采购管理制度

采购部管理制度

一、总则

第一条为了提高企业采购效率、明确岗位职责、有效减少采购成木，满足工企业对优质资

源的需求，深入规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

第二条规范采购过程保证采购物资能适质、适时、适量地供应生产、销售及有关作业所需，

对采购的全过程进行有效的I跟踪和控制。

第三条合用于企业生产、研发及其他所有需求日勺采购过程控制和采购环境控制。

二、部门概述

第四条部门职责

（1）采购计划编排.物料之订购及交期控制。

（2）产品、材料供应商的寻找、费料搜集、开发工作及供应商的选择与考核。

（3）对供应商体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）口勺评估及认证，以

保证供应商的优良性。

（4）与供应商的比价、议价谈判工作。

（5）及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质状况，以期提高产品品质及减

少采购成本。

（6）采购主管负责生产和样单采购到货率、品质合格率、成本下浮绩效的到达，

负责供应商报价审核、采购订单/协议审核工作：

（7）采购部经理负责确定供应商开发计划和执行方案，负责供应商资质的审核,

供应商报价审批、采购订单/协议审批、付款审核和部门人员管理。

第五条薪酬福利与绩效考核

采购部员工H勺薪酬福利及绩效考核，详见企业制定的有关《薪酬方案》及《绩效考

核方案》

第六条请购流程：需要物料的部门，需提前填写请购单，由部门经理，主管副总经理签字

后送至财务副总（李知）审核，统一由李姐下发到各处采购员。

•生产采购由生产部交仓管员确定库存,生产部确定最终采购数量签至财务副

总，有采购经理统一分发给采购员。

•样单采购需求由项目经理拟订交仓管员确定库存，如无签至财务副总，有采

购部经理下达命令可不需要供货企业提供四证。

•零星采购需求部门提出申请交仓管员确定库存，如无并签至财务副总，下发

到采购部，可不需要供货企业提供四证。

三、工作原则及工作内容

第七条请购及其规定

1.定义

•请购：指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定H勺格式填

写一份规定获得这些物料的单子的整个过程。

•生产采购：对已定型、有规律口勺生产物料进行周期性采购，包括原材料直接外购和

委外加工。

•样单采购：对样品订单需求的研发物料进行精确采购，包括原材料直接外购和委外

加工。

・零星来购：除生产、饼发以外的其他需求部门提出H勺配置计划及研发试验需求的物

料进行的采购。

2.请购单的要素

完整口勺请购单应包括如下要素：（1）请购的部门：（2）请购物品所属项目：（3）

请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购H勺物品数量；（6）请购H勺物品规格；（7）

请购物品的样品、图纸或技术资料等：（8）请购的物品H勺需求时间；（9）请购如有特殊

需要请备注；（10）请购单填写人：（11）请购部门主管：（12）请购单审核人：（13）

采购副总审核；（14）财务审核人；（15）企业总经理。

3.请购单及其提报规定

（1）请购单（零星采购、固定资产申购、其他材料设备及工程项目申购）应按照

要素填写完整、清晰，由企业领导审核同意后报采购部门；

<2）接受申购单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，库存

己超储积压的物资不采购的原则O

（3）请购部门在提报请购单是应规定采购部签字，接受人请购部门备份：

（4）波及时请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单H勺

电子文档也需一并提交；

（5）遇企业急需的物资或主管领导不在的状况下，可以或其他形式请示本部门

及采购部门主管副总，征得同意后提报采购部门；申购单流程手续在三天内必须补齐。

（6）假如是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面

阐明。

（7）请购单的更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报采购部。

4.企业物资请购单的提报部门

（1）企业经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；

（2）企业生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提

报：

（3）企业各部门专用的物资由各部门自行提报。

5.请购单的接受及分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责遂行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理：

<3）无法于请购部门需求日期办妥口勺应告知请购部门：

（4）重要的项目采购前应征求企业有关领导的提议。

第八条采购周期口勺规定

<1）单次采购的零星采购物料或预算在500元如下可市区采购的物资及产品的采

购周期不应超过5天

<2）单次采购金额预算在1000元的项目比价采购，采购周期不应超过15天：

（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部目行招标采购，采购周期不应

超过40天：

（4）单次采购金额预算在100万元以上H勺项目可委托代理招标企业代理招标，采

购周期不应超过60大；

（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定口勺时间提前提包请购单采购部如未

能准时完毕采购任务时应向企业领导阐明原因;

(6)碰到紧急采购应汇报企业领导采用迅速优先采购的方略：

第九条询价及其规定

1.询价请应认真审阅请购单邛J品名、规格、数量、名称，理解图纸及其技术规定，

碰到问题应及时口勺与请购部门沟通：

2.属于相似类型或属性近似的产品应整顿、归类集中打包采购；

3.对于紧急请购项目应优先处理；

4.采购人员在接到采购任务时向企业日勺合格供应商或新的供应商发出询价单。规

定对方书面或电子报价，单价超过500元或采购总价超过5000元的零部件，必须进行

至少二家询价。

5.对于请购部门需求H勺物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6.碰到重要的物资、项目或预估单次采购金额不小于10万的采购状况，询价前应

先向企业有关领导汇报拟邀请报价或投标单位口勺基本状况，

7.询价时对于相似规格和技术规定应对不一样品牌进行询价；

8.除固定资产外单次采购金额在1万元如卜项目可以自行采购；单次采购金额预

算金额在1万元以上的所有项目都应规定至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比

价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的

项目应由采购部组织招标，企业有关领导参与监督：单次采购金额预算价格在100万元

以上的项目由企业领导决定与否委托第三方机构代理招标；

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具有一定费质和实力，具有提供或完毕

我企业所需物资和项FI的能力;

10.在询价时碰到特殊状况应书面报请企业领导指示。

第十条比价、议价

1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量遂行确认：

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，与否其他厂商的价格最低，所报价

格的综合条件愈加突出：

3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向企业领导汇报状况，设定议价目的

或理想中标价格：

4.重要项目应通过一定的措施对于目日勺单位口勺实力，资质进行验证和审查，如通

过进行实地考察理解供应商的各方面的实力等；

5.参与比价口勺企业需要提供四证营业执照、税务登记证、组织机构代码、般纳

税人证明，如不是一般纳税人可提供三证.

第十一条协议的签订及其规定。

协议是当事人或当事双方之间设置、变更、终止民事关系H勺协议。依法成立的

协议，受法律保护。广义协议指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

(1)协议正文应包括的要素

A协议名称、编号、签订时间、签订地点；

A采购物品/项目日勺名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及协议总额，清单、技

术文献与确认图纸是协议不可分割H勺部分；

4包装规定：

上协议总额应含税，含运达企业的总价，特殊状况应注明：

d付款方式;

a工期：

金质量保证期：

△质量规定及规范；

<违约责任和处理纠纷H勺措施：

d双方的企业信息；

a其他约定。

（2）协议签订及其规定

1）如波及到技术问题及企业机密的，注意保密责任：

2）确定协议条款时一定要将多种风险减少到最低；

3）为防止协议工程量追加或追加无根据，打包采购肘规定供货方提供分项报价清

单：

4）遇货品订购数量较多且价值较大或难清点H勺状况时务必请厂商派代表来场协助

清点：

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量规定厂商延长产品质保期；

6）详细约定发票的提供时间及规定：

7）针对不一样的协议约定不一样的付款方式，如协议一般应分按照预付款、验收

款，调试服务款、质量保证金的次序明确付款额度、付款时间和付款条件等

8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

9）违约责任一定要详细、详细；

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行协议的签订工作;

11）协议签定进行巡签审查，由商务部审核；

12）协议巡签审杳通过后应由企业领导签字，加盖企业协议章方可生效；

13）签订的所有协议应及时报送财务部门。

第十二条付款及协议执行

1.付款规定

（1）所有已签订协议付款时应参照协议有关规定执行；

（2）按照进度付款的采购项目必须保证质检合格方口..付款；

（3）按照贵司规定和协议约定到达付款条件的协议提交财务部付款；

（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响协议的执行和供货

周期，遇特殊状况限延期付款的应及时日勺告知采购部并汇农企业领导。

2.协议执行

（1）已签订协议由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出

现问题，采购部应及时提出提议或补救措施，井及时告知请购部门及企业领导；

（2）已签订口勺协议在执行期间，应及时掌握合作单位对于协议义务和责任的履行

状况，跟踪并督促其保质保量，准时履约：

（3）协议在履行期间应按照上方约定严格执行协议，遇未尽事宜应及时协商并签

订补充协议：

3.采购协议管理

4.采购助理负责采购协议口勺发放和归档。采购协议存档期限5年，到期口勺已执行

完毕的采购协议，经财务、采购以及有关部门确认后可以销毁。

第十三条报验与入库

1、验货

工供应商已经履行完毕的协议，采购部应及时告知请购部门进行验收

▲申请部