机关保密检查笔录归档细则

机关保密检查笔录归档细则一、第一章总则1.1第一条目的与依据保密检查笔录是证明检查程序合法、检查事实清楚、责任认定有据的原始凭证，其归档质量直接决定检查结论能否在复核、追责、涉密案件查处中经得起追溯。为规范保密检查笔录的整理、归档、保管、利用与销毁工作，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例、《机关、单位保密自查自评工作规则》以及《归档文件整理规则》（GB/T22）的通用要求，结合本单位实际，制定本细则。1.2第二条适用范围本细则适用于本单位保密委员会办公室（以下简称保密办）组织开展的各类保密检查所形成笔录的归档管理，具体包括：1.年度例行保密检查（每年不少于2次，上半年、下半年各1次）；2.专项保密检查（涉密载体清查、涉密信息系统检查、涉密会议活动检查等）；3.涉密人员离岗离职保密检查；4.迎接上级保密部门检查前的自查及配合上级检查形成的笔录；5.涉密载体销毁监督记录。外单位借调人员、第三方测评机构人员参与检查形成的笔录，一并纳入本细则管理。1.3第三条基本原则1.一事一卷：每次检查独立组卷，不得将两次及以上检查的笔录混编于同一卷内；2.随检随归：检查结束后10个工作日内完成归档，不得积压跨季度归档；3.密级随卷：卷内文件密级依据所涉事项的最高密级确定，检查对象涉及绝密级事项的，笔录定绝密级；涉及机密级事项的，定机密级；一般性检查定秘密级或内部；4.原件归档：归档文件必须为原件或加盖印章、签字确认的复印件，电子笔录归档时同步留存符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）要求的电子原件。二、第二章笔录的形成与质量要求2.1第四条现场笔录的填写规范检查笔录应当场制作、当场签字，具体要求如下：1.要素齐全：笔录必须载明检查时间（精确到时分，如2025年3月12日9:30—11:45）、检查地点（具体到楼层房间号）、检查对象（部门名称及负责人姓名）、检查人员（不少于2人，均须签字）、陪同人员（姓名、职务）、检查事项逐项记录；2.记录客观：只记录现场实际看到、核到的客观事实，如「三号保险柜内清点涉密载体27件，与台账登记28件不符，短缺1件」，不得出现「管理混乱」「意识淡薄」等主观评价语，评价性结论写入检查报告而非笔录；3.当场签字：被检查部门负责人核对笔录后当场签字确认；拒绝签字的，由两名检查人员及陪同人员在笔录上注明「被检查方经核对后拒绝签字，由XXX、XXX证明记录属实」并共同签字，该笔录仍然有效；4.修改留痕：笔录文字确需更正的，划改后在旁边签名并注明日期，严禁使用涂改液、贴纸覆盖，严禁事后重新誊抄替代原件；5.拍照取证：对涉密载体存放、计算机使用等关键现场拍照的，照片编号须与笔录记载的检查点一一对应（如「照片3-2对应笔录第三项第2条」），照片中的涉密信息屏幕内容须由检查人员确认可拍后方可拍摄，涉密程度超出检查用途的改用文字描述。为什么要求当场签字：事后补签的笔录在涉密违规认定、责任追究时可能被质疑记录真实性，导致检查结论失去证据效力；当场签字+修改留痕是笔录具备追溯证明力的最低条件。2.2第五条归档材料范围每卷检查笔录归档材料按以下顺序排列：1.卷内文件目录；2.检查通知（或检查方案审批件）；3.现场检查笔录原件（含签字页）；4.现场取证照片清单及照片（打印件归档，电子件同步归档）；5.发现问题清单及被检查部门签收确认页；6.整改通知书及整改回执（整改完成后补入，最迟不超过检查结束后30日）；7.复查记录（问题整改复查形成后补入）；8.检查结果汇总表（本卷封底前）。三、第三章整理与归档流程3.1第六条组卷与编目保密办指定专人（档案兼职管理员，须为在岗涉密人员）按以下步骤操作：1.核对：对照第四条材料清单逐件核对，缺项的退回检查组补齐，补齐期限5个工作日；2.排序编号：卷内文件按材料清单顺序排列，逐件编写页码（铅笔标注于右上角），编制卷内目录，目录载明顺序号、文件标题、页号、密级、形成日期；3.装订：采用卷夹式装订（便于后续补入整改回执），去除金属订书钉，使用棉线装订或不锈钢夹具；4.封面标注：封面载明卷名（如「2025年上半年例行保密检查笔录」）、检查日期、密级、保密期限、保管期限、归档日期、立卷人、检查人姓名。3.2第七条归档时限与移交1.检查结束后10个工作日内，检查组组长将签字齐全的笔录原件移交保密办档案管理员，双方在《保密检查笔录移交清单》（附件1）上签字，清单一式两份；2.电子笔录及照片存储至指定的涉密移动硬盘或涉密计算机归档目录，路径命名规则为「年份-检查类型-部门」，例如「2025-例行检查-综合处」，存储介质须为经国家保密行政管理部门检测合格的涉密存储介质；3.涉密载体销毁监督记录随对应批次的载体销毁审批单合并归档。四、第四章保管与利用4.1第八条保管要求1.笔录档案存放于本单位机要室专用保密档案柜，实行专柜双锁（保密办负责人与档案管理员各持一把钥匙），存放环境满足防潮、防盗、防光要求；2.机密级、绝密级笔录单独存放于密码档案柜，出入柜必须双人登记、双人开启；3.每年6月、12月各进行1次在库清点核对，核对账、物、电子备份三者一致，清点记录存档备查；4.保管期限：秘密级笔录保管10年，机密级保管20年，绝密级保管30年，涉及违规违纪责任未处理的笔录在责任处理完结前不得鉴定销毁。4.2第九条借阅与利用1.审批权限：查阅秘密级笔录须经保密办负责人批准；查阅机密级、绝密级笔录须经分管保密工作的单位领导批准；2.借阅限制：笔录一律不外借、不得带离机要室，确需复印的秘密级笔录须经保密办负责人批准并在复印件上加盖「复印件」章及份数编号，当日复印当日登记去向；3.登记管理：每次借阅在《涉密档案借阅登记簿》登记借阅人、日期、事由、批准人、归还日期，归还时档案管理员当场核对页码齐全后签字销账；4.异常处置：借阅逾期3日未还的，档案管理员当日电话催还并报保密办负责人；发现借阅期间存在涂改、缺页、拆装痕迹的，立即封存该卷，24小时内报保密办负责人组织核查，并向单位保密委员会书面报告。五、第五章密级变更与销毁5.1第十条密级变更1.卷内所涉事项密级调整的，保密办在收到定密变更通知后15个工作日内同步变更笔录密级标识，并在卷内附变更审批单；2.保密期限届满且无需继续保密的，经原定密责任人审核后作解密处理，解密笔录转入非涉密档案管理，但仍按原保管期限保管。5.2第十一条销毁1.到期鉴定：保管期限届满前3个月内，由保密办组织鉴定小组（不少于3人，含档案管理员和原检查组组长或其书面委托人）逐卷鉴定；2.销毁审批：拟销毁笔录编制销毁清册，经保密办负责人审核、分管保密工作的单位领导批准后方可销毁，未经批准任何个人不得自行销毁；3.销毁方式：涉密纸介质送国家保密行政管理部门指定单位销毁，严禁作为普通废纸出售或自行碎纸处理（普通碎纸机处理高密级文件存在被复原风险）；电子笔录介质必须经消磁或物理粉碎，严禁格式化后改作他用（格式化后数据可被恢复）；4.销毁记录：销毁清册注明销毁时间、方式、监销人（不少于2人）、批准人，清册永久保存。六、第六章监督与责任6.1第十二条监督检查保密委员会每半年对笔录归档工作检查1次，检查内容包括归档及时率（目标100%）、材料齐全率（目标100%）、借阅登记规范性、在库清点记录完整性，检查结果在保密委员会会议上通报，并纳入保密办年度考核。6.2第十三条责任追究出现下列情形的，按《中华人民共和国保守国家秘密法》及本单位保密奖惩规定处理：1.检查笔录伪造签字、事后编造记录的，对直接责任人给予纪律处分，情节严重的移送纪检监察部门；2.无故延迟归档超过20个工作日的，约谈检查组组长并全单位通报；3.笔录遗失的，责任人24小时内报告保密办，保密办立即评估所涉泄密风险并按泄密事件报告程序处置，对责任人视情节给予处分；4.违规借阅、复制导致涉密信息失控的，按泄密责任追究。七、第七章附则7.1第十四条本细则由保密委员会办公室负责解释，自发布之日起施行。原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。附件1：保密检查笔录移交清单（样表）序号材料名称页数/件数密级是否齐全备注1卷内文件目录页□是□否2检查通知（方案审批件）页□是□否3现场检查笔录原件页□是□否4现场照片清单及照片张□是□否5问题清单及签收页页□是□否6整改通知书及回执页□是□否整改后补入7复查记录页□是□否复查后补入8检查结果汇总表页□是□否移交人（检查组组长）：________接收人（档案管理员）：________移交日期：__年月__日附件2：涉密档案借阅登记簿（样表）序号借阅人所在部门借阅卷名及编号事由批准人借出日期归还日期经手人签字123附件3：归档质量自检表（档案管理员用）检查项判定标准自检结果签字齐全检查人、被检查方或拒签注明、陪同人签字完整□合