档案管理制度

档案管理制度为规范档案全生命周期管理，维护档案真实、完整、安全，充分发挥档案在单位运营管理、风险防控、权益维护、文化传承中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《会计档案管理办法》《电子档案管理办法》等公开法律法规及标准规范，结合运营管理实际制定本制度。本制度适用于单位各部门、下属全资及控股子公司的各类档案管理工作，涵盖从文件材料形成、收集、整理、归档、保管、鉴定、利用到销毁、移交的全流程管理。本制度所称档案，是指单位在各项公务活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式的历史记录，任何部门和个人不得将公务活动中形成的应当归档的材料据为己有，不得拒绝按规定归档。档案管理工作遵循“统一领导、分级负责、应归尽归、安全保密、方便利用”的原则，实行“集中统一管理为主、专项档案分口管理为辅”的模式，所有门类档案最终由综合档案管理部门统筹保管，确保档案实体安全和信息安全。一、组织架构与岗位职责（一）档案工作领导小组由单位主要负责人任组长，分管档案工作的班子成员任副组长，各部门、各子公司主要负责人为成员，主要职责为：贯彻落实档案管理相关法律法规和标准要求，研究审定档案工作中长期规划、管理制度、年度经费预算，协调解决档案库房建设、人员配备、信息化建设等重大问题，组织开展档案工作专项检查、考核与奖惩，对档案安全重大事件进行处置。领导小组每年至少召开1次专题会议研究档案工作。（二）综合管理部下设专门档案管理室作为档案工作归口管理部门，按管理规模配备不少于2名专职档案管理人员，其中涉密档案管理岗位人员需通过保密审查。档案管理室具体职责为：制定完善档案管理业务标准、工作流程和操作规范；对各部门、各子公司的档案收集、整理、预立卷工作开展常态化业务指导和年度培训；统一接收各部门移交的各类档案，完成规范化分类、编号、著录、上架工作；负责档案库房日常运维和安全防护，落实各项安全管理制度；组织开展到期档案鉴定、销毁工作；统筹档案利用服务，按规定办理档案查阅、复制、借出审批手续；开展档案资源编研和信息化建设，维护档案管理系统稳定运行；按规定编制档案统计年报，向属地档案主管部门报送相关数据；按要求向国家综合档案馆移交到期档案；监督检查各部门档案管理责任落实情况，及时纠正违规行为。（三）各部门、各子公司需明确1名兼职档案员，人员名单报档案管理室备案，具体职责为：负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、分类、初步整理和预立卷，对文件材料的完整性、准确性进行初步审核；严格按照规定时间节点向档案管理室移交归档材料，做到应交尽交、不缺不漏；配合档案管理室开展档案鉴定、利用、数字化加工等工作；参加档案业务培训，掌握档案收集整理基本规范；当本部门发生机构调整、人员变动、项目结题等情形时，及时牵头完成相关文件材料的整理移交。（四）档案岗位工作人员需具备以下条件：政治可靠、责任心强，熟悉档案管理相关法律法规和业务标准，经档案专业专项培训考核合格后方可上岗；涉密档案岗位人员需签订保密承诺书，每年度接受不少于4学时的保密专题培训，严禁临时聘用人员、劳务派遣人员独立承担涉密档案管理工作；档案工作人员应保持相对稳定，确需调整岗位的，必须完成所有经手档案的清点、交接，形成书面交接清单，由交接双方、监交人三方签字确认后方可离岗，严禁未办交接直接离岗。二、档案分类与归档范围所有档案按照门类分为6个一级类目，各门类档案的归档范围和保管期限严格对照国家相关标准确定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般为30年、10年，特殊载体、涉密档案按对应最高保管期限管理。（一）文书档案：主要包括党群工作、行政管理、经营管理、法务合规等工作中形成的文件材料。其中永久保管的档案包括：单位制定的政策性、规范性文件，重大决策、重要会议纪要、年度工作总结及计划、机构设置与调整、人员编制、干部任免、职级晋升、党员名册、员工名册、资质证照、重大对外合作协议、涉及资产权属的重要文件、重要信访事项处理材料、年度及以上综合性统计报表、获得省部级及以上荣誉的相关材料、档案鉴定销毁清册、档案移交清册等；保管期限30年的档案包括：一般业务性文件、部门工作总结、普通人事任免及调动材料、员工考核材料、一般对外合作合同、非重大事项的信访处理材料、半年度/季度综合性统计报表等；保管期限10年的档案包括：临时性、事务性通知、一般性工作联系函、月度工作安排、无重大决策内容的会议记录、跨部门一般性工作协调材料等。（二）科技档案：主要包括基建项目、科研项目、生产技术、设备仪器等工作中形成的技术类文件材料。其中永久保管的档案包括：重大基建项目从立项、可研、征地、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、竣工决算、产权登记到运维改造的全流程成套材料，核心科研项目的立项、实验数据、成果鉴定、专利申请、成果转化材料，主导产品的设计图纸、工艺规程、核心技术标准，关键生产设备的采购、安装、技改、报废的全生命周期材料；保管期限30年的档案包括：一般维修改造项目材料、非核心技术资料、普通生产设备的运维材料、一般性科研辅助材料；保管期限10年的档案包括：设备日常运行记录、项目临时性协调文件、非核心技术的参考资料等。（三）会计档案：严格按照《会计档案管理办法》划定范围和保管期限，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四类。其中永久保管的档案包括：年度财务会计报告（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、涉及重大资产变动和债权债务的原始凭证；保管期限30年的档案包括：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册；保管期限10年的档案包括：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、资产盘点表等。（四）人事档案：按照干部人事档案管理相关规定收集归档，包括员工履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历学位及专业技术职务材料、政治历史情况审查材料、党团组织材料、奖惩材料、录用/任免/工资/社保/退休材料及其他可供组织参考的材料。人事档案在员工在职期间永久保管，员工离职、死亡后按照相关规定移交属地人才服务机构或国家综合档案馆，其中涉及员工权益的材料在员工死亡后继续保管50年方可按程序鉴定处置。（五）特殊载体档案：主要包括照片、录音录像、实物、印章等材料。其中永久保管的包括：记录单位重大活动、重要会议、重大项目、重要领导视察的照片及音视频材料，反映单位发展历程的老照片、老影像，省部级及以上颁发的奖牌、奖杯、证书，机构调整作废的公章、法定代表人名章等；定期保管的包括：一般性业务活动的照片、音视频材料，普通活动的纪念牌匾、证书等，保管期限参照对应文书档案期限确定。（六）涉密档案：涉及国家秘密的文件材料单独设立类目管理，按照国家秘密、商业秘密、工作秘密分类分级存放，密级标注准确、保密期限明确，归档范围包括所有标注密级的正式文件、会议材料、项目资料、技术材料、电子数据等，保管期限不得低于保密期限对应的时限，保密期限届满后经解密审核再按对应门类档案划定保管期限。三、归档流程与质量要求（一）严格执行归档时间节点要求，不得拖延归档、漏归档：文书档案由各部门兼职档案员在上一年度文件材料整理完成后，于次年6月30日前完成移交；科技档案中，基建项目在竣工验收合格后3个月内完成成套材料归档，科研项目在结题验收后2个月内完成归档，设备仪器在安装调试完成、验收合格后1个月内完成归档；会计档案在会计年度终了后，可由财务部门临时保管1年，确因工作需要延长保管时间的，最长不得超过3年，且必须满足会计档案安全保管要求，到期后编制移交清册移交档案管理室；人事档案在员工入职、职务变动、奖惩、退休等材料形成后1个月内，由人力资源部门整理移交档案管理室；特殊载体档案在重大活动、重要会议结束后15个工作日内，由活动牵头部门整理移交；涉密文件材料在文件办理完毕后7个工作日内，由承办部门移交涉密档案专柜保管。因公外出参加会议、调研、考察带回的公务文件材料，需在返回单位后10个工作日内交本部门兼职档案员登记归档，个人不得私自留存。（二）归档材料需满足统一质量标准：纸质归档材料应采用耐久性强的书写材料书写或打印，不得使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等易褪色材料，材料幅面统一为A4规格，小于A4幅面的材料要进行托裱，大于A4幅面的材料要按规范折叠，所有纸质材料要去除订书钉、回形针等金属装订物，避免锈蚀损坏纸张；归档材料需签字盖章完备、内容完整准确，缺页、漏签、内容不完整的材料要退回形成部门补正后再接收；电子文件归档应采用通用长期保存格式，其中文字类材料采用PDF/A格式，图像类材料采用TIFF或高质量JPEG格式，音视频材料采用MP4、WAV等通用格式，电子文件元数据（包括创建时间、作者、文号、审批流程、修改痕迹、电子签名等）要与内容一并归档，不得归档加密、带病毒、无法打开的电子文件，电子文件内容要与对应的纸质档案完全一致，建立准确关联关系；照片档案要附文字说明，注明拍摄时间、地点、事件内容、主要人物、拍摄者；音视频档案要标注录制时间、内容摘要、录制人；实物档案要标注获得时间、授予单位、对应事件。（三）严格履行归档交接手续：各部门移交档案时要编制《档案移交清册》，逐件列明档案的题名、形成年度、数量、保管期限、密级，纸质版清册一式两份，电子版同步报送；档案管理室接收时要逐件清点核对，检查材料质量，核对无误后由移交人、接收人双方在清册上签字，各留存一份备查；涉密档案移交时需由保密部门人员到场监交，逐份核对密级、份数、页码，交接双方、监交人三方签字确认，交接记录永久保存。（四）推进存量档案规范整理：档案管理室接收档案后，要按照国家规范完成整理、编号、著录工作，档号采用“全宗号-分类号-年度-保管期限-件号（案卷号）”的统一结构编制，做到档号唯一、标识清晰；文书档案按“件”管理，逐件加盖档号章，填写页码，著录题名、责任者、文号、形成日期等核心检索项；科技档案按“卷”管理，组成保管单位，编写卷内目录、备考表，绘制卷内图纸目录；会计档案按凭证、账簿、报告类别分别装订，标注年度、月份、起止号码；人事档案按照干部人事档案整理规范进行分类、装订、编号。四、档案保管与安全防护（一）档案库房严格按照国家标准建设，选址远离易燃易爆、腐蚀性、放射性污染源，避开低洼易涝区域，库房区域与办公区、阅览区分开设置，独立封闭管理。库房需严格落实“八防”要求，即防火、防盗、防潮、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫，配置满足安全要求的设施设备：采用密集架存放纸质档案，涉密档案使用带锁保密柜单独存放，实物档案设置专用展柜；配备七氟丙烷气体灭火装置，严禁在库房内设置水喷淋消防系统，库房周边配备足够数量的干粉灭火器；安装防盗安全门、防护窗，出入口、库房通道设置高清监控摄像头，监控录像保存时间不低于90天，涉密库房额外安装红外入侵报警装置、门禁系统，实行双人双锁管理，非档案管理人员未经批准不得进入库房；配备工业级除湿机、恒温空调、温湿度自动监测设备，将库房温度稳定控制在14℃-24℃，相对湿度稳定控制在45%-60%，每日安排专人记录温湿度数据，超出阈值范围及时调控；安装防紫外线窗帘，避免阳光直射档案；定期放置防虫药剂、灭鼠粘板，防止虫蛀、鼠咬；库房入口设置防尘垫，定期清洁库房卫生，保持架体、档案表面无积尘。库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品、腐蚀性物品，严禁使用明火、电炉、电暖器等违规电器，每月对库房电源线路、消防设备、监控报警设备、温湿度调控设备进行一次全面检查，发现隐患立即整改。（二）档案存放按照分类号、档号顺序排列上架，不同门类、不同密级、不同保管期限的档案分开存放，密集架上设置清晰的标识牌，标明架体存放档案的门类、年度、档号区间，编制档案存放位置索引，方便快速调取；档案架体排列需与窗户呈垂直方向，减少阳光直射影响，架体预留10%左右的空位，满足未来5年档案增量存放需求。（三）严格执行档案安全备份制度：电子档案实行“三套备份”管理，一套存储在档案管理系统服务器用于日常在线利用，一套采用固态硬盘、一次写光盘等可靠介质离线备份，存放在本单位档案库房专用保险柜内，一套异地备份，存放在距离本单位50公里以上、符合安全防护要求的固定场所，防止因火灾、地震等极端情况导致档案灭失；离线备份介质要逐份编号登记，每3年进行一次可读性检测，发现介质损坏及时重新备份，每5年将备份内容迁移到新的存储介质上，避免因介质老化、技术迭代导致数据无法读取。（四）建立档案定期清点机制：档案管理室每年年底对馆藏所有档案进行一次全面清点，做到账物相符、账账相符，清点形成书面记录，对发现的问题及时整改；日常调取档案归还时要逐件核对，确认档案无损坏、无缺页后再归架；发现档案出现霉变、字迹褪变、破损等情况时，及时采取修复、复印、托裱等措施进行抢救，对严重损坏的档案要形成抢救记录。（五）制定档案应急处置预案，明确突发事件下档案抢救的优先级（第一优先级为涉密档案、核心资产和技术档案、涉及员工权益的档案，第二优先级为重要文书、会计、科技档案，第三优先级为一般性档案），明确人员分工、转移路线、临时存放地点，每年组织一次档案应急演练，发生火灾、洪水、地震等突发事件时，第一时间抢救重要档案，最大限度减少档案损失。五、档案鉴定与销毁（一）成立档案鉴定工作小组，由单位分管档案工作的领导任组长，档案管理室、业务归口部门、法务部门、财务部门、保密部门人员共同组成，负责到期档案的鉴定工作。鉴定工作每2年开展一次，对保管期限已满的档案逐卷、逐件审查，根据档案的现实利用价值、历史研究价值提出存毁意见，形成书面鉴定记录，由所有参与鉴定人员签字后永久保存。（二）经鉴定仍有保存价值的档案，要重新划定保管期限，继续保存；对保管期限已满，但涉及以下情形的档案不得销毁，需单独抽出立卷，待相关事项办结后再行鉴定：未结清的债权债务原始凭证；涉及房产、土地、知识产权等资产权属的证明材料；涉及尚未结案的诉讼、仲裁、信访事项的材料；涉及核心技术、商业秘密的材料；涉及员工工伤、社保、退休等个人切身利益的材料；反映单位发展历程的具有史料价值的材料。（三）对经鉴定确无保存价值的档案，严格履行销毁审批程序：由档案管理室编制《档案销毁清册》，逐件列明拟销毁档案的档号、题名、形成年度、数量、保管期限、销毁原因，连同鉴定报告一并报单位主要负责人签字批准后，送具备保密销毁资质的场所统一销毁；任何个人不得私自销毁、变卖、丢弃档案；销毁时安排2名以上监销人员全程在场监督，确认档案全部销毁后，监销人员在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点，销毁清册永久保存；涉密档案销毁严格按照保密管理规定执行，严禁将涉密档案作为废品出售，销毁前要逐份清点、核对密级，销毁过程全程记录。六、档案利用与服务（一）严格执行档案利用审批权限，确保档案利用全程可追溯：1.内部利用：本单位员工因工作需要查阅非涉密普通档案的，需填写《档案查阅审批单》，经所在部门负责人签字审批后，可在档案阅览室查阅；查阅涉密档案、人事档案、核心技术档案、重大合同档案的，需经业务分管领导、保密部门负责人审批，机密级以上档案需经单位主要负责人审批，其中人事档案查阅由人力资源部门专人办理，员工本人不得查阅本人及直系亲属的人事档案。档案原则上不外借，确因工作需要将档案带出阅览室的，需经分管领导签字批准，办理借出登记手续，借出时间最长不得超过5个工作日，到期必须及时归还，归还时档案管理人员要逐页检查档案是否有涂改、损坏、缺页情况。2.外部利用：外单位人员因工作需要查阅本单位档案的，需持单位正式介绍信、本人有效身份证件，明确查阅目的、范围，经单位分管领导批准后方可查阅，档案原件一律不得外借；查阅内容涉及商业秘密、个人隐私的，需经法务部门、保密部门联合审核，报单位主要负责人批准，必要时需签订保密协议，明确利用责任。（二）查阅利用档案时，利用人必须遵守以下规定：不得在档案上涂改、勾画、批注、折叠，不得拆散、抽换、裁剪档案页面；未经批准不得擅自复制、拍摄、抄录档案内容，确需复制的需经档案管理人员批准，复制件加盖档案证明专用章后方可作为有效证明使用；查阅涉密档案时不得携带手机、录音录像设备进入阅览室，不得擅自记录、传播涉密档案内容；利用档案过程中发现档案内容存在错误的，要及时告知档案管理人员，不得私自篡改。（三）提升档案利用服务效能：档案管理室要建立健全档案检索体系，编制案卷目录、全引目录、文号索引、专题目录等检索工具，依托档案管理系统实现全文检索，提高档案调取效率；定期开展档案资源编研，编写单位大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要专题资料汇编，为管理决策、生产经营提供参考；建立档案利用效果登记制度，每次利用都要记录利用人、利用目的、利用内容、利用成效，每年对档案利用数据进行统计分析，优化档案服务流程。（四）严格开展档案开放审核：对保管期限满30年的非涉密档案，由档案管理室会同保密部门、业务部门开展开放审核，经审核不涉及敏感内容的档案可面向单位内部开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案按规定控制利用范围，严禁擅自开放涉密和敏感档案。七、电子档案与数字化管理（一）部署符合国家《电子文件管理系统通用功能要求》的档案管理系统，实现与OA办公系统、财务管理系统、项目管理系统、人力资源管理系统的接口对接，对业务系统产生的原生电子文件实行自动归档，从源头上保证电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，减少人工归档的漏项、错项问题；电子档案归档时自动开展“四性检测”（真实性、完整性、可用性、安全性），检测不合格的电子文件退回形成部门补正后重新归档，检测记录永久保存。（二）有序推进存量纸质档案数字化工作，按照“优先数字化利用率高的档案、核心档案”的原则制定年度数字化计划，数字化加工场所设置在单位内部安全区域，全程安装视频监控；涉密档案数字化必须委托具备对应保密资质的单位承担，加工人员全部经过保密审查并签订保密协议，严禁将涉密档案送到无资质机构加工；数字化副本分辨率不低于300DPI，图像清晰、无歪斜、无漏扫、无错页，与档案目录准确挂接，数字化完成后要对所有数据进行病毒查杀，纳入档案管理系统统一管理；数字化加工过程中产生的中间数据、废弃存储介质要按保密规定进行消磁、粉碎销毁，严禁带离加工场所，防止数据泄露。（三）严格电子档案安全管理：涉密电子档案全部在涉密信息系统内存储、处理，严禁在非涉密计算机、非涉密存储介质上存储涉密电子档案，严禁使用微信、QQ、互联网邮箱等非涉密渠道传输涉密电子档案；档案管理系统实行分级权限管理，不同岗位人员只能查阅权限范围内的电子档案，系统自动记录所有用户的查阅、下载、复制、修改操作日志，日志保存时间不低于对应档案的保管期限，定期开展安全漏洞扫描，防范黑客攻击、病毒入侵导致的数据泄露。八、档案统计与移交（一）建立健全档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用、