档案销毁审批制度

档案销毁审批制度第一章总则第一条为规范本单位档案销毁工作流程，防范档案失密、泄密风险，避免档案随意销毁、无序销毁造成的信息资产损失，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《档案管理违法违纪行为处分规定》及行业档案管理相关要求，结合本单位实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位及所属分支机构、派出机构在履职过程中形成的、已完成归档程序的各类纸质档案、电子档案、特殊载体档案（含胶片、磁带、磁盘、光盘、实物档案等）的销毁审批及处置管理。第三条档案销毁工作应当遵循“分级负责、应存尽存、审慎鉴定、全程管控、合规处置”的原则，严禁任何部门、个人未经审批擅自销毁档案，严禁将待销毁档案以变卖、赠送、丢弃等方式随意处置。第四条单位档案管理部门为档案销毁工作的牵头责任部门，负责组织档案鉴定、销毁申请审核、销毁过程监督、销毁台账归档等全流程管理；保密管理部门负责涉密档案销毁的密级审核、处置过程的保密监督；各业务部门负责本部门归档档案的初步鉴定、销毁申请发起配合等工作；纪检监察部门负责对档案销毁工作违规违纪行为的问责调查。第二章档案销毁范围界定第五条已达到保管期限且无继续保存价值的档案，可纳入销毁范围，具体包括：（一）保管期限为10年的通用文书档案，到期后经鉴定未涉及未了结债权债务、未涉及未处置完毕的信访、投诉、案件线索，未涉及单位产权、人事劳动争议未决事项的；（二）保管期限为30年的业务档案，到期后经鉴定对本单位运维、管理、权益保障无持续参考价值，且未纳入国家、行业或本单位历史资料留存目录的；（三）短期保存的事务性档案，包括已完成报销审批且无后续审计风险的普通差旅票据附证材料、已办结的一般行政事务通知流转单、已失效且无政策参考价值的临时性内部工作方案等，经鉴定无继续留存必要的；（四）重复归档的档案，包括同一份文件的多份副本、不同业务部门重复提交的同一事项归档材料、电子档案已完成多套备份且内容一致的纸质重份文件，经确认无单独留存必要的。第六条涉及下列内容的档案，即使达到保管期限也严禁销毁，需延长保管期限或永久留存：（一）涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人敏感信息，且保密期未满，或解密后仍对国家安全、单位利益、公众权益有潜在影响的档案；（二）涉及单位重大项目建设、核心技术研发、重大资产处置、重要战略合作等关键事项，对单位发展具有历史参考价值或权益保障作用的档案；（三）涉及职工人事任免、薪酬福利、社会保险、工伤认定、劳动关系解除等直接关系职工个人权益的人事档案，以及涉及客户身份信息、业务记录、服务协议等直接关系客户权益的业务档案；（四）涉及未办结的信访举报、诉讼仲裁、纪检监察、审计巡查等事项的相关档案，需待事项全部办结后重新鉴定保管期限；（五）列入本单位历史资料留存清单、具有史料研究价值的档案，包括单位成立以来的重要决策文件、重大活动记录、历史荣誉凭证、关键时期的工作纪实材料等。第七条电子档案销毁范围需额外满足以下判定标准：（一）电子档案对应的内容已无业务参考需求，且已完成内容迁移、备份至符合长期存储要求的载体，不存在信息丢失风险的；（二）存储电子档案的载体出现物理损坏、无法修复，或已达到存储介质使用年限（磁盘、磁带存储年限不超过10年，普通光盘存储年限不超过5年），且载体上存储的档案已完成有效备份的；（三）因系统升级、数据格式迭代，原有电子档案格式已无法兼容读取，且已完成格式转换并归档备份的，原有格式版本的电子档案可纳入销毁范围。第八条特殊载体档案销毁范围判定标准：（一）胶片、照片档案已完成数字化加工，且数字化副本符合长期保存要求，原胶片、底片、纸质照片无特殊历史纪念意义的，可纳入销毁范围；（二）录音、录像档案已完成内容转存、数字化备份，且原始载体无单独留存价值的，可纳入销毁范围；（三）实物档案（含荣誉证书、奖牌、奖杯、作废印章、obsolete设备样品等）已完成拍照、信息登记归档，且无继续展示、留存必要的，可纳入销毁范围。第三章档案鉴定工作机制第九条档案销毁前必须开展鉴定工作，鉴定工作由档案管理部门牵头，成立由档案管理部门、业务归口部门、保密管理部门、法务部门、纪检监察部门人员组成的档案鉴定小组，小组成员不得少于5人，其中需包含至少1名具备中级以上档案专业技术职称的人员。第十条鉴定工作按以下流程开展：（一）档案管理部门每3年组织一次到期档案全面排查，梳理形成《到期档案清单》，明确档案的形成时间、保管期限、到期时间、档案内容概述、存储载体类型、数量等基础信息，于每年3月前反馈至各业务归口部门；（二）业务归口部门在收到《到期档案清单》后15个工作日内完成初步鉴定，根据档案实际价值提出“继续留存”或“拟销毁”的初步意见，对拟销毁的档案需逐一说明理由，经部门负责人签字确认后反馈至档案管理部门；（三）档案管理部门对业务部门初步鉴定为拟销毁的档案进行复核，对照档案原件、归档目录逐一核查内容，重点核查是否存在本制度第六条规定的不得销毁的情形，复核后形成《拟销毁档案汇总清单》；（四）鉴定小组召开专项鉴定会议，对《拟销毁档案汇总清单》逐份审议，结合档案内容的历史价值、凭证作用、参考意义等进行综合研判，会议需形成书面鉴定记录，所有参会人员需在鉴定记录上签署意见。第十一条鉴定结果分为三类：（一）准予销毁：经鉴定确认无继续保存价值，符合销毁条件的档案；（二）延长保管：经鉴定仍有留存必要，根据实际价值延长保管期限10年、30年或调整为永久保管；（三）另行移交：经鉴定属于其他单位或部门归档范围的档案，按规定完成移交，不得擅自销毁。第十二条对鉴定过程中存在争议的档案，应当暂缓销毁，由档案管理部门进一步征求上级主管部门、行业档案管理机构的意见，或组织外部档案专家参与论证，明确处置意见后再行处理。第十三条涉密档案的鉴定工作需额外邀请单位保密专员参与，对拟销毁的涉密档案需逐一核实密级、保密期限，确认是否已解密，未解密的涉密档案严禁按普通档案流程销毁。第十四条电子档案鉴定需同步核查档案的元数据、备份情况、读取兼容性，确保拟销毁的电子档案不存在内容缺失、备份无效的问题，涉及核心业务数据的电子档案鉴定需邀请信息技术部门人员参与。第四章销毁审批流程第十五条经鉴定小组确认准予销毁的档案，由档案管理部门发起销毁审批流程，不得简化、跳步。第十六条普通档案（非涉密、非核心业务类）销毁审批流程：（一）档案管理部门编制《档案销毁申请单》，附《拟销毁档案汇总清单》《档案鉴定会议记录》，明确销毁理由、销毁方式、拟销毁时间、监销人员组成等内容；（二）提交业务归口部门分管领导审核，重点核查拟销毁档案是否涉及本部门未办结事项、是否存在应当留存的关键业务材料，审核通过后签署意见；（三）提交档案管理部门分管领导审批，对销毁申请的合规性、鉴定流程的完整性进行审查，审批通过后签署意见；（四）销毁档案数量超过500件或存储载体超过100份的，需额外提交单位主要负责人审批。第十七条涉密档案销毁审批流程：（一）档案管理部门会同保密管理部门编制《涉密档案销毁申请单》，附《拟销毁涉密档案清单》，明确涉密档案的密级、份数、形成时间、鉴定情况、销毁方式、运输及销毁过程的保密防护措施等内容；（二）提交保密管理部门负责人审核，对涉密档案的密级判定、解密情况、保密防护措施的有效性进行核查，审核通过后签署意见；（三）提交单位保密工作委员会审批，由保密工作委员会主任或其授权的副主任审批同意后，方可启动销毁程序；（四）绝密级档案销毁需额外上报上级主管单位保密管理部门备案，经批准后方可实施销毁。第十八条电子档案及特殊载体档案销毁审批需额外补充材料：（一）电子档案销毁需附《电子档案备份验证报告》，由信息技术部门出具，明确拟销毁电子档案已完成至少2套异地异质备份，备份内容完整、可正常读取；（二）存储介质销毁需附《介质信息擦除验证报告》，对可擦写的磁介质、光介质，需验证信息已完成不可恢复的擦除，无法擦除的介质需明确物理销毁方式；（三）特殊载体档案销毁需附《特殊载体档案数字化/信息留存验证报告》，确认相关内容已完成有效归档留存，无原始载体留存必要。第十九条审批部门应当在收到销毁申请后10个工作日内完成审核审批，对不符合要求的申请，应当及时退回档案管理部门补充材料或重新开展鉴定工作。第二十条任何部门、个人不得越权审批档案销毁申请，审批意见应当明确、具体，不得仅签署“同意”而未标注审批人姓名、审批时间。第二十一条档案销毁申请经批准后，档案管理部门应当在30个工作日内组织实施销毁，因特殊原因需延迟销毁的，应当向审批部门说明情况，延迟时间最长不得超过6个月，逾期需重新履行审批程序。第五章销毁实施与过程管控第二十二条档案销毁应当根据档案载体类型选择合规的销毁方式，严禁将待销毁档案出售给废品收购站、再生资源回收企业或其他无资质的机构、个人。第二十三条不同类型档案的销毁方式要求：（一）纸质档案优先采用碎纸销毁方式，使用符合保密要求的碎纸机，碎纸粒径不超过2mm×2mm，确保内容无法复原；数量较大的纸质档案可采用集中焚烧、打浆等方式，销毁过程需确保所有档案完全焚毁、完全搅碎成浆，无完整页面残留；（二）可擦写的磁介质、半导体存储介质（硬盘、U盘、磁带、存储卡等）优先采用消磁+物理粉碎的方式，消磁需使用符合国家保密标准的消磁设备，物理粉碎后颗粒直径不超过5mm；不可擦写的光盘、胶片等介质采用物理粉碎或焚烧方式处理；（三）电子档案在线销毁需通过专业数据销毁工具，对存储区域进行多次覆写（覆写次数不低于3次），覆写完成后验证数据无法恢复，涉及云存储的电子档案销毁需同步通知云服务提供商删除所有备份节点的相关数据，并出具数据删除证明；（四）实物档案中涉及作废印章的，需采用打磨、切割、熔化等方式破坏印章的印文部分，确保无法再加盖使用；涉及金属、塑料等材质的实物档案，可采用破碎、熔融等方式销毁；具有涉密信息的实物档案需按涉密载体销毁要求处置。第二十四条涉密档案必须送交保密行政管理部门指定的涉密载体销毁机构处置，严禁自行销毁或送交非指定机构销毁：（一）送交前需对拟销毁涉密档案进行清点、封装，粘贴涉密标识，由2名以上单位工作人员专人押送，运输过程中使用封闭、防盗的运输工具，全程确保涉密档案处于押运人员视线范围内；（二）销毁时需由销毁机构出具《涉密载体销毁证明》，明确销毁涉密载体的数量、密级、销毁时间、销毁方式等内容，证明材料需加盖销毁机构公章后存档。第二十五条档案销毁过程必须安排2名以上监销人员全程在场监督，监销人员需符合以下要求：（一）普通档案监销人员由档案管理部门工作人员和纪检监察部门工作人员共同组成，必要时可邀请业务归口部门工作人员参与；（二）涉密档案监销人员需由保密管理部门工作人员和档案管理部门涉密岗位工作人员共同组成，监销人员需具备涉密人员资格；（三）监销人员需在销毁前对照《拟销毁档案清单》逐一清点核实待销毁档案的数量、内容，确认与审批清单一致，无夹带、错装的应当留存的档案；销毁过程中需全程监督，确保所有待销毁档案按规定方式完全销毁；销毁完成后需在《档案销毁记录表》上签字确认。第二十六条档案销毁现场禁止拍照、录像，禁止无关人员进入销毁现场，监销人员不得擅自留存待销毁档案的任何副本或碎片。第二十七条分支机构、派出机构档案数量较少的，可向单位档案管理部门申请集中销毁，不得自行委托机构处置；确需自行销毁的，需经单位档案管理部门和保密管理部门审核同意，严格按照本制度规定的流程开展，销毁完成后10个工作日内将销毁相关材料报送单位档案管理部门备案。第二十八条电子档案销毁完成后，信息技术部门需对存储系统进行核查，确认拟销毁的电子档案及其副本已全部删除，无残留数据，核查记录需纳入档案销毁台账。第六章销毁台账与后续管理第二十九条档案管理部门应当建立《档案销毁全流程台账》，永久留存，台账内容包括：（一）档案鉴定阶段：《到期档案清单》《业务部门初步鉴定意见》《档案鉴定会议记录》《拟销毁档案汇总清单》；（二）审批阶段：《档案销毁申请单》《涉密档案销毁申请单》及各级审批意见、相关补充证明材料；（三）实施阶段：《档案销毁记录表》《监销人员签字确认表》《涉密载体销毁证明》《电子档案数据删除验证报告》等；（四）其他与档案销毁相关的说明、请示、批复等文件材料。第三十条档案销毁完成后，档案管理部门应当在10个工作日内更新档案归档目录、档案管理系统数据，标注已销毁档案的销毁时间、审批文号，便于后续检索核查，已销毁档案的条目信息不得删除，需永久保留。第三十一条对已销毁的档案，如因工作需要确需查阅相关内容的，需查阅部门提交书面申请，经档案管理部门分管领导审批后，查阅对应的备份副本或数字化件，不得恢复已销毁的原始数据。第三十二条档案销毁工作相关的所有台账、记录、证明材料均需纳入单位档案管理体系，按永久保管期限归档，任何人不得篡改、隐匿、销毁档案销毁工作相关记录。第七章责任与问责第三十三条单位档案管理部门、业务部门、保密管理部门、纪检监察部门及相关工作人员在档案销毁工作中分别承担以下责任：（一）档案管理部门承担牵头责任，对鉴定流程合规性、审批材料完整性、销毁过程规范性、台账归档完整性负责；（二）业务部门承担初步鉴定责任，对本部门拟销毁档案的内容判定准确性负责，因故意隐瞒、错误判断导致应当留存的档案被销毁的，业务部门负责人及相关鉴定人员承担主要责任；（三）保密管理部门承担涉密档案销毁的保密监督责任，对涉密档案销毁过程的保密合规性负责；（四）监销人员承担现场监督责任，对销毁过程全