档案执法检查自查报告

档案执法检查自查报告根据《市档案局关于开展2024年度全市档案行政执法检查的通知》要求，我单位严格对照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《档案行政执法检查办法》等法律法规及检查指标，全面梳理2019年以来档案工作开展情况，深入开展自查自纠，现将具体情况报告如下：一、自查工作总体开展情况（一）组织领导情况。我单位高度重视档案执法检查自查工作，第一时间召开党组专题会议传达学习档案执法检查相关要求，研究部署自查工作，成立由委党组书记、主任任组长，分管办公室工作的副主任任副组长，办公室、人事科、固定资产投资科、社会发展科、价格管理科、能源科、财务科等12个科室及下属2个公益一类事业单位主要负责人为成员的档案执法检查自查工作领导小组，明确委办公室为档案工作牵头责任部门，配备3名专职档案管理人员，各科室、下属单位各配备1名兼职档案员，形成“1+3+14”的档案工作队伍体系。领导小组下设自查工作专班，由办公室主任任专班班长，3名专职档案员为专班成员，负责自查工作的统筹协调、具体实施、问题梳理及整改推进，确保自查工作责任到人、落实到位。（二）自查范围及方式。本次自查覆盖委机关本级及下属市节能监察中心、市价格认证中心2个事业单位，自查时限为2019年1月1日至2023年12月31日期间形成的各类档案，涵盖文书档案、业务档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案等全部门类，自查内容包括档案工作组织领导、基础业务、法治建设、信息化建设、安全管理、重点领域档案管理等6大类28项具体指标。自查采用“科室自验+牵头部门核验+重点领域专项核查”三级方式推进：第一步由各科室、下属单位对照自查指标对本科室形成的档案进行全面自验，梳理存在的问题，形成自验报告报办公室；第二步由办公室组织专职档案员逐科室、逐库房进行核验，通过查阅台账、实地抽查、系统比对等方式，累计抽查各类档案2160卷/件，其中文书档案720件、业务档案680卷、会计档案360卷、人事档案120卷、声像及实物档案280件，抽查比例达到同期档案总量的16.8%；第三步针对重大项目档案、民生档案、涉密档案等重点领域开展专项核查，共核查市级重点项目审批档案200卷、民生档案150卷、涉密档案80卷，核查比例达到重点领域档案总量的21.3%，确保自查全覆盖、无死角、数据真。（三）自查总体结论。经全面自查，我单位档案工作组织机构健全、管理制度完善、基础业务规范、法治落实到位，未发生拒绝归档、不按规定移交档案、擅自销毁档案、失泄密等档案违法违规行为，档案工作整体符合《档案法》及相关规定要求。截至2023年底，委机关及下属单位共室藏纸质档案12876卷、34219件，其中文书档案8942卷21675件、业务档案3217卷10236件、会计档案589卷1892件、人事档案128卷416件，声像档案1326张/盘、实物档案218件，电子档案总量1.27TB，档案归档率达到99.8%，整理合格率达到98.7%，数字化率达到94%。同时，自查也发现我单位在档案业务规范化细节、信息化建设深度、开发利用水平等方面还存在一些不足，需要进一步整改提升。二、档案工作开展情况及成效（一）档案基础业务建设规范有序1.档案收集归档应归尽归。严格执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位职能修订印发《市发展改革委文件材料归档范围和档案保管期限表》，明确12类87项归档内容及保管期限，建立“科室收集-办公室审核-统一归档”的工作机制，要求各科室在文件办理完毕后1个月内移交归档，业务档案在项目完成后3个月内移交归档，会计档案在会计年度终了后1年内移交归档。2019年以来，全单位应归档文件材料共34287件/12902卷，实际归档34219件/12876卷，归档率达到99.8%，其中文书档案、会计档案、人事档案归档率均为100%，业务档案因2个2023年下半年开工的市级重点项目尚未完成验收，相关补充材料未及时归档，已向项目责任科室发出催缴通知，预计2024年6月底前全部归档到位。针对声像、实物档案，建立“活动同步收集、事后及时归档”机制，要求重要会议、重大活动的承办科室在活动结束后10日内将声像材料、实物奖牌等移交办公室统一管理，2019年以来共收集归档重要活动照片1247张、音频视频79段、荣誉奖牌及废止印章等实物218件，归档完整率达到98.2%。2.档案整理标准统一规范。严格按照《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等国家标准开展档案整理工作，采用“年度-机构-保管期限”三级分类法，文书档案按件整理，使用不锈钢订书钉装订，加盖归档章、填写件号，档案盒统一使用符合国家标准的无酸纸档案盒，盒脊标注全宗号、年度、机构、保管期限、起止件号等信息；业务档案按项目成套立卷，卷内文件按重要程度和形成时间排序，填写卷内目录、备考表，案卷封面标注项目名称、案卷题名、卷数、保管期限等信息；会计档案、人事档案分别按照《会计档案管理办法》《干部人事档案管理条例》要求整理，确保分类科学、组卷合理、编目规范。建立档案质量审核机制，专职档案员对各科室移交的档案逐件审核，不符合整理要求的退回重新整理，2019年以来累计退回不合格档案127件，全部完成整改。经本次自查抽查，2160卷/件档案中合格2132卷/件，合格率达到98.7%，不合格档案主要为个别业务档案卷内目录页码标注不规范、少量早期文书档案装订残留金属物，已当场完成整改。同时，严格落实档案统计制度，建立档案统计台账，每年按时向市档案局报送档案统计年报，数据准确率100%，无错报、漏报、迟报情况。3.档案保管保护安全可控。委机关及下属单位均设有专用档案库房，其中机关本级库房面积87平方米，下属两个事业单位库房面积分别为32平方米、28平方米，库房均远离易燃易爆场所和污染源，符合“八防”要求。库房内配备温湿度自动记录仪3台、除湿机3台、干粉灭火器9具、烟雾报警器6个、门禁系统3套，窗户全部安装遮光窗帘，档案柜采用加厚钢制档案柜共127组，排列整齐、编号规范，档案存放有序、便于查找。3台温湿度自动记录仪均经过计量检定合格，检定有效期至2025年3月，每日自动记录温湿度数据4次，专职档案员每周一导出上周数据进行分析，对超出标准范围的及时采取调整措施，2023年全年库房温度平均值为19.2℃，相对湿度平均值为52.7%，全部符合国家档案库房温湿度标准。建立库房日常管理制度，专职档案员每月对库房进行一次安全排查，每季度开展一次全面防虫消杀，每年对库房消防设施进行一次检测，2019年以来未发生档案霉变、虫蛀、失窃、火灾等安全事故。针对涉密档案，实行专柜存放、双人双锁管理，涉密档案的查阅、复制严格执行保密审批制度，2019年以来共提供涉密档案查阅42人次，全部经过分管保密工作的领导审批，未发生失泄密事件。制定《档案突发事件应急预案》，明确火灾、水灾、数据丢失等突发事件的处置流程、责任分工，每年组织一次档案应急演练，2023年组织了档案库房火灾应急演练，参与人员27人，演练达到预期效果。4.档案利用服务高效便民。建立《档案查阅利用制度》，明确档案查阅流程、审批权限，配备专门的档案查阅室，放置档案查阅登记表、放大镜、饮水机等便民设施。单位内部人员查阅档案需填写查阅登记表，经科室负责人审批；外单位人员查阅档案需持单位介绍信，经办公室主任审批；查阅涉密档案需经分管领导审批。2019年以来，共提供档案查阅利用1276人次、3842卷/件，其中为单位内部工作提供利用892人次2765卷/件，为外单位工作协查、群众政策咨询提供利用384人次1077卷/件，查阅利用满意率达到100%，未发生档案丢失、损坏、泄密情况。例如2023年配合全市营商环境专项巡察，提供2019年以来项目审批档案127卷，为巡察工作顺利开展提供了重要依据；2024年1月群众张先生因办理房产过户需要查询2018年的小区价格备案文件，档案工作人员仅用10分钟就找到相关档案，得到群众好评。同时，注重档案编研开发，编写了《2019-2023年市发展改革委大事记》《市级重点项目档案汇编》《国民经济和社会发展“十四五”规划文件汇编》等6种编研材料，共计120余万字，为单位决策、业务开展提供了有效支撑。（二）档案法治建设持续深化1.档案法治宣传教育常态化开展。将《档案法》《档案法实施办法》《机关档案管理规定》等法律法规纳入委党组理论学习中心组学习内容，2019年以来共组织党组中心组学习档案法律法规4次，专题研究档案法治建设议题5个。将档案法治培训纳入单位年度干部培训计划，每年至少组织2次全体干部职工档案法治培训，邀请市档案局专家、档案专业技术人员授课，重点讲解档案法律法规、归档要求、保密规定等内容，2019年以来累计开展培训6次，培训320余人次。结合“6·9国际档案日”“12·4国家宪法日”开展主题宣传活动，通过单位官网、微信公众号、内部宣传栏等平台发布档案法治宣传文章24篇，发放《档案法》宣传手册1500余份，组织档案知识竞赛1次，参与人数87人，有效提升了干部职工的档案法治意识。3名专职档案员全部取得档案专业技术资格证书，其中中级2人、初级1人，全部参加市档案局组织的年度档案业务培训并考核合格，持证上岗率100%；14名兼职档案员均参加过单位组织的档案业务培训，熟悉档案工作基本流程和要求。2.档案工作责任制全面落实。建立“主要领导负总责、分管领导具体抓、办公室牵头落实、各科室各负其责”的档案工作责任制，单位主要负责同志每年至少听取1次档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，2019年以来共召开党组会议研究档案工作议题5个，解决了档案库房升级、档案信息化建设、档案人员配备等问题。将档案工作纳入单位年度绩效考核体系，占绩效考核权重的2%，每年年底对各科室档案归档情况、整理质量、保密情况进行考核，考核结果与科室评优评先、个人绩效奖金挂钩，2023年有2个科室因档案归档不及时被扣除绩效分数，有效压实了各科室的档案工作责任。加大档案工作经费保障力度，将档案工作经费纳入单位年度预算，2019年以来累计安排档案工作经费47.2万元，其中档案整理经费12.8万元、档案信息化建设经费25.6万元、档案保管保护经费5.2万元、档案培训宣传经费3.6万元，经费逐年增长，2023年档案经费达到11.8万元，较2019年增长32.7%，为档案工作开展提供了充足的资金保障。3.档案法律法规严格执行。严格落实档案管理各项法律法规，不存在拒绝归档、不按规定移交档案的情况，2019年以来形成的档案全部按规定在单位档案部门集中统一管理，各科室未出现私自留存档案、据为己有的情况。严格按照规定向市档案馆移交到期档案，2023年共向市档案馆移交2013-2017年永久保管的文书档案1287件，移交档案全部经过规范整理、数字化处理，经市档案馆验收合格率100%。严格执行档案销毁审批制度，档案销毁需经档案鉴定小组鉴定、单位主要领导审批、报市档案局备案后实施，2019年以来共销毁到期短期保管的档案326件，全部有完整的销毁清册和监销记录，不存在擅自销毁档案的情况。严格落实档案保密规定，不存在出卖、转让、赠送档案的情况，不存在将档案运送至境外的情况，未发生任何档案违法违规行为。（三）重点领域档案管理扎实有效1.重大项目档案监管有力。作为全市重点项目牵头管理部门，制定印发《市级重点建设项目档案管理办法》，明确项目档案的收集、整理、验收、移交要求，建立“项目开工交底、建设过程指导、竣工专项验收”的全流程监管机制。2019年以来，对全市127个市级重点建设项目全部开展了档案工作交底，指导项目建设单位建立档案管理体系、配备档案人员、制定档案管理制度，全年共开展项目档案现场指导68次，帮助解决档案整理中的问题120余个。严格落实重点项目档案专项验收制度，项目竣工验收前必须完成档案专项验收，未通过档案验收的项目不得通过竣工验收，2019年以来共组织重点项目档案专项验收42次，验收合格率100%。本单位形成的项目审批档案全部按项目成套归档，每个项目的审批文件、核准文件、备案文件、公示材料、专家评审意见等全部收集齐全，2019年以来共归档市级重点项目审批档案680卷，完整率达到99.5%。2.民生档案服务精准到位。建立民生档案专项管理制度，将涉及群众切身利益的价格举报处理档案、天然气价格调整档案、保障性住房项目审批档案、以工代赈项目档案、节能补贴政策档案等全部纳入民生档案管理范畴，实行“优先收集、优先整理、优先数字化、优先提供利用”的“四优先”机制。2019年以来共归档各类民生档案1247卷3892件，全部完成目录数字化，其中2019-2022年的民生档案全部完成原文数字化，数字化率达到92%。畅通民生档案查阅渠道，在单位政务服务窗口设立民生档案查阅点，安排专人负责民生档案查询服务，2019年以来共提供民生档案查阅利用286人次768卷/件，为群众解决价格纠纷、项目申报、政策兑现等问题提供了有效依据。例如2023年共受理群众价格举报127件，全部形成规范的举报处理档案，为后续行政复议、行政诉讼提供了完整的证据支撑，全年未出现因档案不全导致的行政败诉情况。3.档案信息化建设稳步推进。严格按照《数字档案室建设指南》要求，推进数字档案室建设，2021年启动存量档案数字化工作，通过政府购买服务方式委托具备资质的第三方机构开展数字化加工，安排专职档案员全程监督，严格把控数字化质量，对加工完成的档案逐件进行抽检，抽检合格率达到99%以上方可验收。截至2024年4月，共完成2019年以来存量纸质档案数字化32176件，数字化率达到94%，其中文书档案数字化率100%，业务档案数字化率92%，会计档案数字化率85%，人事档案因保密要求仅完成目录数字化。建立了档案管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用、统计全流程电子化管理，档案目录数据准确率达到99.8%，原文挂接率达到92%。配备专用档案服务器，存储容量16TB，实行本地备份+异地备份“双备份”制度，本地备份存储在单位机房服务器，异地备份存储在市政务云平台，每季度进行一次备份数据校验，备份数据完整率100%，未发生数据丢失情况。严格执行《电子文件归档和电子档案管理办法》，2023年以来新形成的电子文件全部按规定归档，电子档案与纸质档案同步归档、同步管理，2023年共归档电子文件2167件，归档率100%。4.机构改革档案处置规范。2019年机构改革中，我单位整合了原市物价局、原市能源局的行政职能，涉及的档案全部按照《机构改革档案管理办法》规定进行处置，制定了机构改革档案移交工作方案，明确移交范围、移交方式、时间节点，安排专人负责档案移交接收工作。共接收原市物价局档案1876卷、原市能源局档案1243卷，全部逐卷核对、登记造册，办理了正式移交手续，接收的档案全部整理规范、存放有序，未发生档案丢失、损毁情况。机构改革中新设立的科室全部明确了兼职档案员，建立了档案管理制度，确保档案工作平稳衔接、有序推进。三、存在的主要问题（一）档案业务规范化水平有待提升。一是部分兼职档案员业务能力不足，由于兼职档案员大多身兼数职，且部分科室人员变动频繁，2023年有4个业务科室更换了兼职档案员，新上任的兼职档案员未经过系统培训，对档案整理标准、归档范围掌握不够熟练，导致个别科室2023年第四季度的业务档案延迟了15天才归档，且有12卷业务档案存在卷内文件顺序颠倒、备考表填写不完整的问题。二是档案分类的科学性有待提升，个别跨年度的重大项目档案因持续时间长、涉及科室多，存在按年度分开放置的情况，未完全实现项目成套管理，查找利用不够便捷。三是声像、实物档案的规范化程度有待提高，部分早期的声像档案标注信息不全，缺少具体的人物、事由说明，实物档案的数字化进度较慢，仅完成目录登记，未全部拍摄照片归档。（二）档案信息化建设存在短板。一是存量档案数字化率尚未达到100%，2000-2018年的早期档案数字化率仅为42%，声像档案原文数字化率不足30%，距离数字档案室建设要求还有一定差距。二是档案管理系统与业务系统对接不到位，目前档案管理系统与单位OA办公系统、项目审批系统尚未实现无缝对接，电子文件归档需要人工从业务系统导出后再上传至档案管理系统，自动化程度不高，容易出现遗漏，也增加了档案人员的工作量。三是档案数据安全防护能力有待加强，虽然实行了本地+异地双备份，但尚未建立档案数据应急恢复机制，未开展过档案数据恢复应急演练，数据安全应急处置能力不足；档案管理系统的访问权限设置不够精细，部分普通工作人员可以查阅超出权限范围的档案，存在一定的安全隐患。（三）档案开发利用深度不足。一是档案编研层次较低，目前的编研材料大多是文件汇编、大事记等基础性、资料性编研，结合单位中心工作的深度开发不够，针对宏观经济分析、产业发展研究、政策效果评估等方面的档案编研成果较少，档案的资政作用发挥不充分。二是档案利用方式比较单一，目前主要以线下查阅为主，线上查阅功能不完善，尚未实现档案全文在线检索查阅，群众和业务人员查阅档案需要到现场办理，不够便捷。三是档案利用效果反馈机制不健全，对档案利用的效果跟踪不够，没有系统收集档案利用的典型案例，档案工作的价值和作用没有得到充分体现。（四）档案法治宣传的针对性有待提升。一是宣传方式比较传统，主要以集中学习、发放宣传材料为主，形式比较单一，吸引力不强，部分干部职工对档案法律法规的学习流于形式，没有真正入脑入心。二是宣传精准度不够，针对业务科室的专项宣传较少，部分业务人员存在“重业务、轻档案”的思想，认为档案工作是办公室的事，与自己关系不大，在文件材料形成过程中不注意收集保存，导致部分业务档案材料不全。三是档案法治建设的考核激励机制不够完善，虽然将档案工作纳入绩效考核，但权重较低，对干部职工的约束力不强，主动参与档案工作的积极性不高。四、整改措施及下一步工作打算（一）夯实基础，提升档案业务规范化水平。一是加强档案人员队伍建设，制定2024年度档案业务培训计划，每季度组织一次兼职档案员业务培训，邀请市档案局专家、档案专业技术人员授课，重点培训档案整理标准、归档范围、保密要求等内容，2024年6月底前完成全体兼职档案员的轮训，考核合格后方可上岗；建立专职档案员对口联系机制，3名专职档案员分别对口联系4-5个业务科室，每月至少上门指导1次，及时解决档案整理中存在的问题；建立兼职档案员变动交接制度，兼职档案员变动时必须办理档案工作交接手续，由专职档案员监交，确保档案工作平稳衔接。二是完善档案管理制度，修订《市发展改革委档案整理细则》《业务档案归档办法》，进一步明确各类档案的归档时间、整理标准、分类要求，对跨年度项目档案实行“项目编号+年度”双重管理，确保项目档案集中统一存放；健全声像、实物档案管理制度，明确声像档案的标注要求和实物档案的数字化标准，2024年8月底前完成所有存量声像、实物档案的规范化整理和数字化。三是开展档案规范化专项整治，针对自查中发现的归档不及时、整理不规范等问题，建立问题台账，明确整改责任人和整改时限，2024年5月底前完成所有存量档案的规范化整改，整改完成后组织“回头看”，确保档案整理合格率达到100%。（二）数字赋能，加快档案信息化建设步伐。一是加快存量档案数字化进度，制定《存量档案数字化工作实施方案》，明确2024年底前完成2019年以来所有存量纸质档案的数字化工作，声像档案原文数字化率达到80%以上；2025年底前完成2000-2018年存量档案的数字化工作，实现室藏纸质档案数字化率100%。二是推进系统对接和功能升级，2024年下半年启动OA系统、项目审批系统与档案管理系统的对接工作，实现电子文件自动归档、实时归档，减少人工操作，提高归档效率和准确率，2024年底前完成对接调试并投入使用；优化档案管理系统功能，完善权限设置，实现档案分级分类授权访问，确保档案数据安全。三是强化档案数据安全管理，制定《档案数据安全管理办法》，建立档案数据应急恢复机制，2024年6月底前完成档案数据应急恢复预案编制，每年至少组织1次档案数据恢复应急演练；扩容档案存储容量至32TB，实行“本地+异地+离线”三备份制