档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条为规范全单位档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、信息化建设等全流程管理工作，保障档案的真实性、完整性、可用性与安全性，充分发挥档案在战略决策、经营管理、风险防控、历史追溯、文化传承中的核心支撑作用，结合本单位运营实际，制定本制度。第二条本制度适用于本单位各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的档案管理工作。下属参股子公司可参照本制度执行。第三条本制度所称档案，是指本单位在各项生产、经营、管理、研发、建设等活动中直接形成的，对国家、社会、本单位具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音频、视频、实物、图纸等不同载体形态的材料。第四条档案管理工作遵循“统一领导、分级负责、完整准确、安全保密、便于利用、依法合规”的基本原则。全单位所有部门及个人均有保护档案的义务，不得擅自处置、损毁、泄露档案信息。第五条本单位档案工作实行档案管理部门统筹、各业务部门分工负责的管理体系，确保档案管理责任覆盖全业务链条、全岗位人员。第二章档案管理机构与岗位职责第六条单位设立档案管理部门作为档案工作的专职管理机构，配备不少于3名专职档案管理员（其中至少1名具备中级以上档案专业技术职称），统筹负责全单位档案管理工作。各业务部门、分支机构需指定至少1名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交工作，兼职档案员需经档案管理部门培训合格后方可上岗，人员调整需提前告知档案管理部门并做好工作交接。第七条档案管理部门主要职责：（一）贯彻落实国家及行业档案管理相关法律法规与标准规范，制定、修订本单位档案管理规章制度、业务流程与操作细则，并组织宣贯培训；（二）统筹规划全单位档案库房、档案设施设备、档案信息化系统的建设与运维，保障档案管理工作所需的人力、物力、财力资源；（三）负责接收、验收、整理、保管全单位各门类档案，建立档案目录台账与统计体系，定期开展档案盘点与质量检查；（四）组织开展档案鉴定、销毁、移交工作，按规定向国家综合档案馆移交需长期保存的档案；（五）负责档案利用服务工作，完善档案利用审批流程，保障档案信息安全可控的前提下提升利用效率；（六）统筹推进档案数字化工作与数字档案室建设，制定档案数字化标准，监督数字化加工过程质量，保障电子档案的真实性与安全性；（七）组织开展档案业务培训与考核，指导各部门兼职档案员开展工作，定期对全单位档案管理情况进行监督检查；（八）负责档案安全保密管理，制定档案安全应急预案，组织开展档案安全演练，处置档案安全突发事件；（九）完成单位交办的其他档案相关工作。第八条各业务部门主要职责：（一）严格执行本单位档案管理规章制度，指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保本部门形成的档案全部纳入统一管理；（二）按规定的时间、质量要求向档案管理部门移交本部门形成的全部归档材料，不得擅自留存、销毁应归档的文件材料；（三）配合档案管理部门开展档案鉴定、利用、数字化等工作，对本部门归档材料的真实性、完整性、准确性负责；（四）做好本部门日常工作中临时保管档案的安全保密工作，防止档案损坏、丢失、泄露；（五）积极参加档案管理部门组织的业务培训，提升本部门档案管理工作水平。第九条专职档案管理员岗位职责：（一）熟练掌握档案管理业务流程与标准规范，严格执行档案管理制度，认真履行档案管理职责；（二）负责档案的接收、验收、分类、编目、上架、保管等日常工作，确保档案账实相符、存放有序、查找便捷；（三）严格执行档案利用审批制度，对利用档案的人员进行身份核验与利用过程监督，及时登记档案利用情况；（四）定期检查档案库房温湿度、消防、安防等设施设备运行情况，做好库房日常维护与“八防”工作，发现安全隐患及时上报并处置；（五）负责档案统计工作，按时编制档案工作统计报表，确保统计数据真实准确；（六）严格遵守保密纪律，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密、工作秘密及个人隐私信息；（七）完成档案管理部门负责人交办的其他工作。第十条兼职档案员岗位职责：（一）负责本部门各类归档材料的收集、鉴别、整理、编目工作，确保归档材料齐全完整、符合质量要求；（二）按规定的时间节点向档案管理部门移交归档材料，办理交接手续，留存交接清单；（三）负责本部门未归档临时文件的保管工作，确保文件材料安全；（四）主动联系档案管理部门，及时反馈本部门档案工作中存在的问题，配合档案管理部门开展相关工作；（五）及时学习掌握档案管理相关制度与业务知识，提升档案工作能力。第三章档案归集范围与分类标准第十一条本单位档案按内容属性分为十大门类，各门类归集范围如下：（一）文书档案类：指单位在行政管理、党群工作、事务管理中形成的通用性文件材料，具体包括：上级单位及监管部门下发的政策性、指导性文件；本单位印发的各类规章制度、通知公告、请示报告、批复函件；股东会、董事会、监事会、总经理办公会及各类专题会议的决议、纪要、签到表；本单位年度工作总结、计划、目标考核材料；党群工作、纪检监察、人力资源管理中涉及单位整体层面的文件材料；单位设立、变更、注销、资质办理等工商行政相关材料；对外交流、合作、接待等事务性材料。（二）经营管理档案类：指单位在市场经营、投资融资、供应链管理等活动中形成的文件材料，具体包括：单位战略规划、年度经营计划、经营分析报告；投资项目可行性研究、尽职调查、决策审批、投后管理、退出清算等全流程材料；融资方案、授信审批、借款合同、还款凭证等融资相关材料；各类业务合同、协议、谈判记录、履约凭证等材料；招投标文件、评标记录、中标通知书等采购相关材料；客户信息、供应商信息、市场调研、品牌宣传、营销活动等市场类材料；经营业绩考核、薪酬分配、激励机制等经营管理类材料。（三）科技研发档案类：指单位在产品研发、技术创新、知识产权管理等活动中形成的文件材料，具体包括：研发项目立项申请、审批、任务书、开题报告；项目调研、设计、试验、测试、样机试制等研发过程材料；项目验收、成果鉴定、评审、报奖等材料；专利、商标、著作权、商业秘密等知识产权申请、维护、转化相关材料；技术引进、技术转让、技术合作、技术服务等相关材料；研发设备、试剂、耗材等管理材料。（四）会计档案类：指单位在财务管理、会计核算等活动中形成的文件材料，具体包括：会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告及审计报告）；银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、发票存根联、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等其他会计资料。（五）人事档案类：指单位在人力资源管理活动中形成的反映员工个人经历、德才能绩、工作表现等情况的文件材料，具体包括：员工入职简历、学历学位证明、资格证书、政审材料、劳动合同；员工薪酬调整、绩效考核、岗位变动、职务任免、培训经历、奖惩记录；员工社保缴纳、公积金缴纳、福利发放等相关材料；员工离职审批、离职交接、解除劳动合同证明、人事档案转递材料；单位人员编制、薪酬总额、招聘计划、培训计划等人力资源管理类整体材料。（六）法务合规档案类：指单位在法律事务、合规管理、风险防控等活动中形成的文件材料，具体包括：各类诉讼、仲裁、调解案件的起诉状、答辩状、证据材料、判决书、调解书、执行材料；合同审核、合规审查、风险评估等材料；法律顾问聘用、管理材料；普法宣传、合规培训材料；纪检监察案件的调查、处理材料；信访、投诉、举报相关材料。（七）音像电子档案类：指以磁、光、电等介质为载体的各类音视频、电子文件材料，具体包括：单位重要会议、重大活动、重要接待的照片、录音、录像；单位宣传视频、产品演示视频、培训课件等电子材料；单位信息化系统中形成的各类业务数据、电子公文、电子合同等电子文件；网站、新媒体平台发布的内容材料；各类存储介质中的电子档案。（八）实物档案类：指单位在各项活动中形成的具有保存价值的实物形态材料，具体包括：单位获得的各类奖杯、奖状、证书、牌匾、锦旗；单位印章的印模、作废印章；重要的产品样品、标本；对外交往中收到的重要纪念品、礼品；具有历史纪念意义的旧设备、旧工具、老物件等。（九）基建档案类：指单位在基本建设项目、装修改造项目等活动中形成的文件材料，具体包括：项目建议书、可行性研究报告、选址意见书、用地规划许可证、工程规划许可证、施工许可证等前期审批材料；勘察、设计、施工、监理、检测等单位的招投标文件、合同、资质材料；施工图纸、设计变更、施工记录、隐蔽工程验收记录、材料进场检验记录等施工过程材料；工程竣工验收报告、结算审计报告、产权证明等验收及运维材料。（十）设备仪器档案类：指单位在设备仪器采购、安装、使用、维护、报废等活动中形成的文件材料，具体包括：设备采购申请、招投标文件、采购合同、技术协议、说明书、合格证、装箱单、安装调试记录、验收报告；设备日常维护记录、维修记录、保养记录、运行台账；设备报废申请、审批、处置记录等。第十二条本单位档案按保管期限分为永久、30年、10年三个等级，具体保管期限划分标准如下：（一）永久保管档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌，对本单位经营管理、历史研究、文化传承具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本单位制定的规章制度、战略规划、重大决策文件；股东会、董事会、监事会、总经理办公会的决议、纪要；本单位设立、变更、注销、资质认定的核心材料；年度财务报告、审计报告、验资报告、资产评估报告；重要的投资、融资、合作合同；核心知识产权相关材料；涉及员工重大权益的人事材料；获得的重要荣誉、奖励材料；基建项目的核心审批、验收、产权材料；重要的历史照片、音像材料；档案移交清册、保管清册、销毁清册等。（二）30年保管档案：凡是反映本单位一般经营管理活动，在较长时期内对本单位工作具有查考利用价值的档案，列为30年保管。主要包括：本单位下发的一般性通知、函件、批复；各部门年度工作总结、计划；一般的业务合同、协议；会计凭证、会计账簿；员工的劳动合同、薪酬调整、绩效考核等人事材料；一般的诉讼、仲裁案件材料；设备仪器的采购、安装、维护材料；一般的市场调研、宣传材料等。（三）10年保管档案：凡是在较短时期内对本单位工作具有查考利用价值的档案，列为10年保管。主要包括：上级单位下发的一般性、事务性文件；月度、季度财务报告、纳税申报表、银行对账单；一般性事务性会议的纪要、通知；临时统计报表、一般性工作往来函件；普通培训材料、宣传资料等。第十三条档案分类采用“大类码-年度-保管期限-件号”的四级编码规则，其中大类码用两位阿拉伯数字表示：01文书档案、02经营管理档案、03科技研发档案、04会计档案、05人事档案、06法务合规档案、07音像电子档案、08实物档案、09基建档案、10设备仪器档案；年度为档案形成年度，用四位阿拉伯数字表示；保管期限用汉字简称“永”“30年”“10年”表示；件号为同一年度、同一大类、同一保管期限下档案的顺序号，用四位阿拉伯数字从0001开始编制。第四章档案收集与归档要求第十四条档案收集归档实行“应归尽归、应收尽收”原则，各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向档案管理部门移交归档，任何部门和个人不得擅自留存、销毁或据为己有。第十五条各门类档案的归档时间要求如下：（一）文书档案、经营管理档案、法务合规档案：实行年度归档制度，各部门需在每年6月30日前完成上一年度形成的归档材料的整理、移交工作，因特殊情况需延期归档的，需经档案管理部门负责人批准，延期时间最长不得超过3个月。（二）科技研发档案：实行项目完成后归档制度，研发项目通过验收、鉴定或终止后3个月内，项目负责人需组织项目组成员将项目全流程形成的全部材料整理完毕后移交档案管理部门；周期超过2年的大型研发项目，可按阶段归档，每完成一个阶段工作后1个月内移交该阶段档案。（三）会计档案：会计年度终了后，可由财务部门临时保管1年，期满后3个月内移交档案管理部门；因工作需要确需推迟移交的，需经档案管理部门同意，临时保管期限最长不得超过3年；出纳人员不得兼管会计档案。（四）人事档案：员工在职期间形成的人事材料，由人力资源部门指定专人负责收集，每季度末向档案管理部门移交一次；员工离职的，人力资源部门需在员工办理完离职手续后15个工作日内将其人事档案整理完毕移交档案管理部门，或按规定转递至员工新的档案接收单位。（五）音像电子档案：具有保存价值的音像材料、电子文件，形成部门需在材料形成后10个工作日内移交档案管理部门，重要活动的音像材料需在活动结束后5个工作日内移交。（六）实物档案：实物形成部门需在实物获得或处置后1个月内移交档案管理部门，大型实物不便移交的，需在档案管理部门登记备案，由形成部门代为保管，保管责任由形成部门承担。（七）基建档案：基建项目通过竣工验收后3个月内，项目建设管理部门需将项目全流程档案整理完毕后移交档案管理部门。（八）设备仪器档案：设备仪器安装调试验收合格后1个月内，设备管理部门需将采购、安装、验收等相关材料移交档案管理部门；后续形成的维护、维修、改造等材料，每半年移交一次。第十六条归档文件材料的质量要求：（一）纸质文件材料应为原件，复印件一般不予归档，确因特殊情况无法取得原件的，需在复印件上注明原件存放地点、经办人和日期，并经部门负责人签字确认；（二）纸质文件材料的书写、印制应使用碳素墨水、蓝黑墨水或墨粉，字迹清晰、工整，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，不得有涂改、勾画、污渍等情况；（三）归档的文件材料应齐全完整，正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与原件应一并归档，不得遗漏；（四）电子文件应确保内容真实、未被篡改，元数据齐全完整，包括文件形成时间、形成人、修改记录、审批流程等信息，存储格式符合本制度规定的要求，无病毒、无损坏，可正常读取；（五）音像材料应主题明确、画面清晰、声音清楚，附有文字说明，包括时间、地点、人物、事件、拍摄者等信息；（六）实物档案应保持完好无损，附有文字说明，包括名称、来源、获得时间、获得原因、规格型号等信息；（七）外文材料应将中文译本与外文原件一并归档，重要外文材料需有专业翻译人员的签字确认。第十七条档案归档移交流程：（一）部门整理：各部门兼职档案员按照本制度规定的归档范围、质量要求，对本部门形成的归档材料进行收集、分类、整理、编目，填写《档案移交清单》（一式两份），经部门负责人审核签字后，连同归档材料一并提交档案管理部门。（二）档案验收：档案管理部门收到移交的档案材料后，对照《档案移交清单》逐件进行检查验收，检查内容包括归档材料的齐全性、完整性、规范性、准确性，符合要求的予以接收；不符合要求的，退回移交部门限期整改，整改合格后再行移交。（三）交接确认：档案验收合格后，交接双方在《档案移交清单》上签字盖章，双方各留存一份，作为档案交接的凭证；档案管理部门需及时将接收的档案录入档案管理系统，更新档案台账。第五章档案整理与数字化规范第十八条档案整理应遵循“保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则，按照本制度规定的分类标准与编码规则进行整理。第十九条纸质档案整理要求：（一）文书档案、经营管理档案、法务合规档案按“件”为单位进行整理，以每份文件为一件，正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与原件为一件；装订采用不锈钢订书钉或棉线左侧装订，不得使用金属夹、回形针等易锈蚀的装订材料，装订不得压字、掉页，装订后文件应整齐、牢固；文件页号编制在每页文件的右上角，背面有字的编在左上角。（二）科技研发档案、基建档案、会计档案按“卷”为单位进行整理，每卷档案需编制卷内目录、案卷封面、备考表；卷内目录包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容；案卷封面包括案卷题名、档号、保管期限、立卷部门、立卷日期等内容；备考表包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等内容。（三）人事档案按“人”为单位进行整理，每人一卷，按材料类别分类排列，材料较多的可分册装订；人事档案整理需符合人事档案管理的相关规范要求，确保材料真实、齐全、规范。（四）实物档案按“件”为单位进行登记编号，粘贴标签，拍照存档，照片与实物档案档号一一对应；贵重实物需放入专用保险柜保管，易碎、易损实物需采取防护措施。第二十条档案数字化是指将纸质档案、实物档案等传统载体档案通过扫描、拍照等方式转化为电子档案的过程，档案数字化工作由档案管理部门统一组织实施，严禁各部门擅自对重要档案进行数字化加工。第二十一条档案数字化的技术参数要求：（一）纸质档案扫描：文字型档案采用黑白二值模式，分辨率不低于300dpi；有彩色印章、彩色图片或字迹模糊的档案采用彩色模式，分辨率不低于300dpi；图纸类档案分辨率不低于200dpi，采用灰度或彩色模式；扫描后的图像应清晰、完整，无歪斜、污点、漏扫、错页等情况，需进行纠偏、去污、裁边等图像处理，不得丢失原始信息。（二）实物档案拍照：采用不低于1200万像素的数码照相机拍摄，背景为纯色，光线均匀，实物全貌清晰，重要细节需拍摄特写照片，照片分辨率不低于300dpi，存储格式为JPEG或TIFF。（三）音像档案数字化：原有磁带、录像带等模拟载体的音像档案需转化为数字格式，音频档案采样率不低于44.1kHz，量化位数16位，存储格式为WAV或MP3；视频档案分辨率不低于1080P，码率不低于8Mbps，存储格式为MP4或MKV；数字化后的音像档案需进行质量检查，确保声音、画面清晰，无卡顿、失真等情况。第二十二条档案数字化的质量要求：（一）数字化加工过程需严格遵守保密规定，涉密档案数字化需在本单位涉密计算机上进行，由本单位工作人员操作，严禁委托外部单位加工；非涉密档案确需委托外部单位加工的，需选择具备档案数字化加工资质的单位，签订保密协议，加工过程全程监督，确保档案信息安全。（二）数字化加工完成后，档案管理部门需对数字化成果进行质量检查，抽检比例不低于5%，合格率需达到98%以上；不合格的需退回返工，直至符合要求。（三）数字化成果需与对应的纸质档案档号一一对应，完成数据挂接，确保通过档案管理系统可直接调阅对应的电子档案。（四）数字化加工完成后，纸质档案需按原顺序装订成册，归还库房保管，不得打乱原有顺序或造成档案损坏、丢失。第六章档案保管与防护第二十三条本单位设立专用档案库房，用于集中保管各类档案，档案库房的建设需符合国家相关标准规范，满足“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温）要求。第二十四条档案库房管理要求：（一）纸质档案库房温度应控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；电子档案库房温度应控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35%-45%；档案管理员需每日上午9:00、下午15:00各记录一次库房温湿度，发现温湿度超出范围的，需及时采取调节措施。（二）库房内严禁吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀、有毒有害物品；库房配备自动气体灭火系统、火灾报警系统，消防器材每季度检查一次，确保完好有效，消防通道保持畅通。（三）库房配备防盗报警系统、视频监控系统，监控录像保存时间不少于90天；库房门窗需坚固，安装防盗网、防紫外线窗帘，避免阳光直射档案。（四）库房配备防虫、防鼠设施，每半年进行一次防虫防霉检查，放置樟脑丸等驱虫剂，发现虫蛀、鼠咬情况及时采取防治措施；库房内需保持清洁，定期打扫，防止灰尘积累。（五）档案架排列应整齐有序，主通道宽度不小于1.2米，副通道宽度不小于0.8米，档案架与墙壁的距离不小于0.3米，与地面的距离不小于0.15米；档案按档号顺序上架存放，便于查找。第二十五条不同载体档案的保管要求：（一）纸质档案：垂直存放在档案架上，避免挤压，重要的永久保管档案需采用无酸纸套封装，防止酸化损坏。（二）电子档案：实行“三套备份”制度，一套存储在档案管理系统服务器中，用于日常查阅利用；一套存储在离线硬盘中，异地存放；一套存储在蓝光光盘中，作为长期备份；离线备份介质应存放在防磁、防火、防潮的专用柜中，定期检查数据可读性，每5年进行一次数据迁移，防止数据丢失。（三）音像档案：磁带、光盘等介质应竖立存放，避免挤压，远离磁场、热源，防止阳光直射；重要音像档案需备份多份，分别存放。（四）实物档案：按材质分类存放，金属类实物需做好防锈处理，木质、纸质类实物需做好防虫防霉处理，易碎、易损实物需放入专用包装盒中，贵重实物存入保险柜。第二十六条档案盘点制度：档案管理部门每年12月对全单位档案进行一次全面盘点，核对档案台账与实际库存，确保账实相符率达到100%；盘点中发现档案丢失、损坏的，需及时查明原因，上报分管领导，采取补救措施，并做好记录；对存放位置调整的档案，及时更新台账与档案管理系统信息。第二十七条档案统计制度：档案管理部门建立健全档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、数字化等情况进行统计，每年年底编制《档案工作年度统计报告》，内容包括档案存量、年度增量、各门类档案数量、保管期限分布、数字化率、利用人次、利用效果等，上报单位分管领导，为单位决策提供数据支撑。第七章档案利用与审批第二十八条档案利用包括查阅、借阅、复制、出具档案证明等方式，档案利用实行“分级审批、权责明确、安全可控”的原则，严禁擅自查阅、借阅、复制档案。第二十九条档案利用审批权限：（一）本单位员工查阅本部门职责范围内的非涉密档案，需填写《档案利用审批单》，经本部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。（二）本单位员工跨部门查阅档案，需填写《档案利用审批单》，经本部门负责人签字同意、档案形成部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续；查阅重要经营档案、财务档案、人事档案的，还需经档案管理部门负责人审核、分管领导签字批准。（三）查阅涉密档案的，需填写《涉密档案利用审批单》，经本部门负责人、档案管理部门负责人、保密管理部门负责人审核，单位主要领导签字批准后，方可查阅；绝密级档案原则上不得查阅，确需查阅的，需经单位领导班子集体研究同意。（四）外单位人员查阅档案的，需持有单位介绍信及本人有效身份证件，说明查阅目的与利用范围，经档案管理部门负责人审核、单位主要领导签字批准后，方可查阅，且只能查阅公开的非涉密档案，不得查阅涉及本单位商业秘密的档案。（五）档案借阅原则上仅限在档案阅览室内查阅，确需借出使用的，需在《档案利用审批单》中注明借阅理由与归还时间，经分管领导签字批准后方可借出；涉密档案不得借出档案室，仅限在指定地点查阅。第三十条档案利用期限要求：（一）普通纸质档案借阅期限最长不超过7个工作日，电子档案借阅期限最长不超过3个工作日；到期需归还，确需续借的，需提前1个工作日到档案管理部门办理续借手续，续借期限最长不超过7个工作日。（二）涉密档案借阅期限最长不超过1个工作日，当日查阅当日归还，不得带出指定查阅场所。（三）档案管理部门对逾期未归还的档案，需向借阅人发出《档案催还通知书》，限期归还；逾期15个工作日仍未归还的，通报其部门负责人，扣发当月绩效；造成档案丢失、损坏的，按本制度相关规定追究责任。第三十一条档案利用的注意事项：（一）利用档案的人员需爱护档案，不得涂改、勾画、圈点、批注、折叠、拆卷、撕毁档案，不得在档案上做任何标记，确保档案的完整性与原始性。（二）未经批准，不得擅自复制、拍照、扫描档案，不得擅自传播、泄露档案内容；经批准复制的档案，需在档案管理部门登记，复制件需注明“与原件一致”字样，并加盖档案证明专用章，仅限批准的用途使用。（三）利用档案过程中，需严格遵守保密规定，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密、工作秘密及个人隐私信息；利用涉密档案的，需在指定的涉密计算机上操作，不得连接互联网，不得拷贝、传输涉密信息。（四）档案利用完毕后，需及时归还档案管理部门，档案管理员需当面检查档案的完好情况，确认无误后办理归还手续，在《档案利用审批单》上注明归还日期与档案状况。第三十二条档案利用服务要求：档案管理员应熟悉馆藏档案情况，及时响应利用需求，对符合审批要求的，需在1个工作日内提供档案利用服务；对无法提供的，需说明原因；对查阅档案有困难的，应主动提供帮助，提升档案利用效率与服务质量。第八章档案鉴定与销毁第三十三条档案鉴定工作是指对保管期限已满的档案进行价值评估，确定其是否继续保存或予以销毁的工作，档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织各业务部门、法务部门、保密管理部门、纪检监察部门组成档案鉴定小组，共同开展鉴定工作。第三十四条档案鉴定工作每3年开展一次，对保管期限已满的档案逐件进行鉴定，鉴定工作应遵循“客观公正、审慎严谨、依法合规”的原则，确保鉴定结果准确。第三十五条档案鉴定流程：（一）档案管理部门梳理保管期限已满的档案清单，提交档案鉴定小组。（二）鉴定小组对档案逐件进行审查评估，根据档案的历史价值、现实利用价值、法律风险等因素，提出鉴定意见：对仍有保存价值的档案，适当延长保管期限（一般延长10年或30年）；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（三）鉴定小组形成《档案鉴定工作报告》与《档案销毁清册》，报单位分管领导审核、主要领导审批。第三十六条档案销毁工作应严格按照审批程序进行，任何部门和个人不得擅自销毁档案。第三十七条档案销毁流程：（一）《档案销毁清册》经单位主要领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。（二）销毁工作需由2名以上监销人共同监督执行，监销人由档案管理部门、纪检监察部门共同派员担任；销毁前，监销人需对照《档案销毁清册》逐件核对，确认无误后，方可进行销毁。（三）销毁方式应确保档案信息完全销毁，纸质档案采用碎纸机粉碎或集中焚烧的方式，电子档案采用数据擦除、物理销毁存储介质的方式，实物档案采用拆解、粉碎、焚烧等方式，确保档案内容无法恢复。（四）销毁工作完成后，监销人需在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期、销毁方式、监销人姓名等信息，《档案销毁清册》作为永久档案保存。（五）档案销毁后，档案管理部门需及时更新档案台账与档案管理系统信息，注销已销毁的档案条目。第三十八条经鉴定需继续保存的档案，档案管理部门需及时调整其保管期限与档号信息，重新上架存放，做好相关记录。第九章档案安全与保密第三十九条档案保密工作实行“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，严格遵守国家保密法律法规与本单位保密管理制度，确保档案信息安全。第四十条档案按涉密程度分为绝密、机密、秘密、内部、公开五个等级，不同密级的档案实行分级管理：（一）绝密级档案：指涉及国家核心秘密或本单位核心商业秘密，一旦泄露会对国家利益或本单位利益造成特别严重损害的档案，需单独存放在专用保险柜中，实行双人双锁管理，查阅需经单位主要领导批准，仅限指定人员查阅。（二）机密级档案：指涉及国家重要秘密或本单位重要商业秘密，一旦泄露会对国家利益或本单位利益造成严重损害的档案，需存放在专用保密柜中，查阅需经分管领导批准。（三）秘密级档案：指涉及国家一般秘密或本单位一般商业秘密，一旦泄露会对国家利益或本单位利益造成损害的档案，需存放在普通档案柜中，查阅需经部门负责人批准。（四）内部档案：指仅涉及本单位内部事务，不对外公开的档案，仅限本单位内部员工查阅，不得对外泄露。（五）公开档案：指已对外公开，不涉及任何秘密的档案，可按规定对外提供利用。第四十一条涉密档案的管理要求：（一）涉密档案的收集、整理、保管、利用、数字化、销毁等全流程均需符合保密管理规定，严禁涉密档案信息上网，严禁在非涉密计算机上处理、存储涉密档案。（二）涉密档案的数字化加工需在涉密场所内进行，使用涉密计算机，由本单位涉密人员操作，加工完成的涉密电子档案需存储在涉密存储介质中，与互联网物理隔离。（三）涉密档案的转递需通过机要交通或专人送取，不得通过普通邮寄、快递等方式转递，不得由个人随身携带。（四）档案管理员及其他涉密人员需签订《保密承诺书》，定期参加保密培训，严格遵守