某国企物资供应部规章制度

1、第一章总则第一条为了规范公司采购业务，制定询价、谈判流程，降低采购成本，确保公司各项物料供应，加强公司采购监督管理，制定本方法。第二条本办法所称采购，包括原辅助材料、固定资产、办公用品等的采购和劳务采购。第三条公司的采购部门或者采购员按照市场信息以比较质量、比较价格购买，商品应当由同等材料优于3家、廉价、服务好的人中标。第二章采购流程第四条申请的提交1、生产研究开发部的仓库管理员根据材料需求情况、库存数量、申请提前期等要求，每月25日前开设下月所需材料请购单，包括已销售合同订单的生产用主材、辅助材料、工具、设备修理零件、劳动保护用品、各种日常消耗品等2、其他各部门所需的事务物品和发散物资的供应

2、由综合部负责请购单3、请购单货物的名称、规格、数量、需求日期和注意事项应注明，由主管审查，并按购买批准权限向有关人员提交批准4，请购单一系列自存，二连提交供应链(生产资料)、综合部(办公用品)，三连提交会计部5、交货期相同的供应厂家的商品，采购部门必须填写相同的请购单份6、申请紧急购买时，采购部门必须在请购单备考栏中注明“紧急”。第五条申请购买批准权限1 .生产研究开发所需原材料经生产研究开发部经理审查后，向社长报告批准2、需要现场购买的机械修理零件、零件，经2000元以下价值的现场主任审查后，经生产部经理签字确认，价值2000元以上的现场主任审批后，经副社长批准，经社长批准。3、常用办公用品

3、和不动产所需物品的购买，由综合部填写请购单，综合部经理批准的空调、热水器、高级家具及单品价值在2000元以上的，经综合部经理审查后向社长报告批准。第6条取消申请请购单发行申请需要取消时，采购部门应以书面形式提交批准人，转送给供应链或综合部，并根据需要口头通知。2、采购有关部门接到通知后，立即停止采购。3、发生特殊情况时，采购部门应当咨询原采购部门，妥善处理善后措施。第七条采购方式根据本公司的实际情况，公司的资材采购采用以下三种方式1、集中采购公司通用性强的材料(钢材等)，有利于集中采购，按定时或定量计划采购2、合同采购公司经常使用材料，采购部门应该事先选择供应商，确定供给价格和交易条件，处理合

4、同采购，以定时或定量的方式进行采购3、一般采用购买1、2以外的散发性品种，并根据需要购买的方式。第8条询价谈判1、采购部门(供应链和综合部)在收到批准的请购单后，除集中采购方式外，采购员应至少选择3家进入公司合格供应商名录的供应商进行报价委托2、确实在供应源紧张、垄断代理、专卖品等特殊情况下，不受前项的限制3、从特约供应商购买时，必须附上其报价单。 特约供应商有两个以上时，必须同时索取报价单4、选择询价或购买对象时，应直接按生产厂家、代理店、销售店的顺序进行选择5、供应商提供报价的物料的规格与申请的规格不同或是替代品时，采购员请采购部门确认6、专业材料、用品或者项目，采购部门应与部门合作进行询

5、价和谈判7、询价后，根据需要，购买部必须至少选择两个以上的供应商交替谈判，要注意质量、交货期、服务的并存。第九条谈判原则在以下情况下，采购部必须立即与供应商谈判1、市场价格下降或有下降趋势的2 .购买频率明显增加的情况3、这次购买数量比上次多的情况4、这次报价高的情况5、具有相同品质、服务的供应商提供更低价格的六、其他对公司条件有利的情况第10条定价批准1、采购员的询价、谈判完成后，填写采购询价、议价单 (内部使用)，附上各供应商返回的采购询价单 (外部使用)，根据需要书面说明，向采购部门的负责人提交审查，采购部门的负责人认为需要进一步谈判时2、单价在5000元以下的订单，价格由采购部门负责人

6、批准，供应商确定超过5000元的订单，在价格提交社长批准后再确定供应商。3、以集中采购方式购买的供应商，必须报告社长的批准。第十一条订货工作1、供应商批准后，采购员必须以本公司购销合同或供应商购销合同的形式与供应商签订合同，订购项目。2、一份订单分多次交货时，采购员应在购销合同中明确注明。3 .采购员必须管理项目的采购订单交货期，催促供应商进行交货。第十二条检查和支付1、根据相关检查和入库规定进行检查工作。2 .按照合同约定的支付方式，进行供应商的支付工作。第三章采购质量管理第十三条采购质量文件资料要求订购前，必须提供以下文件资料或购销合同、采购合同中明确规定1 .订购产品的规格、图纸、技术要

7、求等。2、产品的技术精度、等级要求。3、各种检查规范、标准。4、必要的产品认证要求或工厂质量管理体系认证要求。第十四条合格供应商选择在得到社长的特别许可之后，必须向合格供应商订购。 认证供应商一般必须符合以下条件：经过本公司供应商的调查，加入合格供应商名录内的供应商。2、提供的样品由本公司确认合格。3 .过去购买的良好记录。第十五条保证质量的约定项目购买必须由供应商承担质量保证责任，在订货前明确。 我公司要求供应商承诺以下质量保证。1、供应商质量管理系统符合本公司指定的质量保证系统，如ISO9000等。2 .供应商必须保证产品制造过程的必要控制和检验。3、供应商必须与货物一起发送质量检验合格记

8、录。4 .接受本公司需要的供应商调查。5、保证提供的产品在使用中或销售中因供应商责任损失的负担和赔偿。第16条到货检查规定供应商提供的材料应经本公司仓库、质量检查、采购等部门相关人员检查，主要包括以下内容1 .质量检查质量检查部根据供给检查规定进行抽样检查，确定交货质量满足质量要求。2 .处理短损时，根据检查结果，在发生短损时修正数量，根据需要向供应商提出索赔3 .退回不合格品，检查不合格品，退休供应商，进行必要的处理，所产生的损失，请求供应商第十七条质量纠纷处理采购材料规格不合适、品质不良、交货延迟、破损少、使用不良等情况下的处理流程统称为品质纠纷处理。 具体规定如下。1、处理的依据是以双方

9、事先约定的质量标准为处理的依据，其中涉及交货时间、检查标准、包装方式等，原则上根据本公司的要求。2 .采购项目的退货和索赔(1)要退货的采购项目由仓库管理员整理后，通知采购部门(供应链和综合部)。(2)采购部门的经营者通知供应商在指定的地方领取退货。(3)实物供给、退货要求供应商更换合格品目。(4)订单产品的退货，原则上要求在供应商合格之前重新进行或修改。(5)确实不能修理或供应商的技术能力不足时，可以取消订单，更换供应商。(6)退货情况根据订单合同条件处理扣除或索赔。(7)双方未事先明确订购合同时，以实际导致本公司损失为由向供应商提出索赔。三、其他索赔规定(1)供应商的原因导致交货延迟，实际

10、上导致本公司的损失，向供应商提出索赔。(2)破损少的情况下，供应商补充合格材料，由此造成本公司损失的情况下，根据实际发生的情况提出索赔。(3)由于供应商的原因，材料在使用中或销售中发现不良，导致本公司损失的，实际上根据情况会发生索赔。(4)其他原因导致本公司损失，根据实际损失向供应商提出索赔。第四章采购交货期管理第十八条采购交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的是在必要的时间提供生产所需的材料，合理保障生产和生产成本。第19条用供应商评价方法进行评价，把交货期的评价作为重要项目之一，促进供应商提高交货期达成率。第二十条托运到了但是货物没有送到或者到货发票没有送到的，应当立即通知负责人，尽

11、快调查情况。第五章支付方法第二十一条支付方法1、采购部门根据购销合同、请购单、采购合同、接收单据、采购询价、议价单向会计部索取。2、会计部根据合同规定的支付方式，与制造商结算，特殊情况必须得到社长的批准。第六章采购员的工作责任第二十二条对于短缺的物资，采购员应当征求使用部门的意见。 使用部门同意后可以购买替代品。 否则，结果由采购员直接负责。第二十三条购买者必须按照购买工作规范经营，不按照计划要求和质量要求购买的话，过度储蓄拖欠，损失由购买者承担经济责任。第二十四条采购员未能及时完成采购任务的，应当向采购部门经理说明原因，提出相应的意见方案，采购部门与采购部门联系，制定纠正方法和对策，报告特别重要的事项。第二十五条买方必须坚定主人翁的思想，尽责，坚持原则，公正工作，切实维护公司利益，保障公司购买成本最小化，优化购买质量，提高购买效率。第二十六条买方必须遵守公司的规章制度，必须按照规定的手续和标准购买，任何人不得擅自订购或者盲目购买。第二十七条购买者应当做清洁、自律、公平的工作，不得谋求私利。 任何人在物资采购过程中不得个人领取回扣或报酬。 实际出现的回扣和报酬必须在三天内提交。第二十八条购买者必须确立服务意识，急生产经营，想生产经营，谁也不能无故拖欠购买和相关工作。