以下标准执行：纪要超时发出，每发生1次扣资料员当月考核2分；决议四要素缺失导致无法核销，每条扣总监审核环节1分；逾期决议未按第十八条升级处理的，每条扣总监3分。考核结果与项目奖金挂钩，具体比例按单位绩效考核办法执行。第二十二条参建单位配合情况纳入监理对施工单位的履约评价：无故缺席、决议屡次逾期、异议程序滥用等行为，在履约评价和监理月报中如实记载，作为建设单位支付、评优、合同管理的参考依据。本办法不创设超出监理合同范围的处罚权，涉及违约责任的必须通过建设单位按合同条款行使。第二十三条纪要及台账属工程资料，按《建设工程文件归档规范》GB/T50328要求归档保存，保存期与工程档案一致，至少至工程竣工验收后按当地档案部门规定年限执行。七、第七章附则第二十四条本办法由单位工程管理部负责解释，自发布之日起施行。各项目监理部可结合项目实际在本办法框架内细化，但不得降低本办法规定的时限与闭环标准。附件一：会议议题申报单（样表）序号申报单位问题描述（部位/具体事实）期望结论建议责任方是否涉费用/工期申报日期12附件二：纪要签收单（样表）纪要编号送达单位送达方式送达时间签收人签收时间异议（2个工作日内书面提出）附件三：会议决议跟踪台账（样表）决议编号出处纪要决议内容（四要素）责任