会议运营 课件 任务3 编制会议预算

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议策划的概念与要素2.掌握编制会议策划方案的方法、原则和内容3.了解会议预算、会议赞助书的主要内容，掌握会议成本控制的原理知识目标能力目标1.能够编制会议策划方案2.能够制定会议预算3.能够编制会议赞助书项目二会议策划——凡事预则立素养目标1.有备无患、未雨绸缪，培养系统思维、创新意识、全面思考的能力2.充分践行社会主义核心价值观，牢固树立政治意识、大局意识、责任意识，提高会议策划的可行性与科学性、保证会议的质量3.培养全局意识、风险防范意识、成本控制以及节能减排意识任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算2-会议成本控制1-会议预算编制导读项目二会议策划——凡事预则立3-会议赞助知识链接设方案1.会议预算编制1.1编制会议预算的目的

➢预知会议固定支出、可变支出、会议收入及会议的盈亏，以保证会议最终不出现财务亏损。

➢了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。1.2会议预算的内容

➢会议收入

➢会议支出

➢

预算总结2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制设方案1.会议预算编制2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制会议经费预算包括会议支出预算和会议收入预算两大部分。支出分为固定支出和可变支出。会议运营管理（1）会议固定支出明细初期申办费用公关宣传费用（广告投放、媒体邀请、宣传推广、海报等）办公费用（茶歇、纸张、本子、打印等）人工费用PCO服务费(整体收费)会议机构会务费考察费嘉宾、领导参会费用场地租金设备租金不可预计费用（5-20%）1.3会议预算的构成设方案1.会议预算编制（2）会议可变支出明细餐饮费资料印刷费参会者用品费用PCO服务费(按人数收费)相关税费1.3会议预算的构成（3）会议不可预计支出又称为应急费用，是为了应对未能预见的事件或变化而准备的。

应急费用的数额是根据风险分析、类似会议的经验以及会议组织者的评估来确定的、一般占总支出的10%。2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制设方案1.会议预算编制（4）会议收入明细会议注册收入赞助收入住宿佣金收入广告收入附设展览收入1.3会议预算的构成（5）预算总结会议注册收入赞助收入住宿佣金收入广告收入附设展览收入创造利润收支平衡产生赤字≥0=0≤0预算总结2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制设方案1.会议预算编制1.4编制会议预算的程序2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制设方案1.会议预算编制1.5编制会议预算的原则2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制➢

树立全局观念，搞好综合平衡➢先进、经济、合理➢量入为出➢分清轻重缓急，精打细算设方案1.会议预算编制1.6编制会议预算表2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制设方案●收入

●可变支出

1.会议预算编制●固定支出

1.6编制会议预算表2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制1.会议预算编制1.6编制会议预算表会议经费预算表基本格式见右表：2-会议成本控制导读3-会议赞助1-会议预算编制2.会议成本控制2.1会议成本控制的意义导读3-会议赞助1-会议预算编制2-会议成本控制2.2会议成本控制的主要内容（1）详细规划预算（2）优化会议地点和时间

（3）动态管理费用

（4）有效使用技术和物流

（5）高效配置人员资源会议成本控制是指在会议的筹备和执行过程中，通过一系列策略和方法，对会议的各项成本进行有效的管理和控制，以达到节约开支、提高会议质量和效率的目标。（1）节约成本（2）提高效率（3）增强管理能力（4）落实企业战略（6）精简议程和内容（7）动态调整和实时监控（8）最大化赞助商和合作伙伴关系（9）减少或优化印刷材料（10）会后评估和反馈2.会议成本控制2.3会议成本控制策略导读3-会议赞助1-会议预算编制2-会议成本控制➢

会议筹备阶段（1）明确会议目标和必要性（2）制定详细预算（3）精简会议规模（4）选择合适的会议形式（5）提前规划会议流程➢

会议执行阶段（1）严格控制会议时间（2）优化会议资源使用（3）简化会议资料（4）合理安排餐饮和交通（5）实时监控成本➢

会议评估阶段（1）评估会议效果（2）核算会议成本（3）持续优化会议流程➢

其他技巧（1）培养成本意识（2）利用技术工具（3）建立长期合作关系（4）定期审查会议频率3.会议赞助3.1会议赞助概述导读2-会议成本控制1-会议预算编制会议赞助定义会议赞助是指企业、机构或个人为会议提供资金、物资、服务或其他形式的支持，以帮助会议顺利举办，并通过会议平台获得品牌推广、市场拓展、客户关系建立等回报的一种商业合作方式。会议赞助类型➢现金赞助➢实物赞助➢服务赞助会议赞助权益➢品牌曝光➢现场宣传➢参会名额➢广告机会3-会议赞助3.会议赞助3.2会议赞助流程导读2-会议成本控制1-会议预算编制前期准备➢寻找赞助商➢洽谈合作3-会议赞助➢签订合同➢执行跟进➢后续感谢3.会议赞助3.2会议赞助流程导读2-会议成本控制1-会议预算编制（1）前期准备

➢

明确会议目标

➢

预算和赞助需求

➢制定详细的赞助方案3-会议赞助

3.会议赞助导读2-会议成本控制1-会议预算编制3-会议赞助（2）寻找赞助商

寻找赞助企业是做好赞助工作的关键。会议组织者应充分利用各方面的人士，疏通各方面的渠道，在最大范围内确定一个潜在的赞助企业名单。具体可以采用下述方法运作:

➢

会议主要领导出面联系

➢

会议机构中工作的人员出面联系

➢

国际组织出面联系

➢

其它渠道3.2会议赞助流程3.会议赞助导读2-会议成本控制1-会议预算编制3-会议赞助（3）洽谈合作

与潜在赞助商进行沟通，介绍会议的规模、影响力和赞助权益，达成合作意向。3.2会议赞助流程（4）签订合同

明确双方的权利和义务，包括赞助金额、提供的权益和服务等。（5）执行与跟进

在会议筹备和举办过程中，确保赞助商的权益得到落实并及时与赞助商沟通进展情况3.会议赞助导读2-会议成本控制1-会议预算编制3-会议赞助（6）后续感谢

3.2会议赞助流程

赞助企业往往是在会议经费最困难时向会议提供经费支持，同时许多会议也是由于有了赞助费用才能保证会议不会出现亏损，因此，会议要努力创造尽可能多的机会来表示对赞助企业的感谢。感谢方式：➢

会议文件➢会场内外➢

会议活动➢

颁奖活动第15届国际禽病大会对赞助企业的感谢展板G20杭州峰会特级赞助商荣誉榜杭州市G20杭州峰会总结表彰大会3.会议赞助（3）会议预算的构成3.3会议赞助商选择标准（1）品牌契合度：赞助商的品牌形象和会议的主题及目标受众相契合。（2）财务实力：赞助商具备足够的资金实力来满足会议的赞助需求。（3）合作意愿：赞助商对会议有较高的兴趣和合作意愿，愿意积极参与并提供支持。（4）行业影响力：优先选择在行业内具有较高知名度和影响力的赞助商。

导读2-会议成本控制1-会议预算编制3-会议赞助☆☆☆寻找赞助企业是做好赞助工作的关键。会议组织者应充分利用各方面的人士，疏通各方面的渠道，在最大范围内确定一个潜在的赞助企业名单。具体可以采用下述方法运作:①会议主要领导出面联系②会议机构中工作的人员出面联系③国际组织出面联系④其它渠道

课堂讨论：我校会展社团场新老干部交流会，会议赞助方可以挑选哪些？原因是什么？3.会议赞助3.4会议赞助的注意事项

（1）合理定价：根据会议的规模、影响力、目标受众等因素，合理制定赞助套餐的价格，确保赞助商

能够获得相应的价值回报。

（2）明确权益：在赞助协议中明确双方的权利和义务，确保赞助商的权益得到充分保障，同时避免过

度承诺或模糊不清的条款。

（3）提供优质服务：在会议筹备和举办过程中，为主办方提供必要的支持和协助，确保会议的顺利进

行，提升赞助商的满意度。

（4）及时沟通：与赞助商保持密切沟通，及时反馈会议的筹备进展和相关情况，解决可能出现的问题。导读2-会议成本控制1-会议预算编制3-会议赞助3.会议赞助3.5会议赞助方案

会议赞助方案是吸引企业或机构为会议提供资金、物资或服务支持的重要文件。

会议赞助方案内容：

➢

会议基本情况介绍

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主要赞助形式（综合/单项）

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赞助程序