国家环境保护总局公文处理办法

国家环境保护总局公文处理办法第一章总则第一条为规范国家环境保护总局（以下简称总局）公文处理工作，提高公文处理质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）及国家有关保密、政务公开等规定，结合总局工作实际，制定本办法。第二条本办法适用于总局机关、派出机构、直属单位的公文处理工作。地方各级环境保护行政主管部门的公文处理工作可参照本办法执行。第三条本办法所称公文，是指总局机关在履行环境保护行政管理职能、处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法开展环境保护工作、进行公务活动的重要工具，包括纸质公文和电子公文。第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。（一）实事求是原则。公文内容应当符合客观实际，准确反映环境保护工作情况，提出的政策措施具有针对性和可操作性，力戒形式主义、官僚主义。（二）准确规范原则。公文应当严格按照法定权限、程序和格式制发，文种使用恰当，表述准确严谨，符合国家法律法规和党的方针政策，符合环境保护领域的标准规范。（三）精简高效原则。严格控制公文数量和篇幅，凡可通过电话、传真、电子邮件、内部工作群等方式解决问题的，不制发正式公文；公文处理应当优化流程、缩短时限，提高运转效率。（四）安全保密原则。公文处理全过程应当严格遵守国家保密法律法规和总局保密管理规定，确保涉密公文安全，不得泄露国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私。第六条总局办公厅是总局公文处理工作的主管部门，负责总局机关公文处理的统一管理、指导协调和监督检查，指导派出机构、直属单位的公文处理工作。总局机关各司局应当指定专人负责本司局公文的收发、运转、归档等日常工作，司局主要负责人是本司局公文处理工作的第一责任人，对本司局起草、办理的公文质量负责。派出机构、直属单位应当明确承担公文处理工作的机构，配备专职或者兼职公文处理人员，建立健全本单位公文处理工作制度，定期向总局办公厅报送公文处理工作情况。第二章公文种类第七条总局公文种类主要包括：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项，如全国环境保护工作会议讨论通过的重大工作部署、总局党组会议讨论通过的重要事项等。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级环境保护行政主管部门不适当的决定事项，如授予环境保护先进集体和先进个人称号、撤销下级环保部门违法作出的行政许可决定等。（三）命令（令）。适用于公布环境保护部门规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。总局令是公布部门规章的法定载体，由总局局长签署发布。（四）公报。适用于发布全国环境质量状况、重点流域区域环境质量状况、重要环境监测数据、重大环境事件调查处理结果等重要事项或者法定事项，如《中国环境状况公报》《全国近岸海域环境质量公报》等。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，如发布国家环境保护标准、开展全国性环境保护专项检查、宣布有关行政许可事项的调整等。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，如总局机关办公区域管理规定、特定区域环境保护管制要求等。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法，如加强生态环境保护的指导意见、推进污染防治攻坚战的实施意见等。意见可用于上行、下行和平行，上行的意见应当按照请示性公文的程序和要求办理。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，如部署年度环境保护重点工作、转发国务院文件、印发总局工作方案等。通知是总局使用频率最高的公文种类。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如通报环境执法典型案例、通报重大环境事件处置情况、通报公文处理工作检查结果等。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问，如向国务院报送年度环境保护工作情况报告、重大环境事件处置情况报告、上级领导批示件办理情况报告等。报告不得夹带请示事项。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准，如向国务院请示重大环境保护政策事项、机构编制事项、经费安排事项等。请示应当一文一事，主送机关只能有一个。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项，如答复省级环境保护局关于建设项目环境影响评价审批权限的请示、关于环境标准适用问题的请示等。（十三）议案。适用于按照法定程序向全国人民代表大会或者全国人民代表大会常务委员会提出审议事项，如提出环境保护法律案、关于环境保护工作的专项报告议案等。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，如与国务院其他部门商洽环境保护相关工作、答复其他部门关于环境保护政策的询问、向其他部门申请有关事项等。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，如总局党组会议纪要、总局局务会议纪要、专题工作会议纪要等。纪要是会议成果的载体，具有约束效力，相关单位应当按照议定事项执行。第八条总局应当根据行文目的、发文机关职权与主送机关的行文关系，准确选用公文种类，不得混用、错用文种。上行文不得使用“通知”“决定”“批复”等下行文文种，下行文不得使用“请示”“报告”等上行文文种，不相隶属机关之间行文应当使用“函”，不得使用“请示”“批复”等有隶属关系的文种。第三章公文格式第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。第十条份号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。份号用于涉密公文的登记、追溯和管理，确保每份涉密公文都有唯一标识。第十一条密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，密级和保密期限顶格编排在版心左上角第二行，中间用“★”隔开，如“秘密★10年”。保密期限在1年以上的以年计，不满1年的以月计，特殊情况可以标注“长期”。未标注保密期限的涉密公文，按照国家保密规定执行，绝密级按30年、机密级按20年、秘密级按10年认定。非涉密但涉及工作秘密、内部敏感信息的公文，应当标注“内部文件”，不得擅自公开。第十二条紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度的标注应当实事求是，严禁随意拔高紧急程度。“特急”适用于内容特别紧急、需要立即办理的公文，如重大突发环境事件应急处置的相关公文；“加急”适用于内容紧急、需要在规定时限内从快办理的公文。第十三条发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。总局发文机关标志主要有：（一）“国家环境保护总局文件”，用于以总局名义制发的全局性、综合性重要公文。（二）“国家环境保护总局办公厅文件”，用于以总局办公厅名义制发的日常性、事务性公文。（三）“国家环境保护总局”，用于信函格式公文，即总局向不相隶属机关商洽工作、答复问题等使用的函件。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级机关发文机关标志字号。第十四条发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（一）机关代字应当规范、统一，总局机关发文字号的机关代字主要包括：1.总局令：“国家环境保护总局令第×号”，用于公布部门规章，顺序号按年度依次编制，每年从第1号开始。2.总局发文：“环发〔200×〕×号”，用于以总局名义制发的重要上行文、下行文和平行文。3.总局函：“环函〔200×〕×号”，用于以总局名义向不相隶属机关制发的函件。4.办公厅发文：“环办〔200×〕×号”，用于以总局办公厅名义制发的公文。5.办公厅函：“环办函〔200×〕×号”，用于以总局办公厅名义向不相隶属机关制发的函件。（二）年份应当标全称，用六角括号“〔〕”括入，不得使用方括号“[]”、圆括号“（）”或者六角括号的其他变体。（三）发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。（四）各司局不得编制对外正式发文字号，内部工作函件可以使用司局简称加“函”字的编号，如“环办秘函〔200×〕×号”，但不得作为正式公文编号对外使用。第十五条签发人。上行文应当标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置，与发文字号同行，发文字号居左空一字编排。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关负责人排序从高到低、从左到右、自上而下依次排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应当与发文字号处在同一行。以总局名义制发的上行文，签发人应当是总局主要负责人或者主持工作的负责人；以办公厅名义制发的上行文，签发人应当是办公厅主要负责人或者经授权的负责人。第十六条标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容，正确使用文种，一般不用标点符号，除法律法规规章名称加书名号外，一般不用其他标点符号。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不得将一个词拆分在两行。第十七条主送机关。主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关的确定应当根据公文内容和职权范围，不得滥送、漏送。上行文只能主送一个上级机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。下行文的主送机关应当根据公文的执行范围确定，普发性公文可以主送“各省、自治区、直辖市环境保护局（厅），总局各派出机构、直属单位”。第十八条正文。公文正文是公文的主体，用来表述公文的内容，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文结构层次序数应当规范，第一层为“一、”，用黑体字；第二层为“（一）”，用楷体字；第三层为“1.”，用仿宋体字；第四层为“（1）”，用仿宋体字。一般不得超过四个层次，确需更多层次的，可以使用“①”“第一”等表述，但应当保持逻辑一致。正文中的数字、计量单位应当符合国家有关规定，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字应当使用阿拉伯数字；计量单位应当使用国家法定计量单位，如长度用“米”“千米”，质量用“千克”“吨”，面积用“平方米”“平方千米”等。正文中引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号加圆括号，如“《国家环境保护总局关于加强环境监测工作的意见》（环发〔200×〕×号）”；引用法律法规规章应当先引全称，后可以使用规范简称，简称应当在首次出现时注明。第十九条附件说明。公文如有附件，应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当与正文装订在一起，如不能装订在一起，应当在附件首页的左上角标注公文的发文字号和“附件×”字样。第二十条发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称，如“国家环境保护总局”“国家环境保护总局办公厅”。联合行文时，应当先排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。第二十一条成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出日期为准。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如“200×年5月8日”，不得使用“0×年”“5.8”等不规范表述。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字标注。第二十二条印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章应当端正、清晰，不得歪斜、模糊。印章的加盖应当符合“上不压正文、下压成文日期”的要求，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内，印章中心线压在成文日期上。联合行文时，所有联合发文机关都应当加盖印章，主办机关印章在前，其余印章依次排列，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。特定格式的公文可以不加盖印章，如电报、带有特定发文机关标志的普发性公文、纪要等。第二十三条附注。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注一般用于标注公文的传达范围、公开属性、联系人及联系电话等，如“（此件主动公开）”“（联系人：×××，联系电话：××××）”。公文的公开属性应当在附注中标注，分为“主动公开”“依申请公开”“不予公开”三类，不予公开的应当在公文起草时说明理由。第二十四条附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件序号和附件标题应当用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题后不加标点符号，附件内容的格式要求与正文一致。第二十五条抄送机关。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关应当按照先上级、后下级，先党、后政、军、群，先外、后内的顺序排列。不得随意扩大抄送范围，与公文内容无关的机关一律不抄送。第二十六条印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般为总局办公厅；印发日期是指公文的付印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。第二十七条页码。公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。第二十八条公文的特定格式（一）信函格式。总局向不相隶属机关制发函件时使用信函格式，发文机关标志使用“国家环境保护总局”全称，上边缘至上页边为30mm，用红色小标宋体字。联合行文时，主办机关排列在前，其他机关依次向下排列。信函格式不标注份号、密级和保密期限、紧急程度，发文字号顶格居版心右边缘编排在红色分隔线上方，标题下不标注主送机关，主送机关标注在正文开头。（二）命令（令）格式。总局令使用命令格式，发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”组成，即“国家环境保护总局令”，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，用红色小标宋体字。令号为“第×号”，居中标注在发文机关标志下空二行位置。令的正文下空一行左空二字编排“局长”二字，后标全角冒号，冒号后标注局长签名章，签名章用红色，右空四字标注成文日期。（三）纪要格式。总局各类会议纪要使用纪要格式，发文机关标志由会议名称加“纪要”组成，如“国家环境保护总局党组会议纪要”“国家环境保护总局局务会议纪要”，居中排布，用红色小标宋体字。纪要不加盖印章，成文日期用阿拉伯数字标注在标题下方，居中排布。纪要应当标注出席、列席、请假人员名单，印发范围标注在版记位置。第四章行文规则第二十九条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。严格控制公文数量，凡国家法律法规和规章已有明确规定的、现行文件仍然适用的、可以通过内部协调解决的、没有实质性内容的，一律不发公文。第三十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。遇有下列特殊情况之一的，可以越级行文：（一）发生重特大突发环境事件等重大紧急情况，逐级上报可能延误处置时机、造成重大损失的；（二）上级机关直接指定越级上报的事项；（三）多次请示直接上级机关但长期未得到解决的重大事项；（四）检举、控告直接上级机关的事项；（五）其他特殊紧急情况。越级行文时，应当同时抄送被越过的机关。第三十一条向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示事项应当明确具体，说明请求事项的背景、理由、本单位的倾向性意见或者解决方案，便于上级机关决策。（三）下级机关的请示事项，如需以总局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以总局名义向上级机关负责人报送公文，不得以总局负责人名义向上级机关报送公文。上级机关负责人直接交办的事项，报送公文时应当在附注中注明“×××同志交办件”。（五）受双重领导的单位向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，主送机关负责答复其请示事项。第三十二条向下级环境保护行政主管部门或者派出机构、直属单位行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送国务院相关部门和总局相关领导。（二）总局机关各司局除办公厅外，不得对外正式行文，即不得制发具有普遍约束力、要求下级机关执行或者审批的公文，不得设定行政许可、行政处罚、行政收费、行政强制等行政权力事项，不得对下级环保部门下达指令性任务。确需向下级环保部门部署工作、答复政策问题的，应当报请总局或者办公厅发文。（三）各司局可以在其职权范围内，以司局名义向下级环保部门对口机构、相关单位内设机构商洽工作、询问和答复一般事务性问题，使用司局函件，但不得要求下级对口机构执行具有普遍约束力的政策措施。（四）涉及多个司局职责的事项，应当由主办司局牵头协商一致后，报请总局或者办公厅统一发文，不得各自向下行文。（五）需要下级机关周知的事务性事项，可通过总局官方网站、内部办公系统等渠道发布，不单独印发正式公文。第三十三条联合行文应当遵循以下规则：（一）联合行文的机关应当为同级机关，即总局可以与国务院其他同级部门、同级党委、军队同级机关、人民团体同级机关联合行文，不得与下级人民政府联合行文。（二）联合行文应当明确主办机关，主办机关应当负责公文的起草、协商、送签等工作。联合行文应当经所有联合发文机关的负责人签署意见并加盖公章。（三）联合行文应当确有必要，涉及多个部门职责的事项，经协商一致后可以联合行文；事项较为单一、仅涉及单个部门职责的，不得联合行文。（四）联合行文的发文字号使用主办机关的发文字号，印发份数由主办机关根据需要确定。第三十四条涉及其他部门职权范围的事项，应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；经协商未能达成一致意见的，应当在公文中如实列明各方理据，提出本部门的倾向性意见，报请国务院决定，不得擅自向下行文。涉及总局内部多个司局职责的事项，主办司局应当主动与相关司局协商，取得一致意见后方可提交审核；经协商未能达成一致的，应当列明各方理由，报分管总局领导协调或者裁定。第五章公文拟制第三十五条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第三十六条公文起草应当符合以下要求：（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，符合党中央、国务院关于环境保护工作的决策部署，符合总局的工作要求，确保公文的政治正确性和合法性。（二）一切从实际出发，深入调查研究，充分论证，广泛听取意见，提出的政策措施具有针对性和可操作性，能够解决实际问题。（三）文种正确，格式规范，符合本办法规定的公文种类和格式要求。（四）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，力戒空话、套话、大话。（五）人名、地名、时间、数字、引文准确，引用的法律法规、政策文件、统计数据应当核实无误，确保内容真实可靠。（六）涉密公文应当按照保密规定确定密级和保密期限，明确知悉范围；公开属性应当按照政务公开的要求明确，不予公开的应当说明理由。（七）起草重要公文，应当成立由相关司局负责人、业务骨干、专家组成的起草小组，由总局或者司局负责人主持起草工作，确保公文质量。（八）起草公文时，应当同时起草起草说明，说明公文的起草背景、起草过程、主要内容、征求意见情况、需要说明的重点问题等，便于审核和签发时参考。第三十七条公文起草的分工：（一）总局全局性、综合性重要公文，由总局办公厅牵头，相关司局配合起草。（二）属于各相关司局职责范围内的公文，由各相关司局负责起草。涉及多个司局职责的，由总局领导指定主办司局，或者由相关司局协商确定主办司局，其他司局配合起草。（三）会议纪要由牵头组织会议的司局或者办公厅负责起草，根据会议记录如实整理会议议定事项。（四）上级机关交办的公文，由交办事项对应的业务司局负责起草。第三十八条公文审核分为司局初审和办公厅审核两个环节。（一）司局初审。公文起草完成后，起草司局的主要负责人应当对公文内容、格式、文字等进行全面审核，签署审核意见后，连同起草说明、征求意见情况等相关材料，报送总局办公厅审核。联合起草的公文，应当由所有起草司局的主要负责人共同核签后报送办公厅。司局初审的重点包括：行文必要性、内容合法性、政策准确性、表述规范性、格式正确性，以及相关司局意见是否协调一致。（二）办公厅审核。总局办公厅收到起草司局报送的公文后，应当安排专人进行审核，审核重点包括：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确，是否符合精简公文的要求；2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，是否符合党中央、国务院的决策部署和总局的工作要求；3.涉及其他部门或者内部司局职责的事项，是否已经协商一致，分歧意见是否得到妥善处理；4.文种使用是否正确，格式是否符合规范，发文字号、标题、主送机关、成文日期等要素是否齐全准确；5.文字表述是否准确精练，逻辑是否清晰，层次是否分明，有无错别字和语法错误；6.密级、紧急程度、公开属性的标注是否准确合理；7.附件是否齐全，相关材料是否完整。办公厅审核后，对符合要求的公文，提出拟办意见，报总局相关领导签发；对不符合要求的公文，应当退回起草司局修改，明确修改意见和时限；对存在重大问题的，应当报总局分管领导或者主要领导批示后处理。第三十九条公文签发应当按照以下权限执行：（一）以总局名义制发的上行文，由总局主要负责人或者主持工作的负责人签发。（二）以总局名义制发的下行文、平行文，属于全局性、综合性重要事项的，由总局主要负责人签发；属于单项工作或者分管工作范围内事项的，由总局分管负责人签发。涉及多个分管负责人职责的，应当经相关分管负责人会签后，由主要负责人签发或者由主要负责人授权的分管负责人签发。（三）总局令由总局局长签署发布。（四）以总局办公厅名义制发的公文，属于办公厅职责范围内的事务性事项，由办公厅主任签发；涉及总局业务工作或者重要事项的，由办公厅审核后报总局分管负责人签发。（五）会议纪要由会议主持人或者其授权的负责人签发。党组会议纪要由党组书记签发，局务会议纪要由局长或者主持工作的副局长签发，专题会议纪要由主持会议的总局领导签发。第四十条签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文的，由所有联合发文机关的负责人依次会签，最后一个机关负责人签发的日期为成文日期。公文签发后，不得擅自修改内容；确需修改的，应当报签发人同意后修改，重要修改应当重新履行签发程序。第六章公文办理第四十一条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第四十二条收文办理主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。（一）签收。总局办公厅机要收发部门负责统一接收所有来文，包括上级机关来文、其他部门来文、下级机关来文、信函、电报等。签收时应当逐件清点，核对来文单位、件数、文号、密封情况等，确认无误后签字或者盖章，注明签收日期和时间。对绝密级公文和其他重要涉密公文，应当由两名以上机要人员共同签收，履行专门的签收登记手续。（二）登记。对签收的公文应当进行编号登记，登记内容包括来文编号、来文单位、来文标题、密级、紧急程度、份数、签收日期、承办部门、办理结果等。登记应当准确、完整，便于查询和追溯。通过内部办公系统接收的电子公文，应当自动登记，与纸质公文具有同等效力。（三）初审。办公厅收到来文后，应当在1个工作日内进行初审，初审内容包括：1.来文是否属于总局职权范围；2.来文是否符合行文规则，文种使用是否正确，格式是否规范；3.来文是否应当由总局办理，是否需要转其他部门办理；4.下级机关报送的请示事项，是否符合一文一事的要求，是否逐级报送。经初审，对不符合规定的来文，应当退回来文单位并说明理由；对属于总局职权范围的来文，应当及时提出拟办意见，报总局分管领导批示后转相关司局承办。（四）承办。承办司局收到交办的公文后，应当按照时限要求及时办理，不得推诿、拖延。1.办理时限：紧急公文应当在24小时内提出办理意见，特急公文应当立即办理；一般公文应当在7个工作日内提出办理意见；情况复杂、涉及多个部门的公文，经分管总局领导批准，可以适当延长办理时限，但最长不得超过30个工作日。上级机关有明确时限要求的，按照上级要求执行。2.承办要求：承办司局应当指定专人负责办理，对请示类公文，应当提出明确的答复意见；对报告类公文，应当根据内容提出处理意见；对需要落实的事项，应当制定具体的落实方案，明确责任人和完成时限。涉及多个司局职责的公文，由主办司局牵头办理，相关司局配合，主办司局负责汇总提出办理意见；司局之间有分歧的，应当及时协商，协商不成的，报分管总局领导协调。（五）传阅。传阅公文由办公厅统一安排，按照先主要领导、后分管领导，先主办部门、后协办部门的顺序传阅，避免漏传、误传、横传。涉密公文应当由专人负责送阅，不得在非涉密场所传阅，不得擅自摘抄、复制涉密公文内容。领导干部阅完公文后，应当签署姓名和日期，及时退回办公厅，不得擅自留存或者转给其他人员阅看。（六）催办。办公厅负责对公文办理情况进行催办，建立催办台账，定期通报办理进度。对紧急公文应当跟踪催办，对重要公文应当重点催办，对一般公文应当定期催办。承办司局应当按时反馈办理情况，逾期未办结的，应当说明理由和进展情况。对无正当理由拖延办理、造成不良影响的，由办公厅提出通报批评意见，报总局领导批准后执行。（七）答复。公文办理完毕后，应当及时将办理结果答复来文单位。答复应当按照规定的格式和程序进行，重要事项的答复应当报总局领导批准后印发。上级机关交办的公文，办理完成后应当及时向上级机关报告办理结果。下级机关的请示事项，应当以正式公文形式答复，不得用电话、便函等形式代替正式答复。第四十三条发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序。（一）复核。已经签发的公文，办公厅应当在印发前进行复核，复核内容包括：1.公文内容是否与签发稿一致，有无擅自修改的情况；2.格式是否符合规范，所有要素是否齐全准确；3.会签手续是否完备，联合发文的所有单位是否都已签署意见；4.公开属性、密级标注是否准确。经复核发现问题的，应当退回起草司局修改，重要修改应当报签发人重新审批。（二）登记。对复核通过的公文，办公厅应当编制发文字号，登记发文日期、文种、标题、主送机关、份数、印发范围等信息，建立发文台账。（三）印制。公文应当由总局机关文印部门或者指定的保密印刷单位印制。印制应当符合格式规范，确保印刷质量，做到字迹清晰、页面整洁、装订牢固。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制，印制过程中的废页、校样等应当按照规定销毁，不得流失。电子公文的发布应当通过总局内部办公系统或者官方网站进行，确保发布渠道安全可靠。（四）核发。公文印制完成后，办公厅应当对公文的格式、印刷质量、份数等进行检查核对，确认无误后加盖发文机关印章，按照主送、抄送范围分发。公文分发应当做好登记，收件单位应当履行签收手续。涉密公文应当通过机要渠道分发，不得通过普通邮政或者快递寄送。第四十四条涉密公文办理应当严格遵守国家保密规定，实行专人负责、专册登记、专柜存放，确保涉密公文的安全。涉密公文的传递应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者机要收发人员进行，不得通过普通邮政、快递、互联网、非涉密内部网络等渠道传递。绝密级公文应当指定专人管理，单独存放，查阅、复制应当经总局主要负责人批准，不得擅自扩大知悉范围。第四十五条公文办理完毕后，应当按照档案管理的规定及时整理归档，确保归档公文的齐全、完整、准确、系统。（一）归档范围。凡是反映总局工作活动、具有查考利用价值的公文材料，包括正式公文、签发稿、修改稿、起草说明、征求意见材料、会议记录、会议纪要、附件等，都应当整理归档。个人不得保存应当归档的公文材料。（二）归档要求。归档的公文应当按照年度、机构、问题等分类整理，组成保管单位，编制档案目录。电子公文应当与纸质公文同步归档，电子档案应当存储在符合要求的载体上，定期备份，确保可读、可用、可追溯。（三）归档时限。当年形成的公文，应当在次年6月底前完成整理归档工作，移交总局档案管理部门统一保管。第七章公文管理第四十六条总局办公厅统一管理总局机关的公文处理工作，建立健全公文处理工作制度，组织开展公文处理业务培训，定期对各司局、派出机构、直属单位的公文处理工作进行检查考核，总结推广先进经验，纠正存在的问题。第四十七条公文的印