酒店采购库房管理制度

酒店物资采购.入库.出库管理制度

第一章采购管理制度

物资采购是酒店经营管理中日勺重要环节，加强采购工作日勺管理

是减少物资成本、加速资金周转、提高经济效益日勺重要手段。

采购员是酒店采购工作日勺专业人员，酒店所需物品原则上均由其统

一购置，其他部门应予以支持、配合、监督。

一、采购的计划管理

加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。

1.客房部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主

管执总签订意见，分管总经理审批决策，转采购部；每月1.15日.

2.仓库自动补仓，由仓库保管根据存量和需求提出申请，填写物品申

购报主管执总、总经理同意后，转采购部；

3.其他零星物品的计划外紧急申购，由使用部门提出申请，经理根据

库存状况审核签字，送主管执总、总经理审批转采购部；

4.食品原材料批量采购采用定期补给日勺措施，由餐饮部报申购计划,

包括大宗批发原材料和调料、粮油等，交主管执总审批，转采购部；

5、餐饮部每天需购入的生鲜原材料，由厨师长、餐饮经理签字后，于

晚20:30前将采购单报采购员。白天补货14:00前

6、除食品原材料批量每日采购外，其他批量采购日勺必须报企业同意

后方可采购。

二、采购物资的择商和价格管理

采购物品坚持货比三家，严格价格控制。

1.所有申购计划或申购单送到采购员后，由其详细负责对申购计划、

申购单上的采购物资进行择商、确认和报'介；

2.采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整顿。对其中

有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误

后，按照规定时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务治

谈，通过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应

厂商名称后，送主管执总审批，转采购部；

3.所有采购物资日勺择商报价，必须由采购部在充足准备掌握市场行情

的J条件下择优确定，分管执总和使用部门有权根据专业经验对所需

物品日勺价格、质量、和行业原则提出质疑，并对所掌握日勺供应厂商及

购物意向要积极通报采购部，由其选定质优价廉服务保障的供应厂

商；

4、鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，对于长期供货（鲜活类）

的供应商，必须有供应约定期（15天）给酒店报价，酒店产品研发小

组进行市场询价，根据询价和供应商日勺报价进行最终的定价，双方签

名予以承认，根据双方签名的定价表进行收货。

5、所有供货商都必须提供有效证件和对应保证金，签订供应协议。

协议日勺执行和留档在酒店行政办。

三、采购物资的审批

所有采购物资经审批手续齐全后，方能实行购置。

1.采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管执

总、总经理审批，转采购部进行采购；总经理合理授权时，可将授权类

别审批权由执总签批暨生效。不管授权与否，最终签批人为审批负责

人。

2.采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门

经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计

划”及库存量对申购物资进行审核签字后,送主管执总审批，转采购

部进行采购；

3、采购原材料由各厨房于每日下午2点前报次日原材料采购单，由

厨师长、餐饮经理签字后报采购部，采购员根据采购单，告知各供货

商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。

四、特殊采购物资

1.对某些技术性强，或有特殊规定H勺，需现场选定或和需和商家有专

业沟通问询的采购物资，采购员可以邀请有关部门有关人员会同购

置或授权有关部门有关人员购置；

2、一般采购物品在5天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照

申购程序办理申购c若确有个别紧急需求,须经有关领导同意后，由

所需部门自行购置，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申

购、审批、收货手续。24小时完结。

六、采购物资日勺结算方式

第二章物资验收后，以“收货记录”做为结算根据，结算方式一律

采用定期支付。

第三章库房管理制度

一、库房安全管理制度：

1•库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要日勺有关人

员外，其他人员未经同意不得进入仓库。

2.因工作需要入仓日勺人员须有仓库管理人员陪伴，不得独自入仓。

3.一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。

4.仓库办公地点不得会客，其他部门员工也不得在此闲聊。

5.仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。

6.仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意出J其他部门或单

位日勺物品存仓。

7、定期检查消防设施，并接受保安部日勺检查、监督。

二、库房清洁管理制度：

1.库管员在自己的管理范围内要勤于打扫、整顿、保持库房洁净整洁。

2.库房周围不能堆放垃圾、杂品及其他废弃物。

3.库房物品摆放整洁，常常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。

4,采光、通风良好，常常检查库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。

5.常常清理库房死角，垃圾随时打扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”日勺

滋生。

6.伴随季节日勺不一样，库房应配放对应日勺灭四害药剂。

7、最底层货架距地面15-20CM.货品不能直接放在地上，应彻底防潮。

8、库管员应定期做到库房的全面卫生清理，检查工作。

9、管理人员应做好所有库房的检查记录，包括卫生、存储、保管等

记录。

三、库房管理制度：

（一）、实物管理：

1.泗水：一般泗水和饮料在常温下贮存，有些酒水需要稳定日勺温度，

应区别看待：

1.1.红酒应以室温或更凉某些的温度供应，最佳温度是低于20℃o

1.2.白酒供应温度8-10C,因此应先冷冻，送整瓶酒时应置于冰桶内。

13啤酒的饮用温度以6-8C为宜，它是唯一一种愈新鲜愈好的酒类，

（二）、档案管理

L库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单；

2.物品领料单；物品入库单；质量检查记录；物品盘点登记表；材料

会计报表等。

3.按不一样类别的档案资料分类保留，专人保管，并随时查阅

4.检查库房管理工作，以此原始资料为根据，随机抽查，互相制约。

5.档案要妥善保管。若因跨期过长需要销毁，必须报财务部长，同意

后方可销毁。

6、库房管理人员亦可以凭此档案为基准，全面展动工作，定期或不定

期检查各岗位工作的执行状况。

四、收货程序：

1、验收准备：重要是组织验收人员（库管及使用部门负责人）搜集

并熟悉验收凭证及物品的有关质量原则，准备对应精确的验收工具，

如：磅、称、量尺等。

2.查对证件

2.1.当货品送届时，收货员应先检查发票与申购单，或其他采购文献，

为了便利验收效率，应指示供应商在发票或送货凭证上写明酒店采

购文献的编号。

22如缺乏采购文献，保管应与采购部或有关部门获得联络，以便得

到他们的意见。

3、无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与保

管员联络验收，不容许采购人员或供应商直接将货品交与所需部门；

保管员视同为未入库商品，不得办入库。

4.各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全日勺

申购单进行验收，每次到货需儿方同步验收，根据申购单查对货品的

品名、规格、价格、质量、数量、金额与否一致，所有进货均应过磅

点数；

5.进货品品如有协议或小样，应根据协议原则和封存小样进行验收；

6.验收不入库房物资（直拨），根据审批手续齐全口勺采购单，仓管员

与使用部门授权人同步收货，按照采购单上的规定对物品日勺质量、数

量价格进行严格把关验收，验收合格保管员开据“收货记录”并注明

采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同步签字确认；

7、验收入库物资，根据审批手续齐全日勺采购单，仓库保管员收货,按

照采购单上的规定对物品日勺质量、数量、价格进行严格把关验收，验

收合格由保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货

商同步签字确认；

8、验收食品原材料，保管与指定厨师三人以上同步收货，对原材料的

质量、数量进行严格把关，验收合格，保管、厨师长、采购员（供货

商）同步签字确认；采购员需提供食品原材料购置原始票据，大类商

品必须提供屠宰证等必要证件。

9、所有进货如发现与申购单内容不符，保管员有权拒收，并及时上

报。对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留

存资料，为下次同类货品和同类供货商的验收提供根据；

10、实物检查：数量检查要按供需双方约定口勺或供货协议规定的计量

措施来检点，按重量供货W、J规定过称，按数量供货的要清点计数，有

定尺或定量包装供货的，必须进行抽检，在对饮品、食品验收过程中

还必须注意它们日勺保质期，通过实物检查也许发现某些问题，如证件

不全、包装破损、数量短少、质量不符合规定或已靠近过期日期等,如

有上述事情发生，货品将会被退回及告知采购部与有关部门联络处

理。收货时必须告知申购部门一起收货。

11、做收货记录：经验收货品品质等各方面完全符