2026年考勤账号使用规范规定

2026年考勤账号使用规范规定目录1总则2职责划分3具体管理内容4违规约束与激励措施5申诉机制6附则7附件1总则1.1制定目的为规范公司考勤账号的全流程管理，保障考勤数据的真实性、合法性、准确性，夯实薪资核算、福利核发、绩效考核的客观依据，维护公司与员工双方的合法权益，构建和谐稳定的劳动关系，特制定本规范。1.2制定依据本规范严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《工资支付暂行规定》等相关法律法规要求，所有条款均符合劳动用工管理的合规标准。1.3适用范围本规范适用于所有纳入公司考勤管理的人员，包括但不限于与公司签订劳动合同的正式员工、试用期员工、劳务派遣人员、项目外包人员、实习人员、临时驻场的外协人员。所有需通过公司考勤系统核验出勤情况的人员，均需遵守本规范的各项要求。2职责划分2.1执行部门行政人事部为考勤账号管理的唯一执行部门，下设专职考勤管理岗，具体职责如下：（1）负责考勤系统的日常运维、功能迭代，保障账号使用的稳定性、数据安全性；（2）负责考勤账号的开通、权限调整、冻结、注销等全生命周期操作；（3）负责考勤账号使用规则的全员宣导、操作培训，及时解答员工账号使用相关疑问；（4）负责每月考勤数据的导出、核对、存档，配合财务部门完成薪资、社保、福利的核算发放；（5）负责初步核实考勤账号违规线索，提出初步处理意见并公示。2.2监督部门合规监察部为考勤账号管理的唯一监督部门，具体职责如下：（1）监督行政人事部考勤账号管理流程的合规性，查处管理人员违规操作、徇私舞弊等行为；（2）受理员工对考勤违规处理的申诉，开展独立调查并出具最终结论；（3）每季度抽查全公司考勤账号使用情况，通报违规典型案例，及时完善管理漏洞。2.3各部门职责各部门负责人为本部门考勤管理第一责任人，各部门可指定1名考勤对接人配合行政人事部开展工作，具体职责如下：（1）审核本部门员工账号开通、调整、注销的申请，确保申请信息真实有效；（2）监督本部门员工规范使用考勤账号，及时制止代打卡、转借账号等违规行为；（3）初审本部门员工考勤异常补登申请，核实出勤情况的真实性，不得为员工伪造证明材料；（4）配合行政人事部、合规监察部开展违规行为调查，如实提供相关证明材料。2.4员工个人职责（1）妥善保管本人考勤账号的密码、生物识别信息，不得转借、出租、出售本人账号，不得使用他人账号打卡；（2）严格按照本规范要求使用考勤账号，如实记录出勤情况，不得通过技术手段伪造考勤记录；（3）及时核对个人考勤数据，对异常情况及时提交补登或申诉；（4）配合相关部门开展考勤违规调查，如实陈述情况，不得隐瞒、伪造证据。3具体管理内容3.1考勤账号全生命周期管理3.1.1账号开通新入职/新入场人员需在到岗当日提交完整的入职/入场材料，由所在部门考勤对接人提交《考勤账号开通申请表》，行政人事部考勤岗在1个工作日内完成账号开通，同步引导员工完成初始密码修改、本人人脸/指纹信息采集、常用设备绑定。生物识别信息采集需本人到场完成，严禁委托他人代采。3.1.2权限调整员工发生调岗、晋升、职责变动等情况时，需在变动生效当日由部门提交《考勤账号调整申请表》，考勤岗在1个工作日内完成考勤组切换、审批权限调整等操作。外勤人员、出差人员需开通异地打卡权限的，需提前提交外勤/出差审批单，系统自动匹配权限，无需单独申请。3.1.3账号冻结员工申请事假/病假/年假等连续休假超过7个工作日、办理停薪留职、被采取强制措施等无法正常出勤的情况，行政人事部可直接冻结其考勤账号，待员工返岗/恢复履职前1个工作日完成账号解冻。冻结期间账号无法打卡，不计入缺勤。3.1.4账号注销员工办理完成离职/离场交接手续当日，行政人事部考勤岗直接注销其考勤账号，删除相关敏感信息，避免账号被冒用。已注销账号的历史考勤数据将永久存档，保留期限不低于员工离职后2年，符合劳动法规对用工资料留存的要求。3.1.5信息更新员工更换常用手机号、生物识别特征发生变化（如面部受伤、指纹磨损等），需在3个工作日内提交材料至行政人事部更新账号信息，因未及时更新导致的考勤异常由员工本人承担。3.2考勤账号使用规则3.2.1专属使用规则考勤账号为员工出勤核验的唯一身份标识，仅限本人使用，严禁以下行为：（1）将本人账号密码、生物识别信息告知他人，委托他人代打卡；（2）使用他人账号、代他人打卡；（3）出租、出售本人考勤账号谋取不正当利益。3.2.2真实打卡规则员工打卡需确保出勤信息真实，严禁以下行为：（1）使用照片、动态视频、AI生成人脸等伪造生物识别信息打卡；（2）使用指纹套、指纹膜等伪造指纹信息打卡；（3）使用虚拟定位、位置篡改软件修改打卡位置；（4）伪造工作记录、证明材料补登异常考勤。3.2.3异常处理规则出现以下考勤异常情况时，员工需在24小时内提交《考勤异常补登申请表》，经部门负责人审核后报行政人事部核实，逾期未提交的视为缺勤：（1）账号登录故障、系统升级导致无法打卡；（2）生物识别信息核验失败且无法现场重新采集；（3）外勤/出差过程中无网络信号无法打卡；（4）因突发工作任务无法按时到岗打卡。核实过程中需提供的证明材料包括但不限于办公区监控截图、工作沟通记录、工作成果证明、同行人员证言、外勤现场照片等。如因系统整体故障导致大面积无法打卡，行政人事部将发布统一公告，直接调整对应时段考勤数据，无需员工单独申请补登。3.2.4数据核对规则行政人事部每月5日前将上月全公司考勤数据公示3个工作日，员工可通过本人考勤账号查看个人出勤记录，对数据有异议的需在公示期内提交核对申请，公示期结束未提出异议的视为认可考勤数据，将作为当月薪资核算的最终依据。4违规约束与激励措施4.1激励措施（1）个人激励：连续6个月无考勤账号违规记录、月度考勤合格率100%的员工，可获评“月度考勤标兵”，奖励500元等额购物卡及1天带薪福利年假；全年无违规记录、考勤合格率100%的员工，优先获得年度评优、调薪、晋升资格。（2）部门激励：全年未出现1起考勤账号违规案例、部门月度考勤平均合格率不低于98%的部门，给予部门团队团建经费2000元奖励，部门负责人年度绩效加2分。4.2违规处理违规行为根据情节轻重分为一般违规、较重违规、严重违规三个等级，处理标准如下：4.2.1一般违规首次出现转借账号、代打卡、使用虚假生物识别信息、虚拟定位等行为，未造成薪资核算错误、未产生不良影响的，给予口头警告，扣当月绩效10%，提交不少于300字的书面检讨，违规记录存入个人人事档案。4.2.2较重违规12个月内累计2次出现上述违规行为，或违规行为造成薪资核算错误、骗取加班费/全勤奖等不当利益的，给予记过处分，扣当月绩效30%，全额追回不当得利，取消当年所有评优、调薪、晋升资格，违规记录存入个人人事档案。4.2.3严重违规12个月内累计3次及以上出现上述违规行为，或串通考勤管理人员伪造考勤记录、出租出售账号谋取利益金额超过1000元的，属于严重违反公司规章制度，公司有权按照《劳动合同法》第三十九条相关规定解除劳动关系，无需支付经济补偿；涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。4.2.4管理人员违规处理部门负责人纵容、包庇本部门员工考勤违规，或帮助员工伪造考勤证明材料的，给予记过处分，扣当月绩效20%；行政人事部考勤管理人员违规修改考勤数据、私自开通/调整账号权限的，给予记大过处分，扣当月绩效50%，情节严重的解除劳动关系。5申诉机制5.1申诉受理员工对考勤违规处理决定有异议的，可在收到处理通知之日起3个工作日内，向合规监察部提交书面申诉材料，材料需包含申诉人基本信息、申诉事项、相关证明材料、明确诉求内容。5.2调查流程合规监察部收到申诉材料后，需在1个工作日内完成受理审核，对材料齐全的申诉事项开展独立调查，调查过程中需回避与申诉人存在直接利害关系的工作人员，调阅考勤系统后台数据、监控记录、工作材料等，询问相关当事人，在5个工作日内出具调查结论。5.3结果反馈经调查核实申诉事项属实的，撤销原处理决定，调整相关考勤数据及绩效扣除记录；经调查核实申诉事项不属实的，维持原处理决定，向申诉人反馈调查依据。合规监察部出具的结论为最终结论，不再接受二次申诉。5.4保密要求所有参与申诉调查的工作人员需对申诉人信息、调查内容严格保密，不得泄露给无关人员，违反保密要求的按公司保密规定处理。6附则6.1本规范自2026年1月1日起正式施行，此前发布的相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。6.2如遇国家法律法规调整，行政人事部将及时修订本规范并公示，修订后的条款自动生效。6.3本规范由行政人事部负责解释，各部门需组织本部门全体人员学习本规范，确保所有相关人员知晓规则要求。6.4公司将每年组织1次考勤账号使用规范的全员考核，考核