秘书学概论（第二版）

秘书学概论参考书目《秘书学概论》21世纪高等院校秘书学专业系列教材主编：张同钦出版社：中国人民大学出版社章节概览第一章绪论第二章秘书职业第三章秘书职能第四章秘书的精神素养第五章秘书的知识能力素养章节概览第六章秘书职能环境第七章秘书与组织管理第八章秘书工作方法与规律第九章秘书管理第十章中国秘书工作沿革要略第一章绪论引言本章主要阐述了我国秘书学的产生与发展、秘书学的研究对象与研究范围、秘书学的性质特点、秘书学研究的意义与方法等学科基础性问题。纵观我国历史，秘书现象和秘书工作可谓源远流长。从商、周王朝开始，就已有了为商王和周天子执掌秘密文书的各种史官。虽然在我国漫长的历史长河中有着极其丰富的秘书工作实践活动，却并没有对其进行有意识的理论抽象我国秘书学的产生与发展1秘书学的研究对象2秘书学的性质特点3秘书学研究的意义和方法4目录CONTENTSPART1我国秘书学的产生与发展一、我国秘书学的产生我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。1980年，复旦大学上海分院（即后来的上海大学文学院）率先设置秘书专业，在此后极短的时间内，西北建筑工程学院、成都大学、江汉大学、河南财经学院、沈阳大学等群起呼应，相继设置秘书学专业或开办专科层次的秘书班。秘书学创立的根本标志就是秘书学科论著的出现。二、我国秘书学的发展自20世纪80年代中后期至今的20年间，我国的秘书学蓬勃发展，成果丰硕：一是开设秘书类专业的高等院校数量众多。二是秘书专业的教材建设。三是秘书专业期刊的办刊水平持续提高。四是秘书职业资格鉴定工作逐步规范。我国秘书学发展的动力：首先，持续、稳定、深入的改革开放政策为秘书学建设与发展创造了更好的社会政治及学术环境。其次，社会主义商品经济的健康发展，极大地改变了我国秘书队伍原有的群体结构，也极大地丰富了秘书工作的内涵和方式。我国秘书学发展的动力：再者，近20年来，新技术革命冲击着我国社会的一切领域，办公自动化浪潮尤其对秘书工作手段产生了革命性的影响。最后，相关学科日渐成熟与完善，与秘书学形成良性互动的关系，对秘书学理论层次的提升发挥了良好的推动作用。PART2秘书学的研究对象一、秘书学的研究对象（一）对秘书学研究对象的多元理解秘书工作是秘书学的研究对象秘书、秘书工作、秘书部门是秘书学的研究对象秘书特殊的辅助性管理活动是秘书学的研究对象（二）秘书学的研究对象秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。研究秘书工作包括研究秘书工作的内容、性质、作用、原则、要求、方法、程序，研究秘书工作的起源与沿革、经验与教训，研究秘书机构的设置原则、职责范围、工作系统等。研究秘书活动包括研究秘书活动的特点、环境、规律、行为规范等，研究秘书的政治思想修养、素质、气质、性格、心理、知识与能力结构、职业道德、人际关系等，以及研究秘书的培养目标、方式、方法等。二、秘书学研究的内容与范围在广义层面上秘书学是一个由秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论体系。在狭义层面上秘书学就是上述广义秘书学中的秘书学基础理论，它是秘书学的基本理论框架体系，是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘书机构（秘书管理）、秘书职能、秘书职能环境等主要方面。（一）广义的层面秘书学理论属于秘书学的基础理论研究：它的任务是从丰富的秘书工作和秘书活动中抽象出科学的秘书学范畴系统，建立起严密的有内在逻辑联系的理论体系，作出恰当的结构分类。秘书实务属于秘书学的价值系统研究：它的任务在于研究如何促使秘书工作和秘书活动的价值得以实现，如何充分发挥秘书部门的功能。（一）广义的层面秘书历史属于秘书学的参照系统研究：它通过对中外秘书工作和秘书活动发生、发展规律性的研究，一方面总结中外秘书历史上的经验教训，为今天的秘书工作和秘书活动提供一个参照系，以借鉴经验，避免失误；另一方面，又可从历史规律预测和展望未来，建立秘书学的超前意识，使今天的工作能为未来做好准备。（一）广义的层面秘书实用技术属于秘书学研究的工具手段系统：它的任务在于阐明关于吸收一切相关科技成果用于秘书工作和秘书活动以提高效率的问题，诸如办公自动化问题等。秘书教育属于秘书学的活力系统研究：它的任务在于研究培养各个层次各个方面秘书人才的目标、方针、内容、方式、方法等，诸如各级各类秘书学校及专业的合理设置、课程的合理安排、训练的特殊要求等。（二）狭义的层面1.秘书职业研究秘书职业，主要是研究秘书职业主体（即秘书）的内涵、分类，秘书职业的性质和特点，秘书职业的现状与发展趋势；根据秘书职业的领域或层次分类，进而界定其相应的职业素养，即秘书资格。（二）狭义的层面2.秘书机构秘书机构（部门）是各级各类社会组织管理系统中的综合性、辅助性工作机构，是管理中枢的有机组成部分，是领导者赖以指挥全局，推动各职能机构正常运转，联系上下、沟通内外的纽带。（二）狭义的层面3.秘书职能秘书职业存在的价值，取决于它特有的职能作用；其职能作用的实现，取决于秘书和秘书部门开展工作的状况。秘书工作就是为协助各级领导机构和领导干部实施领导而进行的日常执行和交办工作，以及其他具有秘书性质的工作。（二）狭义的层面4.秘书职能环境职能环境是职能活动的基础。秘书的职能环境，是指一切影响秘书工作和秘书活动的各种环境条件和因素的总和。研究秘书的职能环境的目的，不仅在于帮助从业者适应秘书职能环境，而且在于促进职能环境不断优化，从而更好地实现秘书的职能作用。PART3秘书学的性质特点一、秘书学的学科归属《国际教育标准分类》的《教育的大类与学科划分》，在“社会学科、商业和法律”大类中的“商业与管理”类内，在“市场、销售、公共关系、金融、银行、会计、审计、公共管理、人事管理”等课程之后，还依次列出了“秘书与办公室工作”这一课程类别。在这里，秘书专业和秘书学课程作为管理类的学科性质及定位非常明确。一、秘书学的学科归属关于秘书学的学科归属，最具代表性的片面认识，就是把秘书学看作语言文学的分支学科。其主要理由，大体是锁定并极力放大了秘书的文书写作职能。把秘书称为文秘、把秘书仅看作写作能手的认识由来已久，出于历史原因，这不足为怪。而当今秘书工作具有高度的综合性，文书写作只是秘书多种职能的一部分而已。一、秘书学的学科归属国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”此定义可能是尚待推敲的，但它同样揭示了秘书工作的辅助性这一本质属性，秘书属于应用型的管理类人才。二、秘书学的性质特点（一）综合性首先，表现为服务范围的广泛性。其次，表现为服务内涵的多样性。最后，与此相适应，秘书学所涉及的专业知识、与秘书学相关的学科理论也相当纷繁。二、秘书学的性质特点（二）政治性虽然社会雇佣秘书在数量上已有相当的规模，但我国秘书队伍的主体依然是党政机关秘书。这一状况在短时间内不会有根本的改变。党政领导机关是靠制定和贯彻政策来推行工作的。党政领导机关的秘书既要贯彻执行党和国家的政策，有时还会参与某些具体政策的制定工作。我国党政机关的秘书工作是为无产阶级政权、为无产阶级政党服务的，党政机关秘书工作的政治性非常突出。二、秘书学的性质特点（三）应用性第一，它不是纯粹的理论科学，秘书学的原理、规律都是服务于具体的秘书工作实践的；第二，它对其他学科理论的汲取都是为了应用于具体的秘书工作当中，作为优化秘书工作和秘书活动的一种工具或武器。三、秘书学与相关学科的关系（一）秘书学与管理学秘书学作为管理类的学科性质及定位非常明确。从学科派生的理论基础上看，管理科学当然地成为秘书学的上级学科。三、秘书学与相关学科的关系（二）秘书学与领导科学秘书学与领导科学的关系十分密切。秘书工作“围核性”所讲的“核”，就是领导和领导工作，从这个意义上讲，秘书学与领导科学的关系，和它与公共行政学、公共事业管理学及企业管理学等学科的关系相比，似乎还要更直接一些。秘书工作断然不能离开领导工作而独立存在，其活动规律只有服从于领导活动规律，才能有利于领导活动的开展，才能体现秘书的职能价值。三、秘书学与相关学科的关系（三）秘书学与文书学、档案管理学从研究对象方面来看，秘书学是研究秘书工作与秘书活动及其规律的，文书学是研究文书现象及其规律的，档案管理学是研究档案管理及其规律的。这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。PART4秘书学研究的意义和方法一、秘书学研究的重要意义秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵秘书学研究有效地推动了秘书工作的科学化、制度化和规范化秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵：在我国当代秘书学诞生之前，我国的管理类学科始终处于相对不完善的状态。由于对秘书工作这个管理的辅助系统的相对忽视，管理学科对管理系统及其运作的描述是存在明显缺失的。秘书学研究的起步与发展，有效地弥补了我国管理类学科原有的缺失，在理论上丰富了这个学科大类的内涵。秘书学研究有效地推动了秘书工作的科学化、制度化和规范化：秘书学的任务在于让人们了解整个秘书工作的性质、特点和规律，从而提高秘书工作效率。应当说，这些年来我国社会的整体管理水平在不断提高，这与各个领域秘书工作整体服务水平的提高有比较密切的关系；秘书工作整体服务水平的提高，与我国的秘书专业教育和秘书职业资格鉴定及职业培训的蓬勃发展有密切关系；秘书教育及整个秘书事业的发展，在很大程度上依赖于秘书学研究的逐步深化。秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高：秘书机构是为领导工作提供近身、直接辅助服务的综合性机构。它既辅助领导决策，又参与决策的贯彻执行和对决策效果的反馈；既是上情下达、下情上达的枢纽，又是日常行政事务的主要承担者。秘书学从秘书及秘书部门的角度，从理论上探讨官僚主义产生的根源和表现，推动各级各类社会组织工作的改革，最大限度地追求公正与效率，无疑也是克服官僚主义、纠正不正之风、促进各社会组织改善管理方式和提高管理效率的有效措施之一。秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养：对中外秘书专业教育的比较研究，不仅促使国内秘书学研究向更深更广处拓展，同时也突显了我们在培养高层次秘书方面机制的欠缺，以及专业层级构建的不合理。毫无疑问，国外秘书专业教育的某些合理因素，可以为我们实施秘书专业教育和秘书人才培养提供有益的借鉴。二、秘书学研究的方法科学抽象的方法：这是许多科学研究赖以进行的基础性方法。所谓科学抽象，就是抽掉某一类现象非本质的次要的因素，引出其固有的最本质的特点并加以概括。用科学抽象的方法进行概括，其结果是确立反映现实世界中各种现象的内部本质联系的概念、范畴，揭示客观事物的运动规律。二、秘书学研究的方法系统研究的方法：系统研究的方法也可理解为借鉴系统论进行研究的方法。系统论是把对象作为系统来考察的科学理论。把事物看作一个系统，从整体出发，始终着眼于整体与部分、整体与环境的相互作用，从而综合地处理问题，以实现最佳目的的方法，就是系统论方法。二、秘书学研究的方法比较研究的方法：比较是确定事物同异关系的思维过程方法。在秘书学研究中，有三种不同的比较角度，它们对秘书学有三种不同的意义：一是在一个国家的秘书工作内部作横向比较；二是从历史的角度对古今秘书工作作纵向比较；三是在不同国家、不同社会制度的秘书工作之间作横向比较。思考题：秘书学研究的对象和范围是什么？怎样理解秘书学的学科归属与学科性质？理解秘书学与主要相关学科的关系。NAHTK第二章秘书职业引言本章在介绍有关西方国家对秘书的界定，以及我国古代和当代对秘书的界定基础上，明确了秘书的基本概念；结合国内工作实际对秘书进行了分类；从工作内容和工作方式的角度讨论了秘书的职业特点；最后介绍了目前已在我国进行的国际国内比较权威的秘书职业资格认定和考试情况。秘书界定1秘书的分类2秘书职业的特点3秘书职业资格4目录CONTENTSPART1秘书界定一、国外对秘书的认识和界定（一）西方国家对秘书的界定在西方，“秘书”一词源于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语“秘书”一词由拉丁文演变而来，写作“secretary”，其中，“secret”是“秘密”的意思。在英语里，“secretary”既可以指秘书这一职业，又可以指从事这种职业的人（秘书工作者），还可以指书记、大臣等官员。一、国外对秘书的认识和界定（二）日本对秘书的界定在日本，“秘书”一词采用中文繁体字，写作“秘書”。它也有两种含义：一种是引用了英文的词义，指政府机关或社会团体日常事务的负责人，如内阁官房长官的英语名称译为“ChiefCabinetSecretary”，中文也可译为“首席内阁秘书”。另一种更广泛的含义是指“帮助上司处理各种事务的工作人员”，即秘书。二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，其含义与字义是相关的，指宫中密藏之书，即皇宫中秘密收藏的图书典籍。随着时代的发展，“秘书”的含义逐渐发生了改变，由原来的指物演变为指人，从东汉后期开始，“秘书”一词开始指朝廷中掌管图书秘籍的一类人的官职。二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定我国自远古以来，就有类似现代秘书的工作，也有相当于现代秘书的职位，但都不用“秘书”这个名称。古代中国从事秘书工作的人，在不同的时期有不同的叫法。汉代以前皇帝的秘书统称为“史官”。汉代以后，朝廷的秘书官员因朝代的更迭而时有变化，有时是尚书、中书、侍中、仆射，有时又是中书舍人、翰林学士。二、我国对秘书的认识和界定（二）我国当代对秘书的界定《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”；《辞海》则认为，秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。对秘书的定义应从以下几个方面考虑：第一，秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。第二，秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。第三，秘书工作的根本性质是辅助管理。二、我国对秘书的认识和界定秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。PART2秘书的分类一、从组织内部分工看秘书的分类行政秘书：指在党政机关工作，属于行政编制，其职级参照国家行政级别确定的秘书。他们一般具有较强的协调能力和组织能力，能协助领导处理各种行政事务，完成领导交办的各项事宜，是领导的重要助手。他们不仅能从事文字工作，有时还要起到参谋和智囊的作用。一、从组织内部分工看秘书的分类文字秘书：指以文字工作为主，以撰写文稿为主要职责的秘书。他们大都能说会写，具有较强的口头与书面表达能力，能协助领导完成公文撰写等工作任务。在政府机关里，文字秘书是秘书队伍中不可或缺的一类人。一、从组织内部分工看秘书的分类机要秘书：指从事机密文电处理、保管、传递，负责领导办公室的保密工作，承办领导交办的机密事项的秘书。在高、中层领导机关和机密性较强的机关、单位，一般都配置机要秘书。高层领导干部根据工作需要，也可以配备机要秘书。他们是领导的贴身助手，主要工作内容是收发、登记、保管机密文电资料，妥善安排领导的各种活动日程。一、从组织内部分工看秘书的分类通信秘书：指服务于政府机关、社会团体和大中型企业，负责整个单位和领导的通信工作的秘书。信访秘书：指在单位中专门负责处理人民群众来信和接待人民群众来访的秘书。一、从组织内部分工看秘书的分类事务秘书：指以从事机关日常事务性工作为主的秘书。他们主要负责日常的来客接待、正常值班、印信管理以及车辆调度、房产分配等后勤总务管理。他们不需要很强的专业技能，但是需要具备较好的协调能力。生活秘书：指为较高级别的领导人或专家提供生活帮助和服务的秘书。一、从组织内部分工看秘书的分类外事秘书：指从事对外事务工作的秘书。会务秘书：指专门从事会议的筹划和组织安排工作的秘书。二、从其所在行业特征看秘书的分类企业秘书：指在工商企业里辅助领导搞好经营、实施管理的秘书。他们熟悉业务，具有一定的经济管理和法律知识，有较强的分析判断能力和丰富的工作经验，主要负责文书处理、后勤保障、接待来访、安排会议和保密工作等。法律秘书：指在各级各类司法机关协助领导处理法律事务，从事秘书工作的秘书。他们多供职于公安、检察、审判、民政、国家安全等机关或律师事务所，主要职责是负责收集、传递信息，起草和整理司法文书、档案，接待或陪同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，安排法律事务的处理程序，执行领导或律师交办的其他事宜。二、从其所在行业特征看秘书的分类科技秘书：指在科研院所或学术机构中从事秘书工作的秘书，也包括为高层领导和专家、学者配备的专职科技秘书。教学秘书：指在高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。二、从其所在行业特征看秘书的分类涉外秘书：指在涉外机构从事秘书工作的秘书。他们主要供职于我国“三资”（中外合作、中外合资和外商独资）企业和外贸、外事、海关、银行、保险以及宾馆、商场、旅行社等涉外单位，其中，以“三资”企业涉外秘书数量为最多。三、从职级高低看秘书的分类高级秘书：指在国家机关中担任省、厅级以上职务的秘书，如中央及省、厅级国家机关中的秘书长和不设秘书长的办公厅主任等。中级秘书：指在党政机关和企事业单位中担任处、科级职务的秘书，如中央各职能部门和地方机关、单位的办公厅以及秘书部门的处长等。初级秘书：指在党政机关和企事业单位中担任科级以下非领导职务的秘书。PART3秘书职业的特点一、从属性秘书从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。秘书的产生源于领导工作的需要，没有领导就没有秘书，无论是秘书部门、秘书还是秘书工作，都是依附于领导机构、领导成员和领导工作的，秘书不能脱离领导而独立存在，这就是秘书的从属性。秘书的从属性对秘书提出的要求：首先，作为秘书，要正确认识这一职业，要有良好的心态，要甘于服从领导的指挥和调遣。其次，所有工作都应围绕领导工作展开，领导在某一阶段的工作重点也就是秘书在这一阶段的工作重点。再次，工作方式要受制于领导，秘书可以在工作中发挥积极性、主动性和创造性，但不能离开领导而自行其是、擅作主张。二、辅助性辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。领导工作涉及社会组织内外的许多方面，面对需要处理的各种问题和需要协调的各种关系，能力再强、水平再高、精力再充沛的领导也难以独胜其劳，更何况有些事务性的工作是没有必要由领导来直接处理的，这就需要秘书从旁进行辅助，秘书职业的辅助性由此而产生。秘书的辅助性的表现：首先，从职业角色来看，秘书是领导的助手，他的作用就是协助领导实施管理。其次，从工作内容来看，秘书的全部工作内容都是为领导的工作、学习和生活提供帮助。再次，从工作方式来看，秘书处理任何问题都必须按照领导的意图和指示精神办理，不能超越自己的职权范围，也不能违背领导的意图。秘书的辅助性对秘书提出的要求：首先，在职业角色定位上，秘书应当摆正自己的位置，认清自己的角色，充分发挥领导的参谋和助手作用。其次，在工作内容方面，无论是参谋咨询还是管理事务，一切都要以辅助领导工作为目标。再次，在工作方法上，要及时、主动、全面地为领导提供各种服务，急领导之所急，想领导之所想。最后，在工作技巧上，要做到为领导进行全方位的拾遗补缺。只有这样，秘书的辅助作用才能充分发挥。三、服务性服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。秘书的全部工作和所有职责都是为服务对象提供准确、全面和及时的优质服务。秘书服务性的特点，要求秘书在工作态度上必须强化服务意识，树立服务思想，勤勤恳恳、任劳任怨地做好本职工作；在工作内容上，要事无巨细，都为领导和群众想到、办好；在工作方式上，要充分发挥主动性和创造性，努力提高服务质量和服务水平。四、被动性被动性是秘书的从属性和辅助性特点在秘书身上的直接体现。在秘书与领导的关系中，领导活动是主，秘书工作是辅，秘书工作总是以领导活动的目标为中心，受领导活动的制约和支配，秘书每天大量的时间是用于完成领导交办的工作任务和许多事先无法预料的临时性工作，所以说被动性也是秘书的一大特点。秘书的被动性对秘书提出的要求：秘书的工作必须围绕领导工作展开，以领导的工作重点为重点；必须服从领导的指示和安排，按领导的意图、要求行事，不能越职越权；在工作安排上一定要将领导的需要放在第一位，首先满足领导的工作需求；在时间安排上一定要保证完成随时可能发生的临时性的工作任务。五、全面性秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书是领导的综合性办事人员，秘书工作的内容涉及机关的方方面面，秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理，综合服务”，这些都决定了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性特点。秘书的全面性对秘书提出的要求：秘书工作内容全面性的特点要求秘书应该是“通才”，应该尽可能熟知各种办事的程序，掌握各种办事的技巧。另外，秘书职业全面性的特点还使秘书的工作角色具有多重性的特点，随着服务对象的变化和工作职能的实施，秘书的角色也会发生不同的变化。六、机密性秘书位居各社会组织的管理中枢，又是领导的贴身参谋和助手，他们不仅负责保管各种机密文件资料，而且经常参与各种机密会议，这就使他们比一般工作人员了解更多的机密事项，因而相对于其他工作而言，秘书工作还具有机密性的特点。秘书工作机密性的特点要求秘书时时处处都要做好保密工作。PART4秘书职业资格一、英国的秘书职业资格（一）剑桥办公管理国际证书（剑桥秘书证书）考试该国际证书是英国剑桥大学考试委员会（UCLES）设计的。剑桥大学考试委员会是世界上著名的考试机构之一，其设计的职业证书考试已在世界上160多个国家开展，每年有600多万学员参加考试，具有相当高的权威。一、英国的秘书职业资格（二）伦敦工商会考试局秘书证书考试英国伦敦工商会考试局（LCCIEB）是世界上最大的职业技能鉴定和证书颁发机构之一，是一个国际性的职业资格证书授证机关，其开发的职业标准及颁发的证书被全球认可，并享有“国际职业通行证”的美誉。LCCIEB的秘书证书适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外深造的学生，世界上许多大学都把LCCIEB秘书证书列为入学条件之一。二、美国的秘书职业资格IAAP是国际行政管理者协会的英文简称。该协会是全球著名的跨国性职业组织，总部在美国，在27个国家和地区设立了分支机构。IAAP每年举办“特许职业秘书”考试，于全世界设250个考场同时进行。IAAP作为全球闻名的秘书协会组织，其考试影响力不可小觑，该考试在业内被称为“博士级”的资格证书。三、我国的秘书职业资格（一）秘书国家职业标准2000年7月，劳动和社会保障部正式颁布了《秘书国家职业标准》，2003年，秘书职业全国统一鉴定正式启用新的国家职业标准。从此，我国的秘书职业资格就有了明确的规定，秘书作为一种社会职业正式进入了我国的职业目录，这在我国的秘书史上是一个重大的飞越。三、我国的秘书职业资格根据秘书国家职业标准，我国的秘书职业分普通秘书和涉外秘书两个种类，共四个等级，分别是：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。对秘书这一职业的基本学历要求是高中毕业（或同等学历），基本能力要求是具备文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力以及逻辑思维与分析能力等。（二）商务秘书职业资格标准为推动我国商务秘书职业化工作快速而规范地发展，满足市场经济快速发展对商务秘书专门人才的迫切需求，中国商业职业资格认证中心于2000年开始举行全国商务秘书专业资格考试。初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书思考题：什么是秘书？对秘书的定义应该怎样理解？秘书的分类方法有几种？各是什么？秘书职业的特点有哪些？在我国，申报不同级别的秘书资格证书应具备的具体条件是什么？结合实际，谈谈你对秘书职业的认识和理解。NAHTK第三章秘书职能引言本章主要介绍秘书机构的特点、名称及其设置原则，在此基础上，描述了秘书的基本职能，以及实现秘书职能的具体途径。关于实现秘书职能的具体途径只是简单概括的介绍，以期在维持基础理论完整性的同时，为“实务”课程提供铺垫。秘书机构及其设置1秘书的基本职能2秘书职能实现的途径3目录CONTENTSPART1秘书机构及其设置一、秘书机构的含义与特点秘书机构，又称秘书部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者处理综合事务、辅助管理的综合性机构。从决策体系角度看，秘书机构居于决策与执行的转换中介位置，既是决策层和执行层的综合部，又是决策层和职能管理层的纽带。一、秘书机构的含义与特点广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。如办公厅、办公室，以及它们下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密等部门。狭义的秘书机构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等，主要负责文书、会务、联络、接待等工作。秘书机构的特点：附属性：从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。任何秘书机构都直接隶属于社会组织的领导机构，在领导机构下设置，处于一个特殊的位置。秘书机构的特点：综合性：从活动内容看，秘书机构具有明显的综合性特点。秘书机构的主要活动是围绕领导活动展开的，涉及面非常广。既有收集信息、提出意见和建议、提交方案的参谋性工作；也有协助控制、沟通协调的综合性工作；还有起草文件、办会办事、立卷归档等事务性工作。秘书机构的特点：辅助性：从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。秘书机构不同于决策机构，也不同于社会组织内其他业务性机构，既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其工作基本上是围绕领导班子或领导人的工作而从事一些辅助性活动。二、秘书机构设置的原则秘书机构设置要科学、合理。编制不一、机构庞大、层次繁多、关系不顺、职责不清、范围过宽等，都将直接影响机构的运转功能和效用的正常发挥。因此，秘书机构设置必须遵循规范化、科学化的原则。（一）规范化原则秘书机构必须依照有关法律法规来设置、增删和调整，编制的审定也必须依照有关程序进行，不能凭主观随意。目前，我国秘书机构的设置尚无统一的规范，因此，必须参照现有法律法规设置秘书机构。（二）科学化原则组织结构要科学职责确定要科学团队人员配备要科学三、秘书机构的组织形式（一）综理制综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。这种机构，把秘书部门的办文、办会、办事等综合性职能和专业性职能结合在一起，由统一的办公厅（室）统筹安排，全面管理。这种模式由于结构较简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。三、秘书机构的组织形式（二）分理制分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面，分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。三、秘书机构的组织形式（二）分理制分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。四、各级各类秘书机构根据机构设置的时间长短，可以分为常设秘书机构与临时性秘书机构。常设秘书机构比较稳定，比如党政机关的秘书机构、各企事业单位的秘书机构；临时性秘书机构是为完成短期任务而设置的，任务完成后即解体，没有固定编制和人员。根据级别的不同，可以分为中央、省、市、县（区）等不同级别的秘书机构。根据类别的不同，又可分为党、政、军队、企业、事业单位、民主党派等多种类别的秘书机构。根据组织形式的不同，分为分理制和综理制的秘书机构。（一）党政机关的秘书机构中央级党政机关：党中央和国务院分别设立办公厅，成为机关的一个综合办事部门；办公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局以及机关事务管理局等；局下再设若干个处室分别负责某方面的工作。中央办公厅主任为秘书部门的负责人，国务院只设秘书长，而不设办公厅主任。（一）党政机关的秘书机构省部级党政机关：省、直辖市、自治区党政机关也设办公厅，负责机关的秘书工作。目前各省、直辖市、自治区办公厅下设处、科两层，但设置数目、规模、职位不尽相同，有的差异非常大。秘书机构负责人为办公厅主任，其上再由秘书长统辖。（一）党政机关的秘书机构省辖市、厅、局、区、县级党政机关：市、县级党政机关的秘书机构为市委、县委办公室和市政府、县政府办公室。较大的市一般设办公厅，市办公室下设科，县办公室下设股（组），分别负责有关秘书工作。乡镇党政机关：乡镇党政机关的秘书部门，或设办公室负责全面工作，或只设若干秘书，具体负责秘书工作。（二）人大、政协、军委的秘书机构全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会和地方人大、政协采用综理制设置秘书机构，由秘书长领导办公厅，负责综合承办日常工作，统辖下属局、处、室、科。（三）企事业单位的秘书机构企事业单位因级别、规模、性质不同，在编制形式和人员配置上差异比较大；一般参照党政机关设置办公室，具体负责本单位的秘书工作。中、大型企业分设党委办公室、厂长办公室、经理办公室；小型企业办公室只设若干个秘书职位；有些企业甚至设“党政工办公室”，负责党务、共青团、保卫、文书、工会、宣传、生活、医疗卫生等工作。（四）社会团体的秘书机构社会团体的秘书机构，通常也采用综理制，直接命名为“秘书处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。（五）临时性秘书机构临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设性秘书机构。主要有两种情况。一种是为临时性领导工作服务的秘书机构。另一种是为各种重要会议服务的秘书机构。视会议规模大小、工作多少，可分别采用综理制和分理制设置秘书机构。PART2秘书的基本职能一、秘书职能的含义秘书机构、秘书职位的功能曾经被表述为“参与政务，掌管事务”，也曾被表述为领导的“事务助手和参谋助手”。但总体来讲，其功能就是直接为领导提供综合辅助服务。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。秘书职能在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。二、秘书的基本职能（一）信息管理职能秘书机构和秘书职位位居中枢，要管理所在社会组织大量的信息工作。信息是极其重要的管理资源，秘书信息工作已成为服务领导的一种十分广泛的事务性和智谋性辅助工作。文书是重要的信息载体，办理文书是各级各类社会组织的一项经常性与基础性工作，也是秘书部门的传统职能。办理文书的职能主要可分解为：依领导意图撰制各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部档案管理工作；与办文相关的信息工作等。二、秘书的基本职能（二）综合协调职能秘书机构的综合协调职能，是由领导授权、自身工作性质以及部门所处位置而决定的。秘书机构在组织管理框架中所处的位置，通常在各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点，接近领导，业务综合。它所代表的往往是整体利益而不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导搞好综合协调工作的部门。二、秘书的基本职能（三）督促检查职能督促检查，是领导赋予秘书机构的一项重要职能。督促检查工作，是实施领导管理特别是决策管理过程中极其关键的环节。开展有效的督查，是贯彻落实有关政策法令，实现政令畅通、令行禁止的必要保证，有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。二、秘书的基本职能（四）参谋辅助职能秘书参谋是秘书近身围绕领导者，为其进行有效决策管理而直接、综合、及时地提供智能辅助的一种秘书职能活动。它属于秘书部门及秘书更为重要的秘书工作和深层的职能活动。秘书针对领导工作的具体需要为领导者提供综合的、动态的和预测的信息及智能支持，是秘书参谋的基础工作。（五）后勤保障职能后勤保障职能，是秘书机构保证领导机构正常、高效运转的一项重要职能。其工作范围很宽泛，主要有内部财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、国有资产与产权管理、职工生活管理、安全管理、职工福利与文化生活管理等。（六）“不管部”职能秘书机构为领导工作拾遗补缺，消灭领导及组织管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。秘书机构工作的全面性、综合性和相对超脱性，决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。PART3秘书职能实现的途径一、秘书日常事务工作（一）办公用品管理办公用品，是指在办公室工作中日常使用和消耗的物品。对办公用品的管理，是秘书部门的事务性职责之一。做好办公用品的管理工作，将为保证工作的完成、提高办公效率提供必要的物质保障，对合理调配和使用办公经费也有十分重要的意义。办公用品的种类很多。办公用品的管理主要有三个环节：办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的发放。（二）接待工作接待工作是秘书部门常见的事务工作。接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。接待工作的主体是做好对接待对象的服务工作。接待对象相当广泛，有外宾、有内宾，有集体的、有个人的，有主动邀请的、有未经邀请而自行到来的。对于这些不同的情况，应根据不同的要求，分别做好对他们的接待工作。（三）安排领导活动合理安排领导的公务活动，是秘书经常性的事务工作，是对领导工作发挥辅助作用的体现之一。领导的公务活动，有对外活动和内事活动两大类。对外活动又分为与其他单位进行的活动和与外宾进行的活动。领导活动通常包括领导检查工作、调查研究、集体视察、参观学习，以及领导需出席的仪式活动、宴请活动、纪念活动、慰问活动、节庆活动、庆功祝捷活动、悼念活动等。（四）值班工作各级各类社会管理组织，为了能在下班之后或节假日休息时间有人处理临时发生的紧急事宜，做好本单位的安全保卫工作，一般都要安排值班工作，实行兼职轮流的值班制度。值班工作通常是由秘书部门负责组织管理的。值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。（五）通信工作通信是各社会组织，特别是其秘书工作中非常重要而普遍的工作手段之一。秘书的通信工作，包含秘书通信活动的组织、管理和实施。随着电信技术、网络技术的迅猛发展，秘书通信工作日益智能化和高效化。秘书通信工作的内容主要包括：建立健全通信工作制度；通信设备的采购；通讯设备的应用，诸如了解电话、电报、传真、电子邮件的特点并能够正确地操作和使用，熟悉国内函件、邮政快件、特快专递、电子信函的区别，掌握邮件发送和接收的程序和要求等；通信设备的日常维护。（六）印章管理秘书管理的印章主要有两种：一是社会组织的公章，二是领导人因工作需要使用的个人名章。印章管理要制度化、规范化。秘书必须建立用印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查考。（七）保密工作做好保密工作，不仅是对敌斗争的需要，而且是进行科学管理工作的需要。我们把保密工作列入秘书日常事务工作范畴，是想说明它是一项有规章、有程序的常规工作。泄密行为对领导管理工作的影响是十分严重的。保密工作的内容主要包括：保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用防泄密、防窃密的技术设备，依法进行保密监督检查，追查和处理泄密、窃密事件，开展保密工作的理论研究等。二、秘书专项业务工作秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门性或专业性工作。信息工作、调查研究、会务工作、公文处理、档案管理、信访工作三、秘书特别受权工作秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权，并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。这些工作与前述日常事务工作、专项业务工作最大的不同就在于其被动性和权力的赋予性。其中有些工作本属秘书固有的职能范畴，但没有领导授意便无从开展，如公文写作；有些工作须经领导授权并要严格在授权范围内开展，如督查工作、某些复杂的协调工作，以及代领导进行的谈判工作等。（一）公文写作一是被动写作，遵命性强。二是对象明确，针对性强。三是集思广益，群体性强。四是决策之作，政策性强。五是急迫之作，时限性强。（二）督查工作督查工作即督促检查工作的简称。开展督查工作，是为了能够严格按照有关法律法规办事，保障有关方针、政策和规定的贯彻落实，切实实现政令畅通，令行禁止。特别是在目前各社会领域管理工作中，亟须通过加强督查工作来克服官僚主义、分散主义、本位主义、形式主义和地方保护主义等较为严重的管理弊端。（三）协调工作一是权力的授予性二是非职责限定性三是认同疏导性秘书协调的类型：纵向关系的协调、横向关系的协调（四）谈判工作一是协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。谈判的成败取决于双方，通常并不以一方的意志为转移。二是准备好谈判各方的有关材料。这是谈判成功与否的基本条件之一。三是对谈判中意外情况的预测和准备。谈判是双方乃至多方的事，各方关系的不同、议题的不同、目标的差异、代表的心理状态，都会影响谈判的进程。（四）谈判工作四是把握谈判进程。正式谈判阶段大体包括各方进入角色、营造气氛，开局导入、切入正题，协商谈判议程，实施报价，着手还价，拍板定案等主要环节；谈判结束阶段大体包括最后的总结，最后的报价，签订书面协议等主要环节。五是总结和评价谈判的经验教训，准备向领导汇报的关于谈判过程及谈判结果的内容，并及时搞好信息反馈。四、秘书参谋工作秘书参谋是现代领导的现实需要参谋是秘书的深层职能秘书参谋的过程：保持自觉参谋意识：正确认识参谋职能、自觉增强参谋责任感、主动观察、积累和思考、紧密贴近领导工作思路；把握和捕捉参谋点；调用处理已存信息，收集短缺信息；聚焦形成辅助谋略思考题：秘书机构有什么特点？怎样理解秘书机构设置要科学合理？政府机关秘书机构是怎样设置的，机构的名称有哪几种？对我国现阶段企业秘书机构你有多少认识？能否举出一例说明其特点？思考题：秘书的基本职能有哪些？理解秘书特别受权工作的特点与要求。为什么说参谋是秘书的深层职能？NAHTK第四章秘书的精神素养引言本章主要讨论了秘书的思想政治素养、职业道德与作风修养，并在此基础上对秘书的不良心理现象进行了描述，探讨了秘书培养良好心理品质的途径。健康的精神素养是秘书满足角色期待的内在保证。秘书作为领导的参谋助手和本单位智囊团的成员，在日常工作中要为领导处理大量台前幕后的具体事务。这就要求现代秘书除了必须具备一定的人文素质之外，还必须具备一定的政治思想觉悟、优良的职业道德精神、一心一意为领导服务的职业意识以及优良的个人心理品质等要素。秘书的思想政治素养1秘书的职业道德与作风修养2秘书的心理品质3目录CONTENTSPART1秘书的思想政治素养一、努力提高政治思想理论水平（一）认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论马克思列宁主义深刻地揭示了社会发展的客观规律，马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义作为正确的世界观和科学的方法论，具有强大的生命力。毛泽东思想和邓小平理论是我们党制定路线方针政策和法律法规的理论基础，也是我们观察问题、分析问题和解决问题的思想武器。（二）努力实践“三个代表”重要思想“三个代表”重要思想，是对我们党的性质、宗旨和任务的高度概括，是对马克思列宁主义建党学说的重大发展，是新形势下指导我国各项工作的重要的思想武器。秘书在实践中要认真贯彻“三个代表”重要思想，以经济建设为中心，服务于经济建设，推动社会生产力的发展；认真学习、掌握并积极传播先进文化，推动社会主义文化的发展繁荣；爱岗敬业，扎实工作，切切实实为人民服务，使“三服务”指导思想真正落到实处。（三）用科学发展观统领头脑，提高政治思想理论水平以人为本，全面、协调、可持续的科学发展观，是在党的十六届三中全会上以胡锦涛同志为核心的党中央提出的又一理论创新命题，也是新时期把我国建设成为特色鲜明的社会主义和谐国家的根本要求。二、树立法制观念我国属于社会主义国家，人民是国家建设和发展的主体，我们的国家体制就是社会主义人民共和、民主专政。一个高素质的秘书首先就应该是一个具有强烈民主意识的合格公民。这就要求从事秘书工作的人员必须了解并熟悉我国的社会主义法制，在具体的秘书工作中体现出我国的社会主义法治精神。三、树立政策观念政策和策略是党和政府的生命，能否领会和把握好我党我国的政策内涵和核心，是检验秘书工作水准的试金石。秘书工作的特殊性，决定了秘书必须熟悉党和国家的方针政策，还要具备准确深刻地领会各项方针政策的能力。秘书要了解时事政治，熟悉党和国家的方针政策及相关政策和法规。PART2秘书的职业道德与作风修养一、秘书的职业道德修养道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。胡锦涛总书记于2006年根据我国社会主义建设和人文社会发展的实际，提出了“八荣八耻”的社会主义荣辱观，指明了我国社会主义精神文明建设的方向和目标任务，对秘书品德素养的提高具有重要的指导意义。（一）忠于职守，服务领导秘书应该忠于职守，服务领导，这是秘书首要的职业道德规范。秘书忠于职守，大而言之，是忠于国家、民族和人民的利益；小而言之，是忠于本组织的政治、经济利益。秘书在领导者身边工作，要办理许多重大而机密的事务，必须对组织高度负责，对领导忠心耿耿。（二）埋头苦干，甘居幕后秘书工作的特殊性决定了秘书必须具备默默无闻、甘当人梯的基本素质。从总体上来说，秘书职业是一种没有鲜花和掌声的职业，因为秘书的劳动成果是以其所属的组织或其服务的领导者的名义公之于众的。种种事实说明，如果没有埋头苦干、任劳任怨、自我献身和甘为无名英雄的品格，是难以胜任秘书工作的。（三）谦虚谨慎，办事公道秘书接近领导，在领导成员之间、各界群众之中活动办事，人们也常常把秘书视为领导的代言人、机关组织的代表。因此，秘书在工作中一定要谦和待人，文明礼貌。一方面，对上级领导要尊敬；另一方面，对同事、下级和群众要谦虚、平等，礼貌待人。（四）遵纪守法，廉洁奉公遵纪守法，是秘书职业道德的基本底线。秘书作为“领导身边工作人员”，不但要负责领导的文秘、机要、联络等工作，而且在公务活动中往往与领导朝夕相处，几乎成了领导的影子，这就使秘书手中产生了一定的“派生权力”。这种“派生权力”是秘书工作职责所赋予的，是秘书做好工作的不可缺少的条件。（五）诚实守信，严守机密诚实守信是中华民族的传统美德。“言必信，行必果”、“车无辕不行，人无信不立”是先哲留给后人的谆谆教诲和宝贵的精神财富。秘书接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多。因此，秘书往往是保密重点对象，是一些人打听消息的重要渠道，甚至成为敌人窃取情报的主要对象。因此，秘书要有极强的保密观念和保密习惯，严守党和国家及其服务对象的机密，不得泄露或出卖本单位和本部门的情报。二、秘书的作风修养（一）踏实，细致，一丝不苟秘书工作切忌粗枝大叶、马马虎虎；事无巨细，都要准确细致、稳妥办好。也就是说，秘书做工作必须脚踏实地、耐心细致，否则容易酿成大错。处理事务要井井有条，考虑问题要详尽周到，要养成一丝不苟的良好作风。（二）联系群众，深入实际，求真务实秘书工作起着上情下达、下情上报的桥梁作用，秘书要树立牢固的群众观念，才能使秘书工作发挥好桥梁作用。秘书开展任何一项工作，都要时时刻刻做到心里有群众，了解群众的想法，为群众排忧解难。秘书通过自己的工作，要让群众知道，我们的领导机关确实是在为人民服务，我们的领导同志确实是人民的公务员。（三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则秘书沟通上下、会集左右，言谈举止要注意文明礼貌，说话要和气，待人要谦虚，处事要诚恳。在工作中不仅要对组织、对领导负责，更重要的是对党、对人民负责。这就要求秘书敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从。秘书要懂得基本的礼仪知识，以礼待人，要创造秘书工作良好的职能环境，提高工作效率。要注意秘书的气质风度，对上不阿谀奉承，对下不傲慢自大。要自然潇洒，大方爽朗，翩翩大度。这样的秘书形象，才能让人感到真诚、正派、可信、可靠。（四）敏捷干练，讲究时效，善于合作秘书办事要讲效率，要有雷厉风行的作风。秘书或秘书部门承办的事务往往具有很强的时效性。秘书部门处在社会组织的枢纽地位，起着沟通上下、联系左右的作用，因此秘书办事能否敏捷、迅速、雷厉风行，直接关系到整个社会组织工作效率的高低。所以，秘书必须勤快，在工作中做到手勤、腿勤、脑勤，即文字工作要及时、外勤联络要主动、遇到疑难要勤问、政策文件要勤看。熟能生巧，勤快会使人变得老练和精干。（五）善于学习，富于创造，勇于开拓人文修养是秘书作风的一个重要组成部分，是秘书胜任工作的重要条件。当然，人文是一个外延非常广泛的概念，这里只是从秘书工作的角度，提出秘书应该具有渊博的基础知识、扎实的专业知识和比较广泛的相关辅助知识。秘书做工作应严格遵守制度和工作程序，但并不能因此就墨守成规。秘书还应富于创造性和开拓精神，既要善于发现新问题，及时提请领导考虑；又要开动脑筋、钻研业务，敢于进行改革，提高工作效率；还要勇于接受新的工作，探索新的工作领域。秘书工作Tips：有些事要想到上司前边。虽然你要听上司布置工作，但有些事，秘书要想在上司前边，当好上司的参谋。这样，上司才会感到你是个好秘书。上司布置的工作要提前交卷。如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成。对于按照要求完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。注意保密工作。秘书是在上司身边工作的职员，知道很多机密事情，有的事会比其他员工知道得早一些，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给上司添麻烦。秘书工作Tips：负责做上司与他人的沟通工作。当上司与其他上司或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在上司面前火上浇油，而要做上司的思想工作，使其消气，并为上司与他人沟通，使矛盾尽快消除，因为别人会认为秘书的行动是受他的上司指使的。平时多给上司提供资料。上司比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。善于听取上司意见。对上司的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。秘书工作Tips：不要轻易在上司面前告别人的状。轻易告别人的状，影响上司对他人的看法，如果看错了人，上司会在心里埋怨秘书。最好只同上司谈某些工作，不做那种议论是非的事。不向上司提过高的有利于自己的要求。有的要求会使上司为难，如果办不成，以后上司会敏感地认为你不满意了；即便办成，影响也不好。秘书工作Tips：多到公司基层去听听普通职工对一些事情的议论和看法，以便提供给上司。秘书做到及时反映员工要求，可以使上司办事不脱离群众，普通职工也会对秘书反映群众情绪的做法极为满意。要关心上司的生活。经常在上司身旁工作，要对上司的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，这既体现了对上司的关心，又反映了同事之情。PART3秘书的心理品质心理是客观外部世界的东西通过视觉、听觉、味觉、触觉等在大脑中留下的印象或反映。心理直接影响着个体的行为方式、思维习惯，决定着个体的心理品质。心理素质是指一个人在心理过程和个性特征两方面所表现出来的本质特征，主要包括情感品质、意志品质和性格品质等方面。一、秘书的几种不良心理现象（一）畏上心理秘书的畏上心理主要表现为：在领导者面前诚惶诚恐，办事说话畏首畏尾，生怕言行不合领导者心意，该干的事不敢大胆干，该说的话不敢大胆说，事无巨细非领导点头莫敢行动，唯唯诺诺、不参不谋，甚至发现领导者有某种错误也不敢以适当方式明言。（二）自负心理秘书的自负心理主要表现为：对下蛮横骄纵、指手画脚，时常借领导者的权威去教训、指挥别人，时常给人一种居高临下的感觉，甚至对平级部门或人员也不能以平等的眼光给以应有的尊重。某些秘书产生这种心理，主要缘于缺乏清晰的自我意识和秘书角色意识，认为自己在领导者身边工作，常被人视为领导者的“红人”，自以为地位和条件都较优越，因而产生盲目乐观、沾沾自喜的自负心理。（三）厌倦心理秘书的厌倦心理主要表现为：认为秘书工作是“打杂”的，机械单调，枯燥乏味，因而失去工作的热情，消极应付，只求过得去，不求过得硬。秘书工作是一种服务性工作，具有很强的事务性。秘书的工作十分繁忙，十分琐碎，必须严格按领导意图办事，需要经常请示和汇报。如果不能正确看待秘书工作的职能意义，那么这种工作的事务性与被动性便很容易使人产生厌倦心理。（四）讨好上司心理秘书讨好上司的心理主要表现为：刻意观察领导颜色，喜欢做表面文章，从不愿埋头苦干做无名英雄；内心并不一定真正尊重自己的领导，却显得格外忠诚，处处事事看上司的眼色行事，即使发现领导的意见和行动是错误的、不明智的，也绝对称是，不论是非曲直，只要能讨得上司的赏识就行。某些秘书产生这种心理，主要缘于膨胀的私欲。身为秘书，却不以当好领导者的助手和参谋为要旨，而是怀着强烈的个人企图。（五）焦虑心理秘书的焦虑心理主要表现为：在工作任务繁重、头绪繁杂或处理意外事件时，瞻前顾后、左思右虑、情绪烦躁、思维迟钝、过于敏感，不能对情况做出正确的评估与判断，使自己的能力不能正常发挥。二、秘书心理品质的构成（一）情感品质情感是人们对周围事物是否符合其需要而产生的态度体验。它是一种复杂的心理功能，具有动力和信号的作用，也就是说，情感既是人们活动的重要动力，又可以使人们通过它来表达态度和沟通感情。正因为情感具有这种特殊作用，所以它在秘书工作中发挥着重要的作用。（一）情感品质热爱秘书工作尊重自己的领导者健康高雅的美感（二）意志品质意志，从心理学上讲就是自觉地确立目标，并根据目标来支配、调节自己的行动，克服困难，从而实现目标的心理活动。它是一个人完成困难任务所必备的主观条件，是事业成败的关键因素之一。意志有自觉、坚持、果断和自制等积极品质；也有盲目、脆弱、优柔和放任等消极品质。秘书工作的辛苦、繁忙、琐碎及肩负的责任，都要求秘书必须具有相应的意志品质。（二）意志品质自觉性：秘书的自觉性，反映着秘书的信仰及工作态度，贯穿于秘书意志行动的全过程。秘书完成辅助管理任务的明确目的性和力求达到这一目的的坚定意向，是动员自己的全部力量以克服工作困难的力量和源泉。坚持性：指人们坚持不懈地锁定目标，克服困难，完成艰巨任务的心理品质。秘书的这种意志品质在工作上表现为持之以恒，坚持原则，善始善终，保持旺盛的精力，坚持不懈地克服困难与消除障碍，完成既定的工作目标。（二）意志品质果断性：指人在关键的时刻，能够保持清醒的头脑，明辨是非，迅速合理地作出决定，并坚决执行。由于秘书工作对象的复杂性、多面性，在秘书工作中经常会出现各种各样的意外事件，都需要秘书及时作出果断而恰当的判断和处理。自制力：克制自己的意志品质，是强制自己去做应做而不想做的事，不做想做而不应做的事。对秘书来说，具有自制力，善于控制自己的感情和行为，抑制自己无益的激情和冲动，是秘书职业修养不可缺少的心理品质。（三）性格品质在心理上，性格是表明一个人对现实的稳定的态度和习惯的行为方式。性格在人的工作、学习、生活以及其他智力活动中都发挥着很大的作用。良好的性格还可以弥补个人能力上的缺陷。良好的职业性格，不仅关系到一个人的立身处世，也会影响一个人的职业成就。（三）性格品质工作负责谦虚随和冷静沉着幽默开朗（四）秘书的气质气质是个人心理活动的动力特征。气质虽然对人是否成才不起决定作用，但气质也会影响人们的工作效率和职业成就。在心理学上，人们一般把气质分为四种类型，即多血质、胆汁质、粘液质和抑郁质。每一种气质类型都有其不同的气质特征。不能说哪种气质类型的人做秘书工作更合适，每一种气质类型的人都可以从事秘书工作。作为一个秘书，要了解自己的气质特点，在工作中扬长避短，有意识地、适当地调节和控制自己的气质气质的分类：多血质的人，具有好动、敏感、外向等特点，善于人际交往；胆汁质的人精力充沛，动作敏捷、迅速，有耐性，但神经类型不平衡，性情暴躁，心境变化剧烈；粘液质的人沉着冷静，精神状态不易表现于外，但行动迟缓；抑郁质的人注意力集中稳定，不急不躁，但行动迟缓，内心体验深刻，心胸相对狭隘。三、秘书良好心理品质的培养秘书的心理品质是秘书的职业特点所要求的，是在秘书工作的实践活动中形成和发展的。从客观因素来讲，在受教育阶段，对秘书进行专业思想教育是非常重要的。从主观因素来看，秘书作为成年人，要形成良好的心理品质，主要应通过自我培养，领会社会对秘书的角色期待，进而内化为自己的需要，形成信念。如何培养良好的心理品质？进入角色强化角色意识加强自我修养，形成正确的自我意识在实践中不断总结经验，加强心理品质修养思考题：简述秘书政治思想素养的主要内容。怎样理解秘书的职业道德与作风修养？理解秘书容易出现的不良心理现象及其危害。思考题：什么是秘书的角色意识？理解秘书的情感品质、意志品质和性格品质的要求。谈谈你对秘书培养良好心理品质的看法。NAHTK第五章秘书的知识能力素养引言本章从秘书职业化要求的层面，主要阐述了秘书一般应具备的知识结构、能力结构、职业基本技能和相应的文化艺术修养。当然，不同领域、不同职级、不同岗位的秘书，其知识能力素养会有相应的侧重和差异。秘书的知识结构1秘书的能力结构2秘书的文化艺术修养3目录CONTENTSPART1秘书的知识结构一、秘书知识结构的构建原则当今社会是一个资讯发达、“知识爆炸”的时代，每个人不仅需要掌握最基本的基础知识，而且每天都会接触到许多新知识。那么，面对这浩如烟海的知识量，秘书到底应该掌握哪些知识，又该怎样构建自己的知识结构呢？一个总的原则就是以秘书工作为中心，以适应实际工作需要为标准。（一）适应性原则适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书职业活动的需要。也就是说，秘书知识结构的构建不是盲目的，应该有一个目标，围绕这个目标恰当地选择和组织知识，使知识体系的各个组成部分都能发挥出最佳作用。这个目标就是实施辅助职能，做好秘书工作。秘书知识结构的构建要以此为目标展开，对秘书知识结构的衡量和评价也要以此为标准进行。适应性原则对秘书工作的要求：首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特点相适应。（二）层次性原则一个合理的知识结构，总是会呈现出一定的层次性，这个层次性的表现形式或者是由低到高，或者是由内而外，各层次之间相互促进，反映了知识结构内部的纵向关系。知识层次是组成知识结构的基本单位，一个人的知识结构如果层次组合科学、有序，层次的知识量配置适当、合理，那么他的知识结构的作用和功能就容易发挥；相反，如果知识结构层次混乱，组合无序，那这个知识结构的作用和功能就不易发挥。秘书知识结构的分层：如果按照从低到高的排列顺序，可以分为基础知识、专业知识和相关知识三个层次；如果按照由内而外的排列顺序，可以分为核心知识、中间层知识和外围知识。其中，核心知识是指与秘书工作目标直接相关、在实际工作中经常用到的知识；中间层知识是指与秘书工作目标有关系，但在实际工作中使用频率较低的知识；外围知识是指与秘书工作目标无直接联系，但在实际工作中偶尔也会涉及的知识。（三）个性原则所谓个性原则，是指一个人的知识结构从内容组合到结构比例都应该有与众不同的、鲜明的个性特点。这是因为现代秘书职业的分工越来越细，对秘书知识结构的要求也越来越高，传统的通用型秘书的知识结构因其没有体现突出的业务专长而在实际工作中受到很大限制。社会分工的日趋细化，使单个秘书对领导的辅助很难全面，秘书的辅助工作经常以集体合作的形式出现，这样，一个优化的秘书集体必然是由各具特长的秘书个体组成的，这些秘书个体就是具备有自己个性特色的知识结构的秘书。个性原则对秘书的要求：首先对自己有准确的定位，要在正确认识自我的前提下，找准社会需要与个人特长的最佳结合点。每个人都有长处和不足，个性原则就是要扬长避短，尽量发挥自己的长处，克服自己的不足。其次，在构建自己的知识结构时，要具有创新意识和超前意识，能够及早发现社会的发展趋势和工作的需求变化，做到“人无我有，人有我新”。（四）动态性原则知识是客观事物在人头脑中的反映，而客观事物是不断发展变化着的，所以知识如果不随着客观事物的发展而发展，就会逐渐落后、陈旧，以致被淘汰。尤其是在“知识爆炸”的今天，知识的更新速度更是惊人，因此，合理的知识结构，必须是一个不断进行自我更新和调节的动态结构，秘书的知识结构也不例外。动态性原则对秘书的要求：首先要有开放的心态，不能僵化保守，认为自己的知识已经够用，或者自己的知识结构已经是最佳的状态，不需要改变。其次，要有强烈的进取意识和上进心，要永远保持对新知识的渴望，不断激发自己学习的动机和热情。二、秘书知识结构的组成秘书工作的综合性，要求秘书在横向上应具有较宽的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书在纵向上具有较深厚的专业知识。这样，秘书的知识结构大致可以用大写的英文字母“T”来表示。秘书的知识结构可以分成三层，即基础知识、专业知识和相关知识。（一）基础知识基础知识是指在秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。基础知识越扎实、丰厚，秘书发挥创造力的潜力就越大。（一）基础知识科学文化基础知识政治经济理论基础知识法律法规基础知识办公自动化知识（二）专业知识秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的专门知识，它包含两个方面的意思，一是指秘书的职业知识，二是指秘书所在部门的业务知识。这两类知识是秘书知识结构中的核心和主干部分，是各级各类秘书都必须具备的知识。（二）专业知识秘书职业知识秘书所在部门的业务知识（三）相关知识秘书的相关知识是指与秘书职业、岗位要求有一定关联的知识。这些知识虽非秘书知识结构的重心，但对秘书开展工作可以起到重要的辅助性作用，因而掌握这些知识对秘书来说也是必要的。秘书工作内容的全面性决定了秘书应该是“杂家”，这个“杂”指的就是秘书应该有较宽的知识面，要有广博的知识素养。与秘书工作相关的知识主要包括：管理学知识经济学知识心理学知识其他相关知识PART2秘书的能力结构一、基础能力观察能力：观察是人们认识世界的主要途径，一个人获得的信息有80％～90％是通过视觉观察得来的，可见，观察能力对人类来说是非常重要的。秘书处于社会组织的枢纽地位，担负着辅助领导、搜集和反馈信息的重大责任，这就要求秘书必须具备敏锐的观察能力。秘书如何培养观察能力？首先要培养兴趣，养成习惯。秘书应该从日常生活入手，时时处处做个有心人，要有意识地加强对周围环境的注意程度，要在工作中培养对观察的兴趣。其次要讲究方法，注意细节。观察的方法有很多，常见的有全面观察法、重点观察法、对比观察法、系统观察法等，秘书应根据工作需要和实际情况，有针对性地采用相应的观察方法。一、基础能力记忆能力：记忆能力是人类智力活动的一个重要组成部分。秘书工作千头万绪，既要参与政务，又要管理事务，在工作过程中，秘书需要记忆的东西很多，因此，对秘书来说，良好的记忆能力是开展工作的必要前提。秘书如何培养记忆能力？明确目的，培养兴趣深入理解，掌握技巧机械记忆理解记忆一、基础能力思维能力：思维能力是智力活动的核心，它在秘书的基础能力结构中占据非常重要的地位。不会思维，就无法正确地认识、判断事物，更不能透过现象去发现事物的本质，当然也就不能很好地预测事物、解决问题。秘书良好思维能力的表现：思维的宽阔性思维的深刻性思维的敏捷性二、专业能力专业能力，是指秘书从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构的核心部分。专业能力是完成秘书工作的重要保证，也是秘书区别于其他职业人员的重要方面。（一）表达能力所谓表达能力，是指通过语言、文字和身势等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。表达能力在秘书的能力结构中占有重要的地位，秘书在开展工作的过程中，时时处处都离不开对表达能力的运用。秘书的表达能力主要包括口头表达能力、书面表达能力和身势表达能力三种形式。（二）办事能力所谓办事能力，就是快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领。秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，如办文办会、信访接待、日常值班、生活管理等。社会组织管理工作十分讲究效率，较强的办事能力是对秘书的基本要求。秘书如何培养自己的办事能力？明确职责范围通晓办事程序区分轻重缓急善于社会交往（三）协调能力协调是管理职能之一，是现代社会普遍存在的一种现象，也是秘书的必备能力之一。秘书的协调能力包括三个方面：一是协调自己与领导者关系的能力；二是协调领导者之间以及领导活动的能力；三是协调各部门之间关系的能力。对秘书协调能力的要求：掌握协调的依据掌握协调的原则讲究协调方法（四）管理能力秘书作为辅助领导实施管理的人员，其自身也要具备一定的管理能力。秘书的管理能力主要体现在辅助决策、计划、沟通和控制等几个方面。辅助决策能力、辅助计划能力、辅助沟通能力、辅助控制能力（五）应变能力应变能力就是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力。它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。要善于观察，反应敏捷要从容镇定，随机应变（六）社交能力所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的能力。秘书在日常工作中，每天都要和人打交道，秘书的工作性质和工作范围决定了秘书要面对各种各样的人际关系，这就要求秘书必须善于和人打交道，要有良好的人际交往能力。秘书如何培养社交能力？知己知彼，准确定位文明礼貌，讲究方法充实知识，加强修养三、基本技能第一是使用各种办公设备的技能，如操作复印机、传真机、数码相机、一体机等；第二是应用各种办公软件的技能，如文字处理、表格处理、演示图片处理等；三、基本技能第三是网络办公的技能，如网络协同办公的处理，信息搜索、存储和利用的技能等；第四是文书档案的处理技能，如速记、编辑、校对、书法和档案处理的技能等；第五是人际沟通技能，尤其是口头表达的技能。PART3秘书的文化艺术修养一、文学修养文学是人类通过语言文字的形式对社会生活的形象反映，包括戏剧、小说、诗歌、散文等具体文学样式。良好的文学修养可以提升秘书的品位，培养其优雅的气质；同时，深厚的文学底蕴也有助于提高秘书的写作能力和口头表达能力。秘书的文学修养既包括文学欣赏，也包括文学创作。作为最基本的文化修养，秘书首先应该具备一定的文学欣赏能力和欣赏水平。二、史学修养所谓史学修养，就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。“读史使人明智”，“以古为鉴，可以知兴替”，这些至理名言都说明了解历史的重要性。正确认识和评价历史，可以使现代人少走弯路。秘书要加强史学修养，首先要培养对历史的兴趣。三、艺术修养艺术是通过塑造具体、生动的感性形象来反映社会生活的审美活动。艺术作品是艺术家能动的创作，其中积存着丰富的民族文化艺术修养，更凝聚着艺术家的思想、人生态度和道德观念。加强艺术方面的修养，对于提高人的素质大有裨益。秘书工作的特殊性要求秘书更应该具备良好的艺术修养。书画艺术