会议费管理制度

会议费管理制度第一章总则第一条为进一步规范本单位会议费管理，精简会议数量、控制会议规模、提高会议效率和质量，厉行节约、反对浪费，加强会议费预算刚性约束，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》及相关财政财务管理规定，结合本单位实际工作需要，制定本制度。第二条本制度适用于本单位及所属分支机构、派出机构（以下统称“各部门”）举办的各类会议，包括但不限于业务部署会、工作研讨会、政策宣讲会、技术评审会、年度总结会、业务培训会、对外合作交流会议等。第三条会议费管理遵循以下原则：（一）坚持厉行节约、反对浪费。严格控制会议数量、会期、参会人数，优先选择单位内部会议室等自有场地召开会议，严禁超标准、超范围安排会议内容，杜绝不必要的会议开支。（二）坚持预算先行、刚性约束。会议费全部纳入部门年度预算管理，实行预算额度总控，无预算的会议一律不得召开，超预算的支出一律不予报销，严禁虚列、套取会议费预算。（三）坚持分类管理、标准清晰。根据会议性质、规模、影响力实行分类分级管理，明确不同类别会议的审批权限、开支范围、费用标准，确保管理流程可追溯、费用支出可核查。（四）坚持公开透明、强化监督。会议费预算、执行、报销全流程留痕，定期在单位内部公示会议召开情况及费用支出情况，接受纪检监察、财务、审计部门及全体职工监督。第二章会议分类及审批第四条本单位会议分为四类，具体划分标准如下：（一）一类会议：指以单位名义召开的、要求所属单位主要负责人参加的全局性工作会议，以及承担上级主管部门委托、面向行业或跨区域举办的大型会议。一类会议会期原则上不超过2天，参会人数原则上不超过150人，其中工作人员控制在参会人数的10%以内。（二）二类会议：指单位各业务部门召开的、要求所属单位对应业务条线负责人参加的专项工作会议，或面向服务对象、合作单位召开的业务交流、政策宣讲类会议。二类会议会期原则上不超过1.5天，参会人数原则上不超过80人，工作人员控制在参会人数的8%以内。（三）三类会议：指各部门内部召开的小型研讨会、项目评审会、技术论证会、工作协调会等。三类会议会期原则上不超过1天，参会人数原则上不超过30人，确因工作需要的，需提前报分管领导审批，最高不得超过50人。（四）四类会议：指除上述一、二、三类会议以外的其他小型业务会议，包括部门临时召开的碰头会、小型座谈交流会等，参会人数原则上不超过10人，会期不超过半天。第五条会议实行分级审批制度，所有会议必须提前履行审批程序，未经审批的会议一律不得召开，不得列支相关费用。具体审批流程如下：（一）一类会议：由主办部门提前10个工作日提交《会议审批表》，明确会议主题、召开时间、会议地点、参会人数、会期、议程安排、预算明细、经费来源等内容，经部门负责人审核、分管领导复核后，报单位主要负责人审批。（二）二类会议：由主办部门提前7个工作日提交《会议审批表》，经部门负责人审核后，报分管业务领导和分管财务领导共同审批。（三）三类会议：由主办部门提前3个工作日提交《会议审批表》，经部门负责人审核后，报分管业务领导审批。（四）四类会议：由主办部门提前1个工作日通过内部OA系统提交会议申请，明确会议基本信息和预计支出，由部门负责人直接审批，审批完成后报财务部门备案。第六条确因工作需要需调整会议时间、参会人数、预算金额的，主办部门须提前提交《会议调整审批表》，说明调整原因及调整内容，按照原审批权限重新履行审批程序，严禁擅自变更会议相关信息。第七条会议优先采用电视电话、网络视频等线上形式召开，线上会议能够满足工作需要的，一律不安排线下会议。确需召开线下会议的，优先选择单位内部会议室、礼堂等自有场地，内部场地无法满足需求的，须选择党政机关会议定点场所召开，不得选择高档酒店、私人会所、风景名胜区作为会议地点。第八条严禁召开无明确目的、无实质内容的会议，严禁以会议名义组织旅游、宴请、高消费娱乐活动，严禁向所属单位、服务对象转嫁、摊派会议费，严禁以会议名义违规发放礼品、礼金、有价证券等。第三章会议费开支范围、标准及报销管理第九条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费、其他杂费共八类，具体界定如下：（一）住宿费：指参会人员及工作人员会议期间发生的租房费用，包括房间租金、必要的房间耗材费用，不得包含房间内的自费消费品、健身娱乐消费等。（二）伙食费：指会议期间统一安排的用餐费用，包括早餐、午餐、晚餐及必要的茶水、点心，不得提供高档菜肴、烟酒，不得安排宴请。（三）会议场地租金：指租赁会议场地产生的费用，包括会议室租金、会场布置费用、基础音响设备费用等。（四）设备租赁费：指会议所需的额外设备租赁费用，包括投影仪、幕布、直播设备、同传设备、线上会议系统服务费等，单位自有设备能够满足需求的，不得租赁外部设备。（五）交通费：指用于会议统一组织的参会人员接送站，以及会议集体考察、调研等发生的交通支出，不得包含参会人员往返居住地到会议地点的城市间交通费，该部分费用由参会人员所在单位按照差旅费管理规定另行报销。（六）文件印刷费：指会议期间所需的会议材料、议程手册、证件、资料等印刷制作费用。（七）医药费：指会议期间为参会人员提供的应急医疗服务、常备药品采购等费用，金额原则上不超过会议费总预算的1%。（八）其他杂费：指上述费用以外的其他必要支出，包括会场安保、疫情防控物资采购、参会人员意外伤害保险等，需在审批时单独列明支出明细及原因。第十条会议费实行综合定额标准控制，各项费用之间可以根据实际情况调剂使用，但伙食费不得超过对应类别综合定额标准的40%。综合定额标准为费用开支上限，各部门在实际执行中不得突破，具体标准如下：（一）一类会议：综合定额标准为650元/人·天，其中住宿费350元/人·天，伙食费220元/人·天，其他费用80元/人·天。（二）二类会议：综合定额标准为550元/人·天，其中住宿费290元/人·天，伙食费190元/人·天，其他费用70元/人·天。（三）三类会议：综合定额标准为450元/人·天，其中住宿费230元/人·天，伙食费160元/人·天，其他费用60元/人·天。（四）四类会议：原则上不安排住宿，综合定额标准为180元/人·天，全部为伙食费及其他杂费。第十一条不安排住宿的会议，综合定额标准按照扣除住宿费后的标准执行：一类会议300元/人·天，二类会议260元/人·天，三类会议220元/人·天；不安排用餐的会议，综合定额标准扣除相应伙食费标准执行。第十二条对于涉及外部专家、境外嘉宾参会的会议，确因工作需要需突破上述标准安排住宿、用餐的，主办部门须在《会议审批表》中单独列明相关人员名单、身份及超标准原因，报单位主要负责人审批同意后，方可据实列支，但整体会议费平均定额不得超过对应类别的上限标准。第十三条会议费报销实行“一会一结”制度，会议结束后10个工作日内，主办部门须持完整报销材料到财务部门办理报销手续，逾期无正当理由未报销的，财务部门不予受理。第十四条会议费报销须提供以下材料，材料不全或不符合要求的，财务部门一律退回，不得报销：（一）会议审批文件：包括《会议审批表》《会议调整审批表》（如有调整），审批签字齐全。（二）会议证明材料：包括会议通知、实际参会人员签到表（线上会议需提供参会人员后台统计记录、直播时长截图等）、会议议程、会议纪要。（三）费用原始凭证：包括会议场地、住宿、餐饮、设备租赁等各项支出的正规发票，发票内容需与会议内容相关，开票方需与实际提供服务方一致。（四）费用明细清单：包括酒店出具的住宿、餐饮消费明细单，场地租赁、设备租赁的明细报价单，各项费用的结算单，明细清单需加盖开票单位公章。（五）合同协议：涉及金额1万元以上的会议服务外包、场地租赁、设备租赁等业务，须提供双方签订的正式合同或协议。（六）其他材料：委托第三方承办会议的，需提供第三方承办单位的资质证明、承办协议；邀请外部专家参会的，需提供专家邀请函、专家身份信息证明；发生应急医药费、安保费等其他杂费的，需提供支出说明及相关佐证材料。第十五条财务部门须对会议费报销材料进行严格审核，重点审核以下内容：（一）会议是否履行审批程序，审批流程是否合规，实际召开情况是否与审批内容一致，有无擅自变更会议时间、地点、规模的情况。（二）费用开支范围是否符合本制度规定，是否存在列支与会议无关的费用，是否存在超标准、超范围开支的情况。（三）报销材料是否齐全、真实、合法，发票是否正规有效，明细清单是否与发票金额一致，是否存在虚开发票、伪造凭证的情况。（四）会议费是否在对应项目预算额度内列支，经费来源是否合规，是否存在挤占、挪用其他项目经费的情况。第十六条会议费支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理有关规定执行，除小额零星支出外，均须通过单位对公账户转账或公务卡结算，严禁以现金方式支付会议费，严禁将会议费转入个人账户。第十七条以下费用不得纳入会议费报销范围：（一）未经审批召开的会议所产生的所有费用。（二）参会人员的城市间交通费、出差补助，该部分费用由参会人员所在单位按照差旅费规定报销。（三）会议场地内的高消费娱乐、健身、美容等自费项目费用，房间内的自费消费品费用。（四）以会议名义组织的旅游、参观、宴请、赠送礼品礼金等产生的费用。（五）超出本制度规定开支标准的部分，以及虚报、冒领的费用。（六）与会议内容无关的其他费用。第四章会议承办及外包管理第十八条对外地参会人员较多、规模较大的会议，确需委托第三方机构承办的，主办部门须按照本单位采购管理规定，通过公开招标、竞争性谈判等方式选择具有相应资质、信誉良好的会议承办机构，严禁指定与本单位工作人员存在利害关系的机构承办会议。第十九条主办部门须与承办机构签订正式的委托合同，明确会议内容、服务标准、费用明细、双方权利义务、违约责任等内容，合同金额不得超过审批的会议费预算额度。第二十条委托第三方承办的会议，主办部门须安排专人全程监督承办机构的服务过程，严格把控会议各项开支，严禁承办机构擅自增加服务项目、提高开支标准。会议结束后，主办部门须对承办机构的服务质量、费用支出情况进行审核确认，对超出合同约定的部分，一律不予支付。第二十一条会议承办机构开具的发票须与合同约定的服务内容一致，明细清单须详细列明各项服务的单价、数量、金额，不得笼统开具“会议费”“服务费”等无明细内容的发票。第二十二条严禁将会议费整体打包委托给承办机构，由承办机构包干使用，主办部门须对每一项支出进行逐项审核，确保所有费用支出真实、合规。第五章会议费预算及公示管理第二十三条各部门在编制年度部门预算时，须将年度计划召开的会议数量、类别、预计支出等内容编入预算，经财务部门汇总审核、单位预算管理委员会审议通过后，纳入单位年度总预算，明确各部门年度会议费总控制额度。第二十四条年度预算执行过程中，财务部门对各部门会议费支出进行动态监控，当部门会议费支出达到年度控制额度的80%时，及时向部门发出预警；达到控制额度的100%时，暂停该部门所有会议费报销，确需追加预算的，须提交预算调整申请，经单位预算管理委员会审批同意后方可继续列支。第二十五条建立会议费内部公示制度，财务部门每季度末在单位内部OA系统公示本季度各部门会议召开情况及费用支出情况，公示内容包括会议名称、主办部门、召开时间、参会人数、会期、会议地点、实际支出金额、经费来源等，公示期为5个工作日。第二十六条公示期内，任何部门和个人对公示内容有异议的，可向财务部门或纪检监察部门反映，相关部门须在3个工作日内进行核查并反馈核查结果，确实存在违规问题的，按照本制度相关规定追究责任。第二十七条每年年末，财务部门对全年会议费预算执行情况进行汇总分析，形成年度会议费支出报告，报单位领导班子审议，并作为下一年度各部门会议费预算编制的重要依据。第六章管理职责第二十八条主办部门是会议费管理的第一责任主体，主要承担以下职责：（一）负责会议的立项申请，按照规定履行审批程序，严格按照审批内容组织会议，严控会议规模、会期及开支标准。（二）负责会议费预算的编制、执行，确保会议费支出真实、合规，对报销材料的真实性、完整性、合法性负责。（三）负责对委托承办的会议进行全程监督，审核各项费用支出，配合财务、纪检监察、审计部门的监督检查工作。（四）部门负责人对本部门主办会议的必要性、合规性承担首要责任，会议经办人对具体支出事项的真实性承担直接责任。第二十九条财务部门主要承担以下职责：（一）负责制定、完善，对各部门会议费管理进行业务指导。（二）负责会议费预算的编制、审核、下达及动态监控，严格审核会议费报销材料，按照规定办理支付手续。（三）负责会议费的会计核算、统计分析及内部公示工作，定期向单位领导及相关部门反馈会议费执行情况。（四）配合审计、纪检监察部门开展会议费专项检查工作。第三十条纪检监察部门主要承担以下职责：（一）负责对会议费管理相关制度执行情况进行监督检查，严肃查处会议费管理中的违规违纪行为。（二）负责受理会议费相关的投诉举报，对反映的问题及时进行核查处理。（三）对违反会议费管理规定的部门及个人，按照干部管理权限追究相关责任。第三十一条审计部门负责将会议费管理纳入年度审计范围，定期对会议费预算执行、支出合规性、报销流程等进行专项审计，出具审计报告，对发现的问题提出整改要求并监督整改落实。第七章责任追究第三十二条有下列行为之一的，一经查实，除追回违规资金外，对相关责任人视情节轻重给予批评教育、通报批评、党纪政务处分，涉嫌违法的，移送司法机关处理：（一）未经审批擅自召开会议，或擅自变更会议时间、地点、规