关于组织档案专项验收工作的通知

关于组织档案专项验收工作的通知各职能部门、各子（分）公司、各项目参建单位：

为进一步规范公司档案管理，夯实项目合规管理基础，确保档案完整、准确、系统、安全，满足项目竣工验收、审计检查、资产运维、责任追溯的实际需求，经公司研究决定，组织开展2024年度档案专项验收工作，现将有关要求通知如下：一、验收范围与合规依据明确验收边界与合规依据是避免漏验、标准不一的核心前提，未纳入本次验收清单的事项不得擅自提前或延后验收。1.本次验收覆盖三类档案：◦2022年1月1日至2024年6月30日期间竣工的全口径固定资产投资项目（含新建、改扩建、技术改造项目，总投资500万元及以上，具体项目清单见附件1），覆盖从项目立项到资产转固全流程文件；◦2023年度公司办结的重大行政许可、股权并购、资产处置类专项档案（单事项涉及金额1000万元及以上）；◦2023年度档案验收判定为不合格、申请复验的项目与事项。2.验收工作严格遵循以下合规依据，不得随意降低标准：◦《中华人民共和国档案法》（2020年修订）；◦《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）；◦《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）；◦《档号编制规则》（DA/T13-2022）；◦《公司档案管理办法（2023版）》（司发〔2023〕47号）。二、组织架构与职责划分验收组织架构与职责划分直接决定各环节的响应效率与责任追溯，不存在模糊的“共同负责”空间，每一项工作均明确第一责任人。1.公司成立档案专项验收工作组，对验收结果负终身责任：◦组长：分管行政档案工作的副总经理（负责验收结论最终审批、重大异常事项决策）；◦成员：档案管理部专职档案员3名、工程管理部技术专员2名、审计部合规专员1名、外聘档案副研究馆员1名（成员具体分工与联络方式见附件2）；◦工作组下设办公室在档案管理部，负责日常协调、材料收集、进度跟踪工作，办公室主任由档案管理部经理兼任。2.各责任主体职责边界清晰，严禁推诿扯皮：◦验收工作组：负责制定验收细则、组织现场核验、出具验收意见、跟踪整改闭环，验收过程中需客观公正开展评分，不得隐瞒发现的问题；◦被验收单位（部门、子分公司、参建单位）主要负责人：为本单位档案验收第一责任人，负责统筹本单位档案收集整理、自验、报送工作，对报送档案的真实性、完整性负主体责任；◦各单位专职对接人：必须在本通知印发后3个工作日内确定，报送至档案管理部专用邮箱（dangan@），对接人需全程参与档案整理与验收工作，变更需提前1个工作日书面报备，严禁临时安排无档案工作经验、不熟悉项目情况的人员对接验收。三、验收时间节点与流程要求明确的时间节点是避免验收工作挤占项目竣工、审计决算窗口期的关键保障，所有节点无正当理由不予顺延。

本次验收共分为5个阶段，各阶段具体要求如下表所示：阶段时间要求责任主体产出物判定标准单位自验与材料报送自本通知印发之日起15个工作日内各被验收单位档案专项验收申请表（附件3）、单位自验报告、全宗卷目录、纸质档案实体、电子档案双备份纸质材料加盖单位公章，电子档案目录与实体档案匹配率100%，自验报告需由主要负责人签字确认验收组初审材料报送截止后5个工作日内验收工作组办公室初审意见单、材料补正清单逐一核对报送材料完整性，核心必存件缺项超过1项、一般性材料缺项超过3项的，直接退回补正，不予进入现场核验环节现场核验与评分初审通过后10个工作日内验收工作组、被验收单位现场核验记录、档案验收评分表（附件4）随机抽检档案比例不低于档案总量的15%，其中隐蔽工程验收记录、重大设计变更、财务决算报告类核心档案抽检率100%验收意见反馈现场核验结束后3个工作日内验收工作组正式验收意见书、整改问题台账（附件5）明确合格/限期整改/不合格的验收结论，整改问题逐条列明问题描述、整改要求、责任人和完成时限整改闭环与复验验收意见下发后15个工作日内被验收单位整改报告、整改佐证材料所有问题逐一销号，整改佐证材料与问题台账一一对应，销号完成率100%方可通过验收确因不可抗力（如自然灾害、涉密档案需履行多层级调阅审批）无法按时完成对应阶段工作的，责任单位需在节点截止前3个工作日向验收工作组提交书面延期申请，经组长签字审批后最长可顺延7个工作日；未申请延期或延期申请未获批准、逾期未完成的，直接判定为验收不合格。四、量化验收标准与操作要求量化的验收标准是减少自由裁量、保证验收公平性的核心依据，所有评分项均设置可核验的客观判据，不设“印象分”“人情分”空间。

本次验收采用百分制评分，85分及以上为合格，70-84分为限期整改，70分以下为不合格。各评分维度的具体要求、操作规则与设置依据如下：1.档案完整性（35分）◦操作要求：覆盖项目立项、可研、设计、招投标、施工、监理、竣工、财务决算、资产移交全流程文件，其中立项批复、用地审批、隐蔽工程验收记录、重大设计变更签证、竣工图、财务决算审计报告为核心必存件，必须100%归档。◦扣分规则：缺1项核心必存件扣5分，缺1项一般性文件扣1分，整体归档率低于95%的本项不得分。◦设置依据：核心必存件是后续审计、资产确权、运维改造的唯一法定依据，缺失将导致项目无法通过竣工决算，甚至引发权属纠纷；例如隐蔽工程记录缺失后，后续管线改造时无法准确定位管线位置，极易挖断电力、燃气管道造成安全事故。2.档案准确性（30分）◦操作要求：竣工图与工程实体实际尺寸偏差不超过10cm，所有文件签字盖章手续完备，无涂改、伪造、错漏；电子档案与纸质档案内容完全一致；电子档案优先采用PDF/A长期保存格式，若原文件为Word、CAD等可编辑格式，需同步留存原格式文件+PDF/A格式固化版本，严禁仅提供不可检索的图片格式扫描件、压缩画质的手机拍照件作为电子档案归档；所有归档文件采用静电复印纸打印/书写，严禁使用热敏纸。◦扣分规则：竣工图与实体偏差超标且未标注变更的每处扣3分，签字代签、缺章的每份扣2分，电子档案与纸质档案不一致的每份扣2分，电子档案格式不符合要求的每份扣1分，使用热敏纸归档的每份扣1分。◦操作细则：热敏纸出具的文件（如传真件、POS小票、早期热敏打印的检测报告）字迹保存期限不超过5年，到期会完全消褪导致档案灭失，必须复印为符合耐久性要求的静电复印纸归档，复印件需加盖出具单位公章确认与原件一致，严禁直接归档热敏纸原件。3.档案系统性（20分）◦操作要求：按照《档号编制规则》（DA/T13-2022）编制档号，分类科学、组卷合理，卷内目录、备考表填写规范；档案装订优先采用三孔一线线装方式；若档案厚度小于10mm，可使用不锈钢订书钉装订；严禁使用普通铁质订书钉、塑料装订夹、热熔胶装订。◦扣分规则：档号编制错误每卷扣1分，组卷逻辑混乱（如将施工文件与财务凭证混卷）每卷扣2分，装订不符合要求每卷扣0.5分。◦设置依据：普通铁质订书钉在档案库房恒温恒湿环境下3-5年即可锈蚀，锈斑会渗透纸张造成字迹模糊、纸张破损；塑料夹、热熔胶老化后会释放增塑剂，导致纸张变脆、脱页，大幅缩短档案保存寿命。4.档案安全性（15分）◦操作要求：涉密档案单独组卷、标注密级，履行涉密载体登记手续；电子档案实行“本地档案服务器+异地离线存储介质”双备份，备份介质优先采用档案级光盘，若使用硬盘备份，需选用未安装过盗版软件、无病毒的全新固态存储硬盘，每2年进行一次可读性检测，严禁使用U盘、普通机械硬盘作为长期备份介质；涉密电子档案必须存储在物理隔离的涉密计算机中，严禁存储在连接公共互联网的设备上；档案实体无虫蛀、霉变、水浸、破损情况。◦扣分规则：涉密档案未单独管理的本项不得分，电子档案未按要求双备份的扣8分，档案实体出现破损、霉变的每卷扣1分。◦风险说明：涉密档案接入公共互联网后，可能被网络窃密程序、境外爬虫抓取，造成国家秘密或商业秘密泄露，触发合规处罚；电子档案仅单份存储时，若遭遇存储介质损坏、勒索病毒加密，会导致档案永久丢失，无法追溯项目全流程责任。五、验收结论应用与纪律要求验收结论的刚性应用与问责机制是保障验收工作权威性、避免“验完就过、问题依旧”的核心约束，所有奖惩规则均公开透明、可追溯。1.验收结论分级应用：◦合格（≥85分）：由验收工作组出具《档案专项验收合格意见书》，作为项目竣工验收、财务决算、资产转固的必备前置要件；未取得合格意见书的项目，财务部门不得支付最后10%的项目尾款，不得办理资产转固手续。◦限期整改（70-84分）：由验收工作组出具整改通知书，给予15个工作日整改期，整改期间暂停对应项目非紧急款项支付；整改完成后提交复验申请，复验仍未达到合格标准的，直接判定为不合格。严禁在核心必存件缺失的情况下以“容缺受理”名义办理竣工验收，确因项目投产紧急需容缺一般性文件的，必须由责任单位提交书面承诺，明确整改时限（最长不超过30个工作日），经公司总经理签字审批后方可容缺。◦不合格（<70分）：对责任单位予以全公司通报批评，扣除责任单位年度绩效考核5分，对单位主要负责人、专职档案对接人分别扣发当月绩效奖金的20%、30%；责令其30个工作日内完成全面整改，整改期间暂停该单位所有新项目的立项审批流程。因档案缺失、伪造造成审计追责、资产损失、安全事故的，按照《公司员工奖惩管理办法》追究相关人员责任，涉嫌违法的移送司法机关处理。2.验收工作纪律：◦验收工作组成员必须逐卷翻看抽检档案，严禁仅核对目录不查看实体、仅听汇报不核原件，抽检记录需由核验人员和被验收单位对接人共同签字确认，存入验收档案长期保存；工作组成员严禁接受被验收单位的宴请、礼品，严禁徇私舞弊打人情分，一经发现按照公司廉洁从业规定严肃处理。◦被验收单位严禁伪造、篡改档案，严禁提供虚假材料应付验收，一经发现直接判定为验收不合格，并对相关责任人从重处理。六、异常情况分级处置机制全流程的异常处置机制是应对验收突发情况、避免工作停滞的兜底保障，所有异常场景均明确判定标准、启动权限与处置时限。

本次验收将异常情况分为三级，对应不同处置流程：1.III级（一般异常）◦判定标准：档案装订不规范、目录填写错误、个别非核心文件签字不全等不影响档案核心效力的问题，整改工作量占比低于10%。◦启动权限：现场核验人员可直接判定，无需工作组组长审批。◦处置原则：现场向被验收单位反馈问题，责任单位可在7个工作日内完成整改后补送材料，不影响合格结论判定，响应时限不超过1个工作日。2.II级（较大异常）◦判定标准：部分一般性文件缺失、竣工图存在局部非结构性偏差、电子档案备份不符合格式要求等问题，不涉及核心必存件缺失，档案整体真实有效，整改工作量占比10%-30%。◦启动权限：由现场核验人员上报工作组组长审批后启动。◦处置原则：出具限期整改通知，整改期间不停止验收流程，整改完成经核验通过后出具合格意见，响应时限不超过4个工作小时。3.I级（重大异常）◦判定标准：核心必存件缺失、档案伪造篡改、涉密档案失泄密、电子档案全部丢失等可能造成重大合规风险或经济损失的问题。◦启动权限：现场核验人员第一时间上报工作组组长，由组长向公司主要负责人汇报后启动。◦处置原则：立即停止验收流程，30分钟内启动应急响应，2小时内将初步情况上报公司管理层，组织专项调查组核查问题原因，形成专项调查报告落实责任追究，涉嫌违法的及时移送相关部门。风险演化路径：核心必存件缺失→项目无法通过政府审计→被审计机关认定为项目管理不规范→处以项目总投资1%-5%的罚款→相关责任人被追责。七、配套支持与服务清晰的配套支持渠道可减少被验收单位的无效工作，避免因标准理解偏差导致的反复整改。1.验收工作组将于本通知印发后第5个工作日组织1次档案整理专项培训，培训地点为公司一楼多功能厅，各单位专职档案对接人必须参加，培训现场发放《档案整理规范操作手册（核心条款摘要）》（附件6），讲解整理要求与常见问题。2.验收期间设立咨询专线（0XX-XXXXXXX），工作日9:00-17:00安排专职档案员答疑，收到咨询后必须在1小时内给予明确答复，无法当场答复的需在24小时内反馈解决方案；各单位