合同移交登记表模板

合同移交登记表模板第一部分通用场景合同移交登记表（适用范围：跨部门常规合同移交、部门内部岗位调整合同移交、日常合同代管委托移交）一、登记表主表序号字段名称填写规则与要求标准填写示例移交双方确认栏（备注异常情况）1移交登记编号按“移交流程发起部门简称+年份+4位顺序号”规则编制，实行唯一编码制，不得重号、漏号、跳号，作废编号需标注“作废”并留存记录市运部〔2024〕移字第0012号□符合规则□不符合，原因：____移交人签字：____2移交发起日期填写移交流程正式发起的公历日期，精确到日，采用YYYY/MM/DD格式，发起日与实际移交日间隔不得超过3个工作日2024/05/20□符合要求□不符合，原因：____接收人签字：____3移交原因从预设选项勾选，选“其他”需附100字以上书面说明作为附件：□岗位调整□部门职能划转□合同代管委托□项目移交□其他____岗位调整（原合同管理岗张XX调任市场部副经理，合同管理职责移交执行岗李XX）□原因合规□不合规，原因：____监交人签字：____4移交人基础信息填写姓名、所在部门、岗位、工号、办公电话、私人联系电话，移交人需为合同原直接管理人，委托移交需附授权书张XX/市场运营部/合同管理岗/工号M0237/010-XXXXXXX/13XXXXXXXXX□信息准确□不准确，原因：____移交人签字：____5接收人基础信息填写姓名、所在部门、岗位、工号、办公电话、私人联系电话，接收人需具备对应合同类别的管理权限，无权限不得接收李XX/市场运营部/合同执行岗/工号M0241/010-XXXXXXX/13XXXXXXXXX□权限合规□不合规，原因：____接收人签字：____6监交人基础信息填写姓名、所在部门、岗位、工号，监交人为移交双方共同上级（部门经理及以上）或档案管理部/法务部专职专员，涉密合同监交人需包含保密岗人员王XX/市场运营部/部门经理/工号M0102□资质符合□不符合，原因：____监交人签字：____7合同所属项目/业务名称填写合同对应项目全称（与立项审批文件名称完全一致），跨多个项目的需全部列明；无项目的日常经营类合同填写业务模块名称2024年城市公共交通智能调度系统升级改造项目；行政办公类-2024年总部办公区房屋租赁□名称一致□不一致，原因：____移交人签字：____8合同编号填写合同正式生效版本的唯一编号，多份主从合同、补充协议需分别填写全部编号，编号需与法务部合同台账完全匹配主合同：HT-YUN-2024-0036；补充协议1：HT-YUN-2024-0036-补1；补充协议2：HT-YUN-2024-0036-补2□编号匹配□不匹配，原因：____接收人签字：____9合同名称填写合同封面载明的全称，不得使用简称、缩写，名称与封面不一致需备注原因《2024年城市公共交通智能调度系统升级改造项目技术服务合同》□名称准确□不准确，原因：____移交人签字：____10合同对方主体全称按合同签署顺序列明全部非我方主体的工商注册/身份证载明全称，对方为自然人的需备注身份证号，多方主体不得遗漏北京智通科技发展有限公司、XX市智慧城市研究院；自然人：刘XX（身份证号110101XXXXXXXXXXXX）□主体准确□不准确，原因：____接收人签字：____11合同金额（含税）币种默认为人民币，精确到分，大小写需完全匹配；外币合同需标注原币金额、折算汇率（合同签署日央行中间价）、折算后人民币金额；框架/单价/暂估合同需标注说明¥1,287,500.00（大写：人民币壹佰贰拾捌万柒仟伍佰元整）；框架协议，金额以实际结算为准；美元200,000.00（汇率7.128，折人民币1,425,600.00）□金额准确□不准确，原因：____移交人签字：____12合同生效日期未约定生效条件的填写最后一方签署日期；约定生效条件的填写条件达成日期；需行政审批的填写批准文件日期；附条件生效的需备注证明文件名称2024/03/15；2024/04/20（附：市发改委批复文件〔2024〕123号）□日期准确□不准确，原因：____接收人签字：____13合同履行期限填写合同约定的履行起止日期，分期履行的需注明各核心节点时间；无固定期限的填写“无固定期限，自生效日起至双方协商解除之日止”2024/03/15至2025/03/14，共12个月；核心节点：系统上线2024/09/15、终验2025/02/15□期限准确□不准确，原因：____移交人签字：____14当前履行状态从预设选项勾选，履行中需标注进度及核算标准；涉诉需标注阶段及案号：□未履行□履行中（进度____%，核算标准：____）□已履行完毕□中止□终止□涉诉（阶段：____案号：____）履行中（进度42%，核算标准：已付款占总金额比例）；涉诉（阶段：一审案号：（2024）京01民初123号）□状态属实□不属实，原因：____接收人签字：____15纸质合同份数分别标注原件、复印件份数，原件份数需与合同约定我方持有份数匹配；原件不足的需出具说明并经法务部审批原件：2份；复印件：3份；原件缺1份，附法务部审批的遗失说明□份数匹配□不匹配，原因：____移交人签字：____16电子合同存储路径填写合同扫描件、电子签署版在公司内部存储系统的完整绝对路径；涉密合同不得填写公开路径，需单独登记涉密载体编号公司云盘/法务部/合同台账/2024年Q1/HT-YUN-2024-0036_技术服务合同（含2份补充协议）；涉密载体编号：SM-2024-0056□路径有效□无效，原因：____接收人签字：____17附属文件清单列明随合同移交的全部附属文件名称、份数、是否原件，按“立项审批-签署类-履行类-验收类-争议类”顺序排列；文件超过10份的需附专用清单作为附件1.项目立项审批表（原件1份）；2.合同会签单（原件1份）；3.阶段性验收报告（原件1份）；4.付款凭证复印件（3份）；5.往来函件（原件2份）□账实相符□不相符，原因：____接收人签字：____18未了结事项说明详细列明合同项下未完成的履行事项、时间节点、对方对接人（姓名+职务+电话）、需跟进的核心要求；无未了结事项的填写“无”，不得空白1.2024年6月10日前需完成第二阶段需求评审，对接人：对方项目总监刘XX（13XXXXXXXXX），需提前3个工作日提交评审材料；2.2024年6月15日前需提交Q2付款申请，金额¥386,250.00，需附进度证明□事项清晰□不清晰，原因：____接收人签字：____19风险提示列明已识别的风险等级（一般/较大/重大）、风险内容、已采取的应对措施、后续跟进要求；无风险的填写“无”，不得空白1.较大风险：对方当前进度滞后3天，合同约定逾期违约金每日0.5‰，最高不超过总金额5%，已发催告函1份，后续需每周跟进进度；2.保密要求：涉及用户核心数据，不得向第三方泄露□风险完整□有遗漏，原因：____监交人签字：____20移交双方签字确认移交人、接收人亲笔签名并标注日期，电子移交使用公司统一电子签名系统生成的合规签名，不得使用打印名、私章或自行制作的电子签名移交人：张XX日期：2024/05/22；接收人：李XX日期：2024/05/22（如有补充说明填写此处）21监交人审核确认监交人对移交全过程、全部内容的真实性、完整性监督审核后亲笔签名并标注日期监交人：王XX日期：2024/05/22（如有补充说明填写此处）22档案部门备案确认仅跨部门移交、离职移交、归档移交需填写，档案管理部门收到备案材料后签字注明日期，部门内部移交无需本栏备案人：赵XX日期：2024/05/23（如有补充说明填写此处）1.编号管理规则：各部门合同管理员负责本部门移交登记编号的编制与管理，编号前缀由档案管理部统一分配，2024年起执行标准为：市场运营部（市运部）、技术研发部（技研部）、财务管理部（财管部）、人力资源部（人力部）、行政后勤部（行后部）、采购管理部（采管部）、法务合规部（法务部）、客户服务部（客服部），新增部门需提前3个工作日向档案管理部申请编号前缀。编号实行年度连续排序，每年1月1日重置顺序号，作废编号需在编号台账中标注“作废”及作废原因，留存作废的登记表原件，年度终了后由档案管理部对全年编号进行统一核销，确保重号率、漏号率为0。2.信息一致性要求：登记表所有字段信息需与合同原件、法务部合同管理系统台账信息三方完全一致，出现不一致的需由移交人出具《合同信息差异说明》，经部门负责人签字、法务部审核确认后作为登记表附件留存，不得直接修改合同原始信息。涉及合同主体变更、金额调整、期限变更等内容的，需同步移交变更协议及对应的审批文件，未提供变更文件的，接收人有权拒绝接收，由此导致的移交延误由移交人承担责任。3.纸质材料要求：纸质合同原件需完整无破损、无涂改，骑缝章清晰可辨，签署页各方签字盖章齐全，无漏签、漏盖情况。复印件需使用A4纸单面打印，字迹清晰可辨，不得使用传真件直接归档。所有纸质材料需按“合同原件在前、附属文件在后，原件在前、复印件在后”的顺序整理，左侧装订，标注连续页码，页码位于页面右下角，不得压盖文字内容。4.电子材料要求：电子合同需同时提交PDF格式盖章扫描版和可编辑的Word版（如有），扫描件需包含合同全部页面（含封面、目录、所有正文页、骑缝章页、签署页、附件页），分辨率不低于300DPI，不得缺页、漏扫、倒页。电子文件命名规则为“合同编号+合同简称+版本号”，如“HT-YUN-2024-0036_智能调度技术服务合同_V1.0”。涉密电子合同需存储在公司统一配发的涉密存储介质中，不得在非涉密计算机、互联网云盘中存储。5.签字确认要求：所有签字栏需由本人亲笔签署，签署日期需与实际日期一致，不得提前或倒签。因特殊情况无法本人签字的，需出具经本人签字确认的《合同移交授权委托书》，明确授权范围、授权期限，由被授权人代签，授权委托书需作为登记表附件留存。电子签名需使用公司采购的法大大电子签名系统生成的合规签名，不得使用自行制作的电子图片、手写签名扫描件代替。第二部分专项场景合同移交登记表场景一：离职人员合同移交专用登记表（适用范围：员工因辞职、辞退、退休、内部调动等原因离职时的合同管理职责移交）序号字段名称填写要求填写示例确认栏1离职人员信息填写姓名、部门、岗位、工号、离职类型（辞职/辞退/退休/调动）、预计离职日期张XX/市场运营部/合同管理岗/工号M0237/辞职/2024/05/25人力资源部确认：____日期：____2接收人信息填写姓名、部门、岗位、工号，接收人需为同部门在岗正式员工，具备合同管理权限李XX/市场运营部/合同执行岗/工号M0241部门负责人确认：____日期：____3移交合同总数量按合同类型分别统计：采购类____份、销售类____份、服务类____份、其他____份，合计____份采购类3份、销售类12份、服务类5份、其他2份，合计22份□数量准确□不准确，原因：____4移交材料清单勾选全部移交材料：□纸质合同原件及复印件□电子合同及附属文件□部门合同管理台账□未了结事项跟进记录□对方联系人名录□历史沟通记录（邮件/会议纪要/微信记录导出件）□其他____□纸质合同原件及复印件□电子合同及附属文件□部门合同管理台账□未了结事项跟进记录□对方联系人名录□历史沟通记录□材料齐全□不齐全，原因：____5未了结合同数量统计未履行完毕、涉诉、有争议的合同数量，附明细清单未履行完毕11份、涉诉1份、有争议0份，合计12份，明细见附件□明细清晰□不清晰，原因：____6重点事项说明列明金额100万以上、有重大风险、涉诉的合同的核心情况及跟进要求1.HT-YUN-2024-0036智能调度项目合同，金额128.75万，履行中，进度滞后3天，需重点跟进；2.HT-XS-2023-0128设备销售合同，金额86万，涉诉一审阶段，对接法务部刘XX□说明完整□不完整，原因：____7系统权限变更确认合同管理系统、档案系统、云盘权限的变更情况□已提交权限变更申请□待提交申请人：____日期：____信息部确认：____日期：____8各部门签字移交人、接收人、监交人（部门经理）、人力资源部、法务部分别签字确认移交人：____接收人：____监交人：____人力部：____法务部：____日期：____——1.时限要求：员工提交离职申请后1个工作日内启动合同移交，最迟在离职日前2个工作日完成全部移交手续，未完成移交的，人力资源部不予办理离职证明，不予结算剩余薪资及绩效。2.清点要求：接收人需逐份核对移交的合同及材料，与部门合同台账、法务部系统台账逐一比对，确保账实相符，核对时间不得少于2个工作日，核对过程中发现的问题需当场提出，由移交人负责整改。3.权限要求：移交完成后1个工作日内，由部门文员提交系统权限变更申请，关闭离职人员的合同管理系统、档案系统、云盘相关权限，信息部需在2个工作日内完成权限调整，调整结果反馈至部门及人力资源部。4.代管规则：部门内部无合适接收人的，由部门负责人暂时代管，代管期限不得超过15个工作日，逾期需向法务部提交书面说明，明确后续接收人选及时间安排。场景二：项目完结合同归档移交登记表（适用范围：项目全部履行完毕、验收合格后，项目组向档案管理部门移交全部合同档案的场景）序号字段名称填写要求填写示例确认栏1项目基本信息填写项目编号、项目名称、项目负责人、项目验收日期、项目总金额项目编号：XM-YUN-2024-003；项目名称：2024年智能调度系统升级项目；项目负责人：王XX；验收日期：2025/02/20；总金额：128.75万项目管理部确认：____日期：____2合同档案总数量统计主合同、补充协议、附属文件的总份数、总页数主合同1份、补充协议2份、附属文件18份，合计21份，总页数126页□数量准确□不准确，原因：____3档案密级按公司保密规定划分：□公开□内部□秘密□机密□绝密□内部□密级合规□不合规，原因：____4保管期限按合同重要程度划分：□永久□30年□10年，标注起算日期□30年，起算日期：2025/02/20□期限准确□不准确，原因：____5存储信息填写档案盒编号、档案柜编号、存放位置，电子档案填写备份服务器编号纸质档案盒编号：DA-HT-2025-0012；档案柜编号：A区-03-05；电子备份服务器：FWQ-DA-02□位置准确□不准确，原因：____6归档质量检查勾选检查项：□装订整齐□页码连续□字迹清晰□签字盖章齐全□材料完整□电子文件可读□卷内目录齐全□备考表填写规范□装订整齐□页码连续□字迹清晰□签字盖章齐全□材料完整□电子文件可读□卷内目录齐全□备考表填写规范□质量合格□不合格，原因：____7签字确认移交人（项目资料员）、接收人（档案管理员）、监交人（项目负责人+档案部经理）签字移交人：____接收人：____监交人：____日期：____——1.归档时限：项目终验合格后30个工作日内，项目组需完成全部合同材料的整理、装订、移交工作，逾期未移交的，暂停项目组所有成员的绩效发放，直至完成移交。2.质量要求：纸质档案需使用无酸纸打印，左侧胶装或线装，不得使用订书钉、回形针等金属装订物；卷内目录需列明每份文件的序号、名称、日期、页码；备考表需注明立卷人、检查人、立卷日期、档案完整情况。电子档案需同时备份至本地服务器和异地备份服务器，备份数据每年校验一次，确保数据可读、不丢失。3.利用要求：归档后的合同档案查阅、借阅需严格执行公司档案管理制度，原件原则上不得带出档案室，确需带出的需经分管领导审批，借阅期限不得超过7个工作日，到期需归还，续借需重新办理审批手续。场景三：涉密合同移交专用登记表（适用范围：涉及国家秘密、公司核心商业秘密的合同移交场景）序号字段名称填写要求填写示例确认栏1涉密等级标注密级：□秘密□机密□绝密，标注保密期限□机密，保密期限10年保密办确认：____日期：____2涉密载体信息纸质载体：份数、密封袋编号；电子载体：类型（U盘/硬盘/光盘）、编号、存储容量纸质载体：2份，密封袋编号：MJ-FD-2024-0089；电子载体：涉密U盘，编号：MJ-UP-2024-012，容量32G□载体合规□不合规，原因：____3知悉范围列明允许知悉该合同的全部人员姓名、岗位王XX（部门经理）、李XX（合同管理岗）、赵XX（涉密档案岗）□范围合规□不合规，原因：____4移交方式勾选移交方式：□专人送递（2人以上）□涉密内部通道□其他____□专人送递（张XX、李XX2人共同送递）□方式合规□不合规，原因：____5移交过程记录记录移交的时间、地点、参与人员、过程情况2024/05/2214:30-15:00，在涉密办公区302室，张XX、李XX、赵XX3人在场，当场核对密封袋完好，签字确认后存入涉密档案柜□过程合规□不合规，原因：____6脱密要求标注原持有人的脱密期要求、需销毁的个人留存材料情况原持有人张XX脱密期6个月，已销毁个人留存的所有涉密材料，销毁人：张XX、监销人：王XX□脱密合规□不合规，原因：____7签字确认移交人、接收人、监交人（保密办人员）、保密办负责人签字移交人：____接收人：____监交人：____保密办负责人：____日期：____——1.场所要求：涉密合同移交必须在涉密办公区域内进行，不得在非涉密区域、公共区域办理，移交过程中需有2名以上涉密人员在场，不得单人携带涉密合同外出。2.载体要求：涉密纸质合同需装入专用涉密密封袋，封口处加盖涉密专用章及移交人、监交人名章；涉密电子合同需存储在公司统一配发的涉密存储介质中，不得使用私人存储介质、非涉密存储介质存储，不得通过互联网、普通邮件、微信等非涉密渠道传输。3.登记要求：涉密合同移交登记需使用涉密计算机填写，打印在涉密纸张上，登记完成后存入涉密档案，不得在非涉密计算机上留存任何相关信息，不得向非涉密人员透露任何涉密合同内容。场景四：机构调整批量合同移交登记表（适用范围：部门合并、拆分、职能划转等涉及批量合同整体移交的场景）序号字段名称填写要求填写示例确认栏1机构调整信息填写调整文件编号、调整类型（合并/拆分/职能划转）、原部门名称、新部门名称文件编号：HR〔2024〕23号；调整类型：职能划转；原部门：市场运营部；新部门：客户服务部人力资源部确认：____日期：____2批量移交概况移交合同总份数、总金额（含税）、其中未履行完毕份数、涉诉份数总份数：68份；总金额：¥12,680,000.00；未履行完毕：32份；涉诉：2份□数据准确□不准确，原因：____3明细清单附件标注附件数量、附件名称，明细清单需包含每一份合同的编号、名称、金额、履行状态等信息附件1：《批量移交合同明细清单》（共3册，68条记录）；附件2：《未了结事项汇总表》（共32条）□附件齐全□不齐全，原因：____4移交时间安排列明启动时间、核对时间、正式移交时间、备案时间启动时间：2024/06/01；核对时间：2024/06/01-2024/06/07；正式移交：2024/06/10；备案时间：2024/06/12□安排合理□不合理，原因：____5监交组信息列明监交组成员（法务部、档案部、人力部各1人）、组长组长：刘XX（法务部经理）；成员：赵XX（档案部）、陈XX（人力部）□组成合规□不合规，原因：____6签字确认原部门负责人、新部门负责人、监交组组长、分管领导签字原部门负责人：____新部门负责人：____监交组组长：____分管领导：____日期：____——1.时限要求：机构调整文件下发后10个工作日内，原部门需完成全部合同的梳理、清点，编制明细清单，经部门负责人签字确认后提交至新部门及法务部；新部门需在5个工作日内完成清单核对，核对无误后组织现场移交。2.核对要求：批量移交需逐份核对合同信息，不得采用抽核方式，核对过程中发现的问题由原部门负责整改，整改完成后方可移交；核对无误后，双方在明细清单上逐页签字确认，明细清单作为登记表附件留存，一式四份，原部门、新部门、法务部、档案管理部各留存一份。3.衔接要求：移交完成前，原部门需继续履行合同管理职责，不得因机构调整延误合同履行；移交完成后，新部门需在3个工作日内完成系统信息更新、权限调整，确保合同管理工作无缝衔接。第三部分合同移交前置校验清单（移交双方需在正式移交前完成全部校验项，校验不通过的不得启动移交程序，校验结果作为登记表附件留存）校验类别序号校验内容校验标准校验结果（是/否）不通过整改措施整改完成日期基础信息校验1合同编号与法务部合同台账编号完全一致无差异基础信息校验2合同名称与合同封面载明名称完全一致，无简称、缩写无差异基础信息校验3合同对方主体名称与工商登记信息/身份证信息完全一致无差异基础信息校验4合同金额大小写匹配，与合同约定完全一致，外币折算规则合规无差异基础信息校验5合同生效日期、履行期限与合同约定完全一致无差异基础信息校验6移交人是合同原直接管理人，具备移交资格符合要求基础信息校验7接收人具备对应合同的管理权限，无越权接收情况符合要求基础信息校验8监交人资质符合要求，为双方共同上级或法务/档案/保密专员符合要求实体材料校验9纸质合同原件份数与合同约定我方持有份数一致数量匹配实体材料校验10纸质合同无涂改、破损、缺页，骑缝章清晰，签字盖章齐全完整有效实体材料校验11电子合同扫描件清晰、完整，无缺页、漏扫，可正常读取完整可读实体材料校验12附属文件与清单所列内容完全一致，账实相符账实相符实体材料校验13涉密合同载体符合涉密存储要求，无泄露风险合规安全履行状态校验14合同履行状态与实际情况一致，无隐瞒、虚报属实无误履行状态校验15履行进度有明确的证明材料，核算标准符合合同约定依据充分履行状态校验16已履行完毕的合同有完整的验收、结算证明材料材料齐全履行状态校验17中止、终止的合同有对应的协议或审批文件手续齐全履行状态校验18未了结事项清晰明确，有具体的时间节点、对接人、跟进要求可落地执行风险事项校验19已识别的风险全部列明，无隐瞒、遗漏完整无漏风险事项校验20风险等级划分准确，已采取的应对措施有书面记录准确可查风险事项校验21涉诉合同材料完整，案件进度清晰，有下一步工作计划清晰明确风险事项校验22保密要求清晰，知悉范围符合规定合规可控系统信息校验23合同管理系统中合同条目信息完整，与纸质合同一致信息一致系统信息校验24合同附件已全部上传至系统，可正常查阅下载完整可用系统信息校验25合同履行记录、付款记录已同步录入系统，更新及时同步准确系统信息校验26涉密合同信息已录入涉密管理系统，符合保密要求合规安全1.全部26项校验结果均为“是”的，方可启动正式移交程序；2.存在1-2项一般问题（如复印件不清晰、页码标注不规范）的，移交人需当场整改，整改合格后可启动移交；3.存在3项以上一般问题或1项以上重大问题（如合同原件缺失、风险隐瞒、信息不实、涉密载体不合规）的，暂停移交程序，移交人需在3个工作日内完成整改，整改完成后重新申请校验，逾期未整改的，由部门负责人约谈相关责任人。第四部分合同移交后续管控规则1.台账与权限更新：接收人需在移交完成后1个工作日内更新公司合同管理系统中的合同管理人信息，同步更新部门内部合同台账，确保系统信息与实际管理职责一致；信息部需在2个工作日内完成相关系统权限的调整，关闭原管理人的相关权限，开通接收人的对应权限。档案管理部门需在备案完成后2个工作日内更新档案管理系统中的移交记录，关联对应合同档案条目。2.未了结事项跟进：接收人需针对移交的未了结事项建立专门的跟进台账，明确每个事项的完成时限、责任人、对接人，每周跟进进度，更新跟进记录；较大及以上等级的风险事项需每日跟进，及时向部门负责人及法务部汇报进展，不得因移交导致事项延误、风险扩大。每季度末，部门合同管理员需对本季度移交合同的未了结事项完成情况进行统计，形成《移交合同跟进情况统计表》上报法务部。3.档案管理要求：归档类移交完成后，档案管理部门需在5个工作日内完成合同档案的分类、编号、上架工作，纸质档案需放入防磁、防火、防潮、防虫的专用档案柜，电子档案需备份至专用存储服务器，每半年进行一次异地备份，每年进行一次数据校验，确保档案安全完整。档案保管期限到期后，由档案管理部提出销毁申请，经法务部、审计部审核、分管领导审批后方可销毁，销毁需有2人以上在场，出具销毁记录。4.年度审计与考核：每年12月下旬，由法务部牵头，联合档案管理部、财务管理部、审计部组成专项审计小组，对全年的合同移交情况进行审计，审计内容包括移交程序合规性、移交材料完整性、登记信息准确性、未了结事项跟进情况、风险处置情况、档案管理情况等。审计结束后形成审计报告上报公司管理层，对审计中发现的问题下达整改通知书，要求相关部门在15个工作日内完成整改，整改情况纳入部门年度绩效考核，占比不低于5%。5.责任划分与追究：（1）移交前发生的合同管理问题、风险隐患，由