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公文写作常见错误辨析

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的

种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门,

写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准

不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉；②对最新的规定、标准不了解，

仍然沿用旧的、不规范的写法；③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准

的要求去做；④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，

就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

□下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

□一、文种不明

□即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如关于接待德国公司总裁访问的事

这一标题，就没有表明是函，是请示，还是通知；而《国家行政机关公文处理办

法》明确规定：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，

一般应当标明发文机关。又如汇报电力标准化工作这一标题，不仅没有文种，连

题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的（发文单

位）关于电力标准化工作的报告，或者改为事务类的（发文单位）电力标准化工

作总结。

□二、生造文种

口一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如

关于的请示报告；另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文

那样直接行文，例如把计划、安排、总结、制度、细则等直接作为公文印发。

□第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。

第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样

行文，下行的可以采用通知文种，用以下方式行文：

□（1）规章制度类文书以印发形式行文。如省电力有限公司《关于印发〈省电力

有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。（又,

《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：公司内部规章制度，以国电内规

□

口字号印发，由法律事务部审核编号。据此，规章制度类文书也可以不用通知文

种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。）

□（2）事务文书以转发或批转的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用转发,

下级单位上报的则用批转）。如《关于转发电业局1999年工作计划的通知》，将

《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

□如果是上行公文，可用报告行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为

附件。

□三、错用文种

口错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

□（1）把请示误为报告。例如《关于电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是

申请对现有国有资产进行评估立项，应使用请示，却误用为报告。

□（2）滥用通知。即把本该用决定、规定、办法、通报的误为通知。

□（3）滥用请示。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办

理的事项时，不用本该使用的平行文种函，特地用请示这一上行文种，认为这样

做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

□（4）批复误用为通知或函。对下级的请示，必须用批复这一文种作答复，但有

的公文却写成《关于批复的通知（或函）》，应改为《关于的批复》。

□（5）函误用为批复。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事

项时，本该用平行文函，却写成《关于（单位）（事项）的批复》。

□（6）误用处分事项公文文种。决定和通报均可用于处分事项。处分决定是行政

处分的正式文件，要装入被处分人的档案；批评性通报主要起教育警醒作用，不

装入档案。批评性通报可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分决定不

能带。处分决定一般让有关人员知晓即可；