《初级财务会计》-第七章

第一节会计账簿的意义和种类一、会计账簿的概念会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式而又相互联系的若干账页组成，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。对于账簿的概念，可以从两个方面来理解:一是从形式上看，账簿是由具有专门格式而又相互联系的若干账页组成的簿籍;二是从记录的内容上看，账簿是对各项经济业务进行分类和序时记录的簿籍。各会计主体每发生一项经济业务，必须取得和填制会计凭证，用以反映和监督经济业务发生和完成情况。下一页返回第一节会计账簿的意义和种类但会计凭证数量多又分散，而且会计凭证对经济业务的反映是零散的，不能把会计主体在一定时期内发生的全部经济业务连续、系统、分类地反映出来，也不便于日后查阅，因而不能满足经营管理的需要。因此为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中和归类整理，为经营管理提供系统、完整的核算资料，就必须利用设置和登记账簿这一会计核算的专门方法。二、设置和登记会计账簿的意义设置和登记会计账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证和会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要的意义。其主要表现在以下四个方面上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类(一)通过设置和登记账薄，可以记录、储存会计信息(二)通过设置和登记账薄，可以分类、汇总会计信息(三)通过设置和登记账薄，可以检查、校正会计信息(四)通过设置和登记账薄，可以编报、偷出会计信息三、会计账簿与账户的关系账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户扰无法存在;账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是其真实内容。账簿与账户的关系是形式与内容的关系。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类四、会计账簿的种类

(一)账薄按用途分类账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。1.序时账簿序时账簿又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿按其反映的内容不同，又分为两类:一是普通日记账，用来登记全部经济业务的发生情况，即把全部经济业务的各项会计分录都按照时间顺序记录在账簿中，故称分录簿。因它不能分类反映经济业务的发生情况，使用意义不大，因而很少被采用，其格式如表7-1所示。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类二是特种日记账，用来记录特殊经济业务发生情况的日记账，一般企业只对库存现金和银行存款的收付业务，设置现金日记账和银行存款日记账进行序时核算，以便加强对货币资金的管理。其格式如表7-2、表7-3和表7-4所示。

2.分类账簿分类账簿又称分类账，是将全部经济业务事项按照会计要素的具体科目而开设的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度不同，划分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账簿，又称总分类账，简称总账，是根据一级会计科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类总分类账的一般格式如表7-6所示。明细分类账簿，又称明细分类账，简称明细账，是根据总账科目所属的二级或明细科目开设，用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账。明细账的格式如表7-7所示。

3.备查账簿备查账簿又称辅助账簿或备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充说明的账簿。注重文字描述，为某些经济业务提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料的登记簿、开出商业汇票的到期日、金额等。备查账簿应根据企业的实际需要设置，没有固定格式，企业可以根据自身需要进行设计，它相当于一个备忘录。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类上述三种账簿中，序时账簿和分类账簿相互联系、相互制约，形成了一个完整的账簿体系。总分类账统驭日记账和明细账，日记账和明细账指标又是对总分类指标的具体说明。备查账簿的资料则是对某些经济业务的必要补充。(二)账薄按账页格式分类账簿按账页格式可分为三栏式、多栏式、数量金额式。1.三栏式账簿三栏式账簿属于最典型的账簿格式，包括借、贷、余三栏，主要用于各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务等的明细账。2.多栏式账簿上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类多栏式账簿是在三栏式账簿的基础上发展起来的，在借方或贷方中按照需要分设若干专栏的账簿。主要用于成本、费用类账户的登记。如“制造费用”“生产成本”“管理费用”等账户需要设置多栏式明细账。

3.数量金额式账簿在借方、贷方、余额三个栏日内，分别设置数量、单价、金额三个小栏。借以反映财产物资的实物数量和价值量。主要在“原材料”“库存商品”等存货类科目中使用。

(三)账薄按其外表形式分类账簿按其外表形式分类，可分为订本式、活页式、卡片式。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类

1.订本式启用前已装订成册、连续编号。主要用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。其优点是可以防止账页的散失和非法抽换;其缺点是账页固定后，不便于分工记账，也不能根据记账需要增减账页。

2.活页账把账页装在账夹内，可随时增添或取出账页，装订成册前无固定页码编号。主要用于明细分类账。其优点是可根据需要增添或重新排列账页，并且可以同时分工记账;其缺点是账页容易丢失和被抽换。采用活页账，平时应按账页顺序编号，并在会计期末装订成册。装订完毕后，应按实际账页数顺序编号并加目录。上一页下一页返回第一节会计账簿的意义和种类

3.卡片账卡片账是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的。一般放置在卡片箱中，可以随取随放，它实际上也是一种活页账。卡片账具有一般活页账的优缺点外，它不需每年更换，可以跨年度使用。“固定资产明细账”“低值易耗品明细账”一般采用这种形式。上一页返回第二节会计账簿的设置和登记一、账簿的基本内容各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的外表形式和账页格式一也是多种多样，但各种账簿都应具备以下基本内容:(一)封面封面主要标明账簿的名称，如总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。(二)扉页扉页标明会计账簿的使用信息，即账户目录和账簿使用登记表。(1)启用表内载明:单位名称、账簿名称、账簿编号(第几册)、账簿起止页数、启用日期、会计主管人员等签名盖章、加盖单位公章等。下一页返回第二节会计账簿的设置和登记

(2)经管人员一览表，主要用于记账人员办理交接手续。

(三)账页账簿用来记录经济业务事项的载体，其格式因反映经济业务内容的不同而有所不同。但其内容应当包括:账户的名称、登记账簿的日期栏、记账凭证的种类和号数栏、摘要栏、金额栏、总页次和分页次等。二、日记账的设置与登记日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的就是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中，日记账按其所核算和监督经济业务的范围不同，可分为特种日记账和普通日记账，它们的格式、登记方法和内容是不同的。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记(一)普通日记账普通日记账一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏，登记每一会计分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不结余额。其格式如表7一1所示。(二)特种日记账1.现金日记账现金日记账，是出纳员根据审核后的库存现金的收、付款凭证按时间先后顺序逐日、逐笔登记的，并根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”逐日结出现金余额，并与库存现金核对，即“日清日结”。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记现金日记账用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存。其格式有三栏式和多栏式两种。外表形式一律采用订本式。

(1)三栏式，其基本结构为“收入”“支出”和“结余”三栏，有的插入“对方科目”以表明收入的来源和支出的用途。如表7-2所示。(2)多栏式，有两种多栏式现金日记账的账簿格式，一种是在收入栏下设“贷方科目”若干，支出栏下设“借方科目”若干，格式如表7-3所示;另一种是分别设立“现金收入日记账”和“现金支出日记账”，以收入为主，在“收入日记账”中设“支出合计”栏，格式如表7一4和表7一5所示。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记

2.银行存款日记账银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日收入、支出和结存情况的账簿。由出纳员按时间先后顺序逐日逐笔登记，银行存款日记账根据银行存款收款凭证和库存现金送存银行的付款凭证登记“收入”;根据银行存款付款凭证登记“支出”;每日结出存款余额。月末与开户银行的对账单进行核对，查明账存数与实存数是否一致。其外表形式一律采用订本式。

(1)三栏式，一般有注明“现金支票”和“转账支票”的号数栏，方便与银行对账，其他与现金日记账相同。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记

(2)多栏式，可分为两种，一种是在“收入”栏和“支出”栏下分别按对方科目开设若干栏;另一种格式就是分别设立“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”，以收入为主，在“收入日记账”中设“支出合计”，最后结出余额。格式与现金日记账的类似。对外币银行存款，应按不同的币种和开户银行分别设置日记账。三、总分类账的设置与登记总分类账也称总账，是按一级会计科目开设，进行分类登记的账簿。总分类账能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况，并为编制会计报表提供数据。因此，总分类账是每个企业必须设置的。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记总分类账的基本格式是“借方”“贷方”和“余额”的三栏式，如表7一6所示。其外表为订本式。“借或贷”是限定“余额”方向的。总分类账的登记方法按不同账务处理程序进行登记，其主要登记方式有:以记账凭证直接登记总账方法;以汇总记账凭证登记总账方法;以科目汇总表的形式登记的方法。具体的登记方法将在“账务处理程序”一章中全面阐述。四、明细分类账的设置与登记明细分类账也称明细账，是按明细科目即子目或细目进行分类登记的账簿。明细分类账提供详细的核算资料，为编制会计报表提供必要的基础数据。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记明细账的格式，应根据各单位经营业务的特点和管理需求来确定。常用的有“三栏式”“多栏式”和“数量金额式”三种格式。

(一)三栏式明细分类账其账页的格式同总分类账的格式基本相同，只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。适用于只进行金额核算的账户，如债权、债务、资本等分户账。

(二)多栏式明细分类账其格式视管理需要而呈多种多样。在一张账页上按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。适用于成本费用类科目的明细核算，如“管理费用”“制造费用”“生产成本”等。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记如“制造费用明细账”，如表7-7所示，在借方栏下，可分设若干专栏:工资和福利费、折旧费、修理费、办公费、物料等企业发生的制造费用。

(三)数量金额式明细账其账页的格式如表7-8所示。在收入、发出、结存三栏内，又分别设置“数量”“单价”“金额”等栏目，以分别登记实物的数量和金额。适用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目，如“原材料”“库存商品”等账户的明细核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存的数量和金额资料，便于企业管理。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记明细分类账的登记通常有三种方法:一是根据原始凭证直接登记明细账;二是根据汇总原始凭证登记明细账;三是根据记账凭证逐日逐笔登记明细账。五、总分类账和明细分类账的平行登记总分类账是根据总账科目开设，提供总括核算指标的账簿;明细分类账簿是根据明细科目开设，对总分类账的经济内容进行补充说明，提供具体详细指标的账簿。因此，总分类账和明细分类账所记录的经济内容是相同的，只是提供数据资料的详细程度有所不同。因此，在登记总分类账和明细分类账时，则采用平行登记的方法。上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记平行登记是指对所发生的每一笔经济业务，根据同一会计凭证，即在有关的总分类账户中进行总括登记，又在有关明细分类账户中进行详细登记的一种方法。在经济业务发生后，会计人员需要根据原始凭证编制记账凭证，并据以登记入账。在登记账簿时，既要登记总账，以反映总括资料;又要登记明细账，以反映具体资料。为了保持总账和明细账的一致，在登记账簿时，要采用平行登记的方法。按照平行登记的方法，登记总分类账户和明细分类账户的要点可以概括如下:(一)会计期间相同上一页下一页返回第二节会计账簿的设置和登记(二)会计凭证相同(三)借货方向一致(四)金额记录相等对于每一笔经济业务，记人总分类账户的金额应与记人其所属的一个或几个明细分类账户的金额合计数相等。其计算公式如下:总分类账户本期发生额=所属明细分类账户本期发生额合计总分类账户期末余额=所属明细分类账户期末余额合计上一页返回第三节会计账簿的登记规则一、会计账簿启用规则(1)新建企业或新的会计年度开始时，必须启用新的会计账簿。在新账簿中填写企业全称，加盖单位公章。按国家法律规定自行粘贴并划线注销印花税票。

(2)在账簿的扉页上填制“账簿启用表”和“经管人员一览表”。

(3)启用订本式账簿，按页码顺序登账，不得跳页、隔行、缺号。启用活页式账簿，按账页顺序编号，定期装订成册。二、账簿登记规则(1)必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。下一页返回第三节会计账簿的登记规则①一项业务一方面记入总账;另一方面登记相关明细账。②账簿中记录的日期为记账凭证上的日期，非原始凭证上的日期。③数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。④日期、编号、摘要、金额等全部录入，登记完整。(2)每笔业务登记完毕，在记账凭证上签名或盖章，在记账凭证的“过账”栏画“V”记号，表示已经记账，避免重复、漏记。

(3)在登记账簿中的文字、数字时，其上方应留有1/2空格，便于更正错账。

(4)登记账簿时要使用蓝、黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔等，防止涂改。上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则

(5)下列情况下，可以使用红色墨水记账:①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏中登记负数。④根据国家统一会计制度的规定，可以使用红字记账的其他会计记录。(6)登记账簿时，按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。

(7)凡需要结出余额的账户，应按时结出余额。

(8)一页登记完毕，结出本页合计数及余额，在最后一行的“摘要”栏内注明“过次页”，新页第一行“摘要”栏内注明“承前页”。上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则

(9)账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖、补，随意涂改或用褪色药水更改字迹，应根据错误情况，按规定的方法进行更正。三、错账更正规则在登记账簿过程中，难免会出现一些记账错误，或者是根据错误的记账凭证登记形成的;或是在登记账簿时形成的(会计凭证无误)。在记账或结账时如果发现有了差错，应及时查明原因，并予以更正。

(一)错账的查找方法查找错账的方法主要有两种:个别检查法和全面检查法。1.个别检查法上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则所谓个别检查法，就是针对错账的数字来进行检查的方法。这种方法适用于检查方向记反、数字错位和数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法分为差数法、倍数法和除9法三种。差数法，就是记账人员首先确定错账的差数，再根据差数去查找错误的方法。这种方法对于发现漏记账目比较有效，也很简便。倍数法也叫除2法，首先算出借方和贷方的差额，再根据差额的一半来查找错误的方法，这种方法适用于会计账簿因栏次错写而造成的方向错误。除9法，就是先算出借方与贷方的差额，再除以9来查找错误的方法，适用于两种情况，即数字错位和数字颠倒。上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则

2.全面检查法全面检查法就是对一定时期的账目进行全面核对的检查方法，具体又分为两种:顺查法和逆查法。顺查法就是按照记账的顺序，从头到尾依次检查原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表等。逆查法是与记账的顺序相反，也就是首先检查科目余额表中数字的计算是否正确，其次检查各账户的计算是否正确，再次核对各账簿与记账凭证是否相符，最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。(二)错账的更正由于记账差错的具体情况不同，更正错误的方法也不同，常用的更正错误的方法有:划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则

1.划线更正法记账凭证正确，在过账或结账中发现账簿记录的文字或数字有错误，应采用划线更正法。更正时，先在错误的文字或数字上划一红线注销，要使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空自处用蓝字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。对改正错误的数字一定要用红线全部划去，不能只改个别数字。2.红字更正法红字更正法适用于记账凭证上的科目和金额发生错误，并已登记入账。上一页下一页返回第三节会计账簿的登记规则更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正第x号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录;然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，登记入账。3.补充登记法补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确，但所填的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法就是将少填的金额(即正确金额与错误金额之间的差额)用蓝字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记第x号凭证少计数”，并据以登记入账。上一页返回第四节对账和结账一、对账为了保证账簿记录的真实可靠，对账簿所记录的有关数据加以检查和核对，这种核对账簿的工作，在会计上叫对账。在记账、过账、算账中难免有疏漏与错误出现，财产在保管中也难免有毁损与丢失。在结账前为确保会计核算资料的正确、完整与真实性，必须进行对账。对账的目的就是保证账证相符、账账相符和账实相符。对账工作，一般在月末进行，即在记账之后、结账之前进行对账。若遇特殊情况，如有人员办理调动手续前或发生非常事件后，应随时进行对账。对账的具体内容包括:(一)账证核对下一页返回第四节对账和结账账证核对是指将账簿(总账、明细账、库存现金和银行存款日记账等)记录与记账凭证、原始凭证进行核对，确定其时间、凭证号、内容、金额、记账方向等是否相符。这种核对主要是在日常编制凭证和记账过程中进行。核对的重点是凭证所记载的业务内容、金额和分录是否与账簿中的记录一致。若发现差错，应重新对账簿记录和会计凭证进行复核，直到查出错误的原因为止，这是保证账账相符、账实相符的基础。(二)账账核对账账核对是指各种账簿之间进行的核对，其具体核对内容包括:上一页下一页返回第四节对账和结账(1)总分类账户之间的余额核对，依据是资产=负债+所有者权益，即全部账户的借方余额合计数应与贷方余额合计数相符。

(2)总分类账户与所属明细分类账户之间的核对。即检查总分类账户本期借方、贷方发生额及期末余额与所属明细账户本期借方、贷方发生额及期末余额之和是否相符。(3)总分类账户与日记账的核对，即总分类账户与现金日记账、银行存款日记账进行核对，检查现金、银行存款日记账本期发生额及期末余额与总账是否相符。

(4)明细账之间的核对，即财会部门登记的各种财产物资明细账与仓库保管及使用部门明细账之间进行的核对。检查各方期末财产物资结存数是否相符。上一页下一页返回第四节对账和结账

(三)账实核对账实核对是指账簿记录的各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间进行的核对，做到账实相符。具体包括:(1)银行存款日记账的余额，应定期与银行对账单核对，通常每月核对一次。(2)现金日记账的余额应与库存现金实有数之间进行逐日核对。(3)各项财产物资明细账的结存数量同财产物资的实有数之间的核对。此项核对应根据财产物资清查要求，定期或不定期地进行。(4)有关债权、债务明细账余额应与对方单位的账面记录进行核对。上一页下一页返回第四节对账和结账二、结账结账，就是把一定期间(月份、季度、年度)内所发生的经济业务全部登记入账，结出各种账簿的本期发生额和期末余额。各单位的经济活动是连续不断的，为了总结某一个会计期间(月份、季度、年度)的经济活动情况，考核财务成果，编制会计报表，必须在每一会计期间终了时，进行结账。

(一)结账的程序(1)将本期发生的经济业务事项全部登记入账，并保证其正确性。(2)根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计的收入和应计的费用。上一页下一页返回第四节对账和结账

(3)结清损益类账户(期末清零)，计算本期利润。(4)结算出资产、负债、所有者权益类账户的本期发生额和期末余额，并结转下期。

(二)结账的方法(1)对不需按月结计本期发生额的账户，如债权、债务明细账等每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务事项记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。(2)对现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。上一页下一页返回第四节对账和结账

(3)需要结计本年累计发生额的某些明细账户，如主营业务收入明细账等每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。(4)总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，将所有总账账户结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。上一页下一页返回第四节对账和结账(5)年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结