市场监管专项行动资料归档手册

市场监管专项行动资料归档手册一、总则专项行动资料归档是行动闭环管理的核心法定环节，是后续督查考核、执法追溯、行政复议诉讼举证、责任认定的唯一权威依据，绝非行动收尾阶段的临时性事务。1.适用范围：本手册适用于市、区县两级市场监管部门部署开展的，为期1个月及以上的专项执法行动（包括但不限于食品安全“守底线、查隐患、保安全”、特种设备安全隐患排查、反不正当竞争执法、涉疫物资价格监管、知识产权保护专项行动）；为期不足1个月的突发应急类专项检查可参照简化执行，但执法案卷类资料必须按本手册标准归档。2.核心原则：严格执行“谁经办、谁收集，谁专班、谁审核，谁归档、谁负责”的责任机制，所有专项行动必须在启动当日同步明确档案管理要求，与行动部署、推进、总结同流程开展，严禁行动结束后集中补记、补签、补造资料。3.制定依据：本手册依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《市场监督管理行政处罚程序规定》《机关档案管理规定》制定，所有归档要求不得低于上述法规明确的最低标准。二、归档责任划分归档责任边界模糊是专项行动资料散佚、错漏、造假的首要诱因，必须明确各岗位责任清单，杜绝“谁都管、谁都不担责”的管理真空。1.专项行动专班组长：为归档工作第一责任人，需在行动启动会后3个工作日内审批本次行动的归档清单、指定专职档案联络员；行动结束后10个工作日内逐卷审核归档资料的真实性、完整性，签字确认后对档案质量负总责。2.专班专职档案联络员：为归档工作直接责任人，需每日收集当日产生的各类资料，每周五开展1次台账核对，发现资料缺失需在24小时内向对应经办人发补交通知；负责资料分类、编码、组卷、预验收全流程操作，对档案的规范性、可检索性负直接责任。3.执法检查/案件经办人：对本人经办环节产生的资料真实性负主体责任，需在单次检查、案件办结后3个工作日内将全套原始资料提交联络员，严禁私自留存、篡改、销毁执法原始记录。4.局办公室档案管理员：负责归档业务指导，需在专项行动启动、中期、收尾阶段各开展1次1小时以内的归档操作培训；接收档案时对照清单逐件核验，不符合规范的需在2个工作日内列明问题清单退回整改，对档案接收后的存储、查阅管理负责。5.责任追溯：对出现档案丢失、刻意造假、关键证据缺失等问题的，按照《中华人民共和国档案法》第四十八条规定追究对应人员责任；因档案缺失导致行政复议、行政诉讼败诉的，同步追究专班组长的领导责任。三、归档范围与分类标准所有能反映专项行动全流程原貌的文字、音像、电子数据均属于归档范围，严禁以“不重要”“无价值”为由随意筛减反映问题、不足、整改过程的资料，确保档案完整还原行动真实情况。所有资料按5大类分类归集，具体范围如下：类别编号类别名称具体归档内容A类部署启动类上级印发的专项行动正式文件、领导手写批示件、会议讲话稿；本局专项行动实施方案（带文号、签发人签字页）；启动会签到表、会议记录、现场照片（标注时间、地点、参会人员）；专班成立文件、人员分工表、联络员备案表；专项行动对外公告、首发宣传通稿B类过程推进类1.调度资料：每周例会纪要、工作简报、进度统计报表（盖章报送版）、上级督查反馈问题清单、整改回复报告；2.检查资料：现场检查笔录、送达回证、标注完整的现场照片/视频、责令整改通知书、隐患台账、复查记录；3.案件资料：按行政处罚案卷标准单独立卷，含立案、取证、告知、决定、送达、执行、结案全流程文书，含简易程序当场处罚案件全套资料；4.投诉举报资料：专项行动期间接收到的相关投诉举报登记单、处置记录、反馈回复、满意度记录；5.宣教资料：政策宣讲、从业人员培训的签到表、课件、现场照片、媒体报道原始剪报/链接C类总结评估类专项行动整体工作总结（含核心数据：检查经营主体户数、发现隐患数、立案数、罚没金额、典型案例数）；各执法检查组子总结、原始数据报表；成效评估报告、群众满意度调查原始数据；典型案例汇编、经验交流材料；行动期间表彰奖励、通报批评的正式文件D类音像电子类执法记录仪原始音视频（按检查日期、对象命名，一般案件保存期不少于3年，重大案件永久保存）；工作群中涉及工作部署、问题反馈的聊天记录（行动结束后导出为PDF，标注导出人、导出时间）；所有文档的原生编辑版（Word/Excel等，不得仅留存PDF盖章版）；联合执法、集中销毁、新闻发布会等大型活动的全程录像、原图照片E类其他备查类联合执法协作单位往来函件、群众赠送锦旗/感谢信影像、专项行动经费审批凭证复印件、其他具有留存价值的资料归档剔除规则：仅无实质内容的重复打印草稿、无工作信息的问候类聊天记录、与本次行动无关的其他资料可列入剔除范围，剔除前需由联络员列出清单，报专班组长签字确认后方可销毁，严禁私自丢弃任何工作资料。四、归档操作流程与质量标准资料归档必须与专项行动推进同步开展，不得等到行动结束后集中补做，避免因记忆偏差、原件丢失、当事人失联导致资料无法补全，最终造成证据链断裂、行政诉讼败诉等后果。1.启动阶段（行动发文后3个工作日内）联络员对照本手册归档范围，结合本次行动的行业特点（如特种设备专项需增补设备检验报告收集项、价格专项需补加价费采集表项）制定个性化归档清单，报专班组长审批后印发给所有执法人员，明确每类资料的提交时限、格式要求；同步建立电子归档共享文件夹，设置权限为“联络员可编辑删除，其余人员仅可上传查看”，严禁设置全员可删除权限。2.实施阶段（行动全周期）经办人完成单次检查、案件办理后3个工作日内，将纸质原始资料整理平整后提交联络员，电子资料同步上传至对应分类文件夹；联络员每周五下午完成本周资料核对，对缺失资料的经办人发放《资料补交通知单》，明确3个工作日补交时限，逾期未交的报专班组长在周例会上通报。

资料质量必须符合以下硬性标准：■纸质资料必须为原件，签字、印章齐全，严禁用圆珠笔、铅笔签字；统一使用A4幅面，小于A4的票据、小证明需粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸折成A4幅面；装订前必须去除所有订书钉、回形针等金属物件（金属氧化生锈会腐蚀纸张，导致字迹模糊、保存寿命缩短）。■电子资料命名统一遵循“日期-资料类型-主体名称”规则，如“20240615-现场检查笔录-XX连锁超市”，严禁使用“新建文档1”“IMG_2345”等无意义名称（无命名文件会导致检索效率下降90%以上，极易与其他行动资料混淆造成错装案卷）。■电子档案必须做2份异质备份，优先存储在局机关专用服务器，服务器容量不足时存储在一次性写入DVD光盘，严禁存储在私人U盘、个人云盘内，避免数据泄露、丢失。3.组卷阶段（行动结束后10个工作日内）联络员按A-E类顺序整理组卷，每卷厚度控制在150-200页，逐页编写页码（打在页面右下角），卷首放置卷内目录（标注每份资料的页码、份数、页数），卷尾放置备考表（注明卷内资料缺项、补充情况、存在问题），由联络员、专班组长共同签字确认。组卷完成后邀请局档案管理员开展预验收，验收不合格的5个工作日内完成整改。4.移交阶段（预验收合格后3个工作日内）联络员编制《档案移交清册》一式三份（专班、局办公室、档案室各存1份），将纸质档案、电子档案光盘（标注档案名称、年度、保管期限）一同移交至局档案室，双方逐卷核验后签字确认；移交完成后任何人不得擅自修改、抽换卷内资料。

保管期限按以下标准执行：国务院、省局部署的重大专项行动、涉及重大安全事件处置的专项行动档案永久保存；市局部署的常规专项行动档案保存30年；为期1个月以内的小型专项检查档案保存10年。五、异常情况处置归档过程中遇到资料缺失、损坏、涉密等特殊情况，必须按规范流程处置，严禁私自掩盖问题、私下处理。1.原始资料丢失：经办人需在发现丢失后24小时内提交书面情况说明，注明丢失原因、资料内容、找回可能性，报专班组长、局办公室主任签字确认；可补开的资料联系对应单位补盖公章补开，无法补开的将情况说明存入对应案卷，标注“原件遗失，此为说明/复印件”；丢失重大案件核心证据的，同步移送纪检部门追究经办人责任。2.涉密资料管理：涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私的资料需单独组卷，标注对应密级，存入涉密档案柜，严禁上传至普通共享文件夹、通过微信/QQ传输；移交时单独走涉密档案移交流程，严格遵守保密管理规定。3.电子文件损坏：每半个月对电子档案备份有效性进行1次校验，单个文件损坏的从另一备份中恢复，两份备份均损坏的联系经办人重新收集原件扫描，修复情况在备考表中注明。4.禁止行为与处置规则：■严禁私自销毁、篡改归档资料：违反者按《档案法》给予政务处分，构成犯罪的移送司法机关；确需调整资料内容的，提交书面说明报专班组长签字后存入档案，原始资料不得销毁。■严禁归档完成后私自抽换卷内资料：违反者直接判定当年案卷评查不合格，追究档案管理员及抽换人责任；确需补充资料的，经分管副局长审批后放在对应案卷末尾，标注补充时间、补充人、补充原因。■严禁私自拷贝、传播执法音像、案件资料给无关人员：违反者按《市场监督管理行政执法责任制规定》追责，造成隐私泄露、案件信息泄密的从重处理；确需查阅档案的需履行正规审批手续。六、档案查阅与利用归档的最终目的是支撑工作追溯与决策参考，需在保证档案安全的前提下规范开展利用，不得将档案束之高阁。1.内部查阅：本局工作人员因工作需要查阅专项行动档案的，填写《档案查阅审批表》，经办公室主任审批后，在档案管理员陪同下于档案室内查阅，不得将档案带离档案室；确需复印的需标注复印用途，严禁擅自拍照、传播案卷内容。2.外部查阅：纪检监察、公安、审计、法院等单位因公查阅档案的，需出具单位介绍信、查阅人工作证件，经分管副局长审批后方可查阅；涉及涉密内容的，需报保密管理部门审批同意。3.查阅登记：所有查阅行为需登记在《档案查阅登记簿》上，注明查阅人、查阅时间、查阅内容、用途，档案管理员每年12月对全年查阅记录汇总存档。附件1：专项行动归档资料核对清单（可直接打印使用）类别资料名称应收集份数已收集份数缺失原因经办人签字A类上级专项行动正式文件1A类本局专项行动实施方案（带签发页）1A类启动会签到表、会议记录1A类专班成立及分工文件1B类每周例会纪要、工作简报按实际数量B类现场检查笔录、整改通知书、复查记录按检查户次B类行政处罚案卷（含简易程序）按案件数量B类投诉举报处置全流程记录按投诉件数C类专项行动工作总结（带核心数据）1C类各检查组子总结、原始报表按检查组数量D类执法记录仪原始音视频按检查次数D类电子文档原生版本备份1套E类其他备查资料按实际数量附件2：档案资料补交通知单致：[检查组/经办人姓名]

根据本周归档台账核对，您经办的以下资料尚未提交，请于3个工作日内交至专班档案联络员处，逾期未交将在本周工作例会上通报：

1.[资料名称，对应检查/案件主体]

2.[资料名称，对应检查/案件主体]

联络员签字：

日期：年月日附件3：档案移交清册序号档案编号档案名称卷数保管期限备注1XX年度XX