AI大模型在会议组织与议程安排应用

20XX/XX/XXAI大模型在会议组织与议程安排应用汇报人:XXXCONTENTS目录01

应用基础概述02

AI大模型的具体应用路径03

企业会议落地典型案例04

办公效率提升效果分析05

落地实施注意事项应用基础概述01降低人力时间成本传统会议安排需多人反复协调，AI大模型可自动整合需求，数分钟生成初步方案，大幅减负。提升议程匹配精准度AI大模型可分析参会人员议题、时间等信息，避免议题冲突，匹配度比人工安排提升近三成。增强会议流程灵活性AI大模型可实时接收参会变动，自动调整议程顺序与场地设备，快速响应突发调整需求。核心价值定位适配办公场景说明中小型企业日常会议适配

能快速整合参会人时间、会议诉求，帮助中小企业低成本完成会议筹备，适配灵活办公需求。大型企业跨部门会议适配

自动同步不同部门日程、梳理会议核心议题，比如华为内部用AI统筹跨区域研发会议安排。线下+线上混合会议适配

可同步预约会议场地、生成线上会议链接，自动发送通知给到不同渠道的参会人员。AI大模型的具体应用路径02会前需求收集整理参会人基础信息统计AI大模型可自动梳理参会人员报名表单信息，生成标准化人员名单与参会属性汇总表。会议核心议题方向收集AI大模型可汇总参会人提交的议题提案，自动聚类归纳出核心讨论方向，生成议题清单。个性化需求智能汇总AI大模型可识别参会人关于食宿、设备的特殊需求，整理分类后同步给会务筹备组。根据会议主题自动提炼核心议题输入“企业年度营收复盘”主题后，AI可快速拆解出业绩分析等核心讨论板块，完成框架梳理。结合参会人员信息调整议程结构AI可识别参会者的领域与层级，针对技术研发会调整议程，优先安排核心技术团队汇报环节。自动规划各议题讨论时长AI会依据议题优先级和过往同类会议数据，给跨部门协调会分配合理讨论时长，避免超时。生成适配不同会议形式的议程针对线上线下混合研讨会，AI会调整议程，预留出线上参会者互动提问的专属时段。AI智能生成会议议程会议材料自动整合

参会人员材料归集飞书AI可自动收集整理不同参会人员提交的文档、问卷，按议题分类归档生成汇总文件。

会议历史资料关联提取微软Copilot能自动检索历史会议记录，提取关联观点论据，整合进当前会议参考材料中。

多格式材料统一转换排版WPSAI可将PPT、PDF、纯文本等不同格式材料统一格式，按会议议程要求自动调整排版。会中辅助内容生成

实时会议纪要整理飞书AI能在会议中实时转录发言，自动提炼核心观点并整理成结构化纪要，降低人工记录负担。

即兴问答内容输出参会者提出专业问题时，WPSAI可结合会议已有内容快速生成规范解答，补充会议信息缺口。

突发议题材料生成会议临时增加讨论议题，百度文心一言可快速调取相关资料，生成完整讨论大纲供参会者参考。发言内容智能提取AI大模型可自动识别参会人员不同时间段的发言，区分观点与闲聊，精准提取核心发言内容。纪要要点自动分类整理AI大模型可按讨论议题、决策结果、待办任务等维度自动归类整理要点，条理清晰。待办事项自动标注追踪AI大模型可自动识别纪要中分配的待办任务，标注责任人与截止时间，方便后续跟进督办。会后纪要自动梳理企业会议落地典型案例03大型全员会议应用案例

字节跳动年会AI议程智能编排字节跳动2024年会用GPT-4编排议程，根据各部门诉求自动调整发言顺序，缩短筹备时间40%。

华为全球开发者大会AI问答分流华为2023全球开发者大会用盘古大模型做现场问答分流，实时解答共性问题，减少人工压力。

阿里巴巴年度总结会AI资料自动生成阿里2024年度全员总结会用通义千问生成各部门会议资料和议程手册，节省了人工整理时间。部门跨协同会议案例市场研发新品推广协同会某家电企业用AI大模型自动对齐市场部和研发部时间，梳理出了双方聚焦的讨论议题，提升会议效率30%。供应链应急补货协同会某零售企业遭遇突发缺货，AI大模型快速协调采购、仓储和物流部门定出应急补货方案，一天内恢复供货。跨部门项目里程碑复盘会某互联网公司用AI大模型自动汇总各部门项目数据，梳理出问题与改进点，复盘会议时长缩短近一半。跨国合作会前议程智能生成某中德汽车合资项目对接会，AI大模型依据双方需求自动生成多版本议程，缩短筹备时间30%。参会方需求动态调整议程某生鲜品牌和连锁超市洽谈供货会，AI实时汇总双方诉求，自动调整议题顺序和讨论时长。多语种会议议程同步翻译分发某跨境电商和海外供应商对接会，AI同步翻译议程并推送给对应参会方，消除语言沟通障碍。外部商务对接会议案例小型项目研讨会议案例会前议题智能收集与排序某互联网创业公司借助GPT-4收集项目研讨议题，自动按优先级排序，缩短筹备时间30%。议程动态调整智能辅助某设计团队用文心一言在研讨中实时调整议程，优先处理突发核心问题，会议效率提升近40%。参会讨论要点实时整理输出某研发小组用通义千问实时记录整理研讨要点，散会即产出结论，省去会后人工整理工作。落地实施经验总结

分阶段推进模型部署先在小型内部会议试点测试，收集反馈优化后，再推广到全公司大型会议应用。

配套做好员工操作培训定期组织模型操作教学workshops，配套图文操作手册，降低员工使用门槛。

建立动态优化反馈机制每次会议后收集参会者意见，每月迭代调整模型功能，适配企业多变会议需求。

明确数据安全防护规则对会议内容做脱敏处理，限制模型访问权限，避免企业涉密会议信息泄露。办公效率提升效果分析04会务人力成本缩减

人工信息核对人力缩减传统会务需专人核对参会信息，AI大模型可自动完成，大型会议可减少2-3名专职核对人员。

会务材料准备人力缩减AI大模型可自动生成会议材料、议程初稿，无需多人反复排版整理，降低文案人力投入。

现场协调人力缩减AI大模型可智能应答参会者咨询、协调场地调整，可减少现场1-2名专职协调人力投入。会议准备周期缩短

议程初稿生成提速GPT-4o等大模型可根据会议主题1分钟生成议程初稿，比人工草拟节省数小时时间。

参会人员协调加速飞书AI助手可根据参会者日程自动协调时间，避免反复邮件沟通，缩短协调周期。

会议材料整理提前WPSAI可快速整理过往同类会议材料，提炼重点，比人工整理节省至少一天时间。议程合理性提升

参会需求匹配大模型可分析参会者议题提交与反馈，自动整合核心关切，避免无关议题挤占会议时间。

时长分配优化AI大模型能根据议题优先级和讨论热度动态分配时长，如飞书会议AI可避免次要内容超时。

议题逻辑梳理大模型可按照议题因果、轻重逻辑排序串联议程，让会议讨论推进更顺畅有条理。会议决策效率优化信息整合与提炼WPSAI可自动整理会议收集的数十份提案内容，提炼核心观点，缩短会议决策前的信息梳理时间。实时分歧观点汇总腾讯会议AI自动记录不同参会方分歧观点并分类整理，帮助参会者快速聚焦争议，推进共识达成。决策事项自动落地飞书AI可根据会议决策内容自动生成待办清单，明确责任人与截止时间，避免决策搁置延误。落地实施注意事项05敏感会议内容加密企业涉密会议需对AI存储的内容采用端到端加密，防止敏感内容被窃取泄露。访问权限分级管控需对AI系统设置分级访问权限，仅授权参会人员查看对应会议相关信息。训练数据脱敏处理用于训练AI大模型的会议数据需脱敏，去除用户隐私与核心业务涉密内容。信息安全管控要点人工复核规