档案检查整改报告

档案检查整改报告为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》相关要求，切实堵塞档案管理漏洞，筑牢档案安全防线，我单位于2023年8月15日至9月5日，组织办公室、保密办、财务科、人事科成立联合检查组，对本级12个内设科室、3个直属事业单位、8个下辖街道办事处2018-2023年的档案管理工作开展了全覆盖专项检查，对发现的问题逐一建立台账，明确整改措施、责任主体和完成时限，确保所有问题清仓见底、整改到位。现将检查及整改有关情况报告如下：一、专项检查工作开展总体情况本次检查坚持“问题导向、全面覆盖、从严从实”的原则，不发通知、不打招呼、直奔现场，确保检查结果真实反映档案管理实际水平。（一）检查范围实现全覆盖。检查对象覆盖所有承担档案归集义务的内设科室、直属单位和街道办事处，检查内容涉及文书、会计、科技（项目）、声像、实物、干部人事6大门类档案，延伸覆盖档案责任体系建设、制度执行、实体保管、数字化建设、利用服务、安全防护全流程环节，不留监管盲区。（二）检查流程突出严标准。严格对照《档案法》、国家档案局第13号令《机关档案管理规定》、《数字档案室建设指南》以及省档案工作规范化测评细则，采取“逐卷清点、逐件核验、系统比对、现场问询”四步工作法：逐卷清点档案实体数量，核对账实是否相符；逐件核查档案归档质量、整理规范、保管期限划分是否准确；逐一比对数字档案条目与实体内容是否匹配、扫描质量是否达标；一对一访谈专兼职档案人员，了解其业务能力、制度落实情况。累计核查实体档案12763卷、219487件，比对数字档案目录条目23.7万条，按10%比例抽检数字化扫描件12.4万页，访谈专兼职档案人员27名。（三）问题梳理建立实台账。对检查发现的问题分类登记，其中档案存放不整齐、温湿度登记不及时、零散金属装订物未拆除等可立行立改的问题42个，当场督促责任主体整改到位；对需要一定时间整改的档案归集不全、保管隐患、数字化质量不达标等问题95个，逐一明确问题具体表现、涉及数量、责任单位、整改时限、验收标准，形成《档案检查问题整改台账》，实行“销号管理”，确保问题不遗漏、责任不悬空。二、检查发现的主要问题（一）档案管理责任体系存在短板一是责任传导存在断档。3个业务科室、2个直属单位未明确固定档案联络员，5个单位调整档案联络员后未向归口管理的办公室报备，导致工作衔接出现空窗；7个科室2022年度未按季度开展科室内部档案预归集，累计零散存放应归档文件1247件，其中业务二科因2022年7月联络员轮岗未做工作交接，2022年3-8月牵头实施的3个省级民生试点项目的验收材料、调研记录、资金拨付凭证共319件，零散存放在前任联络员个人办公柜中，未纳入科室档案管理序列；2个街道办事处将档案工作全部交由党政办1名临聘人员负责，分管领导2022年度未专题听取档案工作汇报，未研究解决库房不足、设备老化等实际问题，档案工作处于“没人管、没人抓”的状态。二是制度执行存在宽松软问题。4个单位未严格落实档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度，归档范围界定模糊，比如直属后勤服务中心将2019-2021年职工食堂食材采购凭证、公共区域物业巡检记录、固定资产盘点台账共312件材料认定为不归档材料，随意堆放在杂物间准备销毁，上述材料是单位“三公”经费使用、资产管理的重要凭证，属于30年保管期限的归档范围；3个科室存在“重业务推进、轻档案留存”的倾向，项目结题后未按规定在6个月内向档案室移交项目档案，2021年完工的4个民生服务项目档案共179件，散落在3名项目承办人手中，未完成统一归档。三是经费保障存在缺口。2023年度全系统安排档案专项经费12.8万元，仅占年度公用经费总额的0.37%，低于省定机关档案规范化建设要求的0.8%最低保障标准，经费缺口约14.9万元，导致部分设备更新、库房改造、档案修复工作无法正常开展；2个街道无独立档案库房，1200余卷档案与清洁工具、废旧办公设备混放在储物间，未配备防盗门窗、消防灭火设备、温湿度调控设备，档案安全缺乏基本保障。（二）实体档案管理质量有待提升一是文书档案归档质量不达标。累计核查2018-2023年文书档案7234卷、164291件，共发现问题47个：首先是归档材料不齐全，1127份正式发文缺失发文稿纸、领导签批单、正式附件，占抽检文件总量的0.69%，比如2021年印发的《公共服务事项办理规范（2021版）》，正文明确列有12项具体服务流程附件，归档时仅留存了正文，所有附件全部缺失；342份党组会、办公会、专题会议档案缺失参会人员签到表、会议记录原稿、纪要签发流程单，占抽检会议档案总量的1.21%；189份信访办理档案缺失信访人原始诉求材料、调查过程记录、答复意见书送达回证，占抽检信访档案的8.7%，导致信访办理流程无法溯源；某街道2020年低保发放档案中，37份低保申请材料缺失家庭收入证明、社区公示记录，涉及低保资金发放12.4万元，存在资金发放合规性无法验证的风险。其次是整理规范不统一，763件归档文件存在页码编写错误、件号顺序颠倒、保管期限划分不准问题，其中214件永久保管档案被错划为30年保管期限（比如2020年机构改革“三定”规定、人员编制核定文件、重大项目批复文件），327件30年保管期限档案被错划为10年保管期限（比如2022年度党组会议记录、年度工作总结、财务决算报告）；421件文件未拆除订书钉、回形针等金属装订物，累计发现生锈金属物1327个，造成219页纸张出现锈斑、破损。二是专门档案管理存在短板。会计档案方面，累计核查3217卷，发现2个直属单位2019-2021年的124册会计凭证未按规范装订，成捆堆放在财务室文件柜中；3个单位未编制会计档案案卷目录，调阅档案仅靠财务人员记忆查找，2022年审计部门开展专项审计时，财务人员耗时2小时17分钟才找到对应的2021年项目经费凭证；1个街道2018年的7册会计账簿因储物间漏雨被水浸发霉，部分账目内容无法辨认。科技（项目）档案方面，累计核查892卷，发现11个已竣工项目的档案缺失竣工验收报告、质量检测报告、正式竣工图纸，其中3个2020年完工的民生项目竣工图纸未加盖竣工图章，237张变更图纸未标注变更依据、变更时间、施工单位签章，不具备档案凭证效力；2个项目存在档案错装问题，47份A项目的专家评审材料被装入B项目案卷中，导致项目档案内容不连贯。声像与实物档案方面，累计核查照片、视频等声像档案1249件，奖牌、印章等实物档案171件，其中623张2018-2021年的工作活动照片未标注拍摄时间、地点、事件、主要人物信息，占声像档案总量的49.88%，大量活动照片、视频仅存放在工作人员私人手机、U盘中，未向档案室移交；37件实物档案未登记造册，散放在各科室展示柜中，2019年机构改革撤销的3个内设科室的12枚旧印章中，有5枚未按规定收缴归档，存在被违规使用的风险。干部人事档案方面，累计核查1274册在职干部、退休干部人事档案，发现89册档案缺失干部任免审批表、学历学位认定材料、年度考核登记表等材料共214份；32册档案存在材料分类不准、目录与实体不符问题，比如将7份干部党纪处分材料归入奖励类档案，将19份工资调整材料归入干部任免类档案；7册档案因未拆除金属装订物，出现纸张锈损情况。三是档案保管安全存在隐患。本级档案库房设在办公楼3楼，西侧墙面紧邻公共卫生间，2022年曾发生卫生间供水管道渗水，浸湿靠近墙面的21卷档案，当时仅做了应急擦拭处理，未对墙面做整体防水加固，后续仍存在渗水风险；库房配备的七氟丙烷气体灭火系统2019年安装后未按要求每年开展检测，目前已过质保期，3个温湿度监控点位出现数据漂移，监测值与实际值误差超过15%，无法准确反映库房温湿度情况；库房防虫防霉药物自2021年更换后未再补充，抽检案卷时发现3处虫蛀痕迹；库房未实行“人档分离”，档案人员日常整理档案、临时休憩均在库房内，存在饮水打翻、电源起火等隐患；4个下属单位的档案存放点未安装视频监控设备，人员进出无登记，2022年曾发生外单位调研人员未履行审批手续直接进入档案存放区域翻阅材料的情况，存在档案丢失、泄密风险；3个科室将17件涉密档案与普通文件混放在无保密资质的普通文件柜中，未落实涉密档案专人保管、专柜存放的要求。（三）档案数字化与利用存在薄弱环节一是数字化加工质量不高。累计完成18.2万页存量档案数字化扫描，按比例抽检发现1.2万页存在质量问题，占抽检总量的9.68%：其中3200页扫描分辨率仅为200dpi，未达到规范要求的300dpi标准，部分手写签批内容模糊无法辨认；4700页扫描件存在页面倾斜超过5度、边缘黑边未裁切、手指遮挡内容的问题；2100页存在漏扫，比如一份12页的项目批复文件，仅扫描了前8页，后4页包含领导签批、资金拨付要求的内容未扫描；2000件扫描件存在条目错挂问题，比如将安全生产专项检查的文件挂接到疫情防控工作条目下，导致档案检索时无法准确定位。二是数字档案管理系统存在短板。目前使用的档案管理系统为2018年采购的单机版系统，未与单位OA办公系统实现数据打通，电子文件归档需要工作人员手动下载、上传，无法实现电子文件全流程自动归档；系统未配置安全审计模块，所有查阅、下载操作无日志记录，2023年上半年曾发生1份内部敏感文件被违规下载至个人U盘的事件，因无操作日志无法追溯责任人；系统数据仅存储在机房单台服务器中，未实现异地异质备份，截至检查时已连续18个月未开展离线数据备份，备份硬盘存放在机房机柜中，一旦发生服务器故障、火灾等突发情况，所有数字档案存在永久丢失的风险。三是档案利用服务不规范。2022年度全系统共提供档案查阅服务738次，其中127次未按规定登记查档人身份、查档用途、查阅范围，占全年查档总量的17.2%；存在档案借出超期未还问题，2022年共有3次档案借出后超过30天未归还，最长的1笔借出时长达76天，涉及档案12卷；2次未经严格审批，向外部单位提供了涉及干部个人隐私、服务对象敏感信息的档案内容，存在信息泄露风险。三、问题产生的根源剖析一是思想认识存在偏差。部分单位和科室对档案工作的重要性认识不足，将档案工作视为“装装订订、看看守守”的边缘性后台工作，认为档案工作不直接产生业务成效，出不了大问题，没有将档案工作纳入年度重点工作安排，与业务工作同部署、同落实、同检查，2018-2022年全系统累计召开业务工作部署会127次，其中专题研究档案工作的仅7次，占比5.5%；部分档案工作人员自身存在“守摊子”思想，满足于“档案不丢、不坏”的最低标准，不主动学习业务规范，不主动排查风险隐患。二是队伍建设存在短板。全系统27名专兼职档案人员中，仅3人为档案相关专业毕业，5人接受过县级以上档案部门组织的系统业务培训，其余人员均为兼职、半路出家，对档案整理规范、保管要求、数字化标准不熟悉，甚至有2名街道档案人员不清楚档案保管期限的具体分类标准；档案人员流动性大，2018-2023年累计调整档案联络员31人次，平均每11个月调整一次，很多工作人员刚熟悉业务就被调整到其他岗位，工作连续性差；档案岗位激励机制缺失，2018年以来全系统档案岗位人员仅2人次获得年度考核优秀，远低于业务岗位12%的优秀比例，工作人员积极性不高。三是日常管理存在漏洞。未建立常态化的档案检查、考核、追责机制，以往的档案检查多为年底临时突击，应付上级考核，未形成从归集、整理、保管到利用的全流程管理闭环，对发现的问题仅作口头提醒，未严肃追责，导致同类问题反复出现。四是安全防线存在薄弱环节。对档案安全的极端重要性认识不足，未定期开展档案安全隐患排查，对消防、防水、保密等环节的风险隐患敏感度不高；数字档案安全防护未达到网络安全等级保护要求，缺乏必要的安全防护设备和应急处置机制。四、整改落实的具体举措针对上述问题，我单位严格对照档案管理相关法规标准，坚持“立行立改、标本兼治、常态长效”的原则，制定了详细的整改方案，计划利用6个月时间（2023年9月至2024年2月）全面完成所有问题整改，2024年底前完成省一级档案工作规范化单位创建，全面提升档案管理质量。（一）压实三级责任，构建闭环管理体系一是强化组织领导。成立由主要领导任组长、分管领导任副组长、各科室和下属单位负责人为成员的档案整改工作领导小组，明确主要领导为档案工作第一责任人，分管领导为直接责任人，各科室负责人为本科室档案工作第一责任人，从2023年9月起每季度召开1次档案工作专题会议，研究解决经费保障、人员配备、库房改造等实际问题；将档案工作纳入各科室年度绩效考核体系，权重不低于5%，对档案工作落实不到位、出现档案安全问题的，取消科室和相关责任人年度评优评先资格。二是建强工作队伍。2023年9月底前督促所有科室、下属单位、街道明确1名固定的专职档案联络员，人员调整必须提前1周向办公室报备，严格履行工作交接程序，确保档案工作衔接顺畅；2023年10月组织所有专兼职档案人员开展为期3天的集中业务培训，邀请省档案馆业务专家围绕档案整理规范、保管要求、数字化标准、保密规定等内容开展授课，培训结束后组织闭卷考试，考试合格后方可上岗，以后每年组织不少于2次业务培训，实现档案人员培训全覆盖；建立档案岗位激励机制，在评优评先、职务晋升时同等条件下优先考虑档案岗位工作人员，每年评选2名优秀档案工作者给予通报表彰和物质奖励，提升档案岗位的吸引力和工作人员积极性。三是足额保障经费。2024年安排档案专项经费28万元，占年度公用经费比例达到0.82%，满足档案整理、修复、数字化、设备更新、库房改造的需求，以后每年按不低于10%的比例递增档案专项经费，为档案工作开展提供坚实的资金保障。（二）聚焦质量提升，规范实体档案全流程管理一是开展档案归集“清零行动”。2023年10月底前组织所有科室对2018-2023年的应归档材料进行全面梳理，将散存在个人手中、科室储物柜中的零散文件全部归集到位，重点梳理项目档案、信访档案、会计档案、声像实物档案，做到应归尽归、不缺不漏；对缺失的发文附件、会议签到表、信访办理材料、低保审批材料、项目验收材料，安排原承办人逐一补充完善，确实无法补充的，由承办人出具书面说明，经科室负责人签字后存入档案；2023年11月底前完成所有实物档案的全量登记造册，将机构改革撤销科室的旧印章、历年获得的奖牌证书全部收缴至档案室统一保管。二是严格规范档案整理标准。2023年12月底前完成所有存量档案的规范化整理：对照档案保管期限表，重新对所有档案的保管期限进行鉴定，将错划保管期限的档案全部调整到位，确保涉及重大决策、机构改革、人事任免、重点项目、民生保障的档案全部纳入永久保管范围；逐卷拆除所有金属装订物，采用纯棉线装订方式重新装订，对已经出现锈斑、破损的档案进行修裱修复，计划修复破损档案327页；对水浸发霉的7册2018年会计账簿，采用低温冷冻干燥、纸张脱酸、字迹加固的专业技术进行修复，确实无法修复的，通过财务系统调取电子凭证、银行回单等材料重新打印装订形成副本，确保会计档案链条完整；对科技档案逐卷核查，补充缺失的竣工验收报告、质量检测材料，所有竣工图纸补盖竣工图章，完善图纸变更标注，错装的材料全部调整到对应案卷；按照干部人事档案专项审核标准，逐册核查人事档案，补充缺失的学历认证、任免审批、考核登记材料，调整错放的档案分类，确保人事档案真实准确、规范完整。三是全面整治库房安全隐患。2023年10月底前完成档案库房升级改造：对临近卫生间的墙面做整体防水加固，更换过保的七氟丙烷气体灭火系统，校准所有温湿度监控设备，确保库房温度稳定在14-24℃、相对湿度稳定在45-60%；更换全新的防虫防霉药物，每季度开展一次虫霉监测，对出现虫蛀的案卷进行消毒处理；严格落实库房“八防”要求，安装全覆盖视频监控设备，监控录像保存时间不低于90天，建立人员进出库房登记制度，严禁无关人员进入库房，严禁在库房内饮水、进食、存放易燃易爆物品，实现库房整理区和存放区物理隔离；2023年9月底前完成所有涉密档案排查，将混放在普通文件柜中的涉密档案全部存入密码保密柜，严格落实涉密档案专人管理、查阅审批、登记备案要求，杜绝泄密风险。（三）强化技术赋能，筑牢数字档案安全防线一是开展数字化质量“回头看”。2023年12月底前委托具备乙级以上保密资质的数字化加工单位，对所有存量数字档案进行全量核查，对分辨率不足、页面倾斜、有黑边、漏扫的扫描件全部重新扫描，确保扫描分辨率稳定在300dpi以上，页面端正、内容完整；对错挂的档案条目逐一调整，实现目录与实体100%匹配，数字化质量合格率达到100%；数字化加工过程中严格落实保密规定，与加工单位、所有参与加工的人员签订保密协议，加工用电脑全部物理断开互联网，严禁携带私人存储设备进入加工场地，加工完成后对所有加工设备进行深度格式化，彻底删除留存的档案数据，杜绝数字化加工环节的泄密风险。二是升级数字档案管理系统。2024年1月底前完成档案系统升级改造，打通档案系统与OA办公系统的数据接口，实现电子文件从生成、流转到归档的全流程自动归集，减少人工操作误差；在系统中增加安全审计模块，对所有查阅、下载、修改档案的操作全程留痕，操作日志保存时间不低于1年，出现违规操作可全程追溯；按照网络安全等级保护2.0三级要求，为系统配置防火墙、入侵检测、数据加密等安全设备，每季度开展一次网络安全漏洞检测，防范病毒入侵、黑客攻击。三是严格落实数据备份制度。从2023年10月起，每月开展一次数字档案在线备份，每季度开展一次离线备份，离线备份采用专用硬盘、蓝光光盘两种介质，一份存放在本单位机房防火防磁柜中，另一份存放在距离本单位52公里的城郊街道异地备份点，与该街道签订备份数据保管协议，安排专人负责管理，每季度对备份数据进行一次可读性检测，确保备份数据完整可用，构建“在线、离线、异地”三重备份体系，坚决杜绝数字档案丢失风险。（四）优化服务流程，提升档案利用效能一是完善档案管理制度体系。2023年10月底前修订完成《档案收集整理制度》《档案保管保密制度》《档案查阅利用制度》《数字档案管理制度》《档案安全应急预案》等5项核心制度，明确档案管理各环节的操作标准、责任主体、追责情形，确保档案管理工作有章可循、有据可依。二是严格规范查档流程。所有档案查阅必须履行审批手续：本单位工作人员查阅普通档案，需持科室出具的查档审批单，注明查档用途、查阅范围；外单位人员查档需持单位介绍信、本人有效身份证件，经办公室主任审批后方可查阅；查阅涉密档案、干部人事档案必须经单位主要领导审