3- 帐务处理与总账子系统.ppt

1、会计信息系统 Accounting Information System,第三章 账务处理与总账子系统,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账子系统的改进-财务业务一体化策略,主要内容,账务处理的概念,账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务以创造价

2、值的活动。,从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。,账务处理的基本特征,规范性强 综合性强 集成性要求高 正确性要求高,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,手工环境下账务处理的流程分析,业务处理流程与业务流程图

3、P50.52 图3-2,数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大,手工环境下账务处理流程的缺陷,IT环境下账务处理的流程分析,图3-3,数据流程图（P53-54） 略,IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同,数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,总账子系

4、统的目标,及时、准确地采集和输入各种凭证 高效、正确地完成记账等数据处理过程 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各会计期间的各种账表，为企业管理提供信息 建立总账与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享,总而言之，总账系统的基本功能是实现会计核算工作(会计循环)的自动化，即实现计算机自动记账、算账、结账和报账。 除此以外，我国绝大多数软件的总账系统还具有辅助核算以及出纳管理的功能，以及实现总账与其他系统之间的数据传递和共享。,总账系统的基本功能,功能结构图（P61-62）,会计科目编码及其体系设计,为什么需要进行会计科目的编码？,会计科目编码设计是根据会计制

5、度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各个科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。,1. 便于反映会计科目间的上下级逻辑关系 2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理(输入)速度,顺序码 分组码 位数码，也叫层次码、群码,编码方法,规范性 层次性 一致性 简短性 扩展性,编码原则,定长定位（见下页） 立体科目（见下页） 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的

6、目的。 例：某单位采用群码，科目编码方案为4233，科目编码设计如表所示：,会计科目编码体系的设计,科目体系结构-定长定位方法,科目体系结构-立体科目方法,立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。,总账系统主要数据文件设计,计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储介质中，在存储介质上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？,三个关键文件,科目文件 目的 文件内容 汇总文件 作用

7、文件内容 凭证文件 作用 文件内容,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,为什么要进行初始设置？,总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。,初始设置工作将企业个性

8、化特征的信息保存在相应的数据文件中,总账子系统 是一个通用性较强的系统,各单位 会计核算和财务管理,初始设置工作,这样总账子系统才能在各行各业中应用,具体来说，总账系统的初始设置通常指的是用户首次使用软件时，将手工会计系统（或旧的计算机系统）转换成能够进行日常账务处理的计算机会计信息系统的有关工作。系统初始化设置是用户使用账务处理系统时的一项基础性工作，是保证账务处理子系统日后正常运行的基本条件。,什么是初始设置？,什么是初始化？通过对系统进行设置，从而将一个通用的账务系统转化为满足某个企业实际需求的专用系统的过程。 主要内容包括设置(新建)账套、人员及权限设置、基础档案设置(科目设置、凭证类

9、型设置、外币及汇率设置、结算方式设置等)、总账控制参数设置、录入期初余额、其他设置等 。,初始设置模块,总账系统初始设置的内容,初始设置设置账套,设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般一个单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套基本信息（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、企业编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、账套主管姓名等。,案例,单位名称：北京燕北酒业股份有限公司（简称：燕北酒

10、业） 启用日期：2008年4月1日 会计期间：1月1日12月31日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12,增加 删除 修改 指定,初始设置科目设置,初始设置录入余额,年初启用账套：直接装入1月初余额 年中启用账套：装入年初额和1月至启用账套前各月的发生额。 试算平衡,用户是指有权限登录系统，对应用系统进行操作的人员，即操作员。 人员权限设置模块的功能是实现对财会人员财务分工的设置和管理。 只有系统管理员有权力设置用户 只有账套主管和系统

11、管理员才有权力进行权限的设置,初始设置人员及权限设置,结算方式是指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。 主要内容包括结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志。,初始设置结算方式设置,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,凭证管理模块的功能,主要是完成对凭证的日常处理工作,凭证录入与控制机制,凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别

12、从1开始连续编号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公历日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期；输入日期不能为结账月份的日期；凭证日期不能超前于系统日期；不能在业务日期之后。 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。,凭证录入与控制机制科目,科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会

13、人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证

14、中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。,凭证录入与控制机制科目,凭证录入与控制机制金额,任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。,辅助核算和管理数据的录入,在科目设置时，为了满足辅助核算

15、和管理的需要，必须给一些科目设置辅助核算属性，如“外币”、“数据”、“单位往来”、“个人往来”、“项目核算”、“部门核算”等。 什么是辅助核算？ 在设置某科目有某种辅助核算后，相当于设置了该科目按该核算项目进行更为明细的分类管理与核算。 在凭证录入过程中，当输入了会计科目后，系统自动根据该科目辅助核算的属性动态链接相应的辅助核算的数据文件，提示并要求会计人员输入或者选择不同辅助核算。,凭证录入模块中的其他功能,科目联机查询功能 计算器功能 常用摘要输入功能 凭证修改 无痕迹修改 有痕迹修改,凭证修改,临时凭证文件 永久性凭证文件 记账前（已审核和未审核） 记账后 非正式会计档案 正式会计档案

16、可以直接修改 不可以直接修改 （无痕迹修改） （有痕迹修改） 无痕迹修改：是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。适用于已经输入但未审核和已审核但未记账的错误凭证。 有痕迹修改：是指通过保留错误凭证和更正凭证的方式，留下曾经修改的线索和痕迹。适用于已经记账的凭证发现有错误、不能直接修改的凭证。,审核与记账,审核/取消模块的功能主要是对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核通过。如果消审，也可以在该模块完成。 凭证审核的目的和功能 凭证审核的方法 审核模块应具备的控制功能,审核与记账,记账模块的功能是根据临时凭证文件中已审核的凭证，自动更新账务数据文件，得到账簿

17、和报表所需的汇总信息和明细信息。 记账方式 记账可以逐张凭证进行，也可以汇总之后进行；可以一天记数次账，也可以几天记一次账。 注意事项 1）上月结账后才能记下月的账。 2）记账仅用经审核的记账凭证更新“汇总文件”等文件，账册只有在需要时临时根据文件生成。,记账流程 1.记账凭证的检验 2.保存记账前状态 3.开始记账 4.将临时凭证文件中的已审核凭证更新历史凭证文件、汇总文件和企业银行账文件。 5.从临时凭证文件中删除有记账模块的所有记录 6.结束记账,审核与记账,审核与记账,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节

18、凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,支票管理,银行对账,银行对账是指将银行记载的银行存款收付记录和单位登记的银行日记账相互核对。 获取银行对账单 录入 软盘获取 网络获取,产生未达账项的原因 未达账项的类型 银收我未收 银付我未付 我收银未收 我付银未付 银行对账的目的就是找出未达账项和造成未达账项的原因，防止有意无意的错误，保证企业资金安全,银行对账,自动对账 对账关键字为“结算方式+支票号+金额” 为了保证自动对账的正确，要求单位和银行必须保证对账数据处理的规范化。如企业银行账文

19、件和银行对账单文件的结算方式、结算号要统一口径。 手工辅助对账 一对多、多对一、多对多,银行对账,输出对账结果与核销已达账,输出余额调节表 输出长期未达账 核销已达账,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,期末转账业务特点,固定 重复 简单地说，期末转账就是在会计期末把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。 期末转账的特点 在会计期末进行

20、大多是会计人员自己编制会计凭证，没有具体反映该业务的原始凭证 处理期末转账业务前必须先将本月所有凭证记账 期末转账有先后次序之分,期末转账业务种类 费用分配业务 费用分摊业务 税金计算的结转 提取各项费用的结转 年终收入、费用科目的结转,期末转账业务特点,借：本年利润 贷：主营业务成本 管理费用 财务费用 销售费用 营业税金及附加 其他业务支出 营业外支出,期末转账业务特点,期末自动转账的基本原理,定义自动转账分录模板 例：定义“将技改办的制造费用科目余额的30%分摊到一车间的“生产成本制造费用科目”的期末自动转账分录,期末自动转账的基本原理,生成转账凭证 生成转账凭证功能是计算机根据自动转账

21、分录模板文件中的自动转账分录模板，按定义的公式从汇总文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭证（机制凭证），并将其保存在临时凭证文件中。,期末自动转账的基本原理,自动结账过程,保存结账前状态 结账前必要的检查工作 上月未结账，本月不能结账 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 计算本月各账户发生额合计，计算各账户余额并结转下月月初。如果是结12月份的账，还必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额。 结账后作结账标志 注意： 结账每月只能使用一次 可以跨月记账,帐表输出,其他相关文件,综合查询,综合查询 日期： 年 月 日 到 年 月 日 科目： 凭证号： 摘要： 金额

22、： 到 客户： 供应商： 部门： 个 人： 项目： 票号： 结算方式： 制单人： 审 核 人：,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-动态会计平台的构建,主要内容,辅助管理往来和项目核算和管理,案例 北京光华木材厂是全国最大的木材综合加工企业之一，生产产品包括几十个大类，产品行销全国各地，全部往来客户多达几千户。采用传统的会计科目体系往来账科目如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款

23、”、“其他预付款”、“预收账款”等科目，按不同的往来单位或个人设置明细科目： 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220101 应收中密度款 1122010101 北戴河环境保护中心 1122010102 大连理工学院 1122010103 大同设备厂 . 11220202 应收木制品款 1122020201 1122020202 ,问题？,案例光华木材厂改进后的往来科目体系为： 科目编码 科目名称 辅助核算 1122 应收账款 112202 应收销售款 11220201 应收中密度款 往来核算 11220202 应收木制品款 往来核算 11220203 。往来核算,好处？,辅助

24、管理往来和项目核算和管理,将具体往来单位从科目体系中剥离出来，建立往来单位档案 将相关会计科目设置为“往来”辅助核算 设置往来单位期初未达往来账 录入记账凭证时输入往来业务数据 查询往来账簿和报表等信息 往来核销 账龄分析,实现往来辅助核算与管理的基本操作,项目核算与管理,意义 主要操作 要进行项目核算的相关科目（如费用、成本、收入等）设置为项目辅助核算， 将具体项目从科目体系中剥离出来，设置项目目录。 定义项目大类 定义具体项目 录入项目期初数 录入记账凭证时，输入项目业务数据 项目账表的查询与输出,作 业,1.思考题5. 2.思考题9. 3.案例题,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的

25、流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进-财务业务一体化策略,主要内容,传统会计核算模式是基于落后的劳动分工理论基础之上，会计流程远离业务流程。 传统会计核算模式下，“手工传递”、“记账”和“编制记账凭证”是影响会计信息质量的关键环节，导致会计信息的可靠性、相关性、及时性受到极大影响，无法满足管理的需要。 综上，从价值链管理的视角分析发现，传统会计核算模式中“编制记账凭证”环节是不增值环节，是导致财务和业务不协同的环节，是制约提高会计信息质量

26、的关键环节。只要上述环节不消除或改进，会计在企业中就仍将是事后核算信息、事后提供信息的被动角色，会计部门为企业创造价值的潜力就得不到充分发挥。,传统会计核算模式的缺陷分析,解决业务问题需要了解企业的战略、业务过程、组织结构、计量标准和IT环境的使用情况，当财会人员无法得到所需信息时就将视野局限于“会计问题”，而不是“业务问题”。 这种隔阂可能导致业务过程管理与财会工作之间不必要的紧张，而且无法有效地起到会计控制作用。例如，当财会人员远离业务过程时，他们不知道物料的作用、质量、以及物料的真正实际价格。当一张价格严重失真的采购发票摆在他们面前时，只能根据发票付款，起到一个记录员而非控制员的作用。,

27、消除“编制记账凭证”的策略：财务业务一体化核算模式,通过观念创新、流程优化， 建立动态会计平台。,动态会计平台IT模型的设计,2004年在北京国家会计学院向参加第十三期国有重要骨干企业总会计师岗位培训班的学员发放了此问卷。 选择国有重要骨干企业作为调查对象，是基于以下两个原因。 第一，大中型企业管理工作规范，工作流程清晰、合理，而且建设信息系统时有充足资金保障； 第二，大中型企业管理难度大，领导层面重视信息的及时获取，企业本身需要实施财务业务一体化核算。调查对象在企业财务部一般都担任中高层领导，他们对企业实施财务业务一体化核算模式有全面、细致的了解，因此，调查的结果具有合理性。,实证研究,本次

28、调查对象来自： 制造、运输、建筑、商业、采掘、对外贸易、科技服务、等行业，在行业类别上具有一定的广泛性。 本次研究共发放问卷223份，收回有效问卷152份，占发放问卷的68； 其中有效问卷中有119家企业未实现财务业务一体化核算，占有效问卷的78， 33家企业实现了财务业务一体化核算，占有效问卷的22。,研究结果,表1：财务业务一体化核算模式下会计信息相关性统计表,综合上述分析可知，四个指标的平均值在3.4和4.5之间，意味着在财务业务一体化核算模式确实能够显著提高会计信息相关性；,表2：财务业务一体化核算模式下会计信息可靠性统计表,综合上述分析可知，四个指标的平均值大于3，其中有三个指标都大于3.5，意味着在财务业务一体化核算模式是能够提高会计信息的可靠性。,作 业,简述IT环境下与手工环境下帐务处理的异同。 在凭证录入模块中为什么要有正确性检查措施-控制机制？ 简述凭证录入模块应该包含哪些正确性检查措施。,已知输出明细