婚姻登记档案管理办法

婚姻登记档案管理办法一、第一章总则第一条目的与依据婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证等业务过程中形成的具有凭证价值的原始记录，是当事人婚姻状况的法律凭证，也是人口管理、财产继承、司法审判等工作的重要依据。为规范婚姻登记档案的收集、整理、保管、利用和移交工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《婚姻登记条例》《中华人民共和国个人信息保护法》及档案行政主管部门的有关规定，结合本登记机关实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本婚姻登记机关办理下列业务所形成档案的管理：1.结婚登记（含涉外、涉港澳台居民及华侨结婚登记）；2.离婚登记（含离婚登记冷静期相关材料）；3.补领婚姻登记证；4.撤销婚姻登记；5.出具（无）婚姻登记记录证明的历史存根材料。婚姻登记过程中产生的音视频记录、电子登记数据一并纳入本办法管理。第三条管理原则婚姻登记档案实行「一户一卷、随办随归、专人管理、限期移交」的原则。档案形成与登记业务同步，不得事后补造；档案保管期限内的实体与电子数据必须保持一致；任何个人不得擅自留存、复制、外传档案内容。二、第二章职责分工第四条岗位设置与职责岗位主要职责任职要求分管负责人审批档案销毁、异常借阅、对外移交；每季度听取档案工作汇报由登记机关负责人担任档案管理员（专职）归档验收、编目上架、电子数据备份、接待查档、年度统计经档案业务培训并考核合格，不得兼任登记受理岗登记员（兼职归档责任）当日办结材料的收集、排序、核对、初步装订每名登记员对本人经办的档案完整性负责第五条关键交接节点1.日常交接：登记员于每日17:00前将当日办结的登记材料连同《当日登记档案交接清单》（附件1）移交档案管理员；档案管理员当面清点份数、核对身份证件复印件与登记记录的一致性，双方签字确认。清点发现缺件（如缺当事人身份证复印件、缺声明书签字页）的，登记员须于次日12:00前补齐，逾期未补齐的报分管负责人并记录在案。2.离岗交接：档案管理员离岗、调任时，须在分管负责人监交下完成全部档案、电子数据、钥匙及密码的书面移交，移交清单一式三份，三方各执一份，监交人签字。未完成交接不得离岗。三、第三章档案的收集与归档第六条归档范围结婚登记档案归档材料包括（按卷内排列顺序）：1.《结婚登记审查处理表》；2.双方当事人的居民身份证复印件（或有效护照、港澳台居民通行证等身份证件复印件）；3.双方当事人的户口簿首页及本人页复印件；4.双方当事人共同签署的《申请结婚登记声明书》；5.再婚当事人的离婚证、法院生效离婚判决书或调解书复印件（或原配偶死亡证明复印件）；6.现役军人提交的军人婚姻登记证明复印件。离婚登记档案除对应的前述身份材料外，还包括《离婚登记审查处理表》《离婚登记申请书》、冷静期届满确认材料（撤回申请回执或期限届满证明）、离婚协议书原件。离婚协议书必须收原件，因其在财产分割、子女抚养方面具有合同凭证效力，复印件不能替代。补领婚姻登记证档案包括审查处理表、身份证件复印件、档案查阅记录；撤销婚姻登记档案还应收录当事人申请、审查材料及撤销决定书。第七条归档时限与质量要求1.当日办结的登记材料当日移交，档案管理员于收到后3个工作日内完成整理、编页、装卷、录入目录。2.归档质量判据：卷内材料无缺页、无涂改；复印件清晰可辨，身份证复印件需登记员加注「与原件核对一致」并签名；装订采用线绳三孔法或档案专用夹，不得使用订书钉（日久锈蚀污染纸面）、不得使用回形针（易脱落导致散页丢失）。3.档号编制规则：年度－登记类型代码（JY结/LS离/BL补/CX撤）－当月两位序号－当日流水号，如2024-JY-03-0157。档号须同时标注于卷皮和电子目录，二者必须一致。第八条电子数据的同步归档1.婚姻登记信息系统中的电子登记数据，由系统管理员于每月5日前导出上月数据全量备份，与纸质档案目录逐条核对档号、当事人姓名、登记日期三要素，核对不一致的须于2个工作日内查明原因并修正。2.备份实行「本机＋异地介质」双套保存：一套存储于登记机关专用服务器，一套刻录至一次性写入光盘（DVD-R）或拷贝至专用加密移动硬盘，存放于与服务器物理隔离的柜内，并标注备份日期与数据区间。3.声明、询问等环节的音视频记录按登记日期归档，保存期限与对应纸质档案一致；存储介质每6个月抽验一次，抽验比例不低于10%，抽验发现文件损坏的立即从主备份恢复并重新校验全部文件。四、第四章档案的保管第九条库房条件档案库房应当独立设置，不得与办公区、受理大厅混用。具体要求：1.温度控制在14℃~24℃，相对湿度控制在45%~60%；配备温湿度计并每日上午记录一次，超出区间连续3天的须检修除湿、空调设备；2.配备灭火器（不得采用水基型，避免水渍损毁档案）、防盗门窗；库房钥匙由档案管理员专管，备用钥匙密封存放于分管负责人处；3.库房内严禁吸烟、严禁存放易燃易爆物品、严禁使用明火和大功率电器——库房纸质档案密集，一旦起火蔓延极快且无法通过复制恢复原件，故用电设备（饮水机、取暖器等）一律移出库房，照明须在离库时切断电源。第十条上架与盘点1.档案按档号顺序上架，案卷排列以「取用后能按号归位」为准；借出归还的案卷须重新核对卷内页数后再上架。2.每年12月开展一次全面盘点：清点实体卷数与目录卷数是否一致、抽检卷内材料完整性（抽检比例不低于5%），盘点结果形成书面报告报分管负责人。发现账物不符的，立即启动倒查，无法查明去向的5个工作日内书面报告同级档案行政主管部门。第十一条保管期限与移交1.婚姻登记档案保管期限为100年（自登记当年的次年1月1日起算），对具有历史价值、涉及涉外婚姻或撤销婚姻的档案可永久保存。2.本机关保存满5年的婚姻登记档案，应当按规定向同级国家综合档案馆移交；移交前完成电子目录与实体的再次核对，移交清单一式两份，双方经办人及负责人签字，各执一份备查。移交后本机关保留电子目录副本，用于日常查档的初步定位。五、第五章档案的利用第十二条查阅主体与权限档案利用是风险最集中的环节——档案记载着公民婚姻状况、身份证号、住址等敏感个人信息，泄露后极易被用于婚恋诈骗、财产欺诈。查阅权限按主体分级如下：查阅主体可查阅范围需提交材料当事人本人本人的全部婚姻登记档案本人有效身份证件原件当事人配偶（婚姻存续期间）涉及双方共同的登记档案双方身份证件；仅一方到场无法核实的，不予查阅当事人的直系亲属（当事人已死亡）与继承、亲属关系相关的档案死亡证明、亲属关系证明、查询人身份证件人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关案件所需的指定档案单位介绍信、经办人工作证、注明查询事项的法律文书律师涉及代理案件的档案律师执业证、当事人委托手续；仅可查阅与其代理案件直接相关的部分1.婚姻登记档案不得向当事人的其他利害关系人（如恋爱对象、债权人）开放查阅；此类人员索取婚姻状况信息的，告知其由当事人本人到场确认或依法通过司法机关调取。2.严禁将档案原件借出库房交给查阅人自行翻阅——查阅人翻动过程中可能抽换、撕取、涂改页面；改为由档案管理员调卷、指定翻阅页码、全程在场陪同。确需对外提供的，出具加盖「档案证明专用章」的复印件，原件始终留存库内。第十三条查档办理流程与时限1.查阅人提交材料→档案管理员核验身份→填写《婚姻登记档案查阅登记表》（附件2，记录查阅人信息、查阅事由、查阅档号、时间）→调卷、陪同查阅或出具证明→查阅人签字确认。2.手续齐全的，当场予以办理；需跨年度检索或档案已移交档案馆的，3个工作日内答复查阅人并告知获取途径。3.复印收费按价格主管部门核定标准执行（或免费），不得自设收费项目。第十四条泄密处置发现档案内容被拍照外传、复印件超范围流转或电子数据异常导出的，档案管理员立即报告分管负责人，24小时内查明泄露范围与途径；涉及公民个人信息泄露可能造成危害的，依据《中华人民共和国个人信息保护法》向履行个人信息保护职责的部门报告，并告知相关当事人。对直接责任人视情节给予处分；涉嫌违法的移送司法机关。六、第六章鉴定与销毁第十五条销毁的严格限制婚姻登记档案保管期为100年，在保管期内不得销毁。可予销毁的仅限于：1.已满保管期限且经鉴定确无继续保存价值的档案；2.归档前甄别出的重复、空白、与登记事项无关的草稿材料。第十六条销毁程序1.由档案管理员会同分管负责人组成鉴定小组，逐卷审查拟销毁档案，编制销毁清册（载明档号、当事人姓名、登记日期、销毁理由），报分管负责人审批，并征求同级档案行政主管部门意见。2.销毁采用专用碎纸机碎解或送造纸厂化浆方式，严禁作为废纸出售或混入普通垃圾——整卷档案流出后，当事人婚姻信息将完全失控。销毁时须两人以上现场监销，监销人在销毁清册上签字，清册永久保存。3.拟销毁档案中的当事人身份信息，在销毁清册中以「张某某」式脱敏记录。七、第七章数字化与信息安全第十七条数字化加工优先采用登记业务系统原生电子数据作为数字化来源；对历史存量纸质档案，可分批扫描，扫描分辨率不低于300dpi、彩色模式，图像命名与档号一一对应。扫描现场实行封闭管理，扫描人员不得携带手机、U盘进入作业区，加工完成的图像文件当日导入内网服务器并校验。严禁将档案原件带出机关或交由无保密资质的外部人员加工；确需外包的，外包单位应具备档案数字化服务及保密资质，并签订保密协议，约定违约责任。第十八条信息安全底线1.婚姻登记信息系统实行最小权限管理：登记员仅可查询本人经办记录，档案管理员可查询目录与电子档案，系统管理员不得兼任档案管理员；2.电子档案数据严禁通过互联网邮箱、个人社交软件、个人网盘传输；3.对外数据接口（如与法院、公安的共享查询）须逐次留痕，记录调用方、调用事由、查询档号，每月导出审计日志由档案管理员复核一次。八、第八章监督检查与责任追究第十九条内部检查分管负责人每季度组织一次档案工作检查，检查内容包括：交接清单连续完整性、归档时限达标率（目标100%）、库房温湿度记录、查阅登记表与调卷记录的一致性、电子备份的抽验结果。检查发现的问题列入问题清单，明确整改责任人与整改期限（一般不超过15个工作日），下一季度检查时逐项核销，形成PDCA闭环。第二十条责任追究有下列情形之一的，视情节对责任人给予批评教育、绩效扣减或纪律处分；造成档案损毁、丢失、泄密的，依法承担赔偿责任，涉嫌违法犯罪的移送有关机关：1.归档材料缺失、涂改、伪造，或事后补造档案的；2.未经批准向无权限主体提供档案内容或复印件的；3.擅自将档案原件、电子数据带出、复制、外传的；4.未按期备份、备份失效未修复导致电子数据无法恢复的；5.擅自销毁档案或在销毁中弄虚作假的。九、第九章附则第二十一条本办法未尽事宜，按国家档案管理有关规定执行。第二十二条本办法由婚姻登记机关负责解释，自印发之日起施行。原有与本办不一致的规定同时废止。附件1：当日登记档案交接清单（样表）序号档号登记类型当事人姓名登记日期材料份数移交人接收人备注12024-JY-03-0157结婚张某某、李某某2024-03-126（签字）（签字）23附件2：婚姻登记档案查阅登记表（样表）项目内容查阅人姓名身份证件类型及号码与档案当事人的关系本人/配偶/直系亲属/司法机关/律师查阅事由查阅档号是否出具复印件及页数档案管理员签字查阅人签字查阅日期及时间附件3：档案工作年度自查表（检查要点）序