财务支付及审批管理制度

财务支付及审批管理制度为规范公司资金支付行为，明确财务支付审批权限与流程，强化资金风险防控，提升资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国发票管理办法》《企业内部控制基本规范》及公司章程、全面预算管理办法等规定，结合公司实际运营需求，制定本制度。本制度适用于公司本部及所属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”），参股公司可结合实际参照执行。各子公司可根据本制度要求，结合自身经营特点制定本单位支付审批细则，报公司财务中心备案后实施，涉及重大支付事项的审批权限不得低于本制度规定的标准。本制度所称财务支付，是指各单位以货币资金形式（含现金、银行存款、银行承兑汇票、商业承兑汇票、电子支付工具、第三方合规支付账户资金等）对外支付的各类款项，以及内部资金调拨、备用金借支等资金流出事项，不包括仅涉及账务调整的内部结转。一、支付审批基本原则（一）依法合规原则所有支付事项必须符合国家法律法规、财税监管要求及公司内部规章制度，严禁支付无真实交易背景、违反国家政策的款项，确保支付行为全流程合法合规。（二）预算管控原则所有支付必须纳入年度全面预算及月度资金计划，实行“先预算、后支出，无预算、不支付”，超预算或无预算的支付事项需先行履行预算调整程序，未经批准的预算外支出一律不予支付。（三）权限分级原则根据支付类型、金额大小及风险等级实行分级审批，各级审批人在授权范围内行使审批权，不得越权审批，不得将单笔支付拆分为多笔小额支付规避上级审批权限。（四）权责对等原则业务经办人员对支付事项的真实性、原始凭证的完整性负责；部门负责人对本部门支付事项的必要性、合理性负首要责任；财务部门对支付事项的合规性、预算匹配性、资金准确性负审核责任；审批人对支付事项的最终决策负审批责任。（五）全程留痕原则支付申请、审核、审批、支付、归档全流程必须留有书面或电子记录，纸质凭证与电子档案同步留存，确保每笔支付可追溯、可核查。二、支付分类及申请要件各单位所有支付事项需按业务类型分类提交申请，附齐全部证明材料，具体要求如下：（一）日常运营管理类支付指各单位为保障日常运营发生的行政办公、后勤保障类支出，主要包括办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、水电费、物业费、车辆使用费、会议费、培训费、中介服务费、咨询费、广告宣传费等。申请需提交以下要件：1.公司统一制式的费用报销单或支付申请单，明确填写支付事由、金额、支付方式、收款方全称、开户行、账号等信息；2.合法合规的原始凭证：包括增值税发票（电子发票需附官方渠道验真截图，且由经办人标注“未重复报销”承诺）、财政票据等，发票抬头需与单位全称一致，开票内容与实际交易相符，发票需在有效期内；3.业务真实性证明材料：（1）差旅费：需附出差审批单、行程单（机票、火车票、船票等）、住宿水单、差旅费用明细，参加会议或培训的需附会议/培训通知；（2）业务招待费：需附业务招待审批单、消费明细清单、招待对象及事由说明，单次招待金额超过2000元的需附分管领导签字的招待方案；（3）会议费：需附会议审批单、会议通知、参会人员签到表、会议费用明细清单、会议成果纪要；（4）培训费：需附年度培训计划、培训通知、参训人员签到表、培训效果评估表、费用结算明细；（5）广告宣传费、中介服务费、咨询费等服务类支出：需附服务合同或协议、服务成果确认单、双方签字的费用结算单；4.其他需要补充的证明材料。（二）采购类支付指各单位为生产经营、办公需求采购原材料、商品、固定资产、低值易耗品等发生的支付，分为生产性采购和非生产性采购。申请需提交以下要件：1.采购合同或框架协议（单次采购金额低于5000元的零星采购可免附，但需附采购清单及双人签字的验收记录）；2.采购订单或采购审批单（符合公司采购管理规定的审批流程）；3.货物验收证明：包括入库单、质量检验报告、资产验收单（固定资产采购需附固定资产入库登记卡、验收报告，需安装调试的设备还需附安装调试完成证明、使用部门签收记录）；4.合法合规的发票（预付款可暂不提供，但需在后续结算时补附，且发票开具时间不得晚于结算后30日）；5.进度结算单（分期支付的采购需附双方确认的进度说明、结算清单，明确已支付金额、本次支付金额、剩余未付金额）；6.质量保证金扣留说明（合同约定质保金的，需明确质保金比例、扣留金额、支付条件及时间）；7.其他需要补充的证明材料。（三）薪酬福利类支付指各单位向员工支付的劳动报酬、福利及法定保障类支出，包括工资、奖金、津贴补贴、绩效薪酬、离职补偿金、社会保险费、住房公积金、工会经费、职工教育经费、职工福利费（含节日福利、团建费、困难补助、防暑降温费、采暖费等）。申请需提交以下要件：1.薪酬福利类支付审批表；2.工资薪金类：需附薪酬核算明细表、考勤记录、绩效考核结果、人员变动审批单（含新入职、离职、调岗调薪等）；3.社保、公积金类：需附社保/公积金缴费申报表、社保经办机构或公积金管理中心出具的缴费通知单；4.福利类：需附福利发放方案、预算批复文件、福利发放清单（需员工签收或银行代发凭证），团建费需附活动方案、参与人员签到表、费用明细；5.离职补偿金类：需附员工离职审批单、工作交接确认单、补偿协议、双方签字确认的补偿金额说明；6.工会经费、职工教育经费类：需附经费使用申请、活动方案、费用明细，符合工会经费、职工教育经费列支范围的证明材料；7.其他需要补充的证明材料。（四）项目类支付指各单位为实施工程项目、研发项目、投资项目、对外合作项目等发生的专项支付。申请需提交以下要件：1.项目立项批复文件、经审批的项目总预算；2.项目合同或合作协议；3.项目进度确认材料：工程项目需附监理单位出具的进度报告、工程量确认单；研发项目需附阶段性研发成果报告、研发费用归集明细；合作项目需附双方确认的进度说明、成果交付证明；4.合法合规的发票（预付款除外）；5.项目阶段验收报告（按节点支付的需附对应节点的验收证明，终验款需附最终验收报告）；6.投资类项目还需附公司股东会/董事会决议、投资评审委员会纪要、被投方资质证明、收款账户确认函；7.其他需要补充的证明材料。（五）税费及规费类支付指各单位按照国家法律法规及政策要求缴纳的各类税费、行政事业性收费、行业协会会费、资质年检费等。申请需提交以下要件：1.税费/规费支付申请单；2.纳税申报表（含增值税、企业所得税、个人所得税、印花税、房产税、土地使用税等各类税种）、税费计算明细表；3.税务机关、行政主管部门或行业协会出具的缴费通知书、缴款凭证（如有）；4.税费优惠政策依据（享受税收优惠的需附相关批复文件或备案证明）；5.其他需要补充的证明材料。（六）资金往来及筹融资类支付指各单位发生的内部资金调拨、对外借款、偿还融资本息、支付融资手续费、开具保函/信用证保证金等资金往来类支付。申请需提交以下要件：1.资金调拨/支付申请单；2.内部资金调拨：需附资金调度审批表、调入/调出单位的资金需求说明、财务中心的资金平衡方案；3.对外借款：需附借款协议、对方单位资信证明、公司股东会/董事会（按权限）决议、还款来源说明；4.筹融资类支付：需附融资合同、银行还款通知书、利息计算明细表、融资手续费发票；5.保函/信用证类支付：需附开立保函/信用证申请、基础交易合同、保证金缴纳通知；6.其他需要补充的证明材料。（七）其他特殊类支付指除上述类别外的其他支付，包括捐赠、赞助、赔偿款、违约金、退货款、押金退还、备用金借支等。申请需提交以下要件：1.特殊事项支付申请单；2.捐赠、赞助类：需附捐赠/赞助协议、捐赠方案、公司股东会/董事会（按权限）决议、接收单位的资质证明、合规捐赠收据；3.赔偿、违约金类：需附赔偿协议、法院判决书/仲裁裁决书、双方确认的责任认定说明、损失证明材料；4.退货款类：需附退货验收单、对方退款申请、原付款凭证、红字增值税发票（如需）、质量问题认定说明（因质量问题退货的需附质量部门出具的报告）；5.押金、保证金退还类：需附原押金/保证金缴纳凭证、对方退还申请、押金条收回证明（原件）、合同到期或义务履行完毕的证明材料；6.备用金借支类：需附备用金申请单、借支事由说明、预计使用期限，参照公司《备用金管理办法》执行；7.其他需要补充的证明材料。三、审批权限体系各单位建立“部门申请-财务审核-分级审批”的审批体系，审批层级分为经办部门、财务部门、经营层、董事会、股东会五级，各级审批人在授权范围内履行审批职责。所有支付事项的收款方、发票开具方、合同签订方必须保持“三流一致”，确需委托第三方收款的，需提供三方签字盖章的委托收款协议，经财务总监审核同意后方可支付，防范资金风险及税务风险。（一）常规类支付审批权限（按单笔支付金额划分）1.部门负责人审批权限：单笔支付金额在5000元（含）以下的日常运营类零星支出、单笔金额在1万元（含）以下的生产性零星采购支出，且在部门预算范围内的，由部门负责人审批后，经财务部门审核即可办理支付。2.分管领导审批权限：单笔支付金额在5000元以上、5万元（含）以下的日常运营类支出，单笔金额在1万元以上、20万元（含）以下的生产性采购支出，单笔金额在2万元（含）以下的非生产性固定资产采购支出，且在预算范围内的，由分管业务的副总经理审批。3.总经理审批权限：单笔支付金额在5万元以上、20万元（含）以下的日常运营类支出，单笔金额在20万元以上、50万元（含）以下的生产性采购支出、工程项目支付，单笔金额在2万元以上、10万元（含）以下的非生产性固定资产采购支出，单笔金额在30万元（含）以下的薪酬福利类支出，单笔金额在10万元（含）以下的税费类支出（正常月度申报的税费除外，正常申报的月度税费由财务总监审核后即可支付）。4.总经理办公会审批权限：单笔支付金额在20万元以上、50万元（含）以下的日常运营类支出，单笔金额在50万元以上、200万元（含）以下的生产性采购支出、工程项目支付，单笔金额在10万元以上、50万元（含）以下的非生产性固定资产采购支出，单笔金额在30万元以上的薪酬福利类支出（含年度薪酬总额调整），以及其他需要集体审议的支付事项。5.董事会审批权限：单笔支付金额在50万元以上的日常运营类支出，单笔金额在200万元以上的生产性采购支出、工程项目支付，单笔金额在50万元以上的非生产性固定资产采购支出，年度预算外追加支付累计占年度预算总规模1%（含）以上、5%以下的，以及公司章程规定需董事会审批的其他支付事项。6.股东会审批权限：年度预算外追加支付累计占年度预算总规模5%（含）以上的，以及公司章程规定需股东会审批的其他重大支付事项。（二）特殊类支付审批权限（按单笔支付金额划分）1.对外投资支付：单笔金额在50万元（含）以下的，由总经理审批；50万元以上、100万元（含）以下的，由总经理办公会审批；100万元以上、500万元（含）以下的，由董事会审批；500万元以上的，报股东会审批。2.对外借款支付：单笔金额在30万元（含）以下的，由总经理审批；30万元以上、50万元（含）以下的，由总经理办公会审批；50万元以上、200万元（含）以下的，由董事会审批；200万元以上的，报股东会审批。3.对外捐赠、赞助支付：单笔金额在5万元（含）以下的，由总经理审批；5万元以上、20万元（含）以下的，由总经理办公会审批；20万元以上、100万元（含）以下的，由董事会审批；100万元以上的，报股东会审批。4.对外担保支付（含代偿）：无论金额大小，均需报董事会审批，符合公司章程规定的重大担保事项需报股东会审批。5.内部资金调拨：公司本部与子公司之间、子公司之间的资金调拨，单笔金额在100万元（含）以下的，由财务总监审批；100万元以上、500万元（含）以下的，由总经理审批；500万元以上的，由董事会审批。所有支付事项在提交最终审批人之前，必须经财务部门审核，财务总监对支付的合规性、预算匹配性、资金可用性拥有一票否决权，对不符合规定的支付申请有权直接退回。严禁任何部门或个人绕过财务审核直接提交审批人审批，否则财务部门有权拒绝支付。四、支付审批全流程管理（一）支付申请1.支付事项由业务经办部门或具体经办人发起，需使用公司统一制式的支付申请单（含费用报销单、差旅费报销单、采购支付申请单等），准确填写支付事由、支付金额、支付方式、收款单位全称、开户银行、银行账号、附件张数等信息，经办人签字确认。2.经办人需按本制度规定附齐全部申请要件，确保原始凭证真实、合法、完整，不得伪造、变造凭证，不得虚报冒领。3.提交时限：日常费用报销需在业务发生后15个工作日内提交申请，差旅费需在出差结束后10个工作日内提交，采购支付需在满足付款条件后10个工作日内提交。当年发生的支付事项原则上需在当年12月25日前完成申请提交，逾期未提交且无正当理由的，财务部门不予受理，因特殊情况逾期的，需提交书面说明，经财务总监审批后方可办理。4.严禁将单笔支付拆分为多笔小额支付，规避上级审批权限，一经查实，按违规支付处理。（二）部门审核1.部门负责人为部门支付事项的第一审核责任人，收到支付申请后，需在2个工作日内完成审核，重点审核：支付事项是否真实发生、是否符合部门业务需求、金额是否合理、附件是否完整、是否在部门预算范围内。2.涉及跨部门协作的支付事项，需由牵头部门发起申请，相关协作部门会签确认，比如采购类支付需仓储部门、质量部门会签验收意见，项目类支付需项目管理部门会签进度意见。3.部门审核不通过的，需注明原因并退回经办人，需补充材料的一次性告知补充要求。（三）财务审核财务部门收到支付申请后，实行“三级审核制”，审核时限合计不超过3个工作日：1.核算会计初审：重点审核原始凭证的合法性（发票真伪、抬头是否正确、是否在有效期内、内容是否与交易一致）、附件的完整性、金额的准确性、是否符合费用开支标准、账务处理是否正确，电子发票需核对公司发票台账，确认未重复报销。审核不通过的，注明原因退回。2.财务经理复审：重点审核支付事项是否符合公司财务制度规定、是否纳入预算及月度资金计划、费用归集是否准确、是否存在异常支付情况。审核不通过的，注明原因退回。3.财务总监终审：重点审核支付事项的整体合规性、资金安排的合理性、重大支付的风险评估，确认资金是否充足。对不符合规定的支付申请，有权直接退回或否决。（四）分级审批1.财务审核通过后，由财务部门按本制度规定的审批权限，提交相应层级的审批人审批。2.审批人需在2个工作日内完成审批，重点审核支付事项的必要性、合理性，结合公司经营目标判断是否同意支付。审批人出差或因特殊情况无法审批的，可出具书面授权委托书，授权指定人员代行审批职责，授权书需留存财务部门备案，审批责任由原审批人承担。3.严禁越权审批，越权审批的支付事项一律无效，财务部门不得办理支付。4.审批不通过的，财务部门及时将意见反馈至申请部门。（五）资金支付1.出纳人员收到审批流程完整的支付申请后，需再次核对支付信息：收款方信息是否准确、审批流程是否齐全、金额是否与审批一致，核对无误后，在1-2个工作日内办理支付手续。2.支付方式优先选择银行对公转账、企业网银支付、承兑汇票等非现金方式，严格控制现金支付范围。现金支付仅适用于单笔金额1000元以下的零星支出，以及按规定需支付给个人的款项（如个人劳务报酬、差旅费津贴、困难补助等），超过现金结算起点的，必须采用转账方式支付。3.支付完成后，出纳人员需在支付申请单上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，注明支付日期、支付凭证号，及时登记现金日记账、银行存款日记账，做到日清月结，账实相符。4.出纳人员不得办理审批流程不完整、支付信息不准确的支付事项，不得私自更改支付信息，违者追究相关责任。（六）账务处理与档案归档1.核算会计需在支付完成后3个工作日内完成账务处理，记账凭证需附齐全部原始凭证、审批流程记录，确保账实相符、账证相符、账账相符。2.所有支付资料按会计档案管理规定进行归档，纸质档案保存期限不低于30年，电子支付的审批记录、电子凭证、电子发票等需同步备份至公司档案管理系统，确保数据安全、可追溯。3.财务部门需建立支付台账，逐笔登记支付日期、支付事由、支付金额、收款方、审批人、凭证号等信息，便于查询与统计。五、特殊支付事项管理（一）紧急支付1.适用范围：因突发自然灾害、生产安全事故、设备故障抢修、疫情防控、公共应急事件等特殊紧急情况，无法按正常流程履行审批手续，且不及时支付将造成重大损失或严重社会影响的支付事项。2.办理流程：由经办部门负责人提交紧急支付申请（可先口头申请，后补书面材料），说明紧急事由、预计支付金额、收款方信息，经财务总监审核、总经理批准后，出纳可先行办理支付。3.补正要求：经办部门需在紧急支付后3个工作日内补齐全部审批手续及相关证明材料，逾期未补齐且无正当理由的，追究经办人员及部门负责人责任。4.限额规定：紧急支付单笔金额原则上不得超过20万元，超过20万元的需报董事长同意后方可支付。（二）预付款支付1.适用范围：按合同约定需预先支付的款项，包括采购预付款、项目预付款、服务预付款等。2.办理要求：预付款必须有明确的合同约定，预付款比例原则上不得超过合同总金额的30%，且需在合同中明确后续抵扣方式、结算时间。特殊情况预付款比例超过30%的，需由业务部门提交风险评估报告，说明超额支付的原因及风险防控措施，按审批权限升级一级审批。3.台账管理：财务部门需建立预付款台账，逐笔登记预付款金额、合同号、约定结算时间、抵扣情况，每月末与业务部门核对，对逾期未结算的预付款，及时督促业务部门办理结算或催收。4.清理要求：预付款需在对应业务完成后10个工作日内完成结算，不得长期挂账。对超过6个月未结算的预付款，业务部门需提交书面说明，明确后续处理方案，报财务总监及总经理审批。（三）垫支及备用金支付1.对外垫支：指公司为外部单位或个人临时垫付的款项，如代垫运费、代垫诉讼费、代垫工程款等。对外垫支必须有明确的垫支协议，约定归还时间及违约责任，单笔垫支金额在10万元（含）以下的由总经理审批，10万元以上的由总经理办公会审批，超过50万元的由董事会审批。业务部门负责垫支款项的催收，逾期30天未归还的，需上报财务总监及总经理，采取法律手段追偿。2.员工备用金：指员工因工作需要临时借支的款项，参照公司《备用金管理办法》执行，单笔备用金借支不得超过5万元，借支期限不得超过30天，逾期未归还的，从员工当月工资中逐步扣回。备用金实行“前账不清、后账不借”原则，每年12月25日前需全部结清，次年重新办理借支手续。（四）退款及退付支付1.适用范围：包括客户退货款、押金/保证金退还、多缴税费退还、多收款项退还等。2.办理要求：退款前需由财务部门核对原收款记录，确认款项已实际到账，且无未结清的往来款项。业务部门提交退款申请，附原收款凭证、退款事由说明、对方收款账户信息，涉及退货的需附退货验收单、质量部门认定意见（因质量问题退货的），涉及押金退还的需收回原押金条原件。3.审批流程：退款支付按本制度规定的常规类支付审批权限执行，单笔退款金额在10万元（含）以下的由财务总监审核后报总经理审批，10万元以上的报总经理办公会审批。（五）无票支付1.适用范围：因特殊情况无法取得合法有效发票的零星支出，如向个人采购单次不超过500元的小额零星支出、个人劳务报酬单次不超过500元的、无法取得发票的应急支出等，且符合国家财税政策规定的可凭收款凭证税前扣除的范围。2.办理要求：无票支付需由经办部门提交无票支付说明，注明无法取得发票的原因、对方身份信息、支付金额、收款凭证（需注明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息），经财务总监审核后，按审批权限办理。3.限额规定：无票支付单笔金额原则上不得超过2000元，单部门年度累计无票支付金额不得超过5万元，超过限额的需报总经理审批，且不得在企业所得税税前扣除的部分需由申请部门承担相应税费成本。（六）外币支付1.适用范围：涉及外汇的对外支付，包括进口货物采购支付、境外服务支付、境外投资支付、境外捐赠支付等。2.办理要求：外币支付必须符合国家外汇管理相关规定，由业务部门提交相应的合同、报关单、税务备案表、形式发票等材料，经财务部门外汇管理岗审核外汇额度、支付合规性后，按本制度规定的审批权限履行审批手续。3.汇率折算：外币支付按实际支付当日银行公布的汇率中间价折算为人民币入账，汇兑损益按会计准则规定处理。六、预算管控与动态调整1.所有支付必须纳入公司全面预算管理体系，各部门需在年度预算范围内编制月度资金计划，于每月25日前提交下月资金计划至财务部门，财务部门汇总平衡后，报总经理办公会审议通过后执行。未纳入月度资金计划的支付事项，财务部门原则上不予安排资金，确需支付的需追加资金计划，按预算调整程序办理。2.财务部门建立预算执行动态监控机制，实时跟踪各部门预算执行进度，每月初出具上月预算执行分析报告，通报各部门预算完成情况，对超支部门发出预警，督促其制定整改措施。3.预算调整程序：无预算、超预算的支付事项，需由申请部门提交预算调整申请，说明调整原因、调整金额、调整依据，经财务部门审核后，按以下权限审批：（1）单次预算调整金额占部门年度预算5%（含）以下的，由财务总监审核、总经理审批；（2）单次预算调整金额占部门年度预算5%以上、10%（含）以下的，由总经理办公会审批；（3）单次预算调整金额占部门年度预算10%以上的，报董事会审批；（4）年度累计预算调整金额超过公司年度总预算5%