XX企业物资采购控制暂行办法

——物资采购控制暂行办法为进一步规范公司物资采购行为与作业流程，强化采购全过程监督管理，严控采购物资质量、压降采购成本、规范资金使用，保障生产用料足额、及时供应，确保生产计划按期完成，结合公司实际，特制定本暂行办法。第一条适用范围本办法适用于中钢XXX设备有限公司所有物资使用部门、采购执行部门、仓储管理部门等相关单位。管控范围涵盖生产材料、设备备件、办公设备、汽车备件、基建及维修材料、劳保用品、办公用品、外协外委加工等所有物资及服务类采购业务。第二条采购岗位职责划分1、物资计划部：负责全公司物资需求汇总、采购计划编制与采购工作统筹实施，是采购工作归口管理部门。2、生产部：负责按需领用采购物资、提报生产用料需求，是物资领用执行部门。3、仓储部：负责采购物资到货接收、验收入库、仓储保管工作，是物资入库管理部门。4、审计部：负责所有采购物资的价格审核、成本审定、全过程审计监督。无公司正式授权，任何部门及个人不得擅自行使采购职能，违规私自采购一律按违纪处理。第三条物资采购计划管理及考核规定（一）月度需求及采购计划管理。各用料单位于每月23日前完成下月材料需求计划提报（含周分解计划），需求明细经本单位主管领导审核签字后报送物资计划部。物资综合计划员收到需求计划后2日内完成汇总梳理，每月25日前完成下月物资采购计划编制，明确物资品种、规格、数量、到货周期、使用用途及周分解安排，经部门负责人签字后上报主管副总审批。主管副总须在12小时内完成审批流转，物资计划部收到审批计划后12小时内分发至财务部（含审计）、生产部、仓储部备案。未按时完成编制、流转、报送的，扣罚责任单位月岗位工资1%，扣罚直接责任人月岗位工资10%。（二）生产计划配套考核。因生产部未及时下达产品主材清单、清单漏项、资料缺失，导致物资计划部无法按期编制采购计划、影响采购及生产进度的，扣罚生产部月岗位工资2%，扣罚生产计划编制责任人月岗位工资20%。（三）技术资料配套考核。公司月度生产计划下达后，技术部门出具的产品主材清单存在严重漏项、错项，造成采购滞后、生产延误的，扣罚技术部门月岗位工资1%，扣罚直接责任人月岗位工资10%。（四）物资积压责任考核。物资计划员因工作失误造成采购物资（含外协件）无故积压、一年无动态（事故备用、战略储备除外）：积压金额3万元（含）以下的，按积压总额10%对责任人罚款；积压金额3万元以上的，对责任人予以调离岗位处理。因生产部计划变更、项目推迟，造成入库物资一年无动态的，扣罚生产部年度岗位工资5%。因技术部门设计变更，造成入库物资闲置积压的，按物资原值10%从技术部门责任人岗位工资中扣罚。（五）计划漏项拖期考核。物资计划员因漏项、错编计划，造成生产任务延误、产品出厂拖期：拖期10天（含）以内的，扣罚责任人12个月年度岗位工资10%；拖期10—30天（含）的，扣罚责任人12个月年度岗位工资20%；拖期30天以上的，调离工作岗位。（六）比价采购失职损失考核。物资采购未严格执行比价原则、未充分调研货源，造成公司经济损失：损失1000元—10000元（含）的，按损失金额10%处罚责任人；损失10000元—20000元（含）的，按损失金额15%处罚责任人、按2%处罚部门主管；损失20000元—50000元（含）的，按损失金额5%处罚责任人；损失超50000元的，责任人调离岗位、部门负责人降职，另行制定经济处罚方案。（七）询价定价责任要求。熟练掌握分管物资市场价格、严格执行询价比价，是物资计划员基本岗位职责。采购业务必须充分询价，原则上提供三家及以上供应商有效报价（特殊独家物资除外）。经审计复核，实际采购价格可下调2%以上的，差价部分视为公司损失，追究经办人员责任。（八）盲目采购违规考核。物资计划员须结合库存余量、生产需求量、合理储备定额编制采购计划，严禁盲目采购、超量采购（厂家供货限量、专项储备除外）。违规超量、盲目采购：金额10000元（含）以下的，按该批次物资总额10%处罚责任人、扣罚责任单位月岗位工资5%；金额10000元—30000元（含）的，按批次总额10%处罚责任人、责任人待岗6个月、扣罚部门负责人年度岗位工资5%；金额超30000元的，责任人调离岗位、部门负责人降职，另行追责处罚。（九）采购价格终审追责。审计部对采购物资数量、质量、价格实施最终审计把关。经审计复核，采购价格存在2%以上可下浮空间的，差价认定为公司损失，同步追责物资计划部及经办采购单位，处罚标准参照本条第八款执行。（十）采购合同管理要求。物资计划员依据审批通过的月度采购计划、审定价格签订正式采购合同；零星小额采购经价格审核后可免签书面合同。正式采购合同须严格遵照《合同法》规范编制，严禁签订模糊条款、开口合同。因合同条款失误、疏漏造成公司损失的，按本条第十二款规定追责处罚。（十一）临时采购审批管控。所有采购业务必须依据正式采购计划执行，无计划严禁采购。突发应急生产、抢修抢险需追加临时采购的，由用料单位提交书面申请，经主管副总审批、审计部会签后方可实施，且每周临时追加采购不得超过1次。（十二）供方采购合规考核。从合格分承包方名录内采购是弥补公司入厂检测短板、保障物资质量的重要管控手段。无正当理由擅自从名录外供应商采购同类物资的，每次对责任人罚款100元。第四条合格分承包方选择与管理（一）采购人员须常态化开展市场调研，全面掌握物资资源、质量标准、市场价格、供货能力，坚持比质、比价、比服务、比信誉，优先选取质量稳定、价格合理、交付及时、售后完善的优质供应商纳入合格分承包方名录。（二）初选意向供应商后，采购人员向企管部门提交供方准入申请，由企管部门组织资质审核、现场考评，审核通过后方可纳入合格供方名录、开展采购合作。（三）分级采购管控。A类关键物资、B类主要物资，必须从生产厂家或一级直销商采购；用量较大的C类一般物资，优先从厂家、直销商、一级代理商采购；不受控类物资必须从公司定点合格供应商采购，不受控物资清单由物资计划部提报、企管部门审核备案。（四）供方动态复评。公司定期开展合格分承包方复评考核，对质量不达标、履约差、信誉低、不符合合作条件的供应商，及时清退出合格供方名录。第五条物资采购验收与入库管理（一）采购提货管控。采购员严格按照采购计划规格、型号、数量、质量标准提货验收，到货物资与计划不符的，须2小时内向物资计划员报备；未按时报备造成生产延误的，每次罚款50元。（二）到货接货管控。供应商送货到厂后，由物资计划部主管计划员牵头组织接货卸货，无正当理由2小时内未组织接货的，对物资计划部、仓储部责任人各罚款50元/次。（三）到货登记管控。物资入库交接完成后，物资计划员须2小时内完成到货登记、办理入库手续，每延误1小时罚款10元，累计叠加处罚；每漏登记一批到货罚款50元，每漏登记单一项物资罚款10元。（四）物资检验时效管控。计检部在收到到货登记后2小时内启动物资检验工作，检验完成后2小时内将检验结果录入系统存档。未按时检验、未及时录入结果的，处罚责任人月岗位工资5%，处罚责任单位月岗位工资2%。（五）仓库入库验收管控。仓库保管员严格对照采购计划核对物资名称、规格、型号、材质、品牌、数量、交付时间。A、B、C类物资必须附带出厂合格证，金属材料附带材质证明书，成套设备附带产品说明书等随货资料；油漆、稀料等化工物资抽检20%称重核验，金属型材、管材实测尺寸合格后方可入库；当日检验合格物资必须当日完成入库。违规操作的，每次处罚保管员50元，累计违规10次予以待岗6个月处理。（六）无计划入库管控。无采购计划、超计划数量到货的物资，未补办正规审批手续前，保管员严禁办理入库，违规入库的每项处罚保管员50元。（七）不合格品处置管控。到货物资检验判定不合格的，保管员妥善隔离存放，物资计划员须48小时内对接供应商办理退货、索赔手续。因失职延误索赔期、造成公司损失的，按本办法第三条第八款追责处罚。第六条采购程序与审批权限（一）采购岗位职责权限1、物资计划部部长：经总经理授权，为公司采购工作负责人，统筹管控物资计划、采购执行、日常采购管理工作。2、物资综合计划员：汇总编制月度、周度物资采购计划、资金使用计划，协助部长督查计划执行及日常管理。3、物资计划员：编制物资平衡计划、阶段性采购计划，保障采购周期匹配生产需求，严控采购成本，在部长授权范围内开展采购业务。4、采购员：严格执行采购合同及采购计划，负责自提物资提货、交接、交库工作。5、仓库保管员：负责采购物资到货验收、入库保管工作。（二）采购依据1、产品生产用料：以技术部门出具的材料定额明细表为依据，技术部门可推荐两家及以上备选供应商（客户特殊要求除外），严禁指定单一供应商。2、技改、技措、基建用料：以相关部门提报、经主管副总审批的材料需求预算表为依据。3、分厂维修用料：以分厂提报、经主管副总审批的月度材料需求计划表为依据。（三）分级采购审批权限1、物资计划部部长审批权限：黑色金属、有色金属及制品、配套设备单次30000元（含）以下；机电产品、仪器仪表、电子元器件单次30000元（含）以下；工具量具、刀具、合金、汽车配件、设备备件、水暖洁具、劳保、办公、焊条、轴承等物资单次10000元（含）以下。2、总经理审批权限：黑色金属、有色金属及制品、配套设备20000元—50000元（含）；机电产品、仪器仪表、电子元件10000元—50000元（含）；工具、量具、刀具、设备备件、劳保、办公等物资5000元—30000元（含）；外协加工10000元—50000元（含）；运输费用单次10000元以下。3、超总经理审批权限的采购项