2026年度学校印章使用管理方案

2026年度学校印章使用管理方案为进一步规范学校印章管理，保障印章使用的合法性、安全性和有效性，维护学校正常管理秩序与权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《民办非企业单位印章管理规定》等相关法规，结合学校实际情况，制定本管理方案。本方案适用于学校各类法定印章、专用印章及电子印章的刻制、保管、使用、变更与废止全流程管理。一、印章分类与界定学校印章分为以下五类，各类印章的法律效力与使用范围严格区分：（一）法定印章1.学校行政公章：代表学校法人主体资格，用于以学校名义出具的行政公文、合同协议、证明文件、报表材料等法定事项。2.学校党委公章：代表学校党组织，用于以学校党委名义出具的党内公文、组织关系证明、党员材料审核等党内事务。（二）部门及二级单位印章1.职能部门印章：包括校长办公室、教务处、学生处、财务处等职能部门公章，用于本部门职责范围内的一般性事务（如通知、证明、材料审核等），不得用于对外签订合同或具有法律约束力的文件。2.二级学院（部）印章：各学院（部）公章，用于本院（部）教学、科研、学生管理等内部事务，使用范围限于学院（部）职责权限内。（三）专用印章1.业务专用章：包括财务专用章、学籍管理专用章、合同专用章、档案专用章等，仅用于特定业务领域（如财务专用章仅限财务收支、银行往来等财务事务；合同专用章仅限以学校名义签订的经济合同）。2.电子签名章：通过电子签名系统生成的数字化印章，与实体印章具有同等法律效力，仅限在学校指定电子办公平台（如OA系统、教务管理系统）中使用。（四）临时印章因专项工作（如评估、庆典、临时机构）需要刻制的临时印章，有效期与专项工作周期一致，工作结束后须立即废止并交回保管部门。（五）领导签名章学校法定代表人或授权负责人的签名章，用于需要领导签署的文件（如报表、证书等），使用时需与领导授权书或签字样本核对一致。二、管理原则与责任主体（一）管理原则1.分级管理：学校行政公章、党委公章由校长办公室（以下简称“校办”）统一管理；部门及二级单位印章由各部门、学院（部）自行管理，接受校办监督；专用印章由业务主管部门（如财务专用章由财务处管理）负责。2.权责一致：印章保管人即为第一责任人，对印章使用的合规性、安全性负直接责任；审批人对用印事项的合法性、真实性负领导责任。3.规范高效：严格执行“先审批、后用印”流程，确保用印记录可追溯；同时优化审批环节，避免繁琐程序影响工作效率。（二）责任主体1.校办：统筹全校印章管理，制定管理制度，监督各部门执行情况；负责学校行政公章、党委公章的保管与使用；审核全校印章刻制、变更、废止申请。2.各部门/学院（部）：指定专人（原则上为部门办公室主任或行政秘书）作为本部门印章保管人，明确保管人岗位职责；建立本部门印章使用台账，定期向校办报备使用情况。3.业务主管部门：专用印章管理部门（如财务处、教务处）需制定专项使用细则，明确用印范围、审批权限（如财务专用章需经财务处长审批），并对印章使用结果负责。4.印章保管人：须为政治素质高、责任心强的正式在职人员，签订《印章保管责任书》；负责印章日常保管（存放于带锁保险柜，禁止随身携带外出）、用印审核（核对审批单与文件内容一致性）、登记备案（填写《用印登记本》）及定期检查（每周检查印章存放状态，每月核对用印记录）。三、印章使用全流程管理（一）用印申请与审批1.申请材料：用印需填写《学校印章使用审批单》（附件1），注明用印事由、文件名称（或内容摘要）、用印数量、申请人及联系方式。对外合同、协议、承诺书等具有法律约束力的文件，须附法律事务部门审核意见；涉及财务收支、资产处置的文件，须附财务部门或资产管理部门审批意见；以学校名义出具的证明类文件（如学历证明、收入证明），须附相关业务部门核实材料（如学籍系统截图、工资发放记录）。2.审批权限：学校行政公章、党委公章：单次用印≤5份且不涉及重大事项（如合同、协议）的，由校办主任审批；涉及重大事项或用印≥6份的，须经分管校领导审批；部门及二级单位印章：由部门负责人审批；专用印章：按业务主管部门规定执行（如合同专用章须经法务部门审核、分管校领导审批；财务专用章须经财务处长审批）；领导签名章：须经本人或授权委托人签字确认（授权委托人需提前向校办备案）。（二）用印操作与登记1.现场用印：用印须在保管人监督下进行，禁止申请人自行用印。保管人需核对以下内容：审批单与文件内容是否一致（如文件标题、编号、关键条款）；文件是否有修改痕迹（如有，需申请人提供审批人确认签字）；用印位置是否规范（骑缝章需覆盖全部页面，公章需端正清晰）。2.登记要求：用印后须填写《用印登记本》（附件2），登记内容包括：用印日期、时间；用印人姓名、所属部门；文件名称及编号（如无编号，填写内容摘要）；用印数量、审批人姓名；保管人签字确认。3.电子用印：使用电子印章时，需通过学校统一身份认证登录电子签章系统，选择对应印章类型，系统自动生成用印日志（包括操作时间、用户IP、文件哈希值），日志保存期限不少于10年。（三）特殊情况处理1.紧急用印：因突发事件（如招生录取、应急报告）需紧急用印且无法及时完成审批的，申请人须电话向审批人说明情况，经审批人口头同意后，由保管人登记“紧急用印”并记录审批人姓名、联系电话，24小时内补交书面审批单。2.异地用印：原则上禁止携带实体印章外出。因特殊原因（如招标现场、合作签约）需携带的，须填写《印章外出使用审批单》（附件3），经校办主任审核、分管校领导批准后，由2名正式员工（其中1名为保管人）共同携带，用印时全程录像留痕，返回后24小时内交回印章并提交用印情况报告。3.批量用印：单次用印≥20份的（如录取通知书、证书），申请人需提供文件样本，经审批人确认后，由保管人批量用印并全程监督，用印后随机抽查5%文件核验印章质量。四、印章刻制、变更与废止管理（一）刻制流程1.申请：新设立部门、专用印章或因损坏需重新刻制的，由申请部门填写《印章刻制申请表》（附件4），说明刻制理由、印章类型（含尺寸、样式）、使用范围。2.审核：校办对申请进行合规性审查（如部门是否正式成立、专用印章是否有明确业务需求），涉及党委印章的需经党委办公室会签，涉及专用印章的需经业务主管部门审核。3.刻制：通过审核后，由校办统一委托公安机关备案的刻章单位制作，禁止任何部门或个人自行刻制。（二）启用与备案新刻印章启用前，校办需在学校官网发布《印章启用公告》，明确印章样式、使用范围及启用日期；同时将印章印模（实体章扫描件、电子章数字证书）存档备案，保存期限与学校档案管理要求一致。（三）变更与废止1.变更情形：因部门更名、职能调整需变更印章内容的，按刻制流程重新申请，原印章同时废止。2.废止流程：主动废止：因机构撤销、业务终止等原因需废止印章的，由管理部门填写《印章废止申请表》（附件5），交校办审核；被动废止：因印章丢失、损坏需废止的，管理部门须立即报告校办，在市级以上公开发行的报纸上刊登《印章作废声明》，并按刻制流程重新申请；废止印章由校办统一收回，登记后送公安机关指定机构销毁，销毁记录存档备查。五、监督检查与责任追究（一）监督机制1.日常检查：校办每季度对各部门印章管理情况进行抽查，重点检查：印章保管是否符合“双人双锁”要求（专用印章可单人保管，但保险柜钥匙与密码须分离）；用印登记是否完整（是否漏登、错登，审批单与登记内容是否一致）；电子印章系统日志是否异常（如非工作时间用印、异地登录）。2.专项审计：学校审计部门每年对印章使用情况进行专项审计，重点核查重大合同、财务文件的用印合规性，形成审计报告并反馈整改意见。3.社会监督：在学校官网公布印章管理咨询电话（非对外公开），接受教职工、学生及合作单位对违规用印行为的举报，举报事项须实名并提供线索，校办3个工作日内启动调查。（二）责任追究1.违规行为认定：包括但不限于——未按流程审批用印；伪造、篡改审批单；擅自刻制、变更、废止印章；因保管不当导致印章丢失、被盗；利用印章谋取私利或造成学校经济损失。2.处理措施：情节较轻（如漏登用印记录、未及时报备变更）：由校办对责任部门及保管人进行通报批评，责令限期整改；情节较重（如违规用印造成不良影响）：取消责任部门当年评优资格，对保管人扣除1-3个月绩效工资，对审批人进行诫勉谈话；情节严重（如伪造印章、造成重大经济损失）：移交纪检监察部门处理，构成违法的移送司法机关追究刑事